Ultimo sollecito di pagamento – Esempio e Fac Simile

In questa pagina è disponibile un fac simile di ultimo sollecito di pagamento, utilizzabile per richiedere il saldo di una fattura, di un corrispettivo contrattuale o di un’altra somma scaduta dopo che i precedenti promemoria non hanno prodotto risultato. Il modello può essere usato da imprese, professionisti, associazioni e privati che dispongono di documenti idonei a identificare il rapporto e l’importo dovuto.

La lettera riepiloga il credito, indica i solleciti già trasmessi, assegna un termine finale e avvisa il debitore che, in mancanza di pagamento o di un riscontro concreto, la pratica potrà essere affidata a un professionista per le successive iniziative di recupero. Le istruzioni spiegano come verificare il credito, calcolare gli accessori, scegliere il canale di invio e distinguere un ultimo sollecito da una messa in mora o da una diffida ad adempiere.

Che cos’è un ultimo sollecito di pagamento

L’ultimo sollecito di pagamento è una comunicazione inviata quando una somma è scaduta e uno o più precedenti richiami sono rimasti senza seguito. Segna la conclusione della fase bonaria ordinaria e offre al debitore un’ultima possibilità di pagare, segnalare un errore oppure proporre una soluzione prima dell’avvio di iniziative più formali.

La denominazione del documento non ne determina da sola gli effetti. Una lettera intitolata “ultimo sollecito” può rimanere un semplice promemoria oppure assumere anche valore di costituzione in mora se contiene una richiesta scritta chiara, identifica il credito e viene portata a conoscenza del debitore.

Il modello non costituisce un titolo esecutivo e non permette di procedere direttamente al pignoramento. Se il pagamento non arriva, il creditore deve valutare lo strumento successivo in base ai documenti disponibili, alle contestazioni ricevute, al valore del credito e alla situazione patrimoniale del debitore.

Quando inviare l’ultimo sollecito

La lettera può essere inviata dopo la scadenza del termine di pagamento e dopo avere verificato che il versamento non sia stato eseguito o attribuito alla posizione corretta. È particolarmente utile quando il debitore non risponde, continua a rinviare il pagamento o non rispetta una data concordata dopo un primo contatto.

Non esiste un numero obbligatorio di solleciti da trasmettere prima di adottare una richiesta più formale. In molti rapporti commerciali si invia inizialmente un promemoria amichevole, seguito da un secondo richiamo e infine da un ultimo sollecito. Si tratta di una prassi organizzativa, non di una sequenza imposta in via generale dalla legge.

Il creditore può passare direttamente a una richiesta formale quando il ritardo è significativo, il debitore ha già dichiarato che non pagherà oppure vi è il rischio che il credito si prescriva. Non è necessario ripetere solleciti privi di effetti quando la controparte ha già contestato radicalmente il debito.

Quando questo fac simile non è adatto

Il modello riguarda crediti civili e commerciali tra soggetti privati. Non deve essere confuso con un’intimazione dell’Agenzia delle Entrate-Riscossione, un’ingiunzione fiscale, un atto di precetto o un provvedimento emesso da un giudice. Tributi, multe, contributi e crediti affidati alla riscossione pubblica seguono procedure specifiche.

Per canoni di locazione, quote condominiali, assegni di mantenimento, retribuzioni o crediti verso una pubblica amministrazione possono essere necessari riferimenti e passaggi diversi. Il modello può offrire una base redazionale, ma deve essere adattato alla disciplina del rapporto.

Se l’obiettivo non è soltanto ottenere il pagamento, ma provocare la risoluzione di un contratto ancora in corso, può servire una diffida ad adempiere formulata secondo l’articolo 1454 del Codice civile. Tale atto richiede un contenuto specifico e non coincide con il semplice avviso che la pratica sarà affidata a un legale.

Differenza tra sollecito, messa in mora e azioni giudiziali

Documento	Funzione	Effetto principale
Sollecito bonario	Ricorda una scadenza e chiede di verificare il mancato pagamento	Favorisce una soluzione amministrativa senza necessariamente produrre effetti formali
Ultimo sollecito	Assegna un termine finale e preannuncia ulteriori iniziative	Può valere anche come messa in mora se possiede i requisiti richiesti
Costituzione in mora	Richiede formalmente l’adempimento per iscritto	Produce gli effetti previsti dalla disciplina delle obbligazioni
Diffida ad adempiere	Intima l’adempimento avvertendo che il contratto si risolverà	Può determinare la risoluzione di diritto alla scadenza del termine
Decreto ingiuntivo	Ordina il pagamento su domanda del creditore	È un provvedimento giudiziale che può diventare esecutivo
Atto di precetto	Intima di adempiere un obbligo risultante da un titolo esecutivo	Precede l’avvio dell’esecuzione forzata

Chi necessita di una richiesta formale più ampia, con calcolo degli accessori e costituzione in mora, può consultare il modello di intimazione di pagamento. Per le fatture aziendali è disponibile anche la lettera di messa in mora per mancato pagamento delle fatture.

Quando l’ultimo sollecito vale come messa in mora

L’articolo 1219 del Codice civile stabilisce che il debitore viene costituito in mora mediante un’intimazione o una richiesta fatta per iscritto. Non sono previste parole obbligatorie, ma dalla comunicazione deve emergere in modo inequivoco la volontà di ottenere l’adempimento.

La lettera dovrebbe quindi identificare il rapporto, indicare l’importo richiesto, richiamare la scadenza e invitare espressamente il debitore a pagare. Un messaggio che si limita a chiedere informazioni sullo stato della pratica potrebbe non avere la stessa portata di una richiesta formale.

La costituzione in mora non è necessaria in tutte le ipotesi indicate dallo stesso articolo 1219. Inoltre, nelle transazioni commerciali disciplinate dal Decreto legislativo 231/2002 gli interessi moratori decorrono senza bisogno di una preventiva messa in mora. L’ultimo sollecito mantiene comunque una funzione probatoria e organizzativa.

Controlli da effettuare prima dell’invio

1. Verificare che il debitore sia correttamente identificato e che non vi siano omonimie o variazioni societarie.
2. Controllare contratto, ordine, preventivo, fattura e documenti di consegna o di esecuzione della prestazione.
3. Accertare la data di scadenza e l’eventuale presenza di termini o condizioni sospensive.
4. Verificare estratti conto, bonifici, assegni, compensazioni, note di credito e pagamenti parziali.
5. Esaminare eventuali contestazioni già ricevute dal debitore.
6. Aggiornare il calcolo di capitale, interessi e altri importi richiesti.
7. Controllare che il credito non sia stato ceduto, transatto, rinunciato o incluso in un precedente accordo.
8. Verificare i termini di prescrizione applicabili al rapporto.

Il sollecito non deve essere utilizzato per chiedere una somma che il creditore non è in grado di ricostruire. La fattura costituisce un documento rilevante, ma il debitore può contestare l’esistenza o la corretta esecuzione dell’operazione sottostante. Ordine, contratto, consegna e corrispondenza devono essere conservati.

Se il debitore ha già formulato una contestazione specifica, l’ultimo sollecito dovrebbe rispondere ai punti sollevati oppure indicare che la verifica è stata effettuata. Ignorare una contestazione documentata e ripetere il solo importo può rendere più difficile una successiva trattativa.

Quali dati deve contenere la lettera

• dati completi del creditore e del debitore;
• qualifica del firmatario, quando il mittente è un’organizzazione;
• numero e data del contratto, dell’ordine o del preventivo;
• numero, data e scadenza delle fatture insolute;
• descrizione sintetica dei beni o servizi forniti;
• importo originario e pagamenti parziali ricevuti;
• capitale residuo richiesto;
• interessi e altri accessori, con criterio di calcolo;
• date dei precedenti solleciti;
• termine finale assegnato;
• modalità e coordinate per il pagamento;
• avvertimento sulle iniziative successive;
• recapito per segnalare pagamenti o contestazioni;
• elenco degli allegati;
• luogo, data e firma.

Se sono insolute più fatture, è preferibile utilizzare una tabella o un estratto conto allegato. Per ogni documento devono risultare importo, scadenza, pagamenti ricevuti e saldo residuo. Il totale della lettera deve coincidere con la somma delle singole posizioni.

Come calcolare l’importo richiesto

Il conteggio dovrebbe separare il capitale dagli accessori. Il capitale corrisponde alla parte del credito non ancora pagata. Da tale somma devono essere sottratti pagamenti parziali, note di credito, sconti concordati e compensazioni già accettate.

Gli interessi non devono essere inseriti come cifra forfettaria priva di spiegazione. Occorre indicare il tasso applicato, il periodo di ritardo e la base di calcolo. Se il contratto prevede interessi convenzionali, la clausola deve essere verificata prima di richiamarla.

Voce	Dato da indicare
Capitale originario	Importo delle fatture o della prestazione
Pagamenti ricevuti	Data e importo di ogni pagamento parziale
Note di credito o riduzioni	Documento e importo da sottrarre
Capitale residuo	Differenza ancora dovuta
Interessi	Tasso, periodo e importo calcolato
Costi recuperabili	Titolo contrattuale o normativo e relativo importo
Totale richiesto	Somma aggiornata alla data indicata

Il creditore non dovrebbe aggiungere automaticamente spese legali non ancora sostenute o non dovute. L’eventuale condanna alle spese di un giudizio dipende dalla decisione del giudice. Possono invece essere richiesti costi previsti dal contratto o dalla disciplina applicabile, purché siano correttamente identificati.

Interessi nei crediti civili

Per le obbligazioni pecuniarie, l’articolo 1224 del Codice civile disciplina gli interessi dovuti dal giorno della mora. In via generale sono dovuti gli interessi legali anche se il creditore non dimostra di avere subito un danno, salvo che prima della mora fossero previsti interessi in misura superiore.

Il tasso legale può cambiare nel tempo. Se il ritardo comprende più anni con tassi diversi, il calcolo deve essere suddiviso per periodo. Inserire nella lettera una percentuale non aggiornata può rendere inesatto il totale richiesto.

L’eventuale maggior danno non deve essere indicato in modo generico. Deve essere allegato e dimostrato secondo le regole applicabili. Un ultimo sollecito può riservare la richiesta di ulteriori somme, ma non dovrebbe presentarle come già accertate quando non sono state quantificate.

Interessi nelle transazioni commerciali

Il Decreto legislativo 231/2002 sui ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali si applica ai corrispettivi dovuti nei contratti tra imprese oppure tra imprese e pubbliche amministrazioni per la consegna di merci o la prestazione di servizi. Non si applica automaticamente a un debito di un consumatore o a qualsiasi rapporto tra privati.

Quando la disciplina trova applicazione, gli interessi moratori decorrono dal giorno successivo alla scadenza senza che sia necessaria la costituzione in mora. Il tasso legale di mora è determinato utilizzando il tasso di riferimento previsto dalla legge, maggiorato di otto punti percentuali, salvo un diverso tasso validamente concordato tra imprese.

Il creditore ha inoltre diritto, nei casi previsti dal decreto, a un importo forfettario di 40 euro per i costi di recupero, fatta salva la prova del maggior danno. Questa voce deve essere mantenuta distinta dal capitale e non deve essere inserita nei rapporti esclusi dall’ambito del decreto.

Quale termine assegnare per il pagamento

Non esiste un termine generale obbligatorio valido per ogni ultimo sollecito privato. Il creditore deve indicare una data precisa o un numero di giorni dal ricevimento, scegliendo un periodo ragionevole rispetto alla somma, al ritardo già maturato e ai precedenti richiami.

Un termine troppo vago, come “al più presto”, rende incerto il momento oltre il quale il creditore intende procedere. È preferibile scrivere “entro il [DATA]” oppure “entro [NUMERO] giorni dal ricevimento della presente”.

La regola dei quindici giorni non si applica automaticamente all’ultimo sollecito. Tale periodo riguarda la diffida ad adempiere prevista dall’articolo 1454 del Codice civile, salvo le eccezioni contemplate dalla norma. Se la lettera non mira alla risoluzione del contratto, non è necessario copiarne meccanicamente il termine.

Come indicare le modalità di pagamento

La lettera dovrebbe specificare il mezzo con cui il debitore può estinguere il debito e la causale da utilizzare. Se viene richiesto un bonifico, occorre verificare attentamente intestatario e coordinate del conto prima dell’invio.

Per ridurre gli errori di riconciliazione, la causale può richiamare il nome del debitore, il numero della fattura e la data. Le coordinate bancarie non devono essere inviate a destinatari diversi dal debitore o dai soggetti autorizzati a gestirne il pagamento.

Se il creditore accetta assegni, carte o pagamenti tramite piattaforma, deve indicare condizioni e costi senza aggiungere commissioni non concordate. Il pagamento si considera eseguito secondo le regole applicabili al mezzo utilizzato e agli accordi tra le parti.

Cosa fare se il debitore sostiene di avere già pagato

La lettera dovrebbe invitare il destinatario a trasmettere una prova del pagamento se ha già provveduto. Una contabile di bonifico deve essere confrontata con l’effettivo accredito, la data valuta, l’importo e la causale. Un ordine di pagamento revocato o non eseguito non dimostra l’estinzione del debito.

Se il versamento è stato ricevuto ma attribuito a un’altra fattura, il creditore deve correggere la registrazione e comunicare il nuovo saldo. Non è corretto continuare a richiedere l’intero importo dopo avere accertato un pagamento parziale.

Quando l’importo è arrivato dopo la preparazione della lettera, è opportuno sospenderne l’invio o trasmettere una comunicazione di rettifica. Se rimangono dovuti soltanto interessi o costi, il nuovo conteggio deve essere inviato separatamente.

Richiesta di rateizzazione dopo l’ultimo sollecito

Il debitore può rispondere proponendo un piano di rientro. Il creditore non è obbligato ad accettarlo, salvo specifiche disposizioni o accordi già esistenti, ma può valutarlo considerando importo, durata, affidabilità della proposta e costi di un eventuale recupero giudiziale.

L’accordo dovrebbe essere redatto per iscritto e indicare il debito riconosciuto, le scadenze, gli importi delle rate, gli interessi, le modalità di pagamento e le conseguenze del mancato versamento. Deve inoltre chiarire se il piano sostituisce le condizioni precedenti o si limita a dilazionare il saldo.

Il creditore non dovrebbe considerare chiusa la posizione sulla base di una promessa telefonica. Fino alla ricezione del pagamento o alla sottoscrizione di un accordo, è utile conservare il calendario delle iniziative già programmate e monitorare i termini di prescrizione.

Come inviare l’ultimo sollecito

La modalità di invio deve consentire di dimostrare il contenuto della lettera e la sua ricezione. La PEC è particolarmente utile quando mittente e destinatario dispongono di indirizzi certificati corretti. Devono essere conservate sia la ricevuta di accettazione sia quella di avvenuta consegna.

La raccomandata con avviso di ricevimento consente di documentare l’invio a un indirizzo fisico. È opportuno conservare copia della lettera spedita, ricevuta postale, avviso di ricevimento e informazioni relative a eventuale compiuta giacenza.

Una normale email può essere adeguata per un promemoria commerciale, soprattutto se il debitore risponde. Offre però una prova meno strutturata quando non vi è conferma della ricezione. Un messaggio tramite applicazione di messaggistica può integrare la documentazione, ma non dovrebbe essere l’unico canale scelto per un ultimo sollecito rilevante.

In caso di consegna a mano è preferibile predisporre due copie e chiedere al ricevente di apporre data e firma su quella del creditore. La firma deve attestare soltanto la ricezione materiale, non il riconoscimento del debito.

Ultimo sollecito e interruzione della prescrizione

La prescrizione può essere interrotta da un atto che valga a costituire in mora il debitore ai sensi dell’articolo 2943 del Codice civile. Il documento deve manifestare la volontà di ottenere l’adempimento e deve giungere nella sfera di conoscibilità del destinatario.

Non basta salvare una lettera sul proprio computer o predisporla senza spedirla. Il creditore deve poter dimostrare la trasmissione e la ricezione. Una comunicazione che non identifica il credito oppure esprime soltanto disponibilità a discutere può non essere idonea allo scopo.

Il termine di prescrizione non è uguale per tutti i crediti. Prima di affidarsi a una formula generica occorre verificare la natura del diritto, il momento dal quale il termine decorre, eventuali sospensioni e precedenti atti interruttivi.

Riservatezza nella richiesta di pagamento

La comunicazione deve essere indirizzata al debitore o a un soggetto autorizzato a gestire la posizione. Non è corretto divulgare l’esistenza del debito a familiari, colleghi, clienti o altri terzi per esercitare pressione sul destinatario.

Se la lettera viene inviata alla sede di un’impresa, è preferibile utilizzare un recapito amministrativo o la PEC ufficiale. Nel caso di una persona fisica, l’involucro non dovrebbe mostrare all’esterno dettagli sul debito o espressioni lesive.

Gli allegati devono contenere soltanto le informazioni necessarie. Dati bancari, documenti contrattuali e fatture non dovrebbero essere inviati a indirizzi non verificati o inseriti in copie conoscenza prive di una ragione concreta.

Cosa può fare il creditore se il pagamento non arriva

Decorso inutilmente il termine, il creditore può affidare la pratica a un avvocato o a un soggetto autorizzato alla gestione dei crediti. Prima di procedere è opportuno aggiornare il saldo e consegnare contratto, fatture, prove della prestazione, solleciti, ricevute e contestazioni del debitore.

Il professionista valuterà se inviare una nuova intimazione, avviare una trattativa, proporre una procedura di conciliazione oppure richiedere un decreto ingiuntivo. La scelta dipende dalla prova del credito, dalla competenza territoriale, dal valore della controversia e dall’eventuale opposizione prevedibile.

Il debitore non può essere minacciato con iniziative illecite, segnalazioni non consentite o conseguenze non previste dalla legge. Il testo può preannunciare il ricorso alle sedi competenti, ma non deve affermare che il pignoramento sarà immediato se manca ancora un titolo esecutivo.

Le spese di un futuro giudizio non sono automaticamente dovute nella misura scelta dal creditore. Il giudice decide sulla loro liquidazione, mentre i costi stragiudiziali devono trovare fondamento nella legge, nel contratto o nel danno effettivamente dimostrabile.

Documenti da allegare

• copia delle fatture insolute;
• estratto conto aggiornato;
• ordine, contratto o preventivo accettato;
• documenti di consegna o rapporti di intervento;
• prospetto di capitale, interessi e costi richiesti;
• copia dei precedenti solleciti;
• note di credito e pagamenti parziali già registrati;
• coordinate e istruzioni per il pagamento;
• eventuale proposta di piano di rientro;
• documentazione della cessione del credito, se pertinente.

Non è necessario allegare ogni documento disponibile quando il debitore conosce già la posizione. Gli allegati devono però permettergli di individuare il credito e verificare il conteggio. Se la documentazione contiene dati estranei, è opportuno limitarla alle parti necessarie.

Errori da evitare

• inviare la lettera senza controllare se il pagamento è già arrivato;
• indicare un importo diverso dalla contabilità o dai documenti allegati;
• omettere numero, data e scadenza delle fatture;
• aggiungere interessi senza indicare tasso e periodo;
• applicare il Decreto legislativo 231/2002 a un rapporto con un consumatore;
• addebitare automaticamente tutte le future spese legali;
• assegnare un termine indeterminato;
• confondere l’ultimo sollecito con una diffida ad adempiere finalizzata alla risoluzione;
• scrivere che seguirà immediatamente un pignoramento in assenza di un titolo esecutivo;
• minacciare segnalazioni o conseguenze non consentite;
• inviare la comunicazione a soggetti estranei al debito;
• utilizzare un canale che non permette di dimostrare la ricezione;
• lasciare decorrere la prescrizione confidando in contatti telefonici non documentati.

Fac simile di ultimo sollecito di pagamento

Il modello seguente è predisposto per un credito civile o commerciale e deve essere adattato alla fonte del debito, agli importi effettivi e alle regole applicabili al rapporto.

Scarica il modello Word dell’ultimo sollecito di pagamento

Il file Word contiene il fac simile modificabile dell’ultimo sollecito, con campi per identificare creditore, debitore, fatture, scadenze, pagamenti parziali, capitale residuo, interessi, termine finale e modalità di versamento.

Prima dell’invio devono essere aggiornati il conteggio, le coordinate di pagamento e i riferimenti dei documenti. Devono inoltre essere eliminate le parti non pertinenti, in particolare la formula relativa alle transazioni commerciali quando il Decreto legislativo 231/2002 non si applica.

Domande frequenti

Quanti solleciti bisogna inviare prima di agire legalmente?

Non esiste un numero generale obbligatorio. Il creditore può inviare uno o più richiami bonari oppure procedere direttamente con una richiesta formale, in base al contratto, al ritardo e al comportamento del debitore. L’ultimo sollecito è utile per offrire una soluzione finale e documentare il tentativo di recupero, ma non costituisce sempre un presupposto necessario per rivolgersi al giudice.

Quanti giorni bisogna concedere nell’ultimo sollecito?

Non è previsto un termine unico per ogni credito privato. La lettera deve indicare una data precisa o un periodo ragionevole dal ricevimento, tenendo conto della scadenza già trascorsa e dei precedenti richiami. Il termine di quindici giorni previsto per la diffida ad adempiere non si applica automaticamente a un ultimo sollecito che richiede soltanto il pagamento.

L’ultimo sollecito interrompe la prescrizione?

Può interromperla se contiene una richiesta di pagamento chiara, identifica il credito, manifesta la volontà di ottenere l’adempimento e viene portato a conoscenza del debitore. Il solo titolo “ultimo sollecito” non basta. Il creditore deve conservare anche la prova della ricezione e verificare quale termine di prescrizione si applica al credito concreto.

Si possono aggiungere interessi e spese di recupero?

Gli interessi possono essere richiesti se risultano dovuti secondo la legge o il contratto e devono essere calcolati in modo verificabile. Nelle transazioni commerciali soggette al Decreto legislativo 231/2002 possono spettare gli interessi moratori e l’importo forfettario previsto per i costi di recupero. Le future spese legali non possono invece essere addebitate automaticamente nella misura scelta dal creditore.

Cosa succede dopo l’ultimo sollecito non pagato?

Il creditore può valutare una trattativa, un piano di rientro, l’affidamento della pratica a un professionista o un’azione giudiziale. Il decreto ingiuntivo può essere richiesto quando ricorrono i relativi presupposti e il credito è adeguatamente documentato. L’ultimo sollecito non consente da solo di procedere al pignoramento, per il quale occorre un titolo esecutivo.