Sollecito di pagamento con bonifico bancario – Esempio e Fac Simile

In questa pagina è disponibile un fac simile di sollecito di pagamento con bonifico bancario, utilizzabile per ricordare a un cliente, a un’impresa o a un altro debitore che una fattura o un diverso corrispettivo risulta scaduto. Il modello permette di indicare con precisione il credito, il nuovo termine richiesto, l’IBAN del beneficiario e la causale da inserire nel bonifico.

Il documento può essere usato da imprese, professionisti, associazioni e privati, purché il credito e la relativa scadenza siano chiaramente identificabili. Nelle sezioni successive sono spiegati i dati da inserire, le modalità di invio, la differenza tra un semplice promemoria e una formale richiesta scritta, nonché i controlli da effettuare quando il debitore dichiara di avere già disposto il bonifico.

Che cos’è un sollecito di pagamento con bonifico bancario

Il sollecito di pagamento con bonifico bancario è una comunicazione con cui il creditore segnala il mancato accredito di una somma scaduta e invita il debitore a versarla su un conto indicato. Il documento deve collegare la richiesta a una fattura, a un contratto, a un ordine o a un’altra fonte del credito, evitando formule che non permettano al destinatario di capire quale pagamento risulta mancante.

Il riferimento al bonifico riguarda la modalità richiesta per eseguire il pagamento. Non cambia la natura del credito e non sostituisce la documentazione dalla quale deriva l’obbligo, come la fattura, il contratto o la conferma dell’ordine.

Un primo sollecito viene spesso redatto con tono cordiale, perché il ritardo potrebbe dipendere da un errore amministrativo, da una fattura non ricevuta o da un bonifico disposto ma non ancora accreditato. Se il mancato pagamento prosegue, il creditore può inviare una comunicazione più ferma, utilizzando, quando appropriato, il modello di sollecito ultimativo di pagamento.

Quando inviare il sollecito per una fattura scaduta

Il sollecito può essere inviato dopo la scadenza indicata nella fattura o concordata tra le parti. Prima di procedere conviene verificare il contratto, l’ordine, la fattura, le eventuali note di credito e i movimenti del conto sul quale avrebbe dovuto essere accreditato il pagamento.

Non esiste un intervallo generale che obblighi il creditore ad attendere un determinato numero di giorni prima di scrivere. La scelta dipende dagli accordi, dalla relazione commerciale e dalle procedure amministrative interne. Un breve controllo con il reparto contabile può evitare l’invio di una richiesta relativa a un pagamento già registrato con una causale incompleta o riferito a più fatture.

Quando la fattura non è ancora scaduta, la comunicazione assume piuttosto la funzione di promemoria preventivo. In questo caso il testo non dovrebbe affermare che il debitore è in ritardo, ma limitarsi a ricordare la prossima scadenza e le coordinate da utilizzare.

Differenza tra sollecito, messa in mora e diffida ad adempiere

Il semplice sollecito ha normalmente una funzione amministrativa e conciliativa: segnala l’insoluto e invita il destinatario a regolarizzarlo. La costituzione in mora è invece una richiesta scritta di adempimento alla quale l’ordinamento può collegare specifici effetti. L’articolo 1219 del Codice civile sulla costituzione in mora prevede, come regola generale, un’intimazione o una richiesta fatta per iscritto.

La denominazione attribuita alla lettera non è decisiva da sola. Anche un documento chiamato “sollecito” può contenere una richiesta scritta inequivoca, mentre un messaggio vago o meramente interlocutorio potrebbe non essere adatto a perseguire finalità formali. Quando occorre produrre effetti sulla mora, sulla prescrizione o su un successivo recupero giudiziale, contenuto e modalità di trasmissione devono essere valutati con particolare attenzione.

La diffida ad adempiere prevista dall’articolo 1454 del Codice civile è un istituto diverso. È diretta, in presenza dei relativi presupposti, a ottenere la risoluzione di un contratto se la prestazione non viene eseguita entro il termine assegnato. Non deve quindi essere inserita automaticamente in una normale lettera destinata soltanto a ottenere il saldo di una fattura.

Cosa deve contenere il sollecito di pagamento

Il destinatario deve poter identificare il credito e predisporre il bonifico senza dover chiedere informazioni aggiuntive. Il testo dovrebbe riportare dati coerenti con la fattura e con gli accordi conclusi, prestando attenzione soprattutto all’importo residuo quando sono già stati versati acconti.

• dati del creditore e recapiti dell’ufficio amministrativo;
• nome, denominazione e indirizzo del debitore;
• numero e data della fattura o del documento dal quale deriva il credito;
• descrizione sintetica della fornitura, del servizio o del rapporto;
• data originaria di scadenza;
• importo totale, pagamenti già ricevuti e saldo residuo;
• nuovo termine entro il quale viene richiesto il pagamento;
• intestatario del conto e codice IBAN;
• causale da utilizzare nel bonifico;
• recapito al quale inviare chiarimenti o segnalazioni;
• data e firma del mittente.

Se vengono sollecitate più fatture, è preferibile inserirle in una tabella o in un prospetto allegato. Per ogni documento vanno indicati almeno numero, data, scadenza, importo originario, somme incassate e residuo. Un importo complessivo privo di dettaglio può rendere difficile la verifica da parte del debitore.

Come indicare IBAN, beneficiario e causale del bonifico

La lettera deve riportare l’esatto intestatario del conto e l’IBAN sul quale il creditore intende ricevere la somma. Prima dell’invio occorre confrontare le coordinate con quelle registrate nei sistemi aziendali e con gli accordi comunicati al cliente. Se l’IBAN è cambiato, può essere opportuno inviare anche una separata comunicazione delle coordinate bancarie per il pagamento della fattura.

La causale dovrebbe permettere di abbinare immediatamente il movimento al credito. Una formulazione come “saldo fattura n. [NUMERO] del [DATA]” è in genere più utile di espressioni generiche quali “pagamento” o “saldo dovuto”. Se il bonifico copre più documenti, la causale può richiamare un estratto conto o un elenco allegato.

Il bonifico richiede normalmente nome del beneficiario, IBAN, importo e causale. Le indicazioni della Banca d’Italia sul funzionamento del bonifico ricordano anche che la ricevuta contenente il CRO o un altro riferimento dell’operazione non prova, da sola, che la somma sia stata effettivamente accreditata. Il creditore deve quindi controllare il proprio conto.

Come scegliere il termine per il nuovo pagamento

Nel sollecito è utile assegnare una data precisa oppure un numero di giorni decorrenti dalla ricezione. Espressioni come “quanto prima” o “con urgenza” comunicano la richiesta, ma non individuano chiaramente il momento entro il quale il creditore si attende il saldo.

Il nuovo termine non è stabilito in modo generale per ogni sollecito. Può essere scelto tenendo conto dell’importo, del tempo già trascorso, delle precedenti comunicazioni e delle esigenze amministrative del destinatario. Se il debitore ha già proposto una data, conviene richiamarla nel testo.

L’assegnazione di un nuovo termine non modifica automaticamente la scadenza originaria né comporta necessariamente una rinuncia agli interessi maturati. Se il creditore intende concedere una vera proroga o una rateizzazione, è preferibile formalizzare separatamente le condizioni. Il debitore può utilizzare il modello di richiesta di dilazione di pagamento per sottoporre una proposta.

Interessi di mora nelle transazioni commerciali

Per i pagamenti dovuti come corrispettivo in transazioni commerciali tra imprese oppure tra imprese e pubbliche amministrazioni può trovare applicazione il decreto legislativo 9 ottobre 2002, n. 231. La disciplina riguarda contratti che comportano, in via esclusiva o prevalente, la consegna di merci o la prestazione di servizi contro il pagamento di un prezzo.

Nei casi disciplinati dal decreto, gli interessi moratori decorrono dal giorno successivo alla scadenza del termine di pagamento senza che sia necessaria la costituzione in mora, salvo quanto previsto dalla stessa normativa. Al creditore spetta inoltre, nei casi previsti, un importo forfettario di 40 euro per i costi di recupero, ferma la possibilità di provare un danno maggiore. Il testo aggiornato delle principali disposizioni è riportato nella disciplina ufficiale sui ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali.

Queste regole non devono essere estese automaticamente a qualsiasi debito tra privati o a somme aventi natura diversa dal corrispettivo di una transazione commerciale. Prima di indicare interessi, spese o importi aggiuntivi nella lettera occorre verificare l’ambito applicabile, il contratto e il calcolo effettuato.

Come scrivere un sollecito cortese ma preciso

Il primo messaggio può iniziare con una formula prudente, come “salvo errori od omissioni”, seguita dalla constatazione che il pagamento non risulta ancora accreditato. Questa formulazione lascia spazio alla possibilità che l’operazione sia stata eseguita da poco o registrata in modo non immediatamente riconoscibile.

Il tono cortese non richiede espressioni vaghe. Numero della fattura, importo, scadenza, nuovo termine e coordinate devono risultare chiaramente. È inoltre utile chiedere al destinatario di comunicare eventuali contestazioni, specificando quali voci non riconosce e per quale motivo.

Non conviene minacciare azioni che non si è realmente intenzionati a intraprendere. Nel primo sollecito può bastare una richiesta di saldo e di riscontro. Gli eventuali passaggi successivi devono essere descritti soltanto in una comunicazione coerente con la fase effettiva del recupero.

Cosa fare se il debitore afferma di avere già pagato

Se il destinatario dichiara di avere disposto il bonifico, il creditore può chiedere data dell’ordine, importo, conto beneficiario, causale e codice identificativo dell’operazione. Queste informazioni aiutano a cercare il movimento e a individuare eventuali errori nell’IBAN o nell’importo.

Una distinta o una schermata dell’home banking può dimostrare che è stato inserito un ordine, ma non conferma necessariamente l’accredito definitivo. Un bonifico ordinario viene di regola eseguito entro un giorno lavorativo, con possibili differenze per ordini cartacei, orari limite, giorni non lavorativi o pagamenti non rientranti nelle condizioni ordinarie.

Il sollecito può quindi prevedere una frase che inviti il destinatario a ignorare la comunicazione se il saldo è già avvenuto, chiedendo comunque i riferimenti necessari alla riconciliazione. Una volta individuato l’accredito, il creditore dovrebbe aggiornare la contabilità e interrompere gli invii automatici collegati alla stessa fattura.

Come inviare il sollecito e dimostrare la ricezione

Un primo promemoria può essere inviato tramite email ordinaria al referente amministrativo utilizzato durante il rapporto. È una prassi rapida, ma la possibilità di dimostrare invio, contenuto e ricezione dipende dagli elementi concretamente disponibili.

Quando serve una prova più strutturata, il creditore può utilizzare la PEC, purché il messaggio venga trasmesso tra caselle PEC, oppure una raccomandata con avviso di ricevimento. La PEC genera ricevute di accettazione e consegna; per conservarne l’utilità probatoria non basta stampare il solo testo, ma devono essere mantenuti anche il messaggio e le relative ricevute elettroniche.

La consegna a mano è un’altra possibilità. In questo caso è opportuno predisporre una copia sulla quale il destinatario o un soggetto incaricato apponga data, nome e firma per ricevuta. Si tratta di un accorgimento probatorio, non di una modalità obbligatoria per ogni primo sollecito.

Documenti da allegare e conservare

Allegare una copia della fattura facilita il controllo del destinatario, soprattutto se è trascorso molto tempo dall’emissione. In presenza di più insoluti può essere aggiunto un estratto conto delle partite aperte, limitato ai rapporti interessati dalla richiesta.

• copia della fattura o della richiesta di pagamento;
• estratto delle partite contabili ancora aperte;
• copia dell’ordine, del contratto o del documento di consegna, se necessario per identificare il credito;
• eventuali note di credito e pagamenti parziali già registrati;
• precedenti solleciti richiamati nella comunicazione.

Il creditore dovrebbe conservare la versione inviata, gli allegati, la prova della trasmissione e le eventuali risposte. Non esiste un unico periodo di conservazione valido per ogni documento e rapporto: occorre coordinare gli obblighi fiscali, contabili e contrattuali con le esigenze di tutela del credito.

Errori da evitare nel sollecito tramite bonifico

• indicare una fattura, una scadenza o un importo diversi da quelli risultanti dalla contabilità;
• sollecitare l’intero totale senza sottrarre acconti, note di credito o pagamenti parziali;
• scrivere che la banca non ha comunicato il bonifico invece di verificare l’effettivo accredito;
• confondere data dell’ordine, data di esecuzione, valuta e data di accredito;
• inserire un IBAN non verificato o intestato a un soggetto diverso senza spiegazioni;
• utilizzare una causale troppo generica per riconciliare il pagamento;
• richiedere interessi o spese senza avere verificato il relativo titolo;
• definire il testo messa in mora o diffida ad adempiere senza adeguarne contenuto e finalità;
• minacciare automaticamente azioni giudiziali in un primo promemoria amministrativo;
• considerare la sola contabile del debitore come prova definitiva dell’accredito.

Fac simile sollecito di pagamento con bonifico bancario

Il modello seguente è predisposto come primo sollecito per una fattura scaduta. Le parti tra parentesi quadre devono essere completate e le frasi non pertinenti eliminate prima dell’invio.

Scarica il modello Word del sollecito di pagamento con bonifico

Il file Word contiene un fac simile modificabile per sollecitare il saldo di una fattura tramite bonifico bancario. Il modello prevede campi per dati delle parti, riferimenti della fattura, importo residuo, nuova scadenza, beneficiario, IBAN, causale, allegati e firma.

Prima dell’uso devono essere controllati il credito, i pagamenti già ricevuti e le coordinate bancarie. È inoltre necessario scegliere una modalità di invio coerente con la funzione della comunicazione e rimuovere tutti i segnaposto o i paragrafi opzionali non applicabili.

Domande frequenti sul sollecito di pagamento tramite bonifico

Come scrivere un sollecito di pagamento gentile?

È possibile iniziare precisando che, salvo errori od omissioni, il pagamento non risulta accreditato. Subito dopo vanno indicati fattura, importo, scadenza e coordinate per il bonifico. Il tono può restare cortese senza rinunciare a una richiesta chiara, con una data precisa per il saldo e un recapito al quale comunicare pagamenti già effettuati o contestazioni.

Quanto tempo concedere dopo il sollecito?

Non esiste un termine generale valido per ogni primo sollecito. Il creditore può indicare una data coerente con il ritardo già maturato, l’importo, le precedenti comunicazioni e la relazione con il debitore. Il termine assegnato nel sollecito non sostituisce automaticamente la scadenza originaria né equivale necessariamente alla concessione di una proroga contrattuale.

La contabile del bonifico dimostra che la fattura è stata pagata?

La contabile dimostra normalmente che è stato inserito o accettato un ordine di pagamento, ma non garantisce da sola che la somma sia arrivata definitivamente sul conto del beneficiario. Il bonifico potrebbe essere respinto, revocato quando consentito o indirizzato a coordinate errate. Il creditore deve verificare l’accredito sul proprio conto e riconciliare importo, ordinante e causale.

Il primo sollecito deve essere inviato con PEC?

No, non esiste un obbligo generale di usare la PEC per ogni primo promemoria. L’email ordinaria può essere sufficiente per una comunicazione amministrativa e conciliativa. Quando occorre documentare con maggiore precisione invio e consegna, sono preferibili PEC tra caselle certificate, raccomandata con avviso di ricevimento oppure consegna a mano con firma sulla copia.

Si possono aggiungere interessi di mora alla fattura?

Dipende dalla natura del credito e dalle regole applicabili. Nelle transazioni commerciali rientranti nel decreto legislativo n. 231 del 2002 gli interessi moratori decorrono, in presenza dei presupposti, dal giorno successivo alla scadenza senza necessità di costituzione in mora. Per altri rapporti occorre verificare il contratto e la disciplina pertinente, evitando calcoli o addebiti automatici non giustificati.