Nomina responsabile della conservazione – Esempio e Fac simile

SCRITTURA PRIVATA DI NOMINA DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE
(dei documenti informatici e delle scritture/documenti fiscalmente rilevanti)

Tra

[DENOMINAZIONE SOCIETÀ] (di seguito, “Titolare/Produttore” o “Società”),
con sede legale in [__________] (___), Via/P.zza [__________] n. [__],
C.F. e P.IVA [__________], iscritta al Registro Imprese di [__________] n. [__________],
in persona del legale rappresentante pro tempore Sig./Dott. [__________], C.F. [__________],
PEC [__________];

e

Sig./Dott. [NOME COGNOME] (di seguito, “Responsabile della Conservazione”),
nato/a a [__________] il [__/__/____], residente in [__________], Via/P.zza [__________] n. [__],
C.F. [__________], e-mail [__________], PEC [__________], telefono [__________].

Premesso che
a) la Società intende adottare e mantenere un sistema di conservazione dei documenti informatici (“Sistema di Conservazione”) idoneo a garantire autenticità, integrità, leggibilità, reperibilità e accesso nel tempo ai documenti e alle scritture oggetto di conservazione;
b) la Società intende conservare, a titolo esemplificativo e non esaustivo, documenti amministrativi e contabili quali: fatture elettroniche attive e passive, corrispettivi, note di variazione, mastri/registri, libro giornale, scritture ausiliarie, dichiarazioni e ogni ulteriore documento/registro indicato nell’Allegato 1 (Ambito documentale);
c) la normativa applicabile prevede l’individuazione del “Responsabile della conservazione”, nonché la predisposizione e l’aggiornamento del “Manuale di conservazione” e le regole del processo di conservazione;
d) il/la Sig./Dott. [__________] dichiara di possedere competenze adeguate in materia di gestione documentale e conservazione digitale, e di aver preso visione dell’impianto organizzativo e tecnico del Sistema di Conservazione adottato/da adottare dalla Società;

tutto ciò premesso, le Parti convengono e stipulano quanto segue.

Art. 1 – Oggetto e nomina
1.1 La Società NOMINA il/la Sig./Dott. [NOME COGNOME], che ACCETTA, quale “RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE” dei documenti informatici e delle scritture/documenti indicati nell’Allegato 1, nell’ambito del Sistema di Conservazione della Società.
1.2 La nomina decorre dal [__/__/____] ed è conferita per lo svolgimento delle attività di governo e presidio del processo di conservazione e per la corretta tenuta del Manuale di conservazione, nei limiti e secondo le previsioni di legge, regolamentari e tecniche applicabili.
1.3 La presente nomina non costituisce delega di funzioni “ex art. 16 D.Lgs. 81/2008” né trasferisce obblighi indelegabili del legale rappresentante; disciplina esclusivamente compiti e responsabilità inerenti al processo di conservazione digitale.

Art. 2 – Ambito documentale e perimetro del processo
2.1 Sono oggetto di conservazione le tipologie documentali elencate nell’Allegato 1, con indicazione, per ciascuna tipologia, almeno di: origine (interno/esterno), formato, metadati, tempi di conservazione, criteri di ricerca ed eventuali vincoli normativi.
2.2 Il processo di conservazione opera tramite pacchetti informativi (Pacchetto di Versamento, Rapporto di Versamento, Pacchetto di Archiviazione, Pacchetto di Distribuzione) secondo le regole definite nel Manuale di conservazione e negli accordi tecnici applicabili.
2.3 In caso di conservazione di documenti fiscalmente rilevanti, il Responsabile della Conservazione presidia il rispetto degli obblighi di ricerca/estrazione, integrità e chiusura del processo mediante riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione, nei termini di legge.

Art. 3 – Compiti e responsabilità del Responsabile della Conservazione
3.1 Il Responsabile della Conservazione, operando d’intesa con i soggetti aziendali competenti (es. IT, sicurezza, privacy, amministrazione), svolge i compiti tipici del ruolo e, in particolare:
a) definisce, in funzione delle tipologie documentali da conservare, le caratteristiche e i requisiti del Sistema di Conservazione e ne presidia la conformità nel tempo;
b) gestisce e governa il processo di conservazione e ne garantisce la conformità alla normativa e alle regole tecniche applicabili;
c) assicura la generazione del Rapporto di Versamento secondo quanto previsto dal Manuale di conservazione;
d) nei casi previsti dal Manuale di conservazione, genera e sottoscrive il Pacchetto di Distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata;
e) effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del Sistema di Conservazione;
f) assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore a cinque anni, dell’integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi;
g) adotta misure per rilevare tempestivamente degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, ripristinare la corretta funzionalità, gestendo anche i rischi di obsolescenza dei formati;
h) provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo il Manuale di conservazione;
i) definisce e presìdia le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del Sistema di Conservazione e delle copie di sicurezza;
j) assicura la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia richiesto l’intervento, garantendo assistenza e risorse necessarie;
k) assicura agli organismi competenti l’assistenza e le risorse necessarie per eventuali attività di verifica e vigilanza;
l) predispone il Manuale di conservazione di cui al successivo art. 4 e ne cura l’aggiornamento periodico in caso di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.
3.2 Con specifico riferimento ai documenti fiscalmente rilevanti, il Responsabile della Conservazione:
a) motiva nel Manuale di conservazione l’eventuale scelta di formati diversi da quelli previsti come standard, assicurando integrità, accesso e leggibilità nel tempo;
b) garantisce che il processo di conservazione termini con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione e che siano rispettate le funzioni minime di ricerca/estrazione previste dalla normativa tributaria;
c) presidia la tempestiva conclusione dei processi entro i termini previsti dalla normativa applicabile.

Art. 4 – Manuale di conservazione
4.1 Il Manuale di conservazione è un documento informatico che descrive, in modo completo e verificabile, organizzazione, ruoli, modello di funzionamento, processo, architetture/infrastrutture, misure di sicurezza e ogni informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento nel tempo del Sistema di Conservazione.
4.2 Il Manuale di conservazione deve riportare almeno:
a) i soggetti che nel tempo hanno assunto responsabilità nel sistema e le eventuali deleghe (soggetti, funzioni, ambiti);
b) struttura organizzativa con funzioni, responsabilità e obblighi dei soggetti coinvolti;
c) tipologie di oggetti sottoposti a conservazione, formati gestiti, metadati, tempi di conservazione, eccezioni;
d) modalità di presa in carico dei Pacchetti di Versamento e predisposizione del Rapporto di Versamento;
e) descrizione del processo di conservazione e trattamento dei Pacchetti di Archiviazione;
f) modalità di esibizione/esportazione con produzione del Pacchetto di Distribuzione;
g) descrizione del sistema e delle componenti tecnologiche e delle procedure di gestione/evoluzione;
h) procedure di monitoraggio e verifiche di integrità, con evidenza delle azioni in caso di anomalie;
i) procedure per duplicati/copie e gestione obsolescenza;
j) indicazione delle normative applicabili nei luoghi (fisici/logici) di conservazione e delle misure di sicurezza.
4.3 Il Manuale di conservazione è predisposto e mantenuto aggiornato dal Responsabile della Conservazione; la Società ne assicura la diffusione interna ai soggetti interessati e la disponibilità ai fini di controllo ed esibizione.

Art. 5 – Conservazione esternalizzata, soggetti terzi e deleghe
5.1 La Società può affidare a un soggetto esterno (“Conservatore”/“Fornitore del servizio di conservazione”) lo svolgimento operativo, totale o parziale, del processo di conservazione, mediante contratto/accordo di servizio che preveda l’obbligo di rispettare il Manuale di conservazione e le regole tecniche applicabili.
5.2 Il Responsabile della Conservazione, sotto la propria responsabilità, può delegare specifiche fasi/funzioni del processo a soggetti di comprovata competenza ed esperienza; ogni delega deve essere formalizzata per iscritto, indicando chiaramente funzioni, limiti e responsabilità.
5.3 In caso di coinvolgimento di terzi che trattino dati personali, la Società e/o il Responsabile della Conservazione curano l’inquadramento privacy (es. nomina a responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, ove applicabile) e le misure di sicurezza coerenti con il rischio.

Art. 6 – Risorse, strumenti e cooperazione della Società
6.1 La Società garantisce al Responsabile della Conservazione l’accesso alle informazioni, ai sistemi e alla documentazione necessaria (incluse policy IT e sicurezza, procedure contabili, contratti di servizio, registri e log tecnici disponibili).
6.2 Ove richiesto dal modello organizzativo e dal Manuale di conservazione, la Società mette a disposizione idonei strumenti di firma digitale/firma elettronica qualificata e servizi di validazione temporale (riferimento/marca temporale) per le attività di sottoscrizione e chiusura dei pacchetti previsti.
6.3 La Società si impegna a non porre in essere comportamenti che impediscano o rendano irragionevolmente difficoltoso l’esercizio dei compiti del Responsabile della Conservazione.

Art. 7 – Riservatezza e trattamento dati
7.1 Il Responsabile della Conservazione è tenuto alla riservatezza su informazioni, dati e documenti di cui venga a conoscenza nello svolgimento dell’incarico, salvo obblighi di legge o richieste dell’Autorità.
7.2 Le Parti si impegnano a trattare i dati personali secondo la normativa applicabile e secondo le misure organizzative e tecniche previste dal Manuale di conservazione e dalle procedure aziendali.

Art. 8 – Durata, revoca, recesso e sostituzione
8.1 L’incarico ha durata di [___] anni a decorrere dalla data di cui all’art. 1.1 e si rinnova [tacitamente/previo accordo] per pari periodo, salvo disdetta comunicata con [PEC/raccomandata A/R] almeno [___] mesi prima della scadenza.
8.2 La Società può revocare l’incarico con effetto immediato in caso di grave inadempimento, negligenza, violazione delle regole di sicurezza o mancato rispetto degli obblighi essenziali di presidio del processo e del Manuale di conservazione.
8.3 Il Responsabile della Conservazione può recedere con preavviso di [___] giorni, fermo restando l’obbligo di cooperare alla ordinata consegna delle attività e alla sostituzione, evitando interruzioni del processo.
8.4 In caso di cessazione, il Responsabile della Conservazione consegna alla Società (o al nuovo Responsabile) tutta la documentazione di governo del processo (Manuale aggiornato, deleghe, evidenze di controllo, eventuali report periodici) e assicura un passaggio di consegne documentato.

Art. 9 – Corrispettivo (se applicabile)
9.1 Per l’incarico la Società riconosce al Responsabile della Conservazione un compenso pari a € [__________] [mensile/annuale/una tantum], oltre eventuali oneri di legge, secondo le modalità di pagamento [__________].
9.2 Restano a carico della Società le spese vive autorizzate e documentate necessarie allo svolgimento dell’incarico [eventuali regole: anticipi, massimali, rendicontazione].

Art. 10 – Legge applicabile e foro competente
10.1 La presente scrittura è regolata dalla legge italiana.
10.2 Per ogni controversia relativa a validità, interpretazione ed esecuzione è competente in via esclusiva il Foro di [__________], salvo competenze inderogabili di legge.

Allegati
Allegato 1 – Ambito documentale (tipologie documentali, formati, metadati, tempi, criteri di ricerca)
Allegato 2 – Modello organizzativo del sistema di conservazione e soggetti coinvolti (eventuale)
Allegato 3 – Conservatore/Fornitore del servizio (dati contrattuali e tecnici, eventuale) e nomine privacy (eventuale)
Allegato 4 – Elenco deleghe operative (eventuale)

Letto, approvato e sottoscritto.

[Luogo], lì __/__/____

Per la Società (Titolare/Produttore)
____________________________________
[NOME COGNOME – Qualifica – Firma]

Il Responsabile della Conservazione (per accettazione)
____________________________________
[NOME COGNOME – Firma]