Verbale riconsegna auto aziendale – Esempio e Fac simile

In questa pagina è disponibile un fac simile di verbale di riconsegna auto aziendale in formato Word Doc. Il modello può essere utilizzato quando un dipendente, collaboratore, amministratore o altro utilizzatore autorizzato restituisce all’azienda un veicolo precedentemente assegnato per uso di servizio o promiscuo.

Il fac simile può essere consultato prima del download e deve essere completato con i dati dell’azienda, del riconsegnante e del veicolo, oltre a chilometraggio, livello di carburante o carica, condizioni del mezzo, danni, chiavi, documenti e accessori restituiti. Dopo il download sono indicate le verifiche pratiche da effettuare e il modo corretto di gestire eventuali danni o contravvenzioni che emergano successivamente.

A cosa serve il verbale di riconsegna auto aziendale

Il verbale serve a fotografare in modo documentato la situazione del veicolo nel momento in cui termina l’assegnazione. Permette di stabilire data e ora della restituzione, chilometraggio, dotazioni riconsegnate, condizioni visibili dell’automobile ed eventuali anomalie già segnalate o rilevate durante il controllo.

Il documento è utile sia quando l’automobile appartiene all’azienda sia quando la società la utilizza in leasing, noleggio o in forza di un altro titolo. In questi ultimi casi il verbale interno non sostituisce l’eventuale report di restituzione o perizia richiesto dalla società di leasing o noleggio.

La funzione del verbale è essenzialmente documentale. Non dovrebbe contenere una formula con cui il dipendente riconosce anticipatamente qualsiasi responsabilità per danni, multe, franchigie o spese che potrebbero emergere in futuro. L’eventuale imputazione di un costo deve essere valutata sulla base dei fatti, della normativa, della polizza, della car policy, della lettera di assegnazione e degli altri accordi applicabili.

Fac simile verbale riconsegna auto aziendale

Il modello seguente può essere utilizzato per un veicolo di proprietà, in leasing o a noleggio. Le alternative non pertinenti devono essere eliminate e le condizioni del mezzo devono essere descritte in base a quanto effettivamente verificato al momento della restituzione.

Scarica il modello Word del verbale riconsegna auto aziendale

Il file disponibile contiene il fac simile in formato Doc e può essere modificato con Word o con programmi compatibili. Il modello consente di registrare dati del veicolo, chilometraggio, livello di carburante o batteria, stato della carrozzeria e degli interni, anomalie, fotografie, chiavi, documenti, carte, dispositivi e accessori.

Il Word non sostituisce eventuali procedure previste dalla car policy, dalla lettera di assegnazione, dalla polizza o dal contratto di leasing o noleggio. Se il mezzo deve essere successivamente restituito al proprietario o al noleggiatore, può essere necessario compilare anche il relativo verbale o report tecnico.

Come compilare il verbale di riconsegna dell’auto

La compilazione dovrebbe iniziare da data, ora e luogo esatti della restituzione. Questi elementi permettono di individuare con precisione quando termina la disponibilità materiale del veicolo da parte dell’utilizzatore e possono risultare utili se successivamente arrivano comunicazioni relative a pedaggi, parcheggi o violazioni stradali.

• Identificazione del veicolo: indicare marca, modello, targa e, se utile, numero di telaio.
• Titolo di disponibilità: specificare se il mezzo è di proprietà, in leasing, a noleggio o detenuto dall’azienda ad altro titolo.
• Chilometraggio: rilevare il dato direttamente dal quadro strumenti e, se possibile, fotografarlo.
• Carburante o batteria: riportare livello del serbatoio oppure percentuale di carica per veicoli elettrici e plug-in.
• Condizioni: descrivere separatamente carrozzeria, cristalli, cerchi, pneumatici, interni, plancia e spie presenti.
• Danni: distinguere quelli già registrati durante l’assegnazione da quelli rilevati per la prima volta alla restituzione.
• Dotazioni: contare chiavi, carte, dispositivi, cavi e accessori effettivamente riconsegnati.

Le formule generiche come “veicolo in buono stato” sono meno utili di una descrizione puntuale. Per graffi, ammaccature o altri danni visibili è opportuno indicare zona interessata e dimensione approssimativa e allegare fotografie datate, soprattutto se l’azienda deve successivamente riconsegnare il mezzo a una società di noleggio.

Quali documenti e accessori controllare

La checklist deve corrispondere alle dotazioni effettivamente consegnate all’inizio dell’assegnazione. Non tutti i veicoli dispongono degli stessi documenti o accessori e non è corretto indicare come mancante ciò che l’utilizzatore non aveva mai ricevuto.

Dal 1 ottobre 2021 il Documento Unico di Circolazione e di Proprietà viene normalmente rilasciato in sostituzione della carta di circolazione e del certificato di proprietà nelle operazioni per cui ne è prevista l’emissione. I documenti precedenti già rilasciati possono comunque rimanere validi fino a una successiva operazione che comporti l’emissione del Documento Unico.

Oltre ai documenti del mezzo, conviene controllare entrambe le chiavi, carta carburante, eventuale carta di ricarica, dispositivo per pedaggi, cavi di ricarica, kit pneumatici o ruotino e gli accessori indicati nella scheda di assegnazione. Per veicoli dotati di sistemi multimediali può inoltre essere utile gestire la rimozione di telefoni associati, account, rubrica e destinazioni di navigazione personali prima della successiva assegnazione.

Danni rilevati alla riconsegna e responsabilità

Il verbale dovrebbe descrivere i danni senza concludere automaticamente chi ne sia responsabile. Un graffio constatato durante la riconsegna può essere nuovo, già preesistente, derivare da un sinistro denunciato, rientrare nella normale usura oppure richiedere una verifica tecnica ulteriore.

Per questo è utile confrontare il mezzo con il verbale di consegna iniziale, le fotografie precedenti, le segnalazioni di sinistro e la documentazione di manutenzione. Se l’automobile è in noleggio o leasing, anche i criteri di normale usura e quelli applicati dal proprietario alla restituzione possono assumere rilevanza.

La firma del dipendente non dovrebbe essere trasformata in una dichiarazione con cui egli riconosce preventivamente qualsiasi costo futuro. Il documento può invece prevedere che l’azienda si riservi ulteriori verifiche e che eventuali richieste economiche siano formulate separatamente sulla base della loro effettiva causa e della disciplina applicabile.

Multe ricevute dopo la restituzione dell’auto

La data e l’ora riportate nel verbale sono particolarmente utili se una violazione viene notificata all’azienda settimane o mesi dopo. Il Codice della strada disciplina autonomamente i soggetti obbligati al pagamento delle sanzioni e prevede, in determinate situazioni, responsabilità solidali; l’articolo 196 del Codice della strada disciplina anche le ipotesi riguardanti violazioni commesse da dipendenti nell’esercizio delle proprie funzioni.

Per le infrazioni che comportano decurtazione di punti, quando il conducente non è stato identificato immediatamente, la persona giuridica intestataria o altro soggetto obbligato può essere tenuto a comunicare i dati del conducente entro il termine previsto dall’articolo 126-bis del Codice della strada. Il verbale di riconsegna può aiutare a ricostruire il periodo di assegnazione, ma non dovrebbe identificare automaticamente il dipendente come autore di ogni violazione: deve essere indicato il conducente effettivo quando richiesto.

Per questo è preferibile sostituire la formula “il dipendente si assume tutte le multe future” con un impegno a collaborare alla corretta identificazione del conducente e con un rinvio alle regole applicabili alla singola sanzione.

Riconsegna e car policy aziendale

Il verbale funziona meglio quando viene utilizzato insieme al documento con cui il veicolo è stato originariamente assegnato. Se l’azienda gestisce una flotta, una car policy aziendale può stabilire in anticipo regole uniformi su uso personale, conducenti autorizzati, manutenzione, carburante, sinistri, multe, pulizia e modalità di restituzione.

Per i mezzi concessi esclusivamente per esigenze lavorative può essere utile coordinare il verbale con il fac simile di concessione auto aziendale ai fini di servizio. In questo modo la restituzione può essere confrontata con le condizioni e le dotazioni indicate al momento dell’assegnazione.

Se invece l’automobile costituiva un benefit ad uso promiscuo, il verbale documenta soltanto la restituzione materiale. Non stabilisce, da solo, se la revoca del benefit sia corretta né quali conseguenze economiche debbano essere applicate al rapporto di lavoro.

Auto in leasing o noleggio

Quando l’automobile non appartiene all’azienda, è utile indicare nel verbale il titolo in base al quale la società ne dispone. L’azienda non dovrebbe qualificarsi come proprietaria se il mezzo appartiene a una società di leasing o di noleggio.

La riconsegna del dipendente all’azienda e la restituzione dell’azienda al fornitore sono due momenti differenti. Il primo verbale registra lo stato del veicolo alla fine dell’assegnazione individuale; il secondo può prevedere un’ispezione più approfondita, criteri contrattuali di usura, perizia, addebiti per danni e procedure definite dal proprietario.

Se la restituzione al fornitore avviene immediatamente, è utile conservare insieme al verbale interno anche il report del noleggiatore o della società di leasing e le fotografie realizzate durante entrambe le verifiche.

Quando questo modello non è sufficiente

Il fac simile non sostituisce la denuncia di un sinistro, la constatazione amichevole, una perizia tecnica o la pratica richiesta dall’assicurazione. Se alla riconsegna viene rilevato un danno collegato a un incidente non ancora denunciato, occorre seguire anche la procedura assicurativa e aziendale prevista per il sinistro.

Il modello non è neppure sufficiente se l’azienda e il dipendente intendono definire definitivamente una controversia economica relativa a danni, revoca di un benefit o trattenute già contestate. In quel caso il verbale di riconsegna dovrebbe rimanere separato dall’eventuale accordo o atto con cui viene definita la questione.

Errori da evitare nel verbale di riconsegna auto aziendale

• indicare soltanto che l’auto è in buono stato senza descrivere le condizioni effettive;
• omettere data, ora, chilometraggio e livello di carburante o batteria;
• non confrontare i danni con la documentazione esistente al momento dell’assegnazione;
• far assumere automaticamente al dipendente ogni responsabilità per danni o costi che potrebbero emergere successivamente;
• attribuire indiscriminatamente al dipendente tutte le multe future senza verificare il conducente effettivo e la disciplina della singola violazione;
• dimenticare seconda chiave, carta carburante, carta di ricarica, Telepass, cavi o accessori removibili;
• indicare come mancanti dotazioni che non erano state consegnate all’utilizzatore;
• omettere fotografie in presenza di danni o contestazioni sullo stato del mezzo;
• confondere la restituzione interna all’azienda con il verbale definitivo del noleggiatore o della società di leasing;
• lasciare profili personali e altri dati nell’infotainment prima della successiva assegnazione.

Domande frequenti sul verbale riconsegna auto aziendale

Il verbale di riconsegna dell’auto aziendale è obbligatorio?

Non esiste un unico modulo legale standard che debba essere utilizzato in ogni restituzione di auto aziendale. Il verbale svolge soprattutto una funzione organizzativa e probatoria, perché registra quando il mezzo viene restituito, in quali condizioni e con quali documenti e accessori. Può inoltre essere previsto dalla car policy, dalla lettera di assegnazione o dalle procedure della società.

Chi deve firmare il verbale?

È opportuno che firmino il soggetto che restituisce il mezzo e la persona incaricata dall’azienda di riceverlo. Le firme attestano soprattutto quanto è stato materialmente consegnato e le condizioni riportate nel documento. Se una delle parti contesta un danno o un’altra circostanza, può inserire una riserva nel verbale invece di sottoscrivere una dichiarazione non corrispondente a quanto rilevato.

L’azienda può addebitare un danno scoperto dopo la riconsegna?

Il semplice fatto che un danno venga rilevato successivamente non determina automaticamente la responsabilità del precedente utilizzatore. Occorre verificare natura e origine del danno, condizioni alla consegna iniziale, normale usura, eventuali sinistri, documentazione fotografica, contratto e car policy. Il verbale può prevedere una verifica successiva, ma non dovrebbe contenere un riconoscimento anticipato di qualsiasi addebito futuro.

Cosa succede se arriva una multa dopo la restituzione?

Occorre verificare data e ora della violazione e individuare il conducente effettivo secondo la disciplina applicabile. Il verbale è utile perché dimostra quando il veicolo è stato materialmente restituito. Per le violazioni che comportano perdita di punti possono inoltre sorgere specifici obblighi di comunicazione dei dati del conducente. Una clausola generica che attribuisca ogni multa al precedente assegnatario non sostituisce questa verifica.

Il modello può essere utilizzato per un’auto in leasing o noleggio?

Sì, come verbale interno tra azienda e utilizzatore. Nel modello va indicato che il veicolo è detenuto in leasing o noleggio anziché dichiararlo di proprietà dell’impresa. Se il mezzo viene poi restituito alla società proprietaria, il verbale interno non sostituisce la checklist, la perizia o il report di restituzione previsti dal relativo contratto.

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