In questa pagina sono disponibili i modelli Word e PDF della ricevuta per rimborso spese. Il documento può essere utilizzato da dipendenti, collaboratori, amministratori, volontari o altri soggetti per attestare di avere ricevuto il rimborso di costi anticipati nell’interesse di un’azienda, un’associazione, un professionista o un privato.
Il fac simile può essere consultato prima del download e deve essere completato con i dati delle parti, il motivo della spesa, gli importi e gli estremi del pagamento. Dopo i file scaricabili sono riportate le indicazioni per allegare i giustificativi, distinguere la ricevuta dalla nota spese e verificare quando il rimborso richiede un documento diverso.
A cosa serve la ricevuta per rimborso spese
La ricevuta attesta che una somma è stata effettivamente corrisposta a una persona che aveva anticipato determinate spese. Può riguardare, per esempio, biglietti di viaggio, pernottamenti, pasti, pedaggi, acquisti di materiali o altri costi sostenuti per eseguire un incarico autorizzato.
Il modello è adatto soprattutto al rimborso analitico, detto anche rimborso a piè di lista, nel quale l’importo corrisponde alle singole spese indicate e documentate. La ricevuta non prova da sola la natura dei costi: deve essere collegata alla nota spese, agli scontrini, alle fatture, ai biglietti o agli altri documenti disponibili.
Il documento viene normalmente firmato dopo il pagamento. Se la somma non è ancora stata corrisposta, occorre predisporre una richiesta o una nota spese da sottoporre all’approvazione del soggetto tenuto al rimborso.
Fac simile ricevuta per rimborso spese
Il modello seguente deve essere completato con i dati reali. Le opzioni non pertinenti e le righe inutilizzate devono essere eliminate prima della firma.
RICEVUTA DI AVVENUTO RIMBORSO SPESE ANTICIPATE
Numero ricevuta: [NUMERO DOCUMENTO]
Data di emissione: [DATA]
SOGGETTO RIMBORSANTE
[DENOMINAZIONE / NOME E COGNOME]
Codice fiscale: [CODICE FISCALE]
Partita IVA: [PARTITA IVA, SE PRESENTE]
Sede o indirizzo: [INDIRIZZO COMPLETO]
Rappresentato da: [NOME E COGNOME, SE APPLICABILE]
BENEFICIARIO DEL RIMBORSO
Il/La sottoscritto/a [NOME E COGNOME], nato/a a [LUOGO DI NASCITA] il [DATA DI NASCITA], codice fiscale [CODICE FISCALE], residente in [INDIRIZZO COMPLETO], in qualità di [DIPENDENTE / COLLABORATORE / AMMINISTRATORE / VOLONTARIO / INCARICATO / ALTRO RUOLO],
DICHIARA
di avere ricevuto dal soggetto sopra indicato la somma complessiva di euro [IMPORTO IN CIFRE] ([IMPORTO IN LETTERE]) a titolo di rimborso delle spese anticipate per [DESCRIZIONE DELL’ATTIVITÀ, INCARICO, TRASFERTA O PROGETTO], svolto nel periodo dal [DATA] al [DATA].
DETTAGLIO DELLE SPESE RIMBORSATE
1. Data: [DATA]
Tipologia di spesa: [DESCRIZIONE]
Fornitore o esercente: [DENOMINAZIONE]
Documento giustificativo: [TIPO E NUMERO]
Importo: euro [IMPORTO]
2. Data: [DATA]
Tipologia di spesa: [DESCRIZIONE]
Fornitore o esercente: [DENOMINAZIONE]
Documento giustificativo: [TIPO E NUMERO]
Importo: euro [IMPORTO]
3. Data: [DATA]
Tipologia di spesa: [DESCRIZIONE]
Fornitore o esercente: [DENOMINAZIONE]
Documento giustificativo: [TIPO E NUMERO]
Importo: euro [IMPORTO]
4. Data: [DATA]
Tipologia di spesa: [DESCRIZIONE]
Fornitore o esercente: [DENOMINAZIONE]
Documento giustificativo: [TIPO E NUMERO]
Importo: euro [IMPORTO]
Totale delle spese documentate: euro [IMPORTO]
Anticipo già ricevuto, se presente: euro [IMPORTO]
Importo rimborsato con la presente ricevuta: euro [IMPORTO]
Eventuale importo non rimborsato: euro [IMPORTO / ZERO]
MODALITÀ DI PAGAMENTO
[MANTENERE UNA SOLA OPZIONE]
Bonifico bancario eseguito in data [DATA], riferimento [CRO / TRN / IDENTIFICATIVO OPERAZIONE].
Oppure:
Assegno [BANCARIO / CIRCOLARE] numero [NUMERO], consegnato in data [DATA].
Oppure:
Pagamento mediante carta o altro strumento elettronico, riferimento [IDENTIFICATIVO], in data [DATA].
Oppure:
Pagamento in contanti effettuato in data [DATA].
DOCUMENTI GIUSTIFICATIVI
[MANTENERE UNA SOLA OPZIONE]
Gli originali dei documenti giustificativi sono consegnati al soggetto rimborsante e vengono riepilogati nell’elenco allegato.
Oppure:
Alla presente ricevuta sono allegate copie dei documenti giustificativi, mentre gli originali sono conservati da [SOGGETTO CHE CONSERVA GLI ORIGINALI] per [MOTIVO].
Il/La sottoscritto/a dichiara che le spese indicate sono state effettivamente sostenute per la finalità descritta, non sono già state rimborsate da altri soggetti e non comprendono compensi per attività lavorative o professionali.
[MANTENERE UNA SOLA OPZIONE]
Con la firma della presente viene rilasciata quietanza per l’integrale rimborso delle spese sopra riepilogate.
Oppure:
Con la firma della presente viene rilasciata quietanza limitatamente all’importo ricevuto, restando da rimborsare euro [IMPORTO] per [MOTIVO].
Numero dei documenti allegati: [NUMERO]
[EVENTUALE ANNOTAZIONE RELATIVA ALL’IMPOSTA DI BOLLO, SE APPLICABILE]
[LUOGO], [DATA]
Il beneficiario del rimborso
[NOME E COGNOME]
Firma: [FIRMA]
Per verifica o approvazione del soggetto rimborsante, se prevista
[NOME, COGNOME E QUALIFICA]
Firma: [FIRMA]
Scarica la ricevuta rimborso spese Word e PDF
I file contengono il modello da completare con i dati del beneficiario e del soggetto rimborsante, il dettaglio delle spese, gli estremi dei documenti allegati e la modalità di pagamento. Il formato Word può essere modificato prima della firma, mentre il PDF può essere consultato, stampato o utilizzato secondo le funzionalità disponibili nel file.
Il fac simile documenta l’avvenuto pagamento, ma non sostituisce eventuali moduli aziendali, procedure di autorizzazione, documenti fiscali o rendicontazioni richieste dal rapporto tra le parti.
Quali dati inserire nella ricevuta
La ricevuta deve permettere di collegare il pagamento alle spese effettivamente anticipate. È quindi opportuno riportare:
- nome, codice fiscale e ruolo del beneficiario;
- denominazione e dati fiscali del soggetto che effettua il rimborso;
- attività, incarico, progetto o trasferta per cui sono state sostenute le spese;
- periodo e luogo di svolgimento dell’attività, se pertinenti;
- data, tipologia e importo di ogni costo;
- estremi dello scontrino, della fattura, del biglietto o di un altro giustificativo;
- totale delle spese, eventuali anticipi e somma effettivamente rimborsata;
- data, modalità e riferimento del pagamento;
- numero dei documenti allegati;
- firma della persona che riceve il denaro.
La causale non dovrebbe limitarsi alla formula “rimborso spese”. Una descrizione come “rimborso delle spese di viaggio sostenute per la trasferta del [DATA] presso [LUOGO]” consente di ricostruire con maggiore precisione il motivo del pagamento.
Quali documenti allegare
Il rimborso analitico deve essere collegato a documenti che permettano di verificare la natura e l’importo delle spese. In base al costo sostenuto possono essere allegati fatture, documenti commerciali, ricevute, biglietti ferroviari o aerei, ricevute dei taxi, pedaggi, attestazioni di pagamento e prenotazioni alberghiere.
Ogni allegato dovrebbe essere numerato e richiamato nel prospetto. Se il documento comprende più acquisti, occorre evidenziare quale voce riguarda l’attività rimborsata, senza modificare o rendere illeggibile il giustificativo originale.
La ricevuta non dovrebbe riportare spese prive di qualsiasi elemento di riscontro, salvo che il regolamento o l’accordo applicabile ammetta una procedura specifica per lo smarrimento del documento. In tal caso può essere richiesta una dichiarazione separata, senza garanzia che il costo mantenga il medesimo trattamento fiscale.
Differenza tra ricevuta e nota spese
La nota spese viene normalmente compilata per chiedere il rimborso e sottoporre i costi alla verifica del soggetto pagatore. Contiene l’elenco delle spese, i documenti allegati e, quando previsto, l’autorizzazione del responsabile.
La ricevuta viene invece firmata dopo che il denaro è stato corrisposto e attesta l’avvenuto pagamento. Le due funzioni possono essere riunite nello stesso modulo, ma devono restare riconoscibili la richiesta, l’approvazione e la successiva quietanza.
Questo modello riguarda spese effettivamente sostenute e riepilogate. Se viene riconosciuta una somma prestabilita indipendentemente dai costi documentati, è più appropriato utilizzare il fac simile di ricevuta per rimborso spese forfettario, dopo avere verificato il trattamento applicabile.
Rimborso spese e trattamento fiscale
La presenza della ricevuta non rende automaticamente la somma esclusa dal reddito del beneficiario o deducibile per chi la paga. Il trattamento dipende dal rapporto tra le parti, dalla tipologia di spesa, dal luogo in cui è stata sostenuta, dalla documentazione e dalla modalità di pagamento.
Per i lavoratori dipendenti in trasferta si applicano le regole dell’articolo 51 del Testo unico delle imposte sui redditi. Per alcune spese di trasferta o missione sostenute in Italia, la tracciabilità del pagamento può incidere sul trattamento fiscale. Le disposizioni aggiornate possono essere consultate nell’edizione vigente del Testo unico delle imposte sui redditi.
Se il beneficiario è un professionista, una semplice ricevuta separata può non essere il documento corretto: le spese rimborsate possono dover essere esposte nella fattura o trattate secondo le regole applicabili all’incarico. Anche per amministratori, collaboratori, volontari e componenti di associazioni occorre verificare lo statuto, il contratto, il regolamento interno e la disciplina fiscale specifica.
Quando può essere necessaria la marca da bollo
Le ricevute e le quietanze non soggette a IVA di importo superiore a 77,47 euro possono rientrare nell’applicazione dell’imposta di bollo di 2 euro. La regola non deve però essere applicata automaticamente, perché esistono documenti e soggetti per i quali operano esenzioni o regimi particolari.
Prima di inserire la marca occorre verificare la natura della somma, il soggetto che emette il documento e l’eventuale collegamento con un atto già assoggettato a bollo o IVA. La disciplina generale è contenuta nel D.P.R. 642/1972 sull’imposta di bollo.
Quando il modello non è adatto
La ricevuta generica non è sufficiente quando:
- il pagamento non è ancora avvenuto e deve essere presentata una richiesta di rimborso;
- le spese costituiscono parte del compenso di un professionista e devono comparire in fattura;
- il soggetto pagatore impone una nota spese o una procedura telematica obbligatoria;
- il rimborso è calcolato in modo forfettario e non corrisponde ai costi documentati;
- si richiede un rimborso chilometrico da determinare secondo criteri concordati;
- il pagamento viene effettuato da una pubblica amministrazione sulla base di un proprio modulo;
- mancano l’autorizzazione all’incarico o i presupposti previsti dal contratto, dal regolamento o dallo statuto;
- la somma comprende anche un compenso per una prestazione.
Se nel pagamento sono compresi sia spese sia compensi, le due componenti devono essere separate e documentate correttamente. Definire l’intera somma come rimborso non ne modifica la natura effettiva.
Errori da evitare
- firmare la ricevuta prima di avere ottenuto il pagamento;
- indicare soltanto il totale senza elencare le singole spese;
- omettere la finalità dell’incarico, della trasferta o dell’acquisto;
- allegare documenti illeggibili o non collegabili alle voci richieste;
- inserire la quietanza integrale quando una parte della somma non è stata rimborsata;
- chiedere due volte il rimborso della stessa spesa;
- confondere un rimborso analitico con un importo forfettario;
- includere un compenso professionale o lavorativo tra le spese;
- considerare la ricevuta sufficiente a garantire un particolare trattamento fiscale;
- non conservare una copia firmata e la prova del pagamento.
Domande frequenti sulla ricevuta per rimborso spese
Chi deve firmare la ricevuta?
La firma principale è quella della persona che ha ricevuto il rimborso, perché il documento contiene la sua quietanza. Il soggetto pagatore può aggiungere la firma del responsabile che ha verificato o autorizzato la spesa, se prevista dalla propria organizzazione. La firma di approvazione non sostituisce quella del beneficiario quando si vuole attestare l’effettiva ricezione della somma.
La ricevuta può essere compilata prima del pagamento?
Il modulo può essere predisposto in anticipo, ma la dichiarazione di avvenuta ricezione dovrebbe essere datata e firmata soltanto dopo il pagamento. Prima di quel momento il documento può valere come prospetto o richiesta, non come quietanza. In caso di bonifico è opportuno riportare la data dell’operazione e il relativo riferimento, verificando che l’importo corrisponda al totale approvato.
Gli scontrini devono essere allegati in originale?
Dipende dalla procedura applicata dal soggetto rimborsante. Molte organizzazioni richiedono gli originali, mentre altre conservano copie digitali conformi alle proprie regole amministrative. Nel modello conviene indicare chi trattiene gli originali e numerare gli allegati. Una semplice fotografia poco leggibile o priva dei dati essenziali può non essere sufficiente per dimostrare la spesa.
Il rimborso spese deve essere indicato in fattura?
Se il beneficiario è un professionista o un’impresa, la risposta dipende dalla natura della spesa e dal modo in cui è stata sostenuta nell’ambito dell’incarico. In diversi casi il rimborso deve essere esposto nella fattura o gestito secondo una specifica disciplina fiscale. Il presente modello è quindi più adatto a una quietanza separata solo quando tale soluzione è coerente con il rapporto esistente.
La ricevuta deve essere registrata?
Una normale ricevuta di rimborso spese non viene generalmente predisposta come contratto da registrare, ma deve essere conservata con la nota spese, i giustificativi e la prova del pagamento. La registrazione può assumere rilievo soltanto in situazioni particolari o in caso d’uso. Restano separati gli obblighi contabili, fiscali e di conservazione previsti per il soggetto che effettua il rimborso.