Richiesta di accesso agli atti del concorso pubblico – Esempio e Fac simile

In questa pagina è disponibile un fac simile di richiesta di accesso agli atti di un concorso pubblico in formato Doc, modificabile con Word o con programmi compatibili. Il modello è destinato soprattutto al candidato che vuole visionare o ottenere copia della propria prova, delle schede di valutazione, dei verbali della commissione e degli altri documenti collegati alla propria posizione nella procedura.

Il fac simile può essere consultato prima del download e contiene gli spazi per identificare il concorso, specificare gli atti richiesti, scegliere tra visione e rilascio di copia e motivare l’interesse all’accesso. Dopo il modello sono indicate le cautele da adottare quando si chiedono documenti relativi ad altri candidati, i termini della procedura e le modalità di presentazione.

A cosa serve la richiesta di accesso agli atti del concorso pubblico

La richiesta permette a un candidato di esercitare l’accesso documentale disciplinato dagli artt. 22 e seguenti della Legge 7 agosto 1990, n. 241. Per utilizzare questo strumento occorre avere un interesse diretto, concreto e attuale, collegato ai documenti richiesti e a una situazione giuridicamente tutelata.

Nel contesto di un concorso l’interesse può derivare, per esempio, dalla necessità di comprendere il punteggio assegnato alla propria prova, verificare i criteri applicati dalla commissione, controllare la valutazione dei titoli oppure valutare se esistano elementi utili per tutelare la propria posizione nella graduatoria.

Non si tratta di una richiesta generica di trasparenza. L’istanza dovrebbe individuare il procedimento e le categorie di documenti che servono concretamente al candidato. L’amministrazione deve mettere a disposizione documenti esistenti e detenuti, ma non è tenuta a creare nuove elaborazioni o ricostruzioni appositamente per il richiedente.

Fac simile richiesta di accesso agli atti del concorso pubblico

Il modello seguente è predisposto per un accesso documentale formale. Le alternative non pertinenti devono essere eliminate e l’eventuale richiesta di documenti relativi ad altri candidati deve essere motivata in modo specifico rispetto alla posizione che si intende tutelare.

Scarica il modello Word della richiesta di accesso agli atti

Il file disponibile contiene il fac simile in formato Doc con campi dedicati al concorso, al candidato, alla modalità di accesso, ai singoli documenti richiesti e alla motivazione. Sono presenti anche sezioni specifiche per l’eventuale accesso a documenti di altri candidati e per l’indicazione degli allegati.

Il modello non sostituisce un eventuale modulo o portale predisposto dall’amministrazione. Prima dell’invio conviene controllare il bando, la sezione Amministrazione trasparente e le istruzioni dell’ente per verificare ufficio competente, modalità di identificazione, eventuali costi e canale da utilizzare.

Quali atti del concorso si possono chiedere

La richiesta dovrebbe riguardare documenti già esistenti e individuabili. Per un candidato sono normalmente pertinenti la propria prova scritta o pratica, la scheda di valutazione, i verbali relativi alla correzione, i criteri stabiliti dalla commissione e la documentazione utilizzata per attribuire il punteggio ai titoli.

In base al tipo di selezione possono essere rilevanti anche il verbale della prova orale, le domande estratte o poste al candidato se documentate, il provvedimento di esclusione, gli atti che hanno determinato la mancata ammissione a una fase successiva e i verbali dai quali risulti l’attribuzione del punteggio.

Una domanda formulata come “chiedo tutti gli atti del concorso” rischia di essere meno efficace. È preferibile elencare le categorie di documenti effettivamente necessarie, utilizzando data, numero del bando, prova interessata e ogni altro riferimento che consenta all’ufficio di individuarle senza svolgere una ricerca esplorativa.

Per una richiesta non collegata specificamente a un concorso è disponibile anche il fac simile di istanza di accesso agli atti amministrativi.

Come motivare la richiesta di accesso

L’accesso documentale non richiede di dimostrare in anticipo che la commissione abbia commesso un errore. Occorre però spiegare il collegamento tra la propria posizione nel concorso e i documenti richiesti. Una motivazione come “voglio controllare come si è svolta la procedura” è troppo generica se non chiarisce quale interesse personale viene tutelato.

Il candidato può indicare, per esempio, che vuole comprendere le ragioni del punteggio attribuito, verificare l’applicazione dei criteri di valutazione, controllare il conteggio dei titoli oppure confrontare documenti rilevanti per valutare la correttezza della propria collocazione in graduatoria.

Se si richiedono elaborati o schede di altri partecipanti, la motivazione deve essere ancora più precisa. È utile indicare quali candidati o posizioni sono rilevanti, quali documenti servono e per quale ragione il confronto è necessario alla tutela della propria posizione.

Accesso alle prove degli altri candidati e privacy

La presenza di dati personali non comporta automaticamente l’inaccessibilità degli atti concorsuali. Il Garante per la protezione dei dati personali ha distinto l’accesso documentale esercitato da un candidato con un interesse qualificato dal diverso accesso civico generalizzato e ha riconosciuto che, nei casi e nei limiti della L. 241/1990, possono essere richiesti anche elaborati e altri atti riferiti a concorrenti.

Quando dalla richiesta emergono controinteressati, l’amministrazione applica la procedura prevista dal D.P.R. 184/2006. I soggetti individuati possono essere informati e presentare le proprie osservazioni, ma la loro eventuale opposizione non sostituisce la valutazione che l’amministrazione deve compiere sui presupposti dell’accesso.

La richiesta deve comunque essere proporzionata a ciò che serve per tutelare la posizione del candidato. Dati estranei alla finalità possono essere oscurati quando ciò consente comunque di soddisfare l’interesse all’accesso. Una specifica esclusione prevista dall’art. 24 della L. 241/1990 riguarda, nei procedimenti selettivi, i documenti contenenti informazioni di carattere psicoattitudinale relative a terzi.

Come presentare la richiesta e quanto tempo ha l’amministrazione

La domanda deve essere rivolta all’amministrazione che ha formato il documento o che lo detiene stabilmente. All’interno dell’ente può essere competente l’ufficio concorsi, il servizio personale, il protocollo oppure un ufficio indicato nel bando o nel regolamento sull’accesso.

Il D.P.R. 184/2006 disciplina l’accesso formale e prevede che, se una domanda viene presentata a un’amministrazione diversa da quella competente, questa la trasmetta a quella corretta. Utilizzare fin dall’inizio l’indirizzo e il canale indicati dall’ente riduce comunque il rischio di ritardi.

Ai sensi dell’art. 25 della L. 241/1990, trascorsi inutilmente trenta giorni dalla richiesta, questa si intende respinta. Prima di arrivare a tale scadenza l’ente può accogliere la domanda, limitarla, differirla, chiedere precisazioni oppure negarla nei casi previsti dalla legge, motivando le determinazioni negative.

L’esame dei documenti è gratuito. Per il rilascio delle copie possono essere richiesti i costi di riproduzione e, quando applicabili, diritti di ricerca o visura e imposta di bollo. Per copie digitali l’amministrazione può applicare le proprie regole e tariffe.

Quando l’accesso può essere differito o limitato

Una procedura concorsuale ancora in corso non comporta automaticamente il diniego dell’accesso. La L. 241/1990 stabilisce che l’accesso non può essere negato quando sia sufficiente differirlo. Alcuni regolamenti concorsuali prevedono infatti la possibilità di rinviare l’ostensione di determinati atti fino alla conclusione di una fase o dell’intera procedura per tutelarne l’ordinato svolgimento.

Il differimento dovrebbe indicare le ragioni e il momento dal quale l’accesso potrà essere esercitato. Un candidato che abbia una concreta esigenza di tutela collegata a termini imminenti può evidenziarla già nell’istanza, affinché l’amministrazione possa valutarla.

Il modello non è invece adatto per chiedere informazioni inesistenti, statistiche da elaborare appositamente o un controllo generalizzato sull’attività dell’ente. In questi casi possono essere pertinenti altri strumenti oppure la richiesta può non rientrare nell’accesso documentale.

Documento di identità, firma e invio

Non è corretto indicare la fotocopia del documento di identità come allegato obbligatorio in ogni situazione. La necessità dipende dal modo in cui l’istanza viene sottoscritta e trasmessa e dal sistema di identificazione messo a disposizione dall’amministrazione.

Se la domanda è presentata tramite un portale con autenticazione oppure con modalità che consentono di verificare l’identità e la sottoscrizione del richiedente, l’ente può non richiedere una copia separata del documento. Se agisce un delegato, devono invece risultare i poteri conferiti e l’identità delle persone coinvolte secondo le modalità indicate dall’amministrazione.

È utile conservare la ricevuta di protocollo, la ricevuta PEC o altra prova della presentazione, perché permette di individuare con certezza la data dalla quale decorrono i termini del procedimento di accesso.

Errori da evitare nella richiesta di accesso agli atti del concorso

• chiedere genericamente tutti gli atti senza individuare le categorie di documenti rilevanti;
• omettere il nome completo del concorso, il profilo o altri elementi che consentono di individuare la procedura;
• utilizzare una motivazione generica senza collegare gli atti alla propria posizione nel concorso;
• richiedere documenti di altri candidati senza spiegare perché sono necessari alla propria tutela;
• confondere l’accesso documentale ex L. 241/1990 con l’accesso civico generalizzato;
• inserire un consenso generico al trattamento dei dati personali come se fosse un requisito dell’istanza;
• richiamare automaticamente dichiarazioni sostitutive e sanzioni del D.P.R. 445/2000 quando non vengono rese specifiche autocertificazioni;
• considerare sempre obbligatoria la copia del documento di identità, senza verificare la modalità di presentazione;
• non conservare prova dell’invio e del numero di protocollo.

Domande frequenti sull’accesso agli atti del concorso pubblico

Un candidato può ottenere copia della propria prova?

Sì, se ricorrono i presupposti dell’accesso documentale. La prova del candidato, la relativa scheda di valutazione e i verbali che incidono sul punteggio sono documenti tipicamente collegati alla sua posizione nella procedura. Occorre presentarne richiesta all’amministrazione che li detiene, specificando la modalità con cui si desidera prenderne visione o riceverne copia.

Si possono chiedere anche gli elaborati degli altri candidati?

È possibile richiederli quando esiste un collegamento concreto con la tutela della propria posizione, ma non conviene formulare una domanda indiscriminata relativa a tutti i concorrenti. L’amministrazione deve valutare interesse del richiedente, pertinenza dei documenti, eventuali controinteressati e profili di riservatezza. È quindi utile individuare candidati, posizioni o elaborati realmente necessari al confronto.

Entro quanto tempo deve rispondere l’amministrazione?

La L. 241/1990 stabilisce che, decorsi inutilmente trenta giorni dalla richiesta, questa si intende respinta. L’amministrazione può nel frattempo accogliere l’accesso, limitarlo, differirlo o negarlo con provvedimento motivato nei casi previsti. Se intervengono richieste di integrazione o particolari procedure dell’ente, è opportuno verificare come queste incidano concretamente sulla pratica.

Serve allegare sempre un documento di identità?

No. La necessità dell’allegato dipende dalla modalità di sottoscrizione, identificazione e trasmissione utilizzata. Un portale autenticato, una firma digitale o altre modalità previste dall’amministrazione possono rendere superflua la fotocopia separata. Se si usa un modulo cartaceo o una scansione firmata, occorre seguire le istruzioni dell’ente destinatario.

Cosa si può fare se l’accesso viene negato o l’ente non risponde?

L’art. 25 della L. 241/1990 disciplina i rimedi contro diniego, differimento e silenzio. In base all’amministrazione interessata e al caso concreto possono essere disponibili il ricorso al giudice amministrativo e le forme di riesame previste dalla disciplina sull’accesso. Poiché i relativi termini sono brevi, se gli atti servono per contestare l’esito di un concorso è opportuno valutare tempestivamente la tutela applicabile.