Ricevuta rimborso spese praticante avvocato – Esempio e Fac simile

In questa pagina è disponibile il modello Word della ricevuta per il rimborso delle spese sostenute da un praticante avvocato per conto dello studio legale presso il quale svolge il tirocinio. Il fac simile può essere utilizzato per documentare la restituzione di somme anticipate per attività dello studio, distinguendole dall’eventuale compenso o indennità riconosciuti al praticante.

Il modello completo può essere consultato prima del download. Per compilarlo occorre indicare praticante e studio, periodo di riferimento, singole spese sostenute, relativi giustificativi, importo complessivamente rimborsato e modalità di pagamento. Dopo il download sono riportate le indicazioni per evitare di qualificare impropriamente come rimborso spese somme che hanno in realtà natura diversa.

A cosa serve la ricevuta rimborso spese del praticante avvocato

La ricevuta serve a documentare che il praticante ha ricevuto dallo studio la restituzione di somme anticipate nell’interesse dello studio durante lo svolgimento della pratica. Possono rientrare, a seconda del caso concreto, spese sostenute per adempimenti presso uffici, acquisto di documenti, copie, spostamenti effettuati per incarichi dello studio o altri esborsi effettivamente anticipati.

L’articolo 41, comma 11, della legge n. 247/2012 stabilisce che negli studi legali privati al praticante avvocato è sempre dovuto il rimborso delle spese sostenute per conto dello studio. Il rimborso non deve però essere confuso con il compenso per l’attività svolta.

La ricevuta è quindi adatta soprattutto a un rimborso analitico, nel quale sia possibile ricostruire quali costi sono stati anticipati e come si arriva all’importo restituito. Se viene corrisposta una somma periodica fissa o collegata all’attività professionale anziché a specifiche spese, occorre verificare la corretta qualificazione del pagamento.

Fac simile ricevuta rimborso spese praticante avvocato

Il modello seguente deve essere compilato utilizzando le spese realmente sostenute. I riferimenti a giustificativi e pratiche devono essere inseriti soltanto quando esistenti e pertinenti.

Scarica il modello Word della ricevuta rimborso spese

Il file Word contiene un fac simile modificabile con campi per identificare praticante e studio, indicare il periodo interessato e registrare separatamente ogni spesa, il relativo giustificativo e l’importo. Il modello prevede inoltre il totale rimborsato, la modalità di pagamento e l’elenco della documentazione allegata.

La ricevuta deve essere utilizzata soltanto per somme che corrispondono realmente a spese sostenute per conto dello studio. Se il pagamento costituisce invece un compenso, un’indennità o una somma forfettaria non collegata analiticamente agli esborsi, occorre verificare quale documentazione e quale trattamento fiscale siano appropriati.

Scarica il modello Word della ricevuta rimborso spese

1 file 0

Download

Rimborso spese e compenso del praticante non sono la stessa cosa

Il modello precedente conteneva la dichiarazione secondo cui il praticantato sarebbe stato “non retribuito”. Questa formula non è necessaria per attestare il rimborso e può risultare fuorviante. La ricevuta deve limitarsi a documentare le spese restituite, senza formulare dichiarazioni generali sull’intero rapporto economico tra praticante e studio.

La legge professionale distingue espressamente le due voci. Il rimborso delle spese sostenute per conto dello studio è dovuto negli studi legali privati. Decorso il primo semestre, la stessa disposizione contempla inoltre la possibilità di riconoscere con apposito contratto un’indennità o un compenso collegati all’attività svolta.

Sul piano deontologico, l’articolo 40 del Codice deontologico forense prevede inoltre che l’avvocato, fermo l’obbligo del rimborso delle spese, riconosca al praticante dopo il primo semestre un compenso adeguato, tenendo conto dell’utilizzo dei servizi e delle strutture dello studio. Per questo una ricevuta di rimborso non dovrebbe essere utilizzata per far apparire come restituzione di spese ciò che viene corrisposto per remunerare l’attività del praticante.

Come descrivere correttamente le spese

La causale dovrebbe permettere di comprendere quale esborso viene rimborsato. È preferibile scrivere, per esempio, la tipologia del costo, la data e il riferimento al documento disponibile, invece di utilizzare formule generiche come “spese pratica” o “rimborso mese di settembre”.

Quando disponibile, è utile allegare il giustificativo. La legge professionale non stabilisce un particolare modello di ricevuta da utilizzare, ma una rendicontazione analitica facilita la prova dell’esborso e la corretta gestione contabile dello studio.

• Data: indicare il giorno in cui la spesa è stata sostenuta.
• Descrizione: precisare la natura dell’esborso senza inserire dati riservati non necessari.
• Giustificativo: richiamare ricevuta, biglietto, quietanza o altro documento quando disponibile.
• Pratica: utilizzare un riferimento interno se serve a collegare il costo all’attività dello studio, evitando di riportare più dati del cliente del necessario.
• Importo: riportare la somma effettivamente anticipata.

Se le spese sono numerose, si può allegare un prospetto separato e riportare nella ricevuta soltanto il totale, purché l’allegato sia chiaramente richiamato e consenta di ricostruire le singole voci.

Quali spese rientrano nel modello

L’obbligo previsto dalla legge riguarda le spese sostenute dal praticante per conto dello studio. Il punto decisivo non è quindi che un costo sia stato sostenuto durante il periodo di tirocinio, ma che sia stato anticipato nell’interesse dello studio per un’attività ad esso riferibile.

Il modello non dovrebbe essere utilizzato automaticamente per costi personali del praticante, come il normale tragitto tra abitazione e studio, acquisti personali o altre spese non effettuate per conto dell’organizzazione professionale. Eventuali rimborsi ulteriori possono essere concordati, ma devono essere qualificati e documentati in base alla loro effettiva natura.

Per un rimborso non collegato alla pratica forense può essere più appropriato il fac simile generale di ricevuta per rimborso spese.

Pagamento e documentazione da conservare

La ricevuta dovrebbe indicare quando il praticante ha effettivamente ricevuto il denaro e attraverso quale modalità. In caso di bonifico è utile riportare, quando disponibile, il relativo riferimento; se la somma viene consegnata in contanti, la firma del beneficiario assume particolare utilità come attestazione dell’avvenuto rimborso.

Studio e praticante dovrebbero conservare una copia coerente della ricevuta e dei documenti richiamati. Se uno stesso giustificativo contiene spese riferite a più attività oppure viene rimborsato soltanto in parte, è utile annotare il criterio utilizzato, così da evitare che la stessa somma risulti rimborsata due volte.

Quando questa ricevuta non è sufficiente

Il fac simile non è adatto a documentare indistintamente qualsiasi somma corrisposta al praticante. Un importo fisso mensile denominato “rimborso spese” non diventa automaticamente un rimborso analitico soltanto perché viene indicato in una ricevuta con questa causale.

Se la somma remunera l’attività svolta, se è prevista un’indennità periodica oppure se viene utilizzato un rimborso forfettario, devono essere verificati separatamente natura del pagamento, accordo tra le parti e relativi adempimenti fiscali e previdenziali. In questi casi è opportuno non mescolare nella stessa ricevuta spese vive e compenso senza una chiara distinzione delle singole componenti.

Errori da evitare nella ricevuta

• dichiarare genericamente che l’intero tirocinio è non retribuito;
• indicare un unico importo senza spiegare quali spese vengono rimborsate;
• utilizzare la causale “rimborso spese” per somme che costituiscono in realtà compenso o indennità;
• riportare dati dei clienti o informazioni sulle pratiche non necessari a identificare il costo;
• non allegare o non conservare i giustificativi disponibili;
• omettere la data del pagamento e la modalità utilizzata;
• rilasciare una quietanza per un importo superiore a quello effettivamente ricevuto;
• confondere le spese sostenute per conto dello studio con i normali costi personali del praticante.

Domande frequenti sul rimborso spese del praticante avvocato

Il rimborso delle spese è dovuto anche nei primi sei mesi?

Sì, negli studi legali privati la legge professionale stabilisce che al praticante avvocato è sempre dovuto il rimborso delle spese sostenute per conto dello studio. Il termine del primo semestre riguarda invece la distinta disciplina dell’eventuale indennità o compenso per l’attività svolta e il relativo dovere deontologico dell’avvocato.

È necessario allegare tutti gli scontrini e le ricevute?

Non esiste nella legge professionale un modello obbligatorio di rendicontazione. Per un rimborso analitico è però opportuno conservare i documenti disponibili e richiamarli nella ricevuta, perché permettono di dimostrare natura e importo delle spese. Se un giustificativo manca, conviene descrivere la voce con particolare precisione e verificare come debba essere gestita contabilmente.

Un rimborso mensile fisso può essere indicato in questa ricevuta?

Non automaticamente. Il modello è costruito per spese effettive e identificabili sostenute per conto dello studio. Una somma fissa, non collegata ai singoli esborsi, può avere natura diversa e non dovrebbe essere qualificata come rimborso analitico senza una verifica. Se comprende anche una componente di compenso, questa deve essere tenuta distinta.

Chi deve firmare la ricevuta?

La firma principale è quella del praticante, che attesta di avere ricevuto la somma indicata. La sottoscrizione dell’avvocato o dello studio può essere aggiunta per esigenze di contabilità interna o per confermare il prospetto, ma non è necessaria per trasformare il documento in una dichiarazione del praticante circa l’avvenuto pagamento.

Il rimborso spese sostituisce il compenso dopo i primi sei mesi?

No. Rimborso e compenso hanno funzioni diverse. Il primo restituisce costi anticipati per conto dello studio; il secondo riguarda l’attività professionale svolta. Dopo il primo semestre la disciplina forense e quella deontologica trattano specificamente il tema del compenso, per cui non è corretto utilizzare il solo rimborso delle spese per rappresentare indistintamente tutte le somme dovute al praticante.