Indice
In questa pagina troverai un modello editabile per la richiesta di disponibilità della sala convegni, pronto per il download e utilizzabile come riferimento. Il documento è progettato per essere facilmente compilato, consentendo l’inserimento delle informazioni necessarie, e può essere stampato una volta completato.
Esempio di richiesta disponibilità sala convegni
Modello 1 — Richiesta a hotel/centro congressi (e-mail)
Oggetto: Richiesta disponibilità sala convegni – evento ____________________ – data ____________________
Gentile ____________________,
sono ____________________ di ____________________. Stiamo pianificando l’evento ____________________ in data ____________________ nella fascia oraria ____________________.
Chiediamo disponibilità e offerta per una sala convegni con:
– capienza __________ persone; setup: [ ] platea [ ] banchi scuola [ ] tavoli rotondi [ ] a ferro di cavallo
– dotazioni: videoproiettore/schermo, impianto audio con n. ____ microfoni (gelato/lavalier), lectern/palco, connessione Internet stabile (min _______ Mbps), assistenza tecnica in sala
– spazi supplementari: [ ] desk registrazione [ ] guardaroba [ ] saletta relatori [ ] area coffee break
– servizi: coffee break/aperitivo/light lunch per n. ____ partecipanti; eventuale traduzione simultanea: [ ] sì [ ] no
– orario di allestimento e disallestimento: ____________________ / ____________________
– esigenze accessibilità (rampe/ascensori/servizi): ____________________
– eventuali necessità di parcheggio/permessi carico-scarico: ____________________
Vi preghiamo di indicare:
– disponibilità della/e sala/e nelle date richieste e alternative utili
– canone di locazione (mezza giornata/giornata intera), costi dotazioni/assistenza, politica di overtime e penali di cancellazione
– modalità di pagamento/fatturazione (CIG/CUP se PA: ____________________)
– condizioni generali e piano di emergenza/evacuazione.
Riferimenti:
Ente/Azienda ____________________ – P. IVA/C.F. ____________________ – Indirizzo ____________________
Referente ____________________ – Tel ____________________ – E-mail ____________________ – PEC ____________________
Grazie, resto in attesa del vostro preventivo.
Cordiali saluti,
Modello 2 — Richiesta a Comune/ente per sala civica (PEC/lettera)
Oggetto: Richiesta disponibilità e concessione sala convegni ____________________ per evento ____________________ – data ____________________
Spett.le ____________________,
il/La sottoscritto/a ____________________, in qualità di ____________________ dell’Associazione/Ente ____________________ (C.F./P. IVA ____________________), chiede la disponibilità e concessione in uso della sala ____________________ sita in ____________________ per lo svolgimento dell’evento ____________________ in data ____________________ dalle ore ______ alle ore ______, con allestimento dalle ore ______ e disallestimento entro le ore ______.
Dati evento: numero partecipanti previsti ________; ingresso [ ] gratuito [ ] a pagamento; finalità ____________________; eventuale patrocinio richiesto: [ ] sì [ ] no.
Dotazioni richieste: impianto audio/video, n. ____ microfoni, proiezione, tavolo relatori n. ____ posti, sedute n. ____; necessità di personale di sala/tecnico: [ ] sì [ ] no.
Sicurezza e responsabilità: ci impegniamo a rispettare il regolamento d’uso, le capienze e le norme di sicurezza; nominativo referente sicurezza in evento ____________________ (tel ____________________).
Servizi accessori: pulizie iniziali/finali [ ] a carico dell’ente [ ] a carico del richiedente; sorveglianza [ ] sì [ ] no.
Si richiede cortese indicazione di disponibilità, tariffario/applicazione canone, eventuale cauzione e documentazione da produrre (es. assicurazione RCT, piano emergenza, nulla osta, permesso occupazione suolo pubblico).
Recapiti per riscontro: ____________________ – PEC ____________________ – tel ____________________.
Luogo e data ____________________
Firma ____________________
Modello 3 — Richiesta a università/fondazione per auditorium (con scheda tecnica)
Oggetto: Verifica disponibilità Auditorium ____________________ – convegno ____________________ – data/e ____________________
Gentile Ufficio Eventi ____________________,
l’Ente/Azienda ____________________ intende organizzare il convegno ____________________ in data/e ____________________. Si richiede disponibilità dell’Auditorium ____________________ e dei locali annessi secondo le seguenti esigenze:
Finestra oraria evento ____________________; allestimento dalle ______; disallestimento entro ______.
Capienza richiesta ______ posti; layout palco: tavolo relatori n. ____ + leggio; monitor di ritorno: [ ] sì [ ] no.
Rider tecnico sintetico: proiezione HDMI/SDI 16:9; schermo ≥ __”; audio PA con ______ casse; n. ____ microfoni ( gelato / ____ headset / ____ tavolo); mixer ____ canali; regia luci base; registrazione [ ] audio [ ] video; streaming [ ] sì [ ] no (bitrate min ______).
Connettività: banda garantita min _______ Mbps up/down; LAN per regia e relatori n. ____ punti.
Spazi extra: foyer per accrediti/coffee, sala relatori, magazzino temporaneo.
Accessibilità: percorsi senza barriere, posti riservati, interprete LIS [ ] sì [ ] no.
Servizi: hostess/steward n. ____; sicurezza n. ____; pulizie; segnaletica; catering coffee/lunch per n. ____.
Vi chiediamo di inviare un’offerta con disponibilità, costi sala e tecnica (con tariffa extra time), vincoli assicurativi, condizioni di pagamento e policy di annullamento, nonché planimetrie e regolamento d’uso.
Dati amministrativi: ragione sociale ____________________; P. IVA/C.F. ____________________; indirizzo ____________________; codice univoco/PEC ____________________.
Cordiali saluti,
____________________ – ruolo ____________________ – tel ____________________ – e-mail ____________________
Modello 4 — Richiesta a business center/coworking per sala meeting (mezza giornata)
Oggetto: Richiesta disponibilità sala convegni/meeting – mezza giornata – data ____________________
Gentile ____________________,
sono ____________________ di ____________________. Avremmo bisogno di una sala convegni/meeting per mezza giornata il ____________________ nella fascia oraria – per n. ______ partecipanti.
Requisiti: setup [ ] platea [ ] boardroom [ ] classroom; TV/monitor o proiettore con ingresso HDMI, flipchart, Wi-Fi ad alte prestazioni, n. ____ microfoni; acqua relatori; coffee break per n. ____ persone; eventuale light lunch; esigenze di videoconferenza (Zoom/Teams) con audio integrato.
Servizi aggiuntivi: reception/accrediti, stampa n. ____ pagine, badge, segnaletica.
Allestimento dalle ore ______; disallestimento entro ore ______.
Vi prego di confermare disponibilità, indicare il costo complessivo (sala, dotazioni, servizi), eventuale cauzione, termini di pagamento, condizioni di cancellazione e fatturazione a: ____________________ (P. IVA/C.F. ____________________, indirizzo ____________________, PEC/codice SDI ____________________).
Grazie per il riscontro.
Cordiali saluti,
____________________ – tel ____________________ – mail ____________________
Fac simile richiesta disponibilità sala convegni Word
Di seguito è disponibile il modello per la richiesta di disponibilità della sala convegni in formato Doc, facilmente apribile con Word o altri programmi compatibili. Per completare il fac simile, è fondamentale inserire i dati mancanti. Il modulo è completamente modificabile, consentendo così di adattarlo con facilità alle proprie esigenze specifiche. Una volta compilato, il modello può essere convertito in PDF o stampato.
