Verbale assemblea approvazione bilancio seconda convocazione – Esempio e Fac simile

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In questa pagina è disponibile un fac simile in formato DOC del verbale di assemblea di un’associazione convocata in seconda convocazione per l’approvazione del bilancio o rendiconto annuale. Il modello è modificabile con Microsoft Word e programmi compatibili e può essere utilizzato da associazioni che prevedono nel proprio statuto una prima e una seconda convocazione dell’assemblea.

Il fac simile può essere consultato prima del download e deve essere completato con i dati dell’associazione, gli estremi delle due convocazioni, il numero degli associati aventi diritto al voto e presenti, il risultato economico e l’esito delle votazioni. Dopo il download trovi le indicazioni per verificare quorum e statuto, verbalizzare correttamente la mancata costituzione della prima convocazione e distinguere il bilancio consuntivo dall’eventuale bilancio preventivo.

Quando utilizzare il verbale di approvazione bilancio in seconda convocazione

Il modello è destinato a un’associazione la cui assemblea, non essendosi validamente costituita in prima convocazione, si riunisce nella seconda data prevista dall’avviso e dallo statuto per esaminare e approvare il bilancio o rendiconto dell’esercizio. Non è quindi un fac simile per S.r.l. o S.p.A. e non utilizza concetti come capitale sociale, azioni o quote societarie.

Per le associazioni riconosciute, l’art. 20 del codice civile prevede la convocazione annuale dell’assemblea per l’approvazione del bilancio. L’art. 21 del codice civile disciplina anche la seconda convocazione e stabilisce che, nelle deliberazioni di approvazione del bilancio, gli amministratori non hanno voto.

Per un’associazione non riconosciuta non è corretto applicare automaticamente ogni regola prevista per le associazioni riconosciute. L’art. 36 del codice civile attribuisce infatti agli accordi degli associati la disciplina dell’ordinamento interno. Prima di utilizzare il modello devono quindi essere controllati statuto, eventuale qualifica di ETS e normativa speciale applicabile all’ente.

Fac simile verbale assemblea approvazione bilancio seconda convocazione

Il modello seguente presuppone che la seconda convocazione sia prevista dallo statuto e che l’assemblea abbia effettivamente competenza ad approvare il documento contabile indicato. Le alternative non pertinenti devono essere eliminate prima della sottoscrizione.

Scarica il verbale approvazione bilancio seconda convocazione Word

Il file disponibile per il download è in formato DOC e può essere modificato con Microsoft Word o altri programmi compatibili. Prima dell’utilizzo devono essere inseriti gli estremi della prima e della seconda convocazione, il numero degli associati, il quorum previsto dallo statuto, i dati del bilancio o rendiconto e il risultato effettivo delle votazioni.

Il modello serve a redigere il verbale e non sostituisce il bilancio o rendiconto da approvare, l’avviso di convocazione, il foglio presenze né gli eventuali depositi richiesti dalla particolare qualifica dell’associazione. Le clausole relative a ETS, organi di controllo, deleghe e bilancio preventivo devono essere mantenute soltanto se pertinenti.

Come verificare la seconda convocazione prima di compilare il verbale

Il primo documento da controllare è lo statuto. La sola espressione “seconda convocazione” non consente di stabilire automaticamente quanti associati debbano essere presenti, quanto tempo debba intercorrere dalla prima riunione, quali deleghe siano ammesse o quale maggioranza sia necessaria per approvare il bilancio.

Il verbale deve indicare la prima convocazione e spiegare perché non si è validamente costituita. È preferibile distinguere il caso in cui nessuno abbia partecipato dal caso, più frequente, in cui alcuni associati siano intervenuti ma non sia stato raggiunto il quorum costitutivo richiesto.

• Avviso di convocazione: verifica che riporti correttamente data, ora, luogo e ordine del giorno della riunione.
• Prima convocazione: annota il motivo per cui non ha potuto deliberare e conserva l’eventuale verbale o attestazione.
• Seconda convocazione: verifica che data e modalità siano compatibili con lo statuto.
• Aventi diritto: determina quali associati possono partecipare e votare alla data della riunione.
• Deleghe: conteggiale soltanto se sono ammesse e nel rispetto degli eventuali limiti statutari.
• Quorum: individua separatamente il numero necessario per costituire l’assemblea e la maggioranza richiesta per approvare la proposta.

Quanti soci devono essere presenti in seconda convocazione

Non è corretto inserire nel modello una percentuale valida per qualsiasi associazione. Per le associazioni riconosciute l’art. 21 c.c. prevede che, in seconda convocazione, la deliberazione sia valida qualunque sia il numero degli intervenuti e sia assunta a maggioranza di voti. Nella deliberazione di approvazione del bilancio gli amministratori non hanno voto.

Per le associazioni non riconosciute la disciplina interna deriva invece in primo luogo dagli accordi degli associati e dallo statuto. Anche per un’associazione iscritta al RUNTS devono essere verificate le disposizioni del Codice del Terzo settore insieme alle specifiche clausole statutarie dell’ente.

Nel verbale è quindi preferibile riportare il quorum concretamente applicabile e l’articolo dello statuto utilizzato per verificarlo. Una formula generica come “considerato il numero dei presenti, il Presidente dichiara valida la seduta” è meno utile perché non permette di ricostruire il controllo effettuato.

Come indicare i soci presenti e il risultato della votazione

Il vecchio modello riportava soltanto il numero complessivo dei presenti e dichiarava automaticamente che il bilancio era approvato all’unanimità. Il verbale deve invece descrivere ciò che è realmente accaduto, distinguendo associati presenti personalmente, eventuali deleghe e soggetti senza diritto di voto sulla specifica deliberazione.

Può essere utilizzato un foglio presenze dell’assemblea dei soci, da conservare insieme al verbale. In questo caso il verbale può richiamare l’allegato, ma deve comunque contenere gli elementi necessari per comprendere la validità della riunione e l’esito delle votazioni.

Al momento della votazione registra separatamente favorevoli, contrari e astenuti. La formula “approvato all’unanimità” deve essere utilizzata soltanto se tutti i soggetti che hanno effettivamente esercitato il voto si sono espressi a favore secondo le regole applicabili.

Bilancio consuntivo e bilancio preventivo devono essere distinti

Il bilancio o rendiconto consuntivo rappresenta l’attività economica e finanziaria dell’esercizio concluso ed è il documento sul quale verte la deliberazione annuale di approvazione. Il bilancio preventivo riguarda invece la programmazione di un periodo futuro e non deve essere inserito automaticamente nello stesso ordine del giorno.

Un’associazione può prevedere statutariamente l’approvazione assembleare anche del preventivo. In tal caso è preferibile inserire due punti distinti nell’ordine del giorno e verbalizzare due votazioni separate, così da evitare che un unico risultato renda incerto quale documento sia stato effettivamente approvato.

Se l’esigenza riguarda soltanto l’approvazione del rendiconto senza una seconda convocazione, può essere più pertinente il fac simile di verbale di approvazione bilancio dell’associazione.

Quale documento contabile deve essere approvato

La denominazione del documento deve corrispondere alla disciplina applicabile all’associazione. Non tutte le organizzazioni utilizzano infatti lo stesso schema contabile e non è corretto trasformare automaticamente un rendiconto associativo in un bilancio societario composto da stato patrimoniale e conto economico.

Se l’ente è un ETS, la forma del bilancio dipende dalla disciplina del Codice del Terzo settore e dalle soglie applicabili. L’assemblea deve approvare il documento realmente predisposto dall’organo competente, senza sostituirne nel verbale la denominazione con formule più generiche.

Anche espressioni come “utile” possono risultare poco adatte in un modello associativo generico. Nel fac simile sono utilizzati soprattutto i termini avanzo e disavanzo di gestione, lasciando comunque all’ente la possibilità di riportare la terminologia propria del documento contabile adottato.

Cosa fare dopo l’approvazione del bilancio

Dopo l’assemblea il verbale deve essere conservato secondo le regole applicabili all’associazione e secondo quanto previsto dallo statuto. È opportuno conservarlo insieme al bilancio approvato, al foglio presenze, alle eventuali deleghe e alle relazioni effettivamente presentate durante la riunione.

Per gli ETS occorre inoltre verificare gli obblighi di deposito del bilancio presso il Registro unico nazionale del Terzo settore. Dal 2026 il termine ordinario di deposito al RUNTS è espresso in 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio, anziché mediante una data fissa per tutti gli enti. La scadenza del deposito non deve però essere confusa con il termine entro cui lo statuto richiede all’assemblea di approvare il documento.

Per associazioni sportive, enti iscritti in registri particolari o organizzazioni soggette a discipline di settore possono esistere ulteriori adempimenti. Il verbale non deve quindi contenere una generica dichiarazione secondo cui tutti gli obblighi sono assolti con la sola approvazione assembleare.

Quando questo fac simile non è adatto

Il modello riguarda un’associazione che tiene un’assemblea in seconda convocazione per approvare il proprio bilancio o rendiconto. Non è adatto a una società di capitali, perché per S.p.A. e S.r.l. la disciplina assembleare e quella del bilancio seguono regole societarie differenti.

Non è inoltre il documento corretto se la prima convocazione si è validamente costituita e ha già deliberato, se lo statuto non contempla una seconda convocazione o se l’ente utilizza una diversa procedura decisionale ammessa dalla normativa che gli è applicabile.

Se all’ordine del giorno sono inserite anche modifiche dello statuto, scioglimento dell’associazione o altre deliberazioni straordinarie, non bisogna presumere che i quorum previsti per la normale approvazione del bilancio siano sufficienti. Ogni punto deve essere verificato separatamente sulla base della legge e dello statuto.

Errori da evitare nel verbale di seconda convocazione

• utilizzare un modello societario per un’associazione o viceversa;
• dichiarare che la prima convocazione è “andata deserta” quando erano presenti associati ma mancava soltanto il quorum;
• affermare che in seconda convocazione qualsiasi numero di presenti è sempre sufficiente senza verificare tipo di associazione e statuto;
• non indicare quanti associati hanno diritto di voto e quanti sono effettivamente presenti o rappresentati;
• conteggiare deleghe che lo statuto non consente oppure superare i limiti previsti;
• scrivere che il bilancio è approvato all’unanimità senza registrare l’effettivo risultato della votazione;
• confondere bilancio consuntivo e preventivo in un’unica deliberazione indistinta;
• inserire automaticamente presidente, segretario e cassiere come soggetti tenuti a presentare specifiche relazioni senza verificarlo nello statuto;
• utilizzare dati contabili generici non corrispondenti al bilancio o rendiconto effettivamente predisposto;
• dimenticare di conservare con il verbale gli allegati e la documentazione utilizzata per ricostruire presenze e deliberazioni.

Domande frequenti

La seconda convocazione è sempre valida con qualsiasi numero di soci?

No. L’art. 21 c.c. contiene questa regola per le associazioni riconosciute, ma non deve essere estesa automaticamente a ogni associazione senza verificarne disciplina e statuto. Per le associazioni non riconosciute l’ordinamento interno è regolato dagli accordi degli associati, mentre per gli ETS devono essere considerate anche le disposizioni del Codice del Terzo settore. Il quorum applicabile va quindi controllato prima della riunione.

Bisogna redigere un verbale anche della prima convocazione andata deserta?

È utile conservare una traccia documentale del mancato svolgimento o della mancata costituzione della prima riunione, soprattutto quando la seconda convocazione presuppone proprio tale circostanza. La forma concreta dipende dalle procedure dell’associazione e dallo statuto. Nel verbale della seconda convocazione è comunque opportuno indicare data della prima riunione e motivo per cui non ha potuto validamente deliberare.

Il bilancio preventivo deve essere approvato insieme al consuntivo?

Non esiste una regola generale che imponga a ogni associazione di approvarli contestualmente. Occorre verificare lo statuto e la disciplina applicabile. Se entrambi i documenti sono inseriti nell’ordine del giorno, è preferibile presentarli e votarli separatamente, riportando nel verbale un distinto risultato per il consuntivo e per il preventivo.

Chi firma il verbale dell’assemblea?

La sottoscrizione deve seguire quanto previsto dallo statuto e dalle regole dell’associazione. Normalmente il verbale individua un presidente della riunione e un segretario verbalizzante e prevede la loro firma, ma il modello non deve essere utilizzato per introdurre cariche o formalità non previste. Prima di completare la parte finale occorre quindi controllare le disposizioni statutarie sulla verbalizzazione delle assemblee.

Un ETS deve depositare anche il verbale al RUNTS?

L’approvazione del bilancio e il deposito al RUNTS sono passaggi distinti. Gli ETS devono rispettare gli obblighi di deposito previsti per il bilancio o rendiconto e per gli altri documenti richiesti dalla disciplina del Registro, ma non va presunto che ogni verbale assembleare debba essere autonomamente depositato in qualsiasi situazione. Occorre verificare l’adempimento previsto per il tipo di pratica e per l’ente interessato.