Richiesta documenti bancari – Esempio e Fac simile

In questa pagina è disponibile un fac simile di richiesta di documenti bancari scaricabile in formato Word/Doc. Il modello può essere utilizzato dal cliente, dal suo successore a qualunque titolo o da chi subentra nell’amministrazione dei suoi beni per chiedere alla banca copia della documentazione relativa al rapporto.

Il fac simile può essere consultato direttamente nella pagina e deve essere completato indicando banca, rapporto, periodo e documenti richiesti. Dopo il download sono spiegati il limite temporale previsto dall’art. 119 TUB, i costi eventualmente addebitabili, i tempi di consegna e gli accorgimenti utili per rendere la richiesta facilmente identificabile.

Quando utilizzare la richiesta di documenti bancari

Il modello è utile quando occorre recuperare documentazione relativa a un conto corrente, un finanziamento, un mutuo, un’apertura di credito o un altro rapporto bancario. Può servire, per esempio, per ricostruire movimenti e addebiti, verificare l’andamento del rapporto o disporre dei documenti necessari prima di formulare una contestazione.

L’articolo 119 del Testo Unico Bancario riconosce al cliente, al suo successore a qualunque titolo e a chi subentra nell’amministrazione dei suoi beni il diritto di ottenere copia della documentazione relativa alle singole operazioni poste in essere negli ultimi dieci anni.

Se si desidera ottenere un documento diverso, come una liberatoria, un conteggio estintivo o una certificazione predisposta appositamente dalla banca, è preferibile formulare una richiesta specifica. Questi documenti non devono essere confusi automaticamente con le copie documentali contemplate dall’art. 119.

Fac simile richiesta documenti bancari

Il modello deve essere completato indicando soltanto i documenti realmente necessari e il periodo interessato. Le sezioni alternative relative al conto corrente e al finanziamento devono essere eliminate se non pertinenti.

Scarica il modello Word per richiedere documenti bancari

Il file disponibile contiene il fac simile in formato Word/Doc e può essere modificato specificando il rapporto bancario, il periodo interessato e le copie effettivamente necessarie. Prima dell’invio è opportuno eliminare le sezioni che riguardano rapporti diversi dal proprio e indicare, quando possibile, numeri di conto, contratto o finanziamento.

Il modello è una richiesta rivolta alla banca e non sostituisce eventuali moduli predisposti dall’intermediario. Se la banca mette a disposizione una specifica procedura per ottenere la documentazione, può essere utile seguirla purché consenta di esercitare il diritto previsto dalla normativa applicabile.

Quali documenti chiedere alla banca

Una richiesta precisa è normalmente più semplice da gestire di una formula come “ogni documento relativo al rapporto”. L’art. 119, comma 4, riguarda espressamente la documentazione inerente a singole operazioni e il richiedente dovrebbe quindi identificare, per quanto possibile, rapporto, periodo e documenti di interesse.

Per un conto corrente possono essere utili:

• estratti conto relativi al periodo necessario;
• documentazione relativa a specifici bonifici, addebiti o altre operazioni;
• prospetti di liquidazione e comunicazioni periodiche pertinenti;
• documentazione relativa ad aperture di credito o rapporti collegati;
• contratto e successive modifiche, se la necessità riguarda anche le condizioni applicate.

Per un mutuo o un finanziamento possono invece interessare:

• documentazione relativa alle rate e ai pagamenti effettuati;
• piano di ammortamento;
• documenti relativi a estinzioni parziali o altre operazioni;
• accordi di rinegoziazione o modifica;
• contratto e allegati, se occorre ricostruire le condizioni del finanziamento.

Il diritto previsto dall’art. 119 per le singole operazioni e la consegna originaria della copia del contratto sono profili distinti. È quindi preferibile specificare separatamente nel modello l’eventuale richiesta di copia del contratto anziché presentare ogni documento come necessariamente ricompreso nel comma 4.

Documentazione degli ultimi dieci anni e termine di 90 giorni

L’art. 119, comma 4, stabilisce un limite preciso: il diritto riguarda la documentazione inerente alle singole operazioni poste in essere negli ultimi dieci anni. Non è quindi corretto scrivere nel modello che la banca è sempre obbligata, sulla base di questa disposizione, a consegnare l’intera documentazione dall’apertura di un rapporto iniziato molti anni prima.

Se servono documenti più risalenti, è comunque possibile domandare se siano ancora disponibili, senza presentarne la consegna come un diritto derivante automaticamente dal limite decennale dell’art. 119. Nel fac simile è per questo previsto un intervallo temporale da compilare.

Per la documentazione ricompresa nel comma 4 la norma stabilisce che la copia sia ottenuta entro un termine congruo e comunque non oltre novanta giorni. Una richiesta datata e una modalità che permetta di provare la ricezione facilitano il calcolo di questo termine.

Quanto può costare la copia dei documenti bancari

Il cliente ottiene la documentazione prevista dall’art. 119, comma 4, a proprie spese, ma la norma specifica che possono essergli addebitati soltanto i costi di produzione della documentazione. Non è quindi opportuno inserire nel fac simile contestazioni preventive contro qualsiasi costo applicato dalla banca.

Una soluzione pratica consiste nel chiedere che l’intermediario indichi l’importo richiesto e le modalità di pagamento. In questo modo è possibile verificare a quali documenti il costo si riferisca e ridurre la richiesta qualora siano state domandate copie non realmente necessarie.

Chi può presentare la richiesta

La richiesta non è riservata soltanto all’intestatario originario. L’art. 119 riconosce il diritto anche a chi succede al cliente a qualunque titolo e a chi subentra nell’amministrazione dei suoi beni.

In questi casi la banca deve poter verificare la legittimazione del richiedente. Può quindi essere necessario allegare o mettere a disposizione documenti che dimostrino la qualità dichiarata, per esempio la documentazione successoria, il provvedimento dal quale deriva il potere di amministrazione oppure una procura quando la richiesta viene presentata tramite un rappresentante.

La copia di un documento di identità può inoltre facilitare l’identificazione, ma nel modello viene indicata come possibile allegato e non come requisito universale imposto dall’art. 119.

Come inviare la richiesta e provare la ricezione

La legge non impone nel comma 4 un’unica modalità di trasmissione della richiesta. Prima dell’invio conviene quindi verificare se la banca disponga di un indirizzo dedicato, una funzione nell’area riservata, un modulo specifico o indicazioni per la consegna presso la filiale.

Se è necessario dimostrare con precisione la data di ricezione, può essere utile una modalità tracciabile, come PEC quando utilizzabile o raccomandata con avviso di ricevimento. Se la richiesta viene consegnata direttamente in filiale, è prudente conservarne una copia con attestazione della ricezione.

La preferenza per la consegna digitale dei documenti può essere indicata nella lettera, ma non va formulata come se la banca fosse sempre obbligata a utilizzare l’email o la PEC scelta dal cliente.

Cosa fare se la banca non consegna i documenti

Se la banca non evade una richiesta rientrante nell’art. 119 entro il termine previsto, consegna solo una parte della documentazione senza spiegazioni oppure applica condizioni ritenute non corrette, il cliente può presentare un reclamo scritto all’intermediario descrivendo la precedente richiesta e allegandone la prova di ricezione.

Se il reclamo non viene accolto o non riceve risposta nei termini previsti, può essere valutato il ricorso all’Arbitro Bancario Finanziario. L’ABF richiede che la questione sia stata prima sottoposta all’intermediario tramite reclamo scritto e contempla espressamente controversie relative alla mancata consegna della documentazione bancaria.

Se la necessità riguarda specificamente gli estratti di un rapporto BancoPosta, su EsempioDoc è disponibile anche il fac simile di richiesta estratto conto BancoPosta.

Errori da evitare nella richiesta di documenti bancari

• richiamare i vecchi artt. 7 e 8 del D.Lgs. 196/2003 come base principale della richiesta bancaria;
• chiedere genericamente “tutti i documenti” senza identificare rapporto e periodo;
• pretendere ai sensi dell’art. 119, comma 4, documenti relativi a singole operazioni anteriori al limite decennale;
• confondere la richiesta di copie con una contestazione o una diffida;
• omettere numero del conto, contratto o finanziamento quando conosciuto;
• non specificare la qualità del richiedente quando non coincide con il cliente originario;
• non allegare la documentazione utile a dimostrare il titolo del successore o del rappresentante;
• non conservare la prova della data in cui la banca ha ricevuto la richiesta.

Domande frequenti sulla richiesta di documenti bancari

Per quanti anni posso chiedere i documenti alla banca?

L’art. 119, comma 4, TUB riconosce il diritto di ottenere copia della documentazione inerente alle singole operazioni poste in essere negli ultimi dieci anni. È possibile chiedere alla banca anche se dispone di documentazione più risalente, ma non è corretto presentare il limite previsto dalla norma come un obbligo generalizzato di consegnare ogni documento dell’intera storia del rapporto.

Entro quanto tempo deve rispondere la banca?

Per la documentazione ricompresa nell’art. 119, comma 4, il cliente ha diritto a ricevere copia entro un termine congruo e comunque non superiore a novanta giorni. Per poter verificare il rispetto del termine è utile conservare prova della ricezione della richiesta da parte dell’intermediario e indicare in modo chiaro quali copie sono state richieste.

La banca può chiedere un pagamento per le copie?

Sì, il comma 4 prevede che la documentazione sia ottenuta a spese del richiedente, ma stabilisce anche che al cliente possano essere addebitati soltanto i costi di produzione della documentazione. Nel modello è possibile chiedere alla banca di comunicare l’importo previsto, così da conoscere preventivamente il costo associato alle copie richieste.

Un erede può chiedere i documenti bancari?

L’art. 119 riconosce espressamente il diritto anche a chi succede al cliente a qualunque titolo. L’erede deve però consentire alla banca di verificare la propria legittimazione e può quindi essere tenuto a produrre la documentazione necessaria a dimostrare la qualità dichiarata. Il fac simile prevede un campo specifico per indicare il titolo in base al quale viene presentata la richiesta.

Devo inviare subito una diffida alla banca?

No. Per una normale richiesta documentale non è necessario utilizzare fin dall’inizio una formula aggressiva di diffida. È sufficiente identificare il rapporto, indicare con precisione i documenti richiesti e richiamare l’art. 119 TUB quando pertinente. Se la banca non adempie, il cliente potrà successivamente presentare un reclamo formale e valutare gli ulteriori strumenti di tutela disponibili.