Lettera richiesta pagamento provvigioni – Esempio e Fac simile

In questa pagina è disponibile un fac simile Word/Doc di lettera per richiedere il pagamento di provvigioni maturate e non ancora corrisposte. Il modello può essere utilizzato da agenti e rappresentanti di commercio e, dopo gli opportuni adattamenti, da altri collaboratori commerciali quando il diritto al compenso provvigionale risulta dal contratto o da un accordo con il committente.

Il fac simile può essere consultato prima del download e consente di indicare il rapporto da cui nasce il credito, gli affari interessati, la base di calcolo, l’aliquota, gli importi e la scadenza richiesta per il pagamento. Dopo il modello sono spiegate anche le differenze tra un semplice sollecito e una richiesta formale, oltre alle verifiche da effettuare quando manca il rendiconto delle provvigioni.

A cosa serve la lettera di richiesta pagamento provvigioni

La lettera serve a contestare in modo preciso il mancato pagamento di una o più provvigioni e a chiedere alla controparte di regolarizzare la posizione. Rispetto a un messaggio generico, permette di collegare la richiesta a specifici clienti, ordini, contratti o periodi e di indicare come è stato determinato l’importo richiesto.

Nel contratto di agenzia il diritto alla provvigione è disciplinato dall’articolo 1748 del Codice civile. La norma collega il diritto agli affari conclusi per effetto dell’intervento dell’agente e disciplina anche il momento dal quale la provvigione spetta, fermo quanto validamente pattuito nei limiti consentiti.

Se invece il compenso deriva da procacciamento d’affari, mediazione, collaborazione occasionale o altro rapporto commerciale, non bisogna applicare automaticamente le regole dell’agenzia. In questi casi occorre verificare il contratto e la disciplina specifica del rapporto prima di inserire riferimenti agli articoli 1748 e 1749 c.c.

Fac simile lettera richiesta pagamento provvigioni

Il modello seguente deve essere completato con importi e dati verificabili. Le parti facoltative relative al contratto di agenzia e alla costituzione in mora devono essere mantenute soltanto se coerenti con il rapporto concreto e con lo scopo della comunicazione.

Scarica il modello Word della lettera richiesta pagamento provvigioni

Il file contiene il fac simile in formato Word/Doc con i campi necessari per identificare il rapporto commerciale, le singole operazioni e l’importo complessivo richiesto. Il testo è modificabile e permette di eliminare le parti non applicabili, comprese le formule specifiche previste per il rapporto di agenzia e per il sollecito formale.

La lettera non sostituisce il documento fiscale eventualmente necessario e non determina da sola se una provvigione sia effettivamente maturata. Prima dell’invio devono essere verificati contratto, eventuale Accordo Economico Collettivo applicabile e documentazione relativa agli affari indicati.

Scarica il modello Word della lettera richiesta pagamento provvigioni

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Quali dati inserire nella richiesta di pagamento

Il semplice elenco dei nomi dei clienti, presente nel modello originario, può non essere sufficiente a rendere verificabile la pretesa. Per ogni provvigione è preferibile indicare gli elementi che permettono alla controparte di ricostruire rapidamente l’affare e confrontarlo con la propria contabilità.

• data e tipo del contratto o accordo da cui deriva il diritto alla provvigione;
• periodo al quale si riferisce la richiesta;
• cliente, ordine, contratto o altra operazione interessata;
• base sulla quale è applicata la percentuale provvigionale;
• aliquota prevista dal contratto;
• importo della singola provvigione e totale richiesto;
• eventuale estratto conto, fattura o altro documento utilizzato per il calcolo;
• precedenti solleciti o contestazioni già inviati.

Se l’importo non può essere determinato perché il preponente non ha fornito i dati necessari, è preferibile non inserire una cifra puramente stimata come se fosse certa. La richiesta può concentrarsi inizialmente sulla consegna del rendiconto e delle informazioni necessarie alla verifica.

Rendiconto e pagamento nel contratto di agenzia

Per i rapporti di agenzia, l’articolo 1749 c.c. impone al preponente di consegnare all’agente un estratto conto delle provvigioni dovute al più tardi entro l’ultimo giorno del mese successivo al trimestre nel quale sono maturate. Il documento deve riportare gli elementi essenziali utilizzati nel calcolo e, entro il medesimo termine, le provvigioni liquidate devono essere effettivamente pagate.

La stessa disposizione riconosce all’agente il diritto di ottenere le informazioni necessarie per controllare le provvigioni liquidate, compreso un estratto dei libri contabili. Il testo dell’articolo è riportato anche nella raccolta delle norme del Codice civile pubblicata da Enasarco.

La lettera può quindi avere due funzioni differenti: chiedere il pagamento di provvigioni già quantificate oppure ottenere prima i dati necessari a controllare il conteggio. Se la mandante riconosce l’importo ma le parti devono disciplinare tempi o modalità del saldo, può essere utile un documento distinto, come la scrittura privata di riconoscimento delle provvigioni.

Quando le regole dell’agenzia non si applicano

Il termine “provvigione” viene utilizzato in rapporti diversi. Un procacciatore d’affari occasionale, un mediatore, un collaboratore commerciale e un agente non hanno necessariamente gli stessi presupposti per maturare il compenso né le stesse scadenze.

Prima di citare gli articoli 1748 e 1749 c.c. occorre quindi verificare che il rapporto sia realmente qualificabile come agenzia. Nel procacciamento d’affari, per esempio, il diritto al compenso deve essere verificato sulla base dell’accordo concreto e delle caratteristiche dell’attività svolta. Per questa ipotesi è disponibile anche il fac simile di contratto di procacciamento d’affari.

Sollecito bonario o richiesta formale di pagamento

Se si vuole soltanto chiedere un controllo amministrativo e ottenere il pagamento senza impostare subito la comunicazione in termini formali, è sufficiente mantenere la parte ordinaria del modello. Il termine indicato nella lettera può essere scelto in modo ragionevole tenendo conto della scadenza già prevista dal contratto e delle circostanze del rapporto.

Se invece si intende formulare una richiesta formale, l’articolo 1219 c.c. prevede che il debitore possa essere costituito in mora mediante intimazione o richiesta scritta, fatte salve le ipotesi nelle quali la costituzione in mora non è necessaria. Il riferimento può essere verificato nel testo dell’articolo 1219 del Codice civile.

Per finalità probatorie conviene inviare la comunicazione con un mezzo che permetta di dimostrare contenuto e ricezione, come PEC o raccomandata con avviso di ricevimento. Non esiste però una regola secondo cui ogni semplice richiesta di provvigioni debba essere necessariamente spedita con una di queste modalità, salvo specifiche clausole o esigenze del caso.

Errori da evitare nella richiesta delle provvigioni

• chiedere un importo complessivo senza indicare gli affari ai quali si riferisce;
• applicare una percentuale diversa da quella risultante dal contratto o dal conteggio concordato;
• definire come già maturata una provvigione senza verificare i presupposti del rapporto concreto;
• citare gli articoli 1748 e 1749 c.c. quando il rapporto non è di agenzia;
• indicare una cifra stimata come certa quando mancano i dati contabili necessari;
• confondere la lettera di richiesta con la fattura o con altro documento fiscale;
• aggiungere automaticamente interessi, penali o costi di recupero senza avere verificato il regime applicabile;
• inviare un sollecito formale senza conservare una prova del contenuto e della ricezione.

Domande frequenti sulla richiesta di pagamento delle provvigioni

Quando l’agente ha diritto alla provvigione?

L’articolo 1748 c.c. disciplina il diritto dell’agente per gli affari conclusi durante il contratto per effetto del suo intervento e contempla anche altre ipotesi previste dalla stessa norma. Il momento in cui la provvigione spetta deve essere verificato tenendo conto del contratto e dei limiti inderogabili stabiliti dalla legge. Non basta quindi il solo fatto che l’agente abbia comunicato il nominativo di un cliente.

Cosa posso fare se la mandante non mi ha inviato il conto provvigioni?

Nel rapporto di agenzia l’articolo 1749 c.c. consente di chiedere l’estratto conto con gli elementi essenziali del calcolo e le informazioni necessarie per verificare le somme liquidate. Se senza questi dati non è possibile quantificare correttamente il credito, il modello permette di chiedere prima il rendiconto invece di indicare un importo non verificabile.

La lettera deve essere inviata tramite PEC?

La PEC non è obbligatoria per ogni richiesta di pagamento, salvo particolari accordi o disposizioni applicabili. È però utile quando occorre dimostrare la data, il contenuto e la consegna della comunicazione. Anche una raccomandata con avviso di ricevimento può svolgere una funzione probatoria analoga; una normale email offre generalmente una prova meno strutturata.

La lettera equivale a una fattura?

No. La lettera serve a richiedere il pagamento e a documentare la contestazione del ritardo, mentre la fattura o altro documento fiscale risponde a una funzione diversa. Gli adempimenti fiscali devono essere gestiti secondo la natura del rapporto e del soggetto che percepisce la provvigione, indipendentemente dall’invio del sollecito.

Posso usare questo modello anche come messa in mora?

Il fac simile contiene un paragrafo facoltativo che formula una richiesta scritta di adempimento e richiama l’articolo 1219 c.c. Va mantenuto solo quando si vuole dare alla comunicazione un’impostazione formale e quando il credito richiesto è già esigibile. Se l’importo è ancora da verificare o esiste una contestazione complessa sul diritto alla provvigione, può essere necessario adattare più precisamente la richiesta.