In questa pagina è disponibile un modello Word (DOC) di richiesta di sponsorizzazione per un evento, utilizzabile da associazioni, società, enti e altri organizzatori per presentare a un’impresa una proposta di collaborazione. La lettera consente di descrivere l’iniziativa, indicare il sostegno economico o in natura richiesto e specificare quale visibilità viene offerta allo sponsor.
Il fac simile può essere consultato prima del download e deve essere completato con dati reali sull’evento, pubblico previsto, canali di comunicazione, importo richiesto e prestazioni promozionali proposte. Dopo il modello sono riportate indicazioni per preparare una richiesta credibile, distinguere la sponsorizzazione da una liberalità e formalizzare l’accordo se l’azienda accetta.
A cosa serve la richiesta di sponsorizzazione per un evento
La richiesta serve a presentare a un potenziale sponsor un evento e a spiegare perché potrebbe essere interessante associarvi il proprio nome o marchio. Non dovrebbe limitarsi a chiedere denaro: una sponsorizzazione presuppone normalmente una controprestazione promozionale, come l’esposizione del logo, la citazione dello sponsor, uno spazio nell’area dell’evento o altre forme di visibilità concordate.
La lettera rappresenta generalmente la fase iniziale della trattativa. Permette all’azienda di valutare pubblico, caratteristiche dell’iniziativa, investimento richiesto e benefici proposti, ma non deve essere confusa automaticamente con il contratto definitivo di sponsorizzazione.
Il modello può essere utilizzato per manifestazioni culturali, sportive, associative, formative, professionali e promozionali. Le prestazioni offerte allo sponsor devono però essere adattate alle caratteristiche effettive dell’evento e ai canali che l’organizzatore può realmente mettere a disposizione.
Fac simile richiesta sponsorizzazione evento
Il modello seguente deve essere completato esclusivamente con dati verificabili, evitando di promettere numeri di partecipanti, copertura mediatica o risultati commerciali che l’organizzatore non è in grado di garantire.
[DENOMINAZIONE DELL’ORGANIZZATORE]
[INDIRIZZO]
[CODICE FISCALE O PARTITA IVA, SE PERTINENTE]
[EMAIL O PEC]
[TELEFONO]
Spett.le
[DENOMINAZIONE DEL POTENZIALE SPONSOR]
Alla cortese attenzione di [NOME O UFFICIO, SE NOTO]
[INDIRIZZO O EMAIL]
[LUOGO], [DATA]
Oggetto: proposta di sponsorizzazione per l’evento “[NOME DELL’EVENTO]” del [DATA]
Gentile [NOME, RUOLO O DENOMINAZIONE],
[DENOMINAZIONE DELL’ORGANIZZATORE] sta organizzando “[NOME DELL’EVENTO]”, iniziativa dedicata a [DESCRIZIONE SINTETICA DEL TEMA O DELLA FINALITÀ], che si svolgerà il [DATA O PERIODO] presso [LUOGO DELL’EVENTO].
L’evento è rivolto principalmente a [PUBBLICO O TARGET] e prevede [DESCRIZIONE DEL PROGRAMMA, DELLE ATTIVITÀ O DEI PRINCIPALI CONTENUTI].
Sulla base di [DATI DELLE PRECEDENTI EDIZIONI, PRENOTAZIONI, CAPIENZA O ALTRO ELEMENTO DISPONIBILE], stimiamo una partecipazione di circa [NUMERO O INTERVALLO, SE DISPONIBILE].
La comunicazione dell’evento sarà realizzata attraverso:
[SITO O PAGINA DELL’EVENTO]
[CANALI SOCIAL]
[NEWSLETTER]
[MATERIALI CARTACEI]
[EVENTUALI MEDIA PARTNER GIÀ CONFERMATI]
[ALTRI CANALI EFFETTIVAMENTE PREVISTI]
Riteniamo che [DENOMINAZIONE DEL POTENZIALE SPONSOR] possa trovare nell’iniziativa un’opportunità coerente con [MOTIVO CONCRETO DELLA COERENZA TRA SPONSOR ED EVENTO].
Proponiamo pertanto una sponsorizzazione del valore di euro [IMPORTO] oppure, se di interesse, un contributo in beni o servizi consistente in [DESCRIZIONE DELLA FORNITURA RICHIESTA].
A fronte della sponsorizzazione proponiamo le seguenti attività promozionali:
[INSERIMENTO DEL LOGO SU MATERIALI SPECIFICATI]
[PRESENZA DEL LOGO SUL SITO O PAGINA DELL’EVENTO]
[CITAZIONE SUI CANALI SOCIAL O NELLE COMUNICAZIONI]
[EVENTUALE SPAZIO ESPOSITIVO O PROMOZIONALE]
[EVENTUALE MENZIONE DURANTE L’EVENTO]
[ALTRA PRESTAZIONE CONCORDABILE]
La visibilità sarà prevista nel periodo compreso tra [DATA] e [DATA] e secondo dimensioni, posizionamenti, quantità e modalità che saranno definiti nell’eventuale accordo di sponsorizzazione.
Qualora la proposta sia di Vostro interesse, siamo disponibili a definire insieme il livello di sponsorizzazione, le prestazioni promozionali, il corrispettivo, le modalità di utilizzo del marchio e gli ulteriori aspetti organizzativi.
In caso di accordo, il rapporto sarà formalizzato mediante la documentazione appropriata e saranno applicati gli adempimenti fiscali previsti in relazione alla natura dell’operazione e al regime dell’organizzatore.
Alleghiamo alla presente:
[PRESENTAZIONE DELL’EVENTO]
[PROGRAMMA]
[PROPOSTA O PIANO DI SPONSORIZZAZIONE]
[DATI DELLE PRECEDENTI EDIZIONI, SE DISPONIBILI]
[ALTRO MATERIALE]
Restiamo disponibili per un confronto sulla proposta e per individuare una soluzione coerente con le Vostre esigenze di comunicazione.
Cordiali saluti.
[NOME E COGNOME]
[RUOLO]
[DENOMINAZIONE DELL’ORGANIZZATORE]
[RECAPITI]
[FIRMA]
Scarica il modello Word di richiesta sponsorizzazione evento
Il fac simile è disponibile in formato Word (DOC) e può essere modificato inserendo i dati dell’organizzatore e dello sponsor, le caratteristiche dell’evento, il contributo richiesto, il pubblico previsto e le attività promozionali offerte.
La lettera serve principalmente a formulare la proposta iniziale. Se lo sponsor accetta, è opportuno definire in un accordo separato almeno corrispettivo, prestazioni pubblicitarie, utilizzo dei marchi, durata, scadenze di pagamento ed eventuali condizioni particolari.
Come compilare una richiesta di sponsorizzazione efficace
La parte decisiva della lettera è la proposta concreta. Un’azienda deve poter capire rapidamente cosa sta finanziando, quale pubblico sarà raggiunto, quanto viene richiesto e quali prestazioni riceverà in cambio. Espressioni generiche come “grande visibilità” o “ampia risonanza” hanno poco valore se non sono accompagnate da elementi verificabili.
Prima dell’invio conviene raccogliere:
- nome, data, luogo e programma dell’evento;
- profilo del pubblico al quale l’iniziativa è rivolta;
- numero di partecipanti delle edizioni precedenti, se esistono dati attendibili;
- capienza o stima motivata delle presenze per una prima edizione;
- numeri reali di sito, newsletter e canali social, se utilizzati nella proposta;
- media partner, patrocini o collaborazioni soltanto se già confermati;
- importo economico oppure beni e servizi richiesti;
- prestazioni promozionali offerte allo sponsor.
Se la richiesta viene inviata a più aziende, il nucleo dell’evento può restare invariato, ma conviene personalizzare almeno il motivo per cui quello specifico sponsor potrebbe essere coerente con l’iniziativa. Una proposta identica inviata indiscriminatamente a imprese senza alcun legame con pubblico, territorio o tema dell’evento risulta meno convincente.
Cosa offrire allo sponsor in cambio del contributo
Le contropartite devono essere descritte in modo misurabile. Se viene promessa la presenza del logo, è utile stabilire su quali materiali apparirà; se viene offerta visibilità online, occorre indicare quali pagine o canali saranno utilizzati e per quale periodo.
Tra le prestazioni che possono essere concordate rientrano, in base al tipo di evento:
- logo su locandine, manifesti e materiali destinati al pubblico;
- presenza nella pagina web dedicata all’evento;
- citazioni o contenuti sui canali social dell’organizzatore;
- logo su backdrop, pannelli o altri supporti presenti nella sede;
- spazio espositivo o informativo durante la manifestazione;
- menzione nelle comunicazioni rivolte a partecipanti o iscritti;
- utilizzo concordato della qualifica di sponsor dell’evento.
Non tutte queste opzioni devono essere inserite automaticamente. La proposta deve comprendere soltanto ciò che l’organizzatore può effettivamente garantire, tenendo conto anche delle autorizzazioni necessarie per utilizzare spazi, marchi e materiali.
Sponsorizzazione ed erogazione liberale non sono la stessa cosa
Il testo precedente prometteva allo sponsor una ricevuta fiscale e affermava che il contributo sarebbe stato deducibile. Una simile formulazione è troppo generica. Se l’organizzatore riceve un corrispettivo e assume obblighi di promozione del marchio dello sponsor, l’operazione presenta una componente commerciale che non deve essere confusa con una donazione senza controprestazione.
Le agevolazioni previste per le erogazioni liberali dipendono dal soggetto beneficiario, dal soggetto che effettua il versamento e dagli altri requisiti stabiliti dalla disciplina fiscale. Non basta quindi chiamare un pagamento “contributo” o rilasciare una ricevuta per trasformare una sponsorizzazione in un’erogazione liberale agevolata.
Per le prestazioni verso corrispettivo, la disciplina IVA considera in generale prestazioni di servizi anche le obbligazioni di fare, non fare o permettere. Inoltre la pubblicità commerciale rientra tra le attività considerate commerciali ai fini IVA nei casi previsti dal DPR 633/1972. Documento fiscale, IVA e trattamento del corrispettivo devono quindi essere verificati in base alla natura e al regime fiscale dell’organizzatore.
Quanto chiedere allo sponsor
Non esiste un importo standard per una sponsorizzazione. La richiesta dovrebbe essere collegata alla visibilità offerta, alle dimensioni dell’evento, al pubblico raggiungibile e alle specifiche attività promozionali comprese nel pacchetto.
In alternativa a un’unica somma possono essere predisposti più livelli di sponsorizzazione. In tal caso ogni livello dovrebbe indicare chiaramente il relativo corrispettivo e le prestazioni comprese, evitando categorie dal nome suggestivo ma prive di differenze concrete.
È possibile richiedere anche una sponsorizzazione tecnica o in natura, per esempio attraverso la fornitura di prodotti, attrezzature o servizi utili all’evento. Anche in questo caso devono essere definiti il valore della fornitura e le prestazioni promozionali riconosciute in cambio, oltre ai corretti adempimenti contabili e fiscali.
Cosa fare se lo sponsor accetta la proposta
L’accettazione della richiesta dovrebbe essere seguita dalla definizione puntuale dell’accordo. La lettera iniziale può contenere una proposta sintetica, ma prima di utilizzare il logo dello sponsor o incassare il corrispettivo conviene stabilire per iscritto gli obblighi reciproci.
L’accordo può precisare:
- importo o valore della sponsorizzazione;
- modalità e scadenze del pagamento o della fornitura;
- prestazioni pubblicitarie comprese;
- durata della visibilità;
- dimensioni e collocazione del logo;
- modalità di consegna dei file grafici;
- eventuale esclusiva merceologica;
- conseguenze di rinvio o annullamento dell’evento;
- regole per l’utilizzo reciproco di nomi e marchi.
Per una manifestazione sportiva può essere utilizzato, dopo l’accettazione della proposta, lo specifico fac simile di contratto di sponsorizzazione sportiva disponibile su EsempioDoc.com.
Quali allegati inviare con la richiesta
Una proposta breve può essere accompagnata da un documento di presentazione più dettagliato. In questo modo la lettera rimane leggibile mentre lo sponsor dispone dei numeri e delle informazioni necessarie per valutare l’investimento.
Gli allegati più utili possono comprendere:
- scheda sintetica dell’evento;
- programma o calendario;
- presentazione dell’organizzatore;
- dati documentabili delle edizioni precedenti;
- profilo del pubblico atteso;
- piano di comunicazione;
- prospetto dei diversi pacchetti di sponsorizzazione;
- eventuali immagini delle precedenti edizioni.
Non è necessario appesantire la proposta con documentazione non pertinente. Lo sponsor deve riuscire a individuare velocemente obiettivi dell’evento, pubblico, investimento richiesto e ritorno promozionale previsto.
Errori da evitare nella richiesta di sponsorizzazione
- Chiedere soltanto un contributo economico senza spiegare cosa riceve lo sponsor in cambio.
- Presentare come certi partecipanti, ospiti, patrocini o media partner non ancora confermati.
- Promettere genericamente che la spesa sarà sempre deducibile fiscalmente.
- Confondere una sponsorizzazione con una donazione o erogazione liberale.
- Garantire un aumento delle vendite dello sponsor come risultato dell’evento.
- Non indicare importo, fornitura o altro sostegno effettivamente richiesto.
- Utilizzare il logo dell’azienda prima che la sponsorizzazione sia stata concordata.
- Lasciare indefinite quantità, durata e modalità delle prestazioni pubblicitarie offerte.
Domande frequenti sulla richiesta di sponsorizzazione evento
La richiesta di sponsorizzazione è già un contratto?
Non necessariamente. Normalmente la lettera serve a presentare una proposta e ad avviare la trattativa con il potenziale sponsor. Se l’azienda manifesta interesse, è opportuno definire successivamente in modo preciso corrispettivo, attività promozionali, utilizzo del marchio, durata e condizioni dell’accordo. La qualificazione concreta dipende comunque dal contenuto delle comunicazioni e dagli impegni assunti dalle parti.
Una sponsorizzazione è una donazione?
Non sono concetti equivalenti. Nella sponsorizzazione il soggetto finanziato assume normalmente obblighi promozionali a favore dello sponsor, per esempio mostrando il marchio o attribuendogli visibilità. Un’erogazione liberale è invece caratterizzata dall’assenza di una corrispondente prestazione commerciale. Anche il trattamento fiscale è differente e deve essere verificato in base ai soggetti coinvolti e alla natura effettiva dell’operazione.
Posso garantire allo sponsor che il contributo è deducibile?
Non è opportuno inserire una garanzia generica di questo tipo nella lettera. La deducibilità per lo sponsor dipende dalla disciplina fiscale applicabile, dalle caratteristiche dell’operazione e dalla documentazione disponibile. L’organizzatore deve invece indicare correttamente la natura della prestazione e adempiere agli obblighi fiscali che derivano dal proprio regime, senza promettere al potenziale sponsor un determinato trattamento tributario.
La sponsorizzazione può consistere in beni o servizi?
Sì, la proposta può riguardare anche una fornitura utile all’evento, come attrezzature, materiali o servizi, anziché un pagamento in denaro. Conviene indicare esattamente ciò che viene richiesto e le prestazioni promozionali riconosciute allo sponsor. Se la proposta viene accettata, anche gli aspetti fiscali e contabili della sponsorizzazione in natura devono essere verificati in relazione all’operazione concreta.
Cosa allegare alla lettera per convincere uno sponsor?
Gli allegati più utili sono quelli che consentono all’azienda di valutare la proposta: programma, descrizione del pubblico, dati delle precedenti edizioni, piano di comunicazione e prospetto delle opportunità di visibilità. Per eventi già realizzati possono essere aggiunte immagini e statistiche verificabili. È preferibile fornire pochi dati attendibili piuttosto che numerose stime non documentate.