In questa pagina puoi scaricare il fac simile del verbale di nomina del responsabile safeguarding in formato DOC, modificabile con Microsoft Word e programmi compatibili. Il modello è destinato al Consiglio Direttivo di un’associazione sportiva dilettantistica (ASD) che deve formalizzare la designazione del Responsabile contro abusi, violenze e discriminazioni.
Il verbale completo è consultabile prima del download e comprende i dati della riunione, la delibera, i compiti affidati e l’accettazione della persona nominata. Dopo il file trovi istruzioni per verificare competenza dell’organo, requisiti del candidato, durata dell’incarico e comunicazioni all’ente di affiliazione e ai tesserati.
A cosa serve il verbale di nomina del responsabile safeguarding
Il verbale documenta la decisione con cui l’organo competente di un’ASD nomina la persona incaricata di contribuire alla prevenzione e al contrasto di abusi, violenze e discriminazioni nell’attività sportiva. Serve a identificare il responsabile, precisare quando assume l’incarico, stabilire i riferimenti operativi e conservare una prova della deliberazione adottata.
La disciplina di riferimento comprende l’articolo 16 del D.Lgs. 39/2021, la deliberazione CONI n. 255 del 25 luglio 2023 e i principi e le linee guida dell’organismo sportivo cui l’associazione è affiliata. L’articolo 33, comma 6, del D.Lgs. 36/2021 disciplina inoltre il percorso normativo relativo alla protezione dei minori. La nomina deve essere coerente con il modello organizzativo safeguarding adottato dall’ASD, che definisce requisiti, funzioni e procedure.
Questo schema è costruito per una delibera del Consiglio Direttivo. Se lo statuto attribuisce la decisione a un organo diverso, oppure l’ente è una società sportiva dilettantistica (SSD) con una propria struttura amministrativa, occorre utilizzare l’atto dell’organo effettivamente competente.
Fac simile verbale nomina responsabile safeguarding ASD
Compila i campi con informazioni effettive e adatta le deliberazioni allo statuto, al modello organizzativo e alle regole dell’ente affiliante. Non attestare verifiche dei requisiti, votazioni o accettazioni che non siano realmente avvenute.
VERBALE DEL CONSIGLIO DIRETTIVO
NOMINA DEL RESPONSABILE CONTRO ABUSI, VIOLENZE E DISCRIMINAZIONI (SAFEGUARDING)
Associazione Sportiva Dilettantistica: [DENOMINAZIONE ASD]
Sede legale: [INDIRIZZO COMPLETO]
Codice fiscale: [CODICE FISCALE]
Partita IVA, se presente: [PARTITA IVA / NON PRESENTE]
Organismo sportivo di affiliazione: [FEDERAZIONE, DISCIPLINA ASSOCIATA O ENTE DI PROMOZIONE SPORTIVA]
Verbale n.: [NUMERO VERBALE]
1. COSTITUZIONE DELLA RIUNIONE
In data [DATA], alle ore [ORA], presso [LUOGO DELLA RIUNIONE], si riunisce il Consiglio Direttivo dell’ASD [DENOMINAZIONE ASD], convocato con [MODALITÀ E DATA DELLA CONVOCAZIONE], in conformità allo statuto.
Componenti del Consiglio Direttivo in carica: [NUMERO].
Presenti: [NOMI, COGNOMI E CARICHE DEI PRESENTI].
Assenti: [NOMI DEGLI ASSENTI / NESSUNO].
Presiede la riunione [NOME E COGNOME], in qualità di [CARICA].
Funge da segretario verbalizzante [NOME E COGNOME].
Il Presidente verifica il quorum richiesto dall’articolo [ARTICOLO STATUTO] dello statuto e dichiara la seduta validamente costituita.
2. ORDINE DEL GIORNO
Nomina del Responsabile contro abusi, violenze e discriminazioni (Responsabile Safeguarding) dell’associazione e definizione degli adempimenti conseguenti.
3. PREMESSE
Il Presidente richiama la disciplina sulla tutela dei tesserati contenuta nell’articolo 16 del D.Lgs. 39/2021, nella deliberazione CONI n. 255/2023, nei principi CONI in materia di safeguarding e nelle disposizioni dell’organismo sportivo di affiliazione [DENOMINAZIONE ENTE].
Il Consiglio prende in esame il modello organizzativo e di controllo dell’attività sportiva dell’associazione, identificato come [TITOLO, VERSIONE E DATA DI ADOZIONE DEL MODELLO / NON ANCORA ADOTTATO], e il codice di condotta [RIFERIMENTO / NON ANCORA ADOTTATO].
Viene proposta la nomina di [NOME E COGNOME DEL CANDIDATO], identificato mediante [ESTREMI IDENTIFICATIVI NECESSARI AGLI ATTI INTERNI], che ha manifestato disponibilità a svolgere l’incarico.
Il Consiglio esamina gli elementi relativi a competenza, autonomia, indipendenza, eventuali incompatibilità e conflitti di interesse, in relazione ai requisiti previsti dai documenti applicabili. Verifiche e documenti acquisiti: [DESCRIZIONE DEGLI ACCERTAMENTI E DEI DOCUMENTI EFFETTIVAMENTE ACQUISITI].
Esito motivato della valutazione: [ESITO E MOTIVAZIONE].
4. DELIBERAZIONE DI NOMINA
Il Consiglio Direttivo, dopo discussione, pone ai voti la proposta e registra il seguente risultato:
Favorevoli: [NUMERO].
Contrari: [NUMERO].
Astenuti: [NUMERO].
Accertata l’approvazione della proposta secondo le regole statutarie, il Consiglio Direttivo delibera:
a) di nominare [NOME E COGNOME] quale Responsabile contro abusi, violenze e discriminazioni (Responsabile Safeguarding) dell’ASD [DENOMINAZIONE ASD], con decorrenza dal [DATA DI DECORRENZA] e durata fino al [DATA DI SCADENZA O CRITERIO DI DURATA], nel rispetto del modello organizzativo e delle disposizioni applicabili;
b) di attribuire al responsabile le funzioni previste dal modello organizzativo e dalle regole dell’ente di affiliazione, con particolare riguardo alla prevenzione dei rischi, alla ricezione e gestione riservata delle segnalazioni secondo le procedure adottate, al monitoraggio delle misure interne e al raccordo con il Responsabile federale delle politiche di safeguarding;
c) di assicurare al responsabile autonomia nell’esercizio delle funzioni e accesso alle informazioni e alle strutture necessarie nei limiti previsti dalle procedure applicabili, evitando interferenze e situazioni di conflitto di interesse;
d) di individuare il seguente canale dedicato per le segnalazioni: [INDIRIZZO EMAIL DEDICATO O ALTRO CANALE EFFETTIVAMENTE ATTIVATO], la cui gestione avverrà con le misure di riservatezza previste dal modello organizzativo e dalla disciplina sulla protezione dei dati personali;
e) di incaricare [NOME E COGNOME O CARICA] di comunicare la nomina all’organismo di affiliazione secondo le procedure richieste, di rendere conoscibili ai tesserati il nominativo e i recapiti dedicati del responsabile e di curare le pubblicazioni presso la sede e sui canali dell’associazione secondo le disposizioni applicabili;
f) di conservare il presente verbale nel libro dei verbali del Consiglio Direttivo, unitamente all’accettazione dell’incarico e agli eventuali allegati.
5. CHIUSURA DELLA SEDUTA E FIRME
Non essendovi altri argomenti all’ordine del giorno, il Presidente dichiara chiusa la seduta alle ore [ORA DI CHIUSURA]. Il verbale viene letto, approvato e sottoscritto.
Luogo e data: [LUOGO], [DATA]
Il Presidente
[NOME E COGNOME]
Firma: [FIRMA]
Il Segretario verbalizzante
[NOME E COGNOME]
Firma: [FIRMA]
6. ACCETTAZIONE DELL’INCARICO
Il/La sottoscritto/a [NOME E COGNOME DEL RESPONSABILE], presa visione della deliberazione di nomina, dichiara di accettare l’incarico alle condizioni indicate, di aver ricevuto o di ricevere prima dell’avvio delle attività il modello organizzativo e le procedure operative applicabili e di impegnarsi a rispettare gli obblighi di riservatezza e a segnalare eventuali situazioni di conflitto di interesse sopravvenute.
Luogo e data dell’accettazione: [LUOGO], [DATA]
Il Responsabile Safeguarding nominato
[NOME E COGNOME]
Firma per accettazione: [FIRMA]
Allegati, se presenti: [DICHIARAZIONE REQUISITI E CONFLITTI DI INTERESSE / ACCETTAZIONE SEPARATA / RIFERIMENTI AL MODELLO ORGANIZZATIVO / ALTRI DOCUMENTI / NESSUNO].
Scarica il modello Word del verbale nomina responsabile safeguarding
Il file DOC disponibile per il download è modificabile e contiene lo schema della delibera con l’identificazione dell’ASD, la verifica della riunione, la nomina, i compiti del responsabile e gli spazi per le firme. Completa soprattutto le informazioni sul candidato, sulla decorrenza, sulla durata dell’incarico e sul canale di segnalazione.
Dopo la compilazione puoi stampare il documento o salvarlo in PDF. Il fac simile non sostituisce il modello organizzativo, il codice di condotta e gli eventuali moduli o comunicazioni richiesti dall’ente sportivo di affiliazione.
Quali dati inserire nel verbale del Consiglio Direttivo
Il documento deve consentire di ricostruire con chiarezza quale organo ha nominato il responsabile e come si è svolta la deliberazione. Inserisci denominazione e codice fiscale dell’associazione, luogo e data della seduta, modalità di convocazione, nominativi dei consiglieri presenti e assenti, presidente della riunione e segretario verbalizzante. Il numero dei presenti deve essere sufficiente rispetto al quorum previsto dallo statuto.
Registra il risultato effettivo della votazione, senza scrivere automaticamente che tutti i presenti hanno approvato all’unanimità. Se serve un esempio più generale per descrivere convocazione, quorum e deliberazioni, è disponibile il fac simile di verbale del Consiglio Direttivo di un’associazione.
Nella nomina indica almeno il nome del responsabile, il riferimento ai documenti interni applicabili e la data dalla quale l’incarico decorre. I recapiti destinati alle segnalazioni devono essere realmente attivi e accessibili secondo le modalità stabilite dall’associazione. Evita di pubblicare codici fiscali, indirizzi privati o dichiarazioni riservate del nominato insieme alla comunicazione destinata ai tesserati.
Chi può essere nominato responsabile safeguarding
La scelta non dovrebbe dipendere soltanto dalla disponibilità di un socio o di un dirigente. I principi fondamentali CONI in materia di safeguarding prevedono che i modelli organizzativi stabiliscano requisiti e procedure di nomina e garantiscano competenza, autonomia e indipendenza del responsabile anche rispetto all’organizzazione sportiva.
Prima di votare, il Consiglio dovrebbe dunque esaminare il ruolo della persona proposta, le sue competenze, gli eventuali rapporti con dirigenti e tecnici e le situazioni che potrebbero condizionarne l’imparzialità. La nomina di una persona interna all’ASD non è automaticamente esclusa in ogni circostanza, ma deve essere compatibile con i requisiti e con le incompatibilità eventualmente fissati dall’ente affiliante e dal modello adottato.
Se la federazione o l’ente di promozione richiede specifiche dichiarazioni, formazione, verifiche documentali o ulteriori condizioni, l’associazione deve seguire tali prescrizioni. Non è corretto inserire nel verbale frasi prestampate che certificano onorabilità o assenza di conflitti senza che i controlli pertinenti siano stati realmente effettuati.
Durata dell’incarico, accettazione e sostituzione del responsabile
La durata non è automaticamente pari a quella del Consiglio Direttivo. Deve essere definita in coerenza con il modello organizzativo e con le regole dell’organismo di affiliazione, indicando una data di scadenza oppure un criterio sufficientemente preciso. Se il responsabile cessa dall’incarico per dimissioni, revoca o altra causa, occorre gestire la sostituzione e aggiornare le informazioni diffuse ai tesserati.
È utile raccogliere una firma di accettazione distinta da quelle del Presidente e del Segretario. In questo modo l’associazione può documentare che il nominato conosce l’incarico e le procedure da applicare. Se non partecipa alla riunione, l’accettazione può essere acquisita con un documento separato e conservata con il verbale.
Le regole di revoca e decadenza devono essere coerenti con l’autonomia richiesta per questa funzione. Non è opportuno attribuire al direttivo un controllo illimitato sulla gestione delle segnalazioni, né confondere l’eventuale rinnovo dell’organo amministrativo con una cessazione automatica del responsabile se tale effetto non è previsto nei documenti applicabili.
Quali comunicazioni effettuare dopo la nomina
Una volta formalizzata e accettata la nomina, l’ASD deve rendere conoscibili ai tesserati il nominativo, i recapiti e le modalità di contatto del responsabile. I principi CONI prevedono misure informative, inclusa l’affissione presso la sede e la pubblicazione sui canali dell’affiliata, nonché informazioni al momento del tesseramento. Le modalità pratiche di trasmissione all’organismo di affiliazione possono dipendere dal relativo regolamento e dalle procedure di affiliazione.
Prima di inviare il verbale, controlla se l’ente sportivo richiede un proprio modulo, una comunicazione via portale, un indirizzo dedicato o particolari allegati. Per esempio, la Federazione Ciclistica Italiana mette a disposizione modelli e indicazioni per le affiliate; altre federazioni possono seguire procedure differenti.
Non è prevista una ratifica obbligatoria da parte dell’assemblea dei soci per tutte le ASD: l’eventuale passaggio assembleare dipende dalla competenza attribuita agli organi e dalle disposizioni applicabili. Le comunicazioni ai tesserati devono riguardare i dati necessari per identificare e contattare il responsabile, non le verifiche personali o i documenti riservati allegati al verbale.
Nomina del responsabile e adozione del modello organizzativo
La delibera di nomina non equivale all’adozione del modello organizzativo e di controllo dell’attività sportiva o del codice di condotta. L’articolo 16 del D.Lgs. 39/2021 disciplina questi documenti e il loro rapporto con le linee guida degli organismi sportivi. Il modello descrive i rischi, le procedure di prevenzione, la gestione delle segnalazioni e le responsabilità interne; il codice stabilisce regole di comportamento.
Se l’associazione non ha ancora adottato i documenti previsti, la loro approvazione deve risultare da una decisione effettivamente assunta dall’organo competente, con testi identificabili per versione e data. Non si dovrebbe dichiarare nel verbale di nomina che un allegato è stato approvato se il Consiglio ha deliberato soltanto sulla scelta del responsabile.
Per le SSD è necessario verificare la forma societaria e le competenze dell’amministratore o dell’organo amministrativo. Il verbale di Consiglio Direttivo predisposto per un’ASD non deve essere utilizzato come se fosse automaticamente adatto anche a una decisione di amministratore unico.
Come predisporre un canale riservato per le segnalazioni
La nomina deve essere accompagnata da un modo concreto per contattare il responsabile. Il canale può essere una casella dedicata o un altro sistema previsto dal modello organizzativo, purché siano disciplinati gli accessi e la gestione riservata delle comunicazioni. Una casella condivisa indistintamente con tutti i consiglieri rischia di compromettere l’autonomia del responsabile e la riservatezza delle persone coinvolte.
La possibilità di inviare segnalazioni anonime va indicata soltanto se il sistema predisposto la consente davvero. Occorre anche stabilire come indirizzare eventuali comunicazioni al responsabile dell’ente sportivo affiliante e quali soggetti possano conoscere le informazioni secondo le procedure applicabili. Il verbale non deve contenere nomi di segnalanti, descrizioni di episodi specifici o dati particolarmente delicati estranei alla deliberazione.
Errori da evitare nel verbale di nomina safeguarding
Prima di firmare il documento conviene verificare che la delibera rappresenti quanto avvenuto e che le istruzioni operative non siano soltanto formule generiche. Gli errori più frequenti riguardano la competenza dell’organo, il possesso dei requisiti e gli adempimenti successivi.
- Non controllare che lo statuto attribuisca al Consiglio Direttivo la competenza a deliberare.
- Registrare un quorum o una votazione diversi da quelli effettivi.
- Assumere che il responsabile resti necessariamente in carica quanto il direttivo.
- Attestare requisiti e assenza di conflitti senza una verifica adeguata.
- Omettere l’accettazione oppure la decorrenza della nomina.
- Indicare un indirizzo email non attivo o accessibile a persone non autorizzate.
- Considerare la nomina sostitutiva del modello organizzativo e del codice di condotta.
- Non verificare la procedura di comunicazione richiesta dall’ente di affiliazione.
Domande frequenti sul verbale nomina responsabile safeguarding
La nomina del responsabile safeguarding è obbligatoria per le ASD?
Le associazioni e società sportive affiliate sono tenute ad attuare le misure safeguarding previste dalla disciplina sportiva e dalle regole degli organismi affilianti, inclusa la designazione del responsabile contro abusi, violenze e discriminazioni. La deliberazione CONI n. 255/2023 e gli atti successivi hanno disciplinato la nomina. Il verbale qui proposto ne documenta la decisione, ma non rappresenta un modulo ufficiale unico per tutte le federazioni.
Il responsabile safeguarding deve essere esterno all’associazione?
Non si può stabilire una regola identica per ogni associazione senza considerare le disposizioni dell’ente affiliante. La condizione centrale è che la persona nominata abbia competenza, autonomia e indipendenza adeguate alle funzioni. Un soggetto interno potrebbe trovarsi in conflitto di interessi, soprattutto se ricopre incarichi che possono essere oggetto delle segnalazioni. Il Consiglio deve esaminare concretamente la situazione e rispettare le incompatibilità eventualmente previste.
Serve una ratifica dell’assemblea dei soci?
La ratifica assembleare non costituisce un passaggio universale imposto per ogni nomina. Occorre leggere lo statuto dell’ASD, il modello organizzativo e le disposizioni dell’organismo di affiliazione per individuare chi ha il potere di designare il responsabile. Se la competenza spetta al Consiglio Direttivo, il verbale ne documenta la deliberazione. Una diversa previsione statutaria può richiedere l’intervento di un altro organo.
Quali documenti vanno conservati con il verbale?
Conviene conservare la delibera sottoscritta, l’accettazione dell’incarico e i documenti che attestano le verifiche realmente svolte sui requisiti del nominato. Vanno tenuti identificabili anche la versione del modello organizzativo e le eventuali comunicazioni inviate all’organismo di affiliazione. I documenti contenenti informazioni personali devono essere gestiti con accessi appropriati; non occorre pubblicare l’intero fascicolo per informare i tesserati della nomina.
Il modello Word può essere modificato e salvato in PDF?
Sì. Il file DOC può essere aperto e modificato con Word o altri programmi compatibili, completando dati dei partecipanti, votazione, incarico, canale di contatto e firme. Dopo la compilazione può essere salvato in PDF. Prima della diffusione controlla che le informazioni riportate siano corrette e che il documento pubblico contenga soltanto i dati necessari, lasciando separati gli eventuali allegati riservati.