In questa pagina è disponibile un fac simile di verbale di riconsegna di un immobile commerciale in formato Word. Il documento può essere utilizzato da locatore e conduttore alla restituzione di un negozio, ufficio, laboratorio, magazzino o altro locale concesso in locazione per uso diverso dall’abitazione.
Il fac simile può essere consultato prima del download e deve essere completato con gli estremi del contratto, la data effettiva della riconsegna, lo stato dei locali, le letture dei contatori, le chiavi restituite e le eventuali somme ancora da regolare. Dopo il modello sono indicate le verifiche più utili per evitare che il verbale contenga quietanze, rinunce o dichiarazioni non corrispondenti alla situazione reale.
A cosa serve il verbale di riconsegna dell’immobile commerciale
Il verbale documenta ciò che avviene materialmente al momento in cui il conduttore restituisce l’immobile al locatore. Consente di fissare una data, descrivere le condizioni dei locali e delle pertinenze, registrare la consegna delle chiavi e annotare eventuali danni, beni rimasti, interventi da completare o questioni ancora aperte.
Ai sensi dell’articolo 1590 del Codice civile, il conduttore deve restituire la cosa nello stato in cui l’ha ricevuta secondo la descrizione fatta dalle parti, salvo il deterioramento o il consumo derivante dall’uso conforme al contratto. Non risponde inoltre del deterioramento dovuto a vetustà. Per questo il confronto con un eventuale verbale di consegna iniziale, un inventario e le fotografie scattate all’inizio della locazione è particolarmente utile.
Il verbale non sostituisce la comunicazione con cui è stato esercitato un recesso o impedito il rinnovo, né un eventuale accordo di risoluzione consensuale. La data della riconsegna materiale e quella di cessazione del contratto possono coincidere, ma non devono essere considerate automaticamente identiche se gli accordi o le comunicazioni tra le parti stabiliscono diversamente.
Fac simile verbale riconsegna immobile commerciale
Il modello seguente deve essere completato sulla base di quanto effettivamente constatato alla riconsegna. Le formulazioni alternative devono essere eliminate lasciando soltanto quelle corrispondenti alla situazione reale.
VERBALE DI RICONSEGNA DI IMMOBILE AD USO COMMERCIALE
In data [DATA], alle ore [ORA], presso l’immobile sito in [COMUNE], [INDIRIZZO COMPLETO], si sono incontrati:
[NOME E COGNOME O DENOMINAZIONE DEL LOCATORE], codice fiscale [CODICE FISCALE], partita IVA [PARTITA IVA, SE PRESENTE], residente o con sede in [INDIRIZZO], eventualmente rappresentato/a da [NOME E COGNOME], in qualità di [QUALIFICA], di seguito “Locatore”;
e
[NOME E COGNOME O DENOMINAZIONE DEL CONDUTTORE], codice fiscale [CODICE FISCALE], partita IVA [PARTITA IVA, SE PRESENTE], residente o con sede in [INDIRIZZO], eventualmente rappresentato/a da [NOME E COGNOME], in qualità di [QUALIFICA], di seguito “Conduttore”.
ESTREMI DEL CONTRATTO
Le parti richiamano il contratto di locazione stipulato in data [DATA CONTRATTO], relativo all’immobile sopra indicato, registrato in data [DATA REGISTRAZIONE] con estremi [ESTREMI DI REGISTRAZIONE].
La riconsegna avviene in relazione a [SCADENZA NATURALE DEL CONTRATTO / RECESSO DEL CONDUTTORE / DISDETTA / ACCORDO DI RISOLUZIONE / ALTRO].
MANTENERE UNA SOLA OPZIONE E INDICARE, SE PRESENTE, IL DOCUMENTO DI RIFERIMENTO: [DOCUMENTO E DATA].
IMMOBILE E PERTINENZE RICONSEGNATI
Il Conduttore riconsegna al Locatore l’immobile sito in [INDIRIZZO], composto da [DESCRIZIONE DEI LOCALI], unitamente alle seguenti pertinenze e parti accessorie: [PERTINENZE].
Alla data odierna l’immobile risulta [LIBERO DA PERSONE E BENI DEL CONDUTTORE / CON I SEGUENTI BENI ANCORA PRESENTI: DESCRIZIONE].
STATO DEI LOCALI
Le parti procedono alla verifica dello stato dell’immobile, anche mediante confronto con [VERBALE DI CONSEGNA INIZIALE / INVENTARIO / DOCUMENTAZIONE FOTOGRAFICA / ALTRO DOCUMENTO].
Pareti e soffitti: [CONDIZIONI E OSSERVAZIONI].
Pavimenti e rivestimenti: [CONDIZIONI E OSSERVAZIONI].
Porte, serramenti e vetrine: [CONDIZIONI E OSSERVAZIONI].
Servizi igienici: [CONDIZIONI E OSSERVAZIONI].
Impianti e apparecchiature presenti: [CONDIZIONI E OSSERVAZIONI].
Pertinenze e spazi accessori: [CONDIZIONI E OSSERVAZIONI].
Insegne, arredi fissi e altri elementi: [CONDIZIONI E OSSERVAZIONI].
Le parti constatano i seguenti deterioramenti riconducibili al normale utilizzo o alla vetustà: [DESCRIZIONE / NESSUNO RILEVATO].
EVENTUALI DANNI O ANOMALIE
MANTENERE UNA SOLA DELLE FORMULE SEGUENTI.
ALTERNATIVA A
Alla verifica odierna non vengono verbalizzati danni ulteriori rispetto al deterioramento derivante dall’uso conforme del bene e alla vetustà, salvo quanto eventualmente riscontrabile nelle verifiche espressamente indicate nel presente verbale.
ALTERNATIVA B
Alla verifica odierna vengono rilevati i seguenti danni o anomalie: [DESCRIZIONE PRECISA, UBICAZIONE E, SE POSSIBILE, DOCUMENTAZIONE FOTOGRAFICA].
In relazione ai danni o alle anomalie sopra descritti, le parti danno atto che [NON È STATO ANCORA DETERMINATO ALCUN IMPORTO / È STATO CONCORDATO QUANTO SEGUE: DESCRIZIONE].
OPERE, MODIFICHE E RIPRISTINI
Durante la locazione sono state eseguite le seguenti opere o modifiche rilevanti ai fini della riconsegna: [DESCRIZIONE / NESSUNA].
Con riferimento a tali opere, le parti danno atto che [SONO STATE MANTENUTE CON IL CONSENSO DEL LOCATORE / SONO STATE RIMOSSE / DEVONO ESSERE COMPLETATI I SEGUENTI RIPRISTINI: DESCRIZIONE].
LETTURE DEI CONTATORI
Energia elettrica, contatore n. [NUMERO], lettura [LETTURA], data [DATA].
Gas, contatore n. [NUMERO], lettura [LETTURA], data [DATA].
Acqua, contatore n. [NUMERO], lettura [LETTURA], data [DATA].
Altro contatore o misuratore: [TIPO, NUMERO E LETTURA].
Le fotografie delle letture [SONO ALLEGATE AL PRESENTE VERBALE / NON SONO STATE ESEGUITE].
CHIAVI E DISPOSITIVI DI ACCESSO
Il Conduttore consegna al Locatore:
[NUMERO] chiavi della porta principale;
[NUMERO] chiavi di porte secondarie o locali accessori;
[NUMERO] telecomandi;
[NUMERO] badge o tessere di accesso;
[ALTRI DISPOSITIVI].
Il Locatore dichiara di ricevere i dispositivi sopra indicati in data odierna.
CANONI, ONERI E ALTRE SOMME
Canoni di locazione: [REGOLATI FINO AL DATA / RESTA DA REGOLARE L’IMPORTO DI EURO IMPORTO RELATIVO A PERIODO].
Oneri accessori e spese condominiali: [CONGUAGLIO DEFINITIVO GIÀ ESEGUITO / RESTA DA EFFETTUARE IL CONGUAGLIO SULLA BASE DEL RENDICONTO RELATIVO AL PERIODO].
Utenze e consumi: [REGOLATI / DA CONGUAGLIARE O VOLTURARE COME SEGUE: DESCRIZIONE].
Altre somme ancora da definire: [DESCRIZIONE / NESSUNA INDICATA NEL PRESENTE VERBALE].
DEPOSITO CAUZIONALE
Il deposito cauzionale originariamente versato è pari a euro [IMPORTO]. Gli interessi legali sul deposito risultano [CORRISPOSTI FINO AL DATA / DA VERIFICARE O REGOLARE PER IL SEGUENTE PERIODO: PERIODO].
MANTENERE UNA SOLA DELLE FORMULE SEGUENTI.
ALTERNATIVA A
Il Locatore restituisce in data odierna al Conduttore euro [IMPORTO] a titolo di restituzione del deposito cauzionale, mediante [MODALITÀ DI PAGAMENTO]. Il Conduttore ne rilascia ricevuta limitatamente alla somma effettivamente ricevuta.
ALTERNATIVA B
La restituzione del deposito cauzionale non viene regolata con il presente verbale e resta da definire tenendo conto della situazione contrattuale, degli eventuali conguagli e delle contestazioni specificamente formulate dalle parti.
EVENTUALE INDENNITÀ PER PERDITA DELL’AVVIAMENTO
Le parti danno atto che l’eventuale indennità per perdita dell’avviamento commerciale [NON È OGGETTO DEL PRESENTE VERBALE / È STATA REGOLATA CON SEPARATO ACCORDO DEL DATA / È REGOLATA COME SEGUE: DESCRIZIONE].
RISERVE DELLE PARTI
Eventuali riserve del Locatore: [DESCRIZIONE / NESSUNA RISERVA FORMULATA IN QUESTA SEDE].
Eventuali riserve del Conduttore: [DESCRIZIONE / NESSUNA RISERVA FORMULATA IN QUESTA SEDE].
La sottoscrizione del presente verbale documenta la riconsegna dell’immobile, le condizioni riscontrate e le dichiarazioni espressamente riportate. Non costituisce rinuncia a crediti, diritti o contestazioni non specificamente indicati come definiti dalle parti.
ALLEGATI
Sono allegati al presente verbale: [NUMERO] fotografie dello stato dei locali; [FOTOGRAFIE DEI CONTATORI]; [INVENTARIO]; [ELENCO CHIAVI E DISPOSITIVI]; [ALTRO].
Il presente verbale viene letto, confermato e sottoscritto.
[LUOGO], [DATA]
Il Locatore
[NOME E COGNOME O DENOMINAZIONE]
[FIRMA]
Il Conduttore
[NOME E COGNOME O DENOMINAZIONE]
[FIRMA]
Eventuale altro soggetto presente
[NOME E COGNOME E QUALIFICA]
[FIRMA]
Scarica il modello Word del verbale di riconsegna immobile commerciale
Il file disponibile contiene il fac simile del verbale di riconsegna di un immobile commerciale in formato Word. Devono essere personalizzati i dati delle parti e del contratto, la descrizione dei locali, le condizioni effettivamente riscontrate, le letture dei contatori, il numero delle chiavi e la situazione relativa a canoni, spese e deposito cauzionale.
Il formato Word consente di eliminare le alternative non applicabili e aggiungere eventuali osservazioni concordate durante il sopralluogo. Il verbale documenta la restituzione materiale e non sostituisce gli eventuali adempimenti fiscali collegati alla cessazione del contratto o le comunicazioni necessarie per recesso e disdetta.
Come descrivere lo stato dell’immobile alla riconsegna
La formula generica “immobile in buono stato” offre poche informazioni se successivamente nasce una contestazione. È preferibile esaminare separatamente pareti, pavimenti, serramenti, servizi igienici, impianti visibili, vetrine, locali accessori e dotazioni comprese nella locazione, annotando posizione e caratteristiche delle anomalie rilevate.
Il punto di riferimento principale è lo stato in cui il bene era stato consegnato. L’articolo 1590 del Codice civile prevede che il conduttore restituisca la cosa nello stato originario descritto dalle parti, fatta eccezione per deterioramento e consumo derivanti dall’uso conforme al contratto e per il deterioramento dovuto a vetustà. Non ogni segno presente dopo anni di utilizzo costituisce quindi automaticamente un danno imputabile al conduttore.
Se esistono un verbale iniziale, fotografie o un inventario, conviene richiamarli espressamente. Per i danni contestati è utile indicare posizione, estensione e caratteristiche senza attribuire automaticamente nel verbale un costo non ancora verificato. Preventivi e quantificazioni possono essere acquisiti separatamente.
Chiavi, contatori e fotografie da inserire nel verbale
La consegna delle chiavi è uno degli elementi più importanti da documentare. Il verbale dovrebbe indicare il numero di chiavi, telecomandi, badge e altri dispositivi restituiti, comprese le chiavi di magazzini, saracinesche, cancelli, locali tecnici e pertinenze.
Le letture finali dei contatori aiutano invece a delimitare i consumi riferibili al periodo di utilizzo del conduttore. Quando possibile è utile riportare anche il numero identificativo del misuratore, perché nello stesso edificio possono essere presenti più contatori. Una fotografia che mostri lettura e apparecchio può essere richiamata tra gli allegati.
Le fotografie dello stato dei locali non costituiscono un adempimento obbligatorio generale, ma rappresentano una cautela pratica particolarmente utile. Se vengono allegate o conservate separatamente, il verbale dovrebbe indicarne il numero e possibilmente le aree alle quali si riferiscono.
Come gestire deposito cauzionale e conguagli
Il modello precedente prevedeva automaticamente la restituzione integrale della cauzione contestualmente alla firma. Questa formula è appropriata soltanto quando le parti hanno realmente definito ogni questione rilevante e la somma viene effettivamente restituita. Se devono ancora arrivare rendiconti condominiali, fatture di utenze o verifiche relative a contestazioni specifiche, il verbale può limitarsi a registrare che la cauzione resta da regolare.
L’articolo 11 della Legge 27 luglio 1978, n. 392 stabilisce che il deposito cauzionale produce interessi legali da corrispondere al conduttore alla fine di ogni anno. Alla cessazione occorre quindi verificare anche se gli interessi siano già stati corrisposti durante il rapporto o se residuino somme da regolare.
La cauzione non dovrebbe essere confusa con una somma che il locatore può imputare automaticamente a danni non ancora determinati. Nel verbale è preferibile distinguere ciò che è pacifico da ciò che resta contestato o da quantificare, evitando dichiarazioni di saldo quando il rendiconto non è ancora definitivo.
Perché evitare una dichiarazione generale di nulla a pretendere
Una formula con cui entrambe le parti dichiarano di “non avere più nulla a pretendere” va ben oltre la semplice attestazione della riconsegna. Può incidere su canoni, conguagli, danni, restituzione della cauzione e altre pretese ancora non esaminate. Non dovrebbe quindi comparire automaticamente in un modello destinato a documentare soprattutto lo stato dell’immobile e la restituzione delle chiavi.
La cautela è particolarmente rilevante nelle locazioni commerciali perché, in determinate ipotesi e per determinate attività, la cessazione può comportare il diritto del conduttore all’indennità per perdita dell’avviamento prevista dall’articolo 34 della Legge n. 392 del 1978. La disciplina ufficiale è consultabile nella banca dati normativa del Dipartimento delle Finanze. Tale indennità non spetta in ogni cessazione di una locazione commerciale, per cui il verbale deve limitarsi a registrare la situazione effettivamente applicabile.
Se le parti vogliono invece chiudere definitivamente una controversia o regolare reciprocamente somme e rinunce, può essere necessario un accordo con contenuto diverso dal semplice verbale. Su EsempioDoc è disponibile anche un fac simile di transazione per locazione commerciale.
Riconsegna, recesso e cessazione anticipata del contratto
La firma del verbale documenta che i locali e le chiavi sono stati restituiti nella data indicata. Non dimostra però, da sola e in ogni situazione, che siano stati rispettati il preavviso, le condizioni di recesso o gli altri obblighi previsti dal contratto. Per questo è opportuno richiamare nel verbale la comunicazione o l’accordo che ha determinato la cessazione.
Se il conduttore lascia i locali prima della scadenza, deve essere verificato separatamente il titolo che consente la cessazione anticipata. Per questa situazione è disponibile il fac simile di recesso anticipato dalla locazione commerciale. Il verbale viene utilizzato successivamente, quando avviene la restituzione effettiva dei locali.
Quando un contratto registrato viene risolto prima della scadenza naturale, la risoluzione costituisce inoltre un adempimento successivo da comunicare all’Agenzia delle Entrate. Le indicazioni dell’Agenzia prevedono il termine di 30 giorni e l’utilizzo del modello RLI; per la risoluzione anticipata è ordinariamente prevista l’imposta fissa di 67 euro, salve le ipotesi in cui non sia dovuta. Il servizio ufficiale è disponibile tramite RLI Web dell’Agenzia delle Entrate.
Errori da evitare nel verbale di riconsegna
- dichiarare che l’immobile è in buono stato senza effettuare una descrizione minima delle condizioni effettive;
- attribuire al conduttore anche il normale deterioramento derivante dall’uso conforme o dalla vetustà;
- indicare genericamente “chiavi restituite” senza precisare quantità e dispositivi consegnati;
- omettere le letture finali dei contatori quando sono disponibili;
- dichiarare pagati tutti i canoni e gli oneri se devono ancora essere verificati o conguagliati;
- indicare come definitivamente dovuto un importo per danni che non è stato ancora determinato o concordato;
- restituire o trattenere la cauzione nel testo del verbale senza descrivere ciò che accade realmente;
- inserire automaticamente una rinuncia generale a qualsiasi futura pretesa;
- confondere la data materiale della riconsegna con quella giuridica di cessazione del contratto senza verificare recesso, disdetta o accordi tra le parti.
Domande frequenti sul verbale di riconsegna immobile commerciale
Chi deve firmare il verbale?
Il verbale dovrebbe essere firmato dal locatore e dal conduttore oppure, se una delle parti è una società, dal soggetto che interviene con poteri adeguati. Se alla riconsegna partecipa un delegato, un amministratore o un altro referente, è opportuno indicarne nome e qualità. La presenza di testimoni non costituisce un requisito generale del verbale, ma eventuali soggetti presenti possono essere identificati nel documento.
Il locatore deve restituire la cauzione nello stesso momento della consegna delle chiavi?
Il verbale non deve presumere che la cauzione sia necessariamente restituita nello stesso istante. Se la posizione è già definita, può documentare l’importo effettivamente restituito e la modalità di pagamento. Se restano conguagli o contestazioni specifiche, è preferibile indicare che la questione deve ancora essere regolata, senza trasformare questa annotazione in un diritto automatico a trattenere somme non accertate.
Il verbale deve contenere la frase nulla a pretendere?
No. Una dichiarazione di questo tipo non è necessaria per documentare la riconsegna e può avere una portata molto più ampia, perché riguarda potenzialmente tutti i rapporti economici derivanti dalla locazione. Se canoni, spese, danni, deposito cauzionale o altri diritti non sono stati definitivamente regolati, è preferibile indicare separatamente le questioni ancora aperte anziché utilizzare una liberatoria generale.
Il verbale deve essere registrato all’Agenzia delle Entrate?
Il semplice verbale utilizzato per documentare lo stato dell’immobile e la consegna delle chiavi non coincide con il modello RLI. Se però il contratto registrato termina anticipatamente, deve essere verificato l’adempimento fiscale relativo alla risoluzione, che l’Agenzia delle Entrate prevede entro 30 giorni. La naturale scadenza del contratto e la risoluzione anticipata sono situazioni differenti e non vanno trattate automaticamente nello stesso modo.
Si possono allegare fotografie al verbale?
Sì. Le fotografie possono essere particolarmente utili per documentare condizioni dei locali, danni contestati, beni rimasti nell’immobile e letture dei contatori. Nel verbale conviene indicare quante immagini vengono allegate e a quali ambienti si riferiscono. Se sono conservate separatamente, è utile adottare un criterio che consenta di collegarle senza ambiguità alla data e all’immobile oggetto della riconsegna.