Verbale di riunione informale – Esempio e Fac simile

In questa pagina è disponibile in formato DOC un fac simile di verbale di riunione informale. Il modello può essere utilizzato per lasciare un resoconto scritto di incontri di lavoro, riunioni di progetto, confronti tra collaboratori, gruppi di lavoro o altre riunioni che non richiedono un verbale soggetto a particolari formalità.

Il fac simile può essere consultato prima del download e deve essere completato con data, luogo, partecipanti, argomenti trattati, decisioni assunte e attività da svolgere. Dopo il modello sono indicate le informazioni da annotare, come gestire attività e scadenze e quando è invece necessario utilizzare un verbale più formale.

Quando utilizzare un verbale di riunione informale

Il verbale informale serve soprattutto a conservare una traccia condivisa di ciò che è stato discusso e concordato. Può risultare utile per una riunione interna tra colleghi, un incontro di progetto, un coordinamento operativo o un confronto nel quale occorre ricordare decisioni, responsabilità e prossimi passaggi.

Non è necessario trasformare ogni intervento in una trascrizione integrale. In genere è più utile riportare gli argomenti affrontati, le conclusioni raggiunte, le attività assegnate e le questioni rimaste aperte.

Questo modello non è destinato a sostituire verbali per i quali una legge, uno statuto, un regolamento o un contratto richiedano contenuti o procedure specifiche. Assemblee societarie, riunioni condominiali e altri organi formalmente costituiti possono richiedere un documento diverso.

Fac simile verbale di riunione informale

Il modello seguente può essere adattato alla struttura della riunione. Le parti facoltative devono essere mantenute soltanto quando risultano utili per l’incontro effettivamente svolto.

Scarica il fac simile Word del verbale di riunione informale

Il modello disponibile per il download è in formato DOC e può essere modificato con Microsoft Word o con programmi compatibili. Possono essere aggiunti o eliminati argomenti, attività, responsabili e scadenze in base alla durata e alla complessità dell’incontro.

Il file è un fac simile operativo e non un modulo ufficiale. Se la riunione appartiene a un organo per il quale esistono specifiche regole sulla convocazione, sulle deliberazioni, sulle maggioranze o sulla verbalizzazione, occorre utilizzare il modello e la procedura appropriati.

Quali informazioni inserire nel verbale

Un buon verbale informale deve permettere anche a chi lo legge dopo alcuni giorni di ricostruire rapidamente cosa è successo e cosa deve essere fatto. Non occorre riportare ogni frase pronunciata dai partecipanti.

Le informazioni più utili sono:

• data, ora e luogo della riunione;
• nomi dei partecipanti;
• finalità dell’incontro;
• argomenti affrontati;
• sintesi degli elementi rilevanti emersi nella discussione;
• decisioni o conclusioni raggiunte;
• attività da svolgere;
• persona responsabile di ciascuna attività;
• eventuale scadenza;
• questioni da riprendere in un incontro successivo;
• data della prossima riunione, se già stabilita.

Se durante l’incontro vengono citati preventivi, report, presentazioni o altri documenti che condizionano una decisione, può essere utile identificarli nel verbale. Non è necessario allegarli automaticamente, ma il riferimento permette di ricostruire più facilmente il contesto.

Come riportare decisioni, attività e scadenze

La parte più utile di un verbale operativo è spesso quella che chiarisce cosa deve succedere dopo la riunione. Una frase generica come “si decide di procedere” lascia spazio a dubbi; è preferibile indicare l’attività concreta, la persona incaricata e, quando è stata concordata, la scadenza.

Per esempio, anziché riportare soltanto che è stato discusso un preventivo, il verbale può specificare che un determinato partecipante dovrà raccogliere ulteriori offerte entro una certa data e che la scelta definitiva sarà rinviata alla riunione successiva.

Se non viene presa alcuna decisione, è corretto indicarlo. Un verbale non deve far apparire come concordata una soluzione che durante la riunione è rimasta soltanto una proposta.

Quanto deve essere dettagliato il resoconto

Il livello di dettaglio dipende dallo scopo del documento. Per una breve riunione di coordinamento può bastare una sintesi di poche righe per ogni punto, mentre un incontro relativo a un progetto complesso può richiedere una descrizione più articolata delle alternative esaminate e delle conclusioni.

È preferibile distinguere i fatti dalle opinioni personali di chi redige il verbale. Il resoconto dovrebbe riportare in modo neutro le posizioni rilevanti e le conclusioni, evitando commenti sulla qualità degli interventi o giudizi sui partecipanti che non servono a documentare l’incontro.

Non è normalmente necessario indicare parola per parola chi ha pronunciato ogni frase. Il nome del singolo partecipante diventa utile quando occorre attribuire una proposta, una richiesta, un impegno o una posizione che deve rimanere chiaramente identificata.

Chi deve redigere e firmare il verbale

In una riunione informale il gruppo può incaricare una persona di prendere appunti e preparare il resoconto. Non è necessario definire sempre questa persona “segretario”: può essere un partecipante, il coordinatore della riunione o chi svolge abitualmente il compito di documentare gli incontri.

La firma può essere utilizzata quando i partecipanti vogliono attestare con maggiore chiarezza chi ha redatto o approvato il documento, ma non deve essere presentata come requisito universale di ogni verbale informale. Il gruppo può anche condividere il file tramite i propri strumenti di lavoro e raccogliere eventuali correzioni prima di archiviarne la versione definitiva.

Se l’obiettivo è organizzare l’incontro prima che si svolga, è disponibile anche il fac simile di convocazione di una riunione informale, che consente di indicare partecipanti, data e ordine del giorno.

Quando serve un verbale diverso

Il termine “informale” identifica un incontro privo delle formalità proprie di un organo che deve deliberare secondo regole prestabilite. Il modello non deve quindi essere adattato semplicemente cambiando il titolo quando la riunione è, in realtà, un’assemblea dei soci, un consiglio di amministrazione, un’assemblea condominiale o un altro organo regolato da norme o statuti.

In questi casi possono assumere rilievo elementi come regolarità della convocazione, quorum, maggioranze, votazioni, dichiarazioni dei partecipanti, sottoscrizioni, libri sociali o altri adempimenti. Occorre quindi utilizzare un verbale specifico per la riunione effettivamente svolta.

Se invece l’incontro è destinato soprattutto ad assegnare compiti e coordinare attività aziendali, può essere utile anche il fac simile di convocazione di una riunione operativa.

Errori da evitare nel verbale

• trasformare il verbale in una trascrizione completa di ogni intervento senza necessità;
• omettere le decisioni finali dopo avere descritto a lungo la discussione;
• indicare un’attività senza specificare chi deve occuparsene;
• inventare una scadenza che non è stata concordata durante la riunione;
• registrare come approvata una proposta sulla quale non è stata raggiunta una conclusione;
• utilizzare formule come “approvato all’unanimità” se non vi è stata alcuna votazione;
• inserire automaticamente un segretario o un presidente quando la riunione non prevedeva tali ruoli;
• utilizzare questo fac simile per un’assemblea o un organo soggetto a specifiche regole di verbalizzazione.

Domande frequenti sul verbale di riunione informale

Il verbale di una riunione informale è obbligatorio?

Non esiste un obbligo generale di redigere un verbale per qualsiasi incontro informale. Il documento viene normalmente predisposto per esigenze organizzative, per ricordare decisioni e attività oppure per condividere con partecipanti e assenti quanto emerso dalla riunione. Se l’incontro appartiene invece a un organo regolato da norme, statuto o regolamento, occorre verificare gli specifici obblighi di verbalizzazione.

Il verbale deve essere firmato da tutti i partecipanti?

Non necessariamente. In un incontro informale il gruppo può decidere che il documento venga semplicemente redatto e condiviso dal soggetto incaricato. Le firme possono risultare utili se si vuole documentare l’approvazione del contenuto, ma non sono un requisito universale di questo tipo di resoconto. Regole differenti possono valere per assemblee e riunioni formalmente disciplinate.

Bisogna riportare tutto quello che viene detto?

No. Un verbale informale è normalmente più utile se sintetizza i passaggi rilevanti. È sufficiente descrivere i temi discussi, le principali conclusioni, le decisioni, le attività assegnate e le questioni rimaste aperte. Gli interventi individuali possono essere attribuiti per nome quando questa informazione serve a comprendere una proposta, una responsabilità o una posizione rilevante.

Si può modificare il verbale dopo la riunione?

Sì, il testo può essere corretto prima di essere considerato definitivo, soprattutto se viene fatto circolare tra i partecipanti per verificare che rappresenti correttamente quanto concordato. Le modifiche dovrebbero correggere omissioni o inesattezze e non trasformare retroattivamente una proposta in una decisione. Se il documento era già stato approvato formalmente, occorre invece valutare la procedura appropriata al contesto.

Qual è la differenza tra verbale informale e verbale formale?

Il verbale informale è principalmente un resoconto organizzativo e può essere adattato liberamente alle esigenze del gruppo. Un verbale formale riguarda invece una riunione soggetta a specifiche regole sulla convocazione, sulla partecipazione, sulle decisioni o sulla documentazione. In quest’ultimo caso la struttura del documento deve derivare dalla disciplina dell’organo interessato e non da un modello generico.