Richiesta di permesso non retribuito – Esempio e Fac simile

In questa pagina è disponibile un fac simile di richiesta di permesso non retribuito, utilizzabile dal lavoratore per domandare al datore di lavoro l’autorizzazione ad assentarsi senza retribuzione per alcune ore, una giornata o un periodo più lungo. Il modello permette di indicare le date, la durata, una motivazione sintetica e l’eventuale disciplina contrattuale sulla quale si fonda la richiesta.

Il documento può essere presentato dai dipendenti di imprese private quando il contratto collettivo, un accordo aziendale o una valutazione individuale del datore consentono la concessione dell’assenza. Non tutti i permessi non retribuiti sono però uguali: alcuni dipendono dall’accettazione dell’azienda, mentre altri corrispondono a congedi regolati dalla legge e richiedono presupposti e documenti specifici. La guida spiega come distinguere le diverse situazioni, quali dati inserire, quanto preavviso rispettare e perché non è corretto dichiarare preventivamente la perdita di tutti gli istituti contrattuali. Il fac simile deve essere adattato al CCNL e alla causa concreta dell’assenza.

Che cos’è un permesso non retribuito

Il permesso non retribuito è un periodo durante il quale il dipendente è autorizzato a non svolgere l’attività lavorativa e non riceve la retribuzione corrispondente alle ore o alle giornate di assenza. La sua disciplina può derivare dalla legge, dal contratto collettivo, da un accordo aziendale o da un’intesa individuale con il datore di lavoro.

Non esiste un permesso non retribuito generale, identico per tutti i lavoratori e utilizzabile liberamente in qualsiasi momento. Occorre individuare il settore, il CCNL applicato, la causa dell’assenza, la durata e l’eventuale procedura prevista dall’impresa.

Quando il lavoratore chiede una breve assenza personale non collegata a un diritto specifico, la concessione può dipendere dall’accettazione del datore di lavoro. In questo caso la domanda non equivale a un’autorizzazione e il dipendente deve attendere l’esito prima di assentarsi.

Quando si può chiedere un permesso senza retribuzione

Il lavoratore può presentare la richiesta quando deve assentarsi per un’esigenza personale o familiare e non intende, o non può, utilizzare ferie, ROL, ex festività o un altro istituto retribuito. La possibilità concreta di ottenere il permesso dipende però dalla disciplina applicabile e dalla valutazione consentita al datore di lavoro.

La domanda può riguardare alcune ore, una giornata oppure più giorni. Per una semplice uscita durante il turno può risultare più appropriato il modulo di richiesta di uscita anticipata dal lavoro, specificando che le ore devono essere registrate come non retribuite.

Se il periodo richiesto è lungo e comporta una sospensione continuativa del rapporto, è opportuno verificare se la fattispecie debba essere gestita come aspettativa. Su EsempioDoc è disponibile anche un modello specifico di richiesta di aspettativa non retribuita per motivi personali.

Permesso non retribuito e aspettativa non retribuita

Elemento	Permesso non retribuito	Aspettativa o congedo non retribuito
Durata abituale	Ore o periodi brevi	Periodo continuativo o frazionato generalmente più lungo
Fonte	CCNL, accordo aziendale o intesa individuale	Legge, CCNL o accordo tra le parti
Autorizzazione	Può dipendere dalla preventiva approvazione aziendale	Dipende dalla specifica disciplina dell’aspettativa o del congedo
Retribuzione	Non corrisposta per le ore o giornate interessate	Non corrisposta per il periodo previsto dalla relativa disciplina
Effetti sugli altri istituti	Da verificare in base a durata, causale e CCNL	Stabiliti dalla legge o dal contratto che disciplina il periodo

La distinzione non dipende soltanto dal nome assegnato al documento. Una domanda definita permesso può, per durata e motivazione, rientrare in una specifica forma di aspettativa o congedo. Prima di compilare il modulo è quindi necessario controllare il testo del contratto collettivo applicato.

I contratti nazionali depositati possono essere consultati nell’Archivio nazionale dei contratti collettivi del CNEL. Occorre verificare anche eventuali accordi aziendali, perché possono prevedere procedure, limiti o condizioni ulteriori.

Il permesso non retribuito è un diritto del lavoratore?

Non sempre. Se la domanda riguarda un’assenza personale non prevista come diritto dalla legge o dal CCNL, il datore può valutarla e decidere se accoglierla, respingerla oppure proporre date differenti. La semplice disponibilità del lavoratore a rinunciare alla retribuzione non rende automaticamente dovuta l’assenza.

La situazione cambia quando una norma o il contratto collettivo riconoscono un congedo al ricorrere di determinati presupposti. In questi casi il datore deve applicare la disciplina specifica e non può trattare la domanda come una richiesta puramente discrezionale.

La risposta dipende quindi dalla fonte applicabile. Non è corretto affermare in modo generale che il datore debba sempre concedere il permesso, né che possa sempre negarlo per esigenze organizzative.

Congedo non retribuito per gravi motivi familiari

L’articolo 4 della Legge 53/2000 prevede che i dipendenti di datori pubblici o privati possano richiedere un congedo, continuativo o frazionato, per gravi e documentati motivi familiari. La durata complessiva non può superare due anni nell’arco della vita lavorativa.

Durante questo congedo il dipendente conserva il posto di lavoro, non riceve la retribuzione e non può svolgere un’altra attività lavorativa. Il periodo non viene computato nell’anzianità di servizio né ai fini previdenziali, ferma la possibilità di riscatto o di versamento dei contributi secondo le condizioni previste. La disciplina è riepilogata dal Dipartimento per le politiche della famiglia.

I gravi motivi ammessi non coincidono con qualsiasi esigenza personale. Il D.M. 21 luglio 2000, n. 278 individua le situazioni familiari e personali rilevanti, comprese particolari necessità di cura o assistenza e specifiche condizioni di grave disagio.

Termini di risposta per il congedo per gravi motivi

In assenza di una diversa procedura definita dalla contrattazione collettiva, il D.M. 278/2000 prevede che il datore comunichi l’esito entro dieci giorni. Il diniego, il rinvio a un periodo determinato o la concessione parziale devono essere motivati; su richiesta del dipendente, la domanda deve essere riesaminata nei successivi venti giorni.

Questi termini riguardano il congedo per gravi motivi familiari disciplinato dalla Legge 53/2000 e dal relativo regolamento. Non possono essere estesi automaticamente a qualsiasi domanda di breve permesso non retribuito. Le condizioni e il procedimento completo sono riportati nell’articolo 2 del D.M. 278/2000.

Quando questo modello non è adatto

Il fac simile non deve essere utilizzato al posto delle procedure previste per congedo parentale, malattia del figlio, permessi collegati alla disabilità, donazione di sangue, incarichi sindacali, cariche pubbliche o altre assenze disciplinate da norme specifiche. In tali casi occorre utilizzare la domanda e la documentazione previste per il singolo istituto.

Il modello generico non è adatto neppure per il personale della scuola o di altre pubbliche amministrazioni quando l’ente mette a disposizione una modulistica obbligatoria o il CCNL di comparto stabilisce una procedura particolare. Il dipendente deve utilizzare il canale e la causale indicati dall’amministrazione.

La richiesta non deve essere impiegata per trasformare in permesso non retribuito un’assenza dovuta a malattia o infortunio. Non può inoltre essere usata dal datore per imporre unilateralmente al dipendente giornate senza retribuzione.

Quanto può durare il permesso non retribuito

Non esiste una durata massima generale valida per ogni permesso non retribuito. Il limite può essere stabilito dalla legge, dal CCNL, da un accordo aziendale o dall’autorizzazione concessa dal datore di lavoro.

Per una richiesta discrezionale, il dipendente deve indicare con esattezza l’inizio e la fine dell’assenza. Se si tratta di un permesso orario, è necessario riportare l’ora di uscita, quella dell’eventuale rientro e il numero complessivo di ore.

Per periodi di più giorni è opportuno precisare se la domanda comprende giornate non lavorative, festività o riposi già programmati. Questo dato permette all’ufficio del personale di individuare correttamente il periodo di sospensione e gli effetti amministrativi.

Quanto preavviso deve dare il lavoratore

Non è previsto un unico termine di preavviso per tutte le richieste. Il numero di giorni può dipendere dal CCNL, dal regolamento aziendale, dalla causale e dalla durata dell’assenza.

Quando la fonte non indica un termine preciso, presentare la domanda appena possibile costituisce una cautela organizzativa. Un preavviso adeguato consente al datore di valutare la richiesta, organizzare eventuali sostituzioni e comunicare l’esito prima dell’inizio del periodo.

Se l’esigenza nasce da un evento improvviso, il lavoratore dovrebbe informare tempestivamente l’impresa attraverso il canale previsto e formalizzare la domanda non appena possibile. L’urgenza non modifica automaticamente la natura discrezionale del permesso.

Quali dati inserire nella richiesta

Il modulo deve consentire al datore di individuare il richiedente, il periodo interessato e la corretta causale da utilizzare nel sistema delle presenze. Non è necessario riportare informazioni estranee alla valutazione della domanda.

• nome e cognome del lavoratore;
• matricola, qualifica, reparto o unità organizzativa;
• denominazione del datore di lavoro;
• CCNL applicato, se conosciuto e pertinente;
• giorno o periodo richiesto;
• orario di inizio e fine, se il permesso è orario;
• durata complessiva in ore o giornate;
• motivazione sintetica o causale contrattuale;
• eventuale riferimento alla legge, al CCNL o all’accordo aziendale;
• documenti allegati, se richiesti;
• recapito per ricevere la risposta, se diverso dai canali aziendali;
• luogo, data e firma.

Se il lavoratore non conosce la corretta voce contrattuale, può descrivere l’esigenza senza attribuirle una qualificazione giuridica incerta. L’ufficio del personale potrà verificare se la situazione rientra in un permesso, in un congedo oppure in un’altra forma di assenza.

Come scrivere la motivazione

La motivazione deve essere abbastanza chiara da permettere al datore di valutare la richiesta, ma non deve contenere dettagli personali eccedenti. Per una domanda discrezionale può essere sufficiente indicare esigenze personali o familiari, salvo che il CCNL o la procedura interna richiedano una descrizione più precisa.

Quando il lavoratore invoca un diritto previsto dalla legge o dal contratto, deve indicare la causale corretta e presentare i documenti richiesti. Una formula generica non sostituisce la prova dei requisiti quando la disciplina dell’assenza impone una certificazione.

Non è opportuno riportare nel modulo diagnosi, informazioni sanitarie dettagliate o dati relativi a familiari che non servono alla procedura. Gli eventuali certificati devono essere consegnati all’ufficio autorizzato e non diffusi ai colleghi o ai responsabili che devono soltanto organizzare il turno.

Quali documenti possono essere allegati

Per un permesso personale soggetto alla libera valutazione del datore può non essere necessario alcun allegato. La documentazione diventa invece rilevante quando la legge, il CCNL o il regolamento aziendale richiedono di dimostrare una determinata causa.

• certificazione prevista per lo specifico congedo;
• dichiarazione sostitutiva, quando ammessa;
• convocazione presso un ufficio o un’autorità;
• documento che prova l’evento familiare rilevante;
• programma o calendario del periodo richiesto;
• altra documentazione espressamente richiesta dalla fonte applicabile.

Il lavoratore non dovrebbe allegare documenti ulteriori solo per rendere più convincente una domanda discrezionale. Il datore deve acquisire esclusivamente i dati necessari alla gestione della richiesta e del rapporto di lavoro.

Effetti su stipendio, ferie, tredicesima e contributi

Per le ore o le giornate autorizzate come permesso non retribuito non viene corrisposta la normale retribuzione relativa al lavoro non svolto. Non è però corretto affermare che qualsiasi assenza non retribuita comporti automaticamente la perdita di tutti gli altri istituti previsti dal contratto.

Gli effetti su ferie, permessi, mensilità aggiuntive, anzianità, trattamento di fine rapporto e contribuzione dipendono dalla causa, dalla durata e dalla disciplina applicabile. Alcuni congedi stabiliscono espressamente quali istituti non maturano, mentre per una breve assenza autorizzata occorre verificare le regole del CCNL e i criteri utilizzati per l’elaborazione della busta paga.

La richiesta del lavoratore non dovrebbe quindi contenere una rinuncia preventiva a diritti non ancora determinati. È preferibile limitarsi a riconoscere che il periodo sarà privo di retribuzione nei termini previsti e lasciare all’ufficio competente la corretta applicazione degli effetti contrattuali e contributivi.

Come presentare la domanda al datore di lavoro

La richiesta può essere consegnata a mano, inviata per email, trasmessa tramite PEC o inserita nel portale aziendale dedicato alle assenze. La modalità corretta dipende dalle regole applicate nell’impresa e dall’eventuale forma richiesta dal CCNL.

La forma scritta costituisce una cautela utile anche quando non è espressamente obbligatoria. Permette di dimostrare quando è stata presentata la domanda, quali date sono state richieste e quale causale è stata indicata.

In caso di consegna a mano, il lavoratore può chiedere una copia datata e firmata per ricevuta. Per gli invii digitali è utile conservare il messaggio, la ricevuta o la schermata che mostra lo stato della richiesta.

La richiesta autorizza già l’assenza?

Per un permesso discrezionale, la presentazione della domanda non autorizza il dipendente ad assentarsi. Il lavoratore dovrebbe attendere una conferma espressa o verificare che il portale aziendale riporti l’approvazione.

Se la richiesta viene accolta, il datore può utilizzare una comunicazione di concessione del permesso lavorativo. Se non può essere autorizzata, è disponibile anche un modello di rifiuto del permesso lavorativo.

L’assenza effettuata senza autorizzazione può essere valutata secondo le regole sulle assenze ingiustificate e la disciplina applicabile. Questa indicazione non riguarda i congedi che costituiscono un diritto esercitato nel rispetto delle condizioni e delle procedure previste dalla legge.

Come modificare o annullare la richiesta

Se cambiano le esigenze personali, il lavoratore dovrebbe comunicare la modifica prima dell’inizio del permesso. La nuova comunicazione deve indicare chiaramente se sostituisce integralmente la precedente domanda oppure se ne modifica soltanto le date o gli orari.

Una richiesta già approvata non dovrebbe essere modificata unilateralmente. Occorre ottenere la conferma dell’impresa, soprattutto se la variazione incide sui turni, sulla durata dell’assenza o sulle informazioni già trasmesse a chi elabora le presenze.

Se il lavoratore rientra prima del previsto da un’aspettativa o da un congedo di lunga durata, devono essere rispettate le specifiche regole sul rientro anticipato. Non è sufficiente applicare automaticamente la procedura utilizzata per un breve permesso.

Errori da evitare nella richiesta

• considerare il permesso automaticamente concesso dopo l’invio della domanda;
• non specificare se l’assenza riguarda ore, giornate o un periodo continuativo;
• indicare date o orari incompleti;
• confondere il permesso non retribuito con ferie, ROL o congedi previsti dalla legge;
• richiamare un CCNL diverso da quello applicato al rapporto;
• inserire una rinuncia generica a ferie, tredicesima, TFR o altri diritti;
• usare il modello generico quando esiste una procedura obbligatoria specifica;
• allegare dati sanitari o familiari non necessari;
• presentare la domanda al responsabile che non può autorizzare le assenze;
• non conservare una prova dell’invio o della consegna;
• assentarsi senza avere verificato l’esito della richiesta discrezionale.

Fac simile di richiesta di permesso non retribuito

Il modello seguente è predisposto per chiedere un’assenza non retribuita di natura ordinaria. Le parti alternative devono essere eliminate e l’eventuale riferimento normativo o contrattuale deve essere inserito soltanto dopo averlo verificato.

Scarica il modello Word della richiesta di permesso non retribuito

Il file Word contiene una domanda modificabile per richiedere un permesso non retribuito orario o giornaliero. Prima dell’utilizzo devono essere inseriti i dati del lavoratore e del datore, le date, la durata, la motivazione sintetica e l’eventuale fonte contrattuale o normativa.

Le parti relative al congedo per gravi motivi, agli allegati e allo spazio riservato all’azienda devono essere conservate soltanto se pertinenti. Il modello può essere modificato con i comuni programmi di videoscrittura e coordinato con il CCNL e con la procedura interna di gestione delle assenze.

Domande frequenti sui permessi non retribuiti

Quanti giorni di permesso non retribuito si possono chiedere?

Non esiste un numero massimo valido per tutti i lavoratori. La durata dipende dal CCNL, dal tipo di permesso, dall’eventuale accordo aziendale e dalla decisione del datore quando la richiesta è discrezionale. Il congedo per gravi motivi familiari previsto dalla Legge 53/2000 può invece raggiungere complessivamente due anni nell’arco della vita lavorativa.

Il datore di lavoro può rifiutare la richiesta?

Può rifiutare una domanda discrezionale quando non esiste un diritto del lavoratore alla specifica assenza, nel rispetto del CCNL e degli accordi applicabili. Non può invece trattare nello stesso modo un congedo riconosciuto dalla legge quando ricorrono i requisiti previsti. Il lavoratore dovrebbe chiedere una risposta scritta e verificare la ragione indicata nel diniego.

Durante il permesso non retribuito maturano ferie e tredicesima?

Non è possibile fornire una risposta unica. Gli effetti su ferie, mensilità aggiuntive, anzianità, TFR e contributi cambiano in base alla durata, alla causale e alla disciplina legale o contrattuale applicata. Per questo il modulo non deve contenere una rinuncia generale a tutti gli istituti. Il trattamento corretto va verificato con l’ufficio del personale o con il consulente che elabora le retribuzioni.

È obbligatorio indicare il motivo del permesso?

Dipende dalla fonte della richiesta. Per un permesso discrezionale può bastare una motivazione personale o familiare sintetica, salvo che la procedura aziendale richieda ulteriori informazioni pertinenti. Se il lavoratore invoca un congedo previsto dalla legge o dal CCNL, deve indicare la causale corretta e produrre i documenti richiesti, evitando dati eccedenti.

Il lavoratore può assentarsi senza avere ricevuto risposta?

Una domanda discrezionale non si considera approvata per il solo fatto di essere stata presentata. Il dipendente dovrebbe verificare di avere ricevuto l’autorizzazione prima di assentarsi. Per i congedi riconosciuti dalla legge occorre invece applicare la specifica procedura, i termini di preavviso e le modalità previste, senza confonderli con un normale permesso aziendale.