Liberatoria utilizzo immagini e video PDF e Word – Esempio e Fac simile

In questa pagina è disponibile un fac simile di liberatoria per l’utilizzo di immagini e video in formato Word e PDF. Il modello è pensato principalmente per una persona maggiorenne che intende autorizzare un’associazione, un’impresa, un professionista, un organizzatore o un altro soggetto a realizzare e utilizzare fotografie, video, registrazioni della voce o contenuti audiovisivi per finalità definite.

Il fac simile può essere consultato integralmente prima del download. Devono essere personalizzati il soggetto autorizzato, l’attività durante la quale vengono realizzate le riprese, le finalità, i canali di diffusione, la durata e l’eventuale carattere gratuito dell’autorizzazione; le istruzioni successive spiegano inoltre come coordinare il modulo con l’informativa privacy.

A cosa serve la liberatoria per utilizzo di immagini e video

La liberatoria serve a documentare quali utilizzi del ritratto e delle riprese sono stati autorizzati dalla persona interessata. L’art. 96 della legge 22 aprile 1941, n. 633 disciplina il consenso all’esposizione, riproduzione o messa in commercio del ritratto, mentre l’art. 97 contempla alcuni casi nei quali il consenso non è necessario. Il quadro normativo può essere verificato nella legge sul diritto d’autore pubblicata su Normattiva.

Il modello è particolarmente utile quando una persona riconoscibile viene fotografata o filmata per il sito di un’organizzazione, una pubblicazione, un progetto, materiale promozionale, social network o altri canali individuati in anticipo. Non dovrebbe invece essere utilizzato come esonero generale da responsabilità né come autorizzazione indistinta a qualsiasi impiego futuro dell’immagine.

Per fotografie e video di minorenni è preferibile utilizzare il fac simile di liberatoria per minorenni, predisposto specificamente per la responsabilità genitoriale. Se le riprese sono legate a una singola manifestazione, può essere più adatto il modello di liberatoria per pubblicazione di immagini durante un evento.

Fac simile liberatoria utilizzo immagini e video

Il modello deve essere completato con gli utilizzi effettivamente concordati. Le alternative non pertinenti devono essere eliminate, evitando di lasciare formule che autorizzino contemporaneamente impieghi diversi da quelli realmente previsti.

Scarica la liberatoria immagini e video Word e PDF

Sono disponibili un file in formato Word e un file in formato PDF. Il documento Word può essere modificato per inserire i dati del soggetto interessato, identificare chi utilizzerà le riprese e selezionare finalità, canali, durata e condizioni economiche; il PDF può essere scaricato e stampato, senza presumere che contenga campi elettronici compilabili.

Prima della sottoscrizione devono essere eliminate le alternative non utilizzate. La liberatoria non sostituisce l’informativa sul trattamento dei dati personali, che deve corrispondere ai trattamenti realmente svolti dal relativo Titolare.

Come compilare la liberatoria per foto e video

Il dato più importante non è il codice fiscale del soggetto ritratto, ma la delimitazione dell’autorizzazione. Scrivere soltanto “autorizzo l’utilizzo delle mie fotografie e dei miei video” non chiarisce se il materiale potrà essere pubblicato sui social, inserito in campagne commerciali, distribuito alla stampa oppure utilizzato soltanto per documentare una determinata attività.

Prima della firma conviene quindi definire:

• chi realizza o utilizza le immagini;
• in quale evento, progetto o attività vengono prodotte;
• se sono autorizzate fotografie, video, voce o interviste;
• le finalità precise dell’utilizzo;
• i siti, social network e altri canali previsti;
• eventuali soggetti terzi ai quali il materiale viene comunicato;
• il periodo per il quale è previsto l’utilizzo;
• se l’autorizzazione è gratuita oppure esiste un separato accordo economico.

Se una fotografia viene inizialmente raccolta per documentare un corso e successivamente si decide di utilizzarla per una campagna pubblicitaria, occorre verificare se questo secondo impiego rientri realmente nell’autorizzazione originaria. Inserire finalità specifiche nel modulo riduce questo tipo di ambiguità.

Consenso al ritratto e privacy non sono la stessa cosa

Una fotografia nella quale una persona è identificata o identificabile costituisce un dato personale e anche l’acquisizione e la diffusione delle immagini possono costituire trattamenti di dati. Il Garante per la protezione dei dati personali ha espressamente ricondotto le immagini riconoscibili alla nozione di dato personale. Il Garante dedica specifiche indicazioni a suoni e immagini.

Questo profilo non coincide però con il diritto al ritratto. Una liberatoria ben costruita individua quindi l’utilizzo dell’immagine autorizzato, mentre l’informativa privacy spiega chi tratta i dati, per quali finalità e basi giuridiche, per quanto tempo, con quali destinatari e con quali diritti per l’interessato.

Gli artt. 13 e 14 del GDPR riguardano le informazioni da fornire all’interessato e non sono, da soli, la formula giuridica che autorizza la pubblicazione di una fotografia. Per questo non è corretto scrivere semplicemente che le immagini vengono utilizzate “ai sensi degli artt. 13 e 14 GDPR” senza specificare finalità e presupposti del trattamento.

Quali canali di pubblicazione indicare

“Internet” è spesso una descrizione troppo ampia. Se l’utilizzo previsto riguarda il sito aziendale e un determinato profilo Instagram, questi canali possono essere indicati direttamente. Lo stesso criterio vale per YouTube, newsletter, brochure, locandine, comunicati stampa, cataloghi e campagne pubblicitarie.

La distinzione è utile anche per consentire scelte differenti. Una persona potrebbe accettare la pubblicazione delle fotografie sul sito dell’associazione ma non il loro utilizzo in inserzioni commerciali sui social. Quando gli usi hanno finalità differenti, inserirli separatamente rende il documento più comprensibile e specifico.

Autorizzazione gratuita e utilizzo commerciale

La gratuità non deve essere presunta. Se la persona concede l’utilizzo senza compenso, il modulo può dichiarare che per gli impieghi espressamente indicati non è previsto un corrispettivo. Questa formula è più precisa di una rinuncia generica a “qualsiasi pretesa economica”, che potrebbe essere interpretata oltre lo scopo concreto dell’accordo.

Se l’immagine viene utilizzata nell’ambito di una campagna pubblicitaria, di una produzione professionale o di un rapporto nel quale è previsto un compenso, è preferibile specificare l’utilizzo commerciale e richiamare l’eventuale accordo economico separato. Il modello non dovrebbe far apparire gratuita una prestazione che le parti hanno invece concordato come remunerata.

Durata dell’autorizzazione e revoca del consenso privacy

Indicare una durata o un periodo di utilizzo evita formule come “per sempre e con qualsiasi mezzo presente o futuro”. Se il trattamento dei dati personali si basa sul consenso, l’art. 7 del GDPR stabilisce che l’interessato può revocarlo in qualsiasi momento e che la revoca non pregiudica la liceità del trattamento effettuato in precedenza. Il testo vigente del Regolamento UE 2016/679 è disponibile su EUR-Lex.

La revoca del consenso privacy non deve però essere descritta in modo semplicistico come cancellazione retroattiva di qualsiasi conseguenza della pubblicazione. Materiale cartaceo già distribuito, condivisioni compiute autonomamente da terzi e altri utilizzi già avvenuti possono richiedere valutazioni diverse. L’informativa dovrebbe spiegare concretamente come presentare le richieste al Titolare.

È possibile esonerarsi dalla responsabilità per gli usi dei terzi?

Pubblicare un contenuto online può consentire ad altri utenti di salvarlo, condividerlo o riutilizzarlo fuori dai canali originariamente previsti. Questo rischio può essere segnalato in modo trasparente, soprattutto per i social network.

Non è però opportuno trasformare tale informazione in una formula con cui l’organizzatore viene liberato indistintamente da “ogni responsabilità”. Il fac simile precisa invece che l’eventuale comportamento autonomo di terzi non amplia gli utilizzi direttamente autorizzati al soggetto che ha raccolto la liberatoria.

Quando la liberatoria non è necessaria o non è sufficiente

L’art. 97 della legge n. 633/1941 contempla situazioni in cui il consenso al ritratto non è richiesto, collegate per esempio alla notorietà o all’ufficio pubblico ricoperto, a necessità di giustizia o polizia, a scopi scientifici, didattici o culturali oppure a fatti, avvenimenti o cerimonie di interesse pubblico o svolti in pubblico. Le eccezioni vanno valutate rispetto alla situazione concreta e non equivalgono a una libertà generale di utilizzare qualsiasi fotografia.

Il fac simile generico può inoltre essere insufficiente per produzioni cinematografiche, campagne pubblicitarie con testimonial, rapporti con modelli o artisti, contenuti destinati a banche immagini, progetti che prevedono licenze molto ampie o utilizzi dell’immagine collegati a rapporti professionali complessi. In questi casi è preferibile un accordo costruito specificamente sul progetto.

Errori da evitare nella liberatoria immagini e video

• richiamare gli artt. 13 e 14 GDPR come se costituissero da soli l’autorizzazione alla pubblicazione;
• scrivere genericamente “qualsiasi utilizzo” senza indicare finalità e canali;
• autorizzare automaticamente ogni mezzo presente e futuro;
• omettere il soggetto che effettivamente utilizzerà le immagini;
• prevedere una rinuncia generale a qualsiasi diritto o responsabilità;
• confondere la gratuità dell’autorizzazione con una manleva indiscriminata;
• non specificare se l’utilizzo comprende finalità promozionali o commerciali;
• non predisporre l’informativa privacy relativa al trattamento effettivamente svolto;
• utilizzare il modulo destinato ai maggiorenni per un minore senza considerare la responsabilità genitoriale.

Domande frequenti sulla liberatoria per immagini e video

La liberatoria è sempre obbligatoria per pubblicare una fotografia?

No. Gli artt. 96 e 97 della legge sul diritto d’autore disciplinano il consenso al ritratto e specifiche eccezioni nelle quali può non essere necessario. La presenza di un’eccezione dipende però dal contesto, dalla finalità e dal modo in cui l’immagine viene utilizzata. Un fac simile di autorizzazione resta utile nei casi in cui il consenso è il presupposto scelto per l’impiego del ritratto.

La liberatoria deve essere firmata davanti a un pubblico ufficiale?

Per una normale autorizzazione privata all’utilizzo dell’immagine non va presunta una procedura generale di autenticazione della firma. Chi raccoglie il documento deve tuttavia poter ricondurre l’autorizzazione alla persona interessata con modalità adeguate al contesto. La richiesta di copia del documento di identità non dovrebbe essere inserita automaticamente se non è realmente necessaria per la procedura utilizzata.

Posso usare la stessa liberatoria per sito web e social network?

Sì, purché il modulo identifichi chiaramente i canali autorizzati e le relative finalità. Se sito e social vengono utilizzati per scopi differenti, è preferibile indicare le scelte separatamente. Una formula generica che autorizza “Internet” offre meno informazioni alla persona e rende più difficile capire quali pubblicazioni siano effettivamente comprese nel consenso espresso.

La liberatoria sostituisce l’informativa GDPR?

No. L’autorizzazione all’uso dell’immagine e l’informativa privacy svolgono funzioni differenti. L’informativa deve spiegare il trattamento concreto dei dati personali, indicando almeno gli elementi richiesti dalla normativa applicabile, mentre la liberatoria definisce l’utilizzo del ritratto e delle riprese autorizzato dalla persona. I due documenti possono essere coordinati, ma non è corretto sostituire l’uno con l’altro.