In questa pagina è disponibile un fac simile di lettera per chiedere al commercialista la restituzione dei documenti in formato Word. Il modello può essere utilizzato dal cliente persona fisica oppure, tramite il titolare o il legale rappresentante, da un’impresa, una società, un’associazione o un altro soggetto che abbia affidato documentazione al professionista.
Il fac simile può essere visualizzato prima del download e personalizzato indicando il rapporto professionale, i documenti richiesti, il periodo di riferimento e la modalità scelta per la riconsegna. Dopo il modello trovi indicazioni per individuare la documentazione da richiedere, organizzare il passaggio a un nuovo commercialista e documentare la consegna.
A cosa serve la lettera per restituzione documenti commercialista
La lettera serve a formulare per iscritto la richiesta di restituzione dei documenti che il cliente aveva consegnato al commercialista per l’esecuzione dell’incarico. Può inoltre essere utilizzata per chiedere copia degli atti e dei documenti relativi al mandato professionale, per esempio dichiarazioni trasmesse, ricevute, comunicazioni e altra documentazione pertinente.
Il Codice deontologico dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili prevede che, su richiesta, il professionista fornisca al cliente copia degli atti e documenti concernenti l’oggetto e l’esecuzione del mandato. Prevede inoltre che la documentazione ricevuta dal cliente per l’espletamento dell’incarico sia restituita senza ritardo quando questi ne fa richiesta, previo rilascio di ricevuta. La richiesta può essere utile alla cessazione del rapporto, in occasione del cambio di commercialista oppure semplicemente quando il cliente necessita di riottenere documenti propri o di ricevere copia della documentazione relativa all’attività svolta. Se l’obiettivo è anche interrompere formalmente il rapporto professionale, la sola richiesta dei documenti non sostituisce la comunicazione di revoca o recesso dall’incarico.
Fac simile lettera per restituzione documenti commercialista
Il modello deve essere completato con i dati reali e adattato alla documentazione effettivamente consegnata o prodotta nell’ambito dell’incarico. Nella parte dedicata ai documenti devono essere mantenute soltanto le voci pertinenti.
RICHIESTA DI RESTITUZIONE E CONSEGNA DELLA DOCUMENTAZIONE
Mittente:
[NOME E COGNOME O DENOMINAZIONE]
[CODICE FISCALE O PARTITA IVA]
[INDIRIZZO]
[PEC O EMAIL]
Destinatario:
[NOME E COGNOME DEL PROFESSIONISTA O DENOMINAZIONE DELLO STUDIO]
[INDIRIZZO DELLO STUDIO]
[PEC O EMAIL]
Oggetto: Richiesta di restituzione e consegna della documentazione relativa all’incarico professionale
Egregio/a Dott./Dott.ssa [NOME E COGNOME],
il/la sottoscritto/a [NOME E COGNOME], codice fiscale [CODICE FISCALE], in proprio oppure in qualità di [QUALIFICA] di [DENOMINAZIONE], codice fiscale o partita IVA [CODICE FISCALE O PARTITA IVA], con riferimento all’incarico professionale avente ad oggetto [DESCRIZIONE DELL’INCARICO],
CHIEDE
la restituzione della documentazione consegnata allo Studio per l’espletamento dell’incarico e ancora in Vostro possesso, relativa al periodo [PERIODO], nonché, per quanto pertinente, copia degli atti e dei documenti concernenti l’oggetto e l’esecuzione del mandato.
In particolare, si richiede la seguente documentazione. MANTENERE SOLTANTO LE VOCI PERTINENTI:
registri e libri contabili o fiscali: [DESCRIZIONE];
fatture e altri documenti contabili consegnati allo Studio: [DESCRIZIONE E PERIODO];
dichiarazioni fiscali e relativi prospetti: [DESCRIZIONE E PERIODO];
ricevute di presentazione delle dichiarazioni e delle comunicazioni trasmesse: [DESCRIZIONE];
modelli di pagamento e relative ricevute disponibili: [DESCRIZIONE E PERIODO];
bilanci, prospetti contabili e documentazione societaria: [DESCRIZIONE];
comunicazioni, istanze o pratiche predisposte o trasmesse nell’ambito dell’incarico: [DESCRIZIONE];
altra documentazione: [DESCRIZIONE PRECISA].
Qualora uno o più dei documenti richiesti non siano nella disponibilità dello Studio, chiedo cortesemente di indicarlo nel riscontro, così da poter verificare la documentazione effettivamente presente.
Per la riconsegna, SCEGLIERE E MANTENERE UNA SOLA DELLE SEGUENTI OPZIONI:
OPZIONE 1, RITIRO DIRETTO:
chiedo di indicarmi data, orario e modalità con cui sarà possibile ritirare la documentazione presso lo Studio.
OPZIONE 2, CONSEGNA A PROFESSIONISTA SUBENTRANTE:
chiedo che la documentazione possa essere consegnata al seguente professionista da me incaricato, secondo modalità da concordare:
[NOME E COGNOME O DENOMINAZIONE DEL NUOVO PROFESSIONISTA]
[RECAPITO O PEC].
OPZIONE 3, TRASMISSIONE DIGITALE DEI DOCUMENTI DISPONIBILI IN FORMATO ELETTRONICO:
chiedo che i documenti disponibili in formato digitale possano essere trasmessi al seguente recapito, ove compatibile con la loro natura e con le modalità concordate:
[PEC O ALTRO RECAPITO CONCORDATO].
Chiedo inoltre di essere contattato/a entro [NUMERO] giorni dal ricevimento della presente per concordare le modalità operative della consegna, fermo restando quanto previsto per la restituzione della documentazione ricevuta dal cliente.
Al momento della consegna potrà essere predisposto un elenco della documentazione restituita, da sottoscrivere per ricevuta.
Distinti saluti.
[LUOGO], [DATA]
[NOME E COGNOME O DENOMINAZIONE]
[FIRMA]
Scarica il modello Word per la restituzione dei documenti al commercialista
Il file disponibile contiene il fac simile in formato Doc e può essere modificato con Microsoft Word o con altri programmi compatibili. Occorre personalizzare i dati del cliente e del professionista, il periodo interessato, l’elenco dei documenti effettivamente richiesti e la modalità di riconsegna.
La lettera serve a documentare la richiesta al professionista, ma non sostituisce una distinta o un verbale che descriva ciò che viene effettivamente consegnato. Per questa seconda fase può essere utilizzato il fac simile di verbale di consegna documenti contabili.
Quali documenti chiedere al commercialista
Non conviene copiare automaticamente un elenco standard. La documentazione dipende dal tipo di cliente, dal regime contabile, dall’incarico affidato al professionista e dagli anni interessati. Una persona fisica che abbia affidato soltanto la dichiarazione dei redditi avrà, per esempio, esigenze diverse da una società per la quale lo studio ha gestito contabilità, dichiarazioni fiscali e adempimenti societari.
Prima di inviare la lettera è utile confrontare la richiesta con l’incarico professionale, con eventuali elenchi dei documenti originariamente consegnati e con le pratiche effettivamente curate dallo studio. Tra le voci che possono risultare pertinenti rientrano:
- documenti originali consegnati dal cliente e ancora detenuti dal professionista;
- libri, registri e documentazione contabile affidati allo studio;
- dichiarazioni fiscali, bilanci e prospetti relativi agli anni interessati;
- ricevute delle trasmissioni telematiche e degli adempimenti effettuati;
- documentazione relativa a versamenti, comunicazioni e pratiche seguite nell’ambito dell’incarico;
- atti e documenti provenienti da terzi concernenti l’oggetto o l’esecuzione del mandato, se pertinenti.
Il Codice deontologico distingue tra restituzione della documentazione ricevuta dal cliente e consegna di copie degli atti e documenti relativi al mandato. Questa distinzione è più precisa rispetto a una richiesta generica di “tutta la documentazione dello studio”, che potrebbe comprendere materiali non pertinenti al rapporto professionale.
Il commercialista può trattenere i documenti se non è stato pagato?
Il mancato pagamento degli onorari non consente di trattenere indiscriminatamente gli atti e i documenti ricevuti dal cliente. Il Codice deontologico vieta espressamente di ritenere tali documenti a causa del mancato pagamento degli onorari o del mancato rimborso delle spese, coordinando questa regola con la possibilità prevista dall’articolo 22 di conservare copie quando necessario per documentare i propri adempimenti o ottenere il pagamento del compenso.
Anche l’articolo 2235 del Codice civile disciplina il divieto di ritenzione delle cose e dei documenti ricevuti dal prestatore d’opera professionale. L’eventuale controversia sul compenso resta quindi distinta dalla materiale restituzione della documentazione del cliente.
Come organizzare il passaggio a un nuovo commercialista
Se la richiesta deriva dal cambio di professionista, è utile separare due operazioni. La prima è la cessazione o revoca dell’incarico in corso, secondo quanto previsto dal rapporto con il professionista; la seconda è la consegna della documentazione necessaria al cliente o al commercialista subentrante. Per la prima comunicazione è disponibile anche il fac simile di revoca del mandato al commercialista.
Nella richiesta di documenti è preferibile indicare espressamente se il ritiro sarà effettuato dal cliente oppure se si desidera che la documentazione venga consegnata a un nuovo professionista. In quest’ultimo caso conviene fornire dati e recapiti sufficienti a identificarlo e concordare con lo studio le modalità di trasferimento, soprattutto se sono presenti originali cartacei o documenti contenenti dati riservati.
Come inviare la richiesta e documentare la consegna
La richiesta può essere consegnata direttamente allo studio o trasmessa con una modalità che consenta di conservarne prova. PEC e raccomandata sono soluzioni utilizzate quando interessa documentare con maggiore precisione invio e ricezione; prima dell’invio è comunque opportuno verificare eventuali modalità di comunicazione previste nella lettera di incarico.
Al momento della riconsegna è utile predisporre una distinta o un verbale che elenchi i documenti effettivamente restituiti. Il Codice deontologico prevede espressamente il rilascio di una ricevuta per la restituzione della documentazione ricevuta dal cliente. La ricevuta tutela entrambe le parti perché consente di ricostruire quali documenti sono usciti dalla disponibilità dello studio e in quale data.
Errori da evitare nella richiesta dei documenti
- Chiedere soltanto “tutta la documentazione”: indicare almeno tipologie, periodi e pratiche interessate riduce il rischio di incomprensioni.
- Usare un elenco fiscale identico per qualsiasi cliente: non tutti utilizzano gli stessi registri, dichiarazioni o modelli.
- Confondere restituzione e revoca dell’incarico: se si vuole interrompere il rapporto professionale, è opportuno gestire espressamente anche la cessazione dell’incarico.
- Non documentare ciò che viene restituito: una distinta firmata o un verbale permette di verificare successivamente il contenuto della consegna.
- Chiedere genericamente materiali interni dello studio: è preferibile riferirsi alla documentazione consegnata dal cliente e agli atti e documenti concernenti l’incarico.
Domande frequenti sulla restituzione dei documenti dal commercialista
Il commercialista deve restituire i documenti originali del cliente?
Il Codice deontologico prevede che il professionista restituisca senza ritardo, quando il cliente ne fa richiesta e previo rilascio di ricevuta, la documentazione ricevuta dal cliente per l’espletamento del mandato. Il professionista può conservarne copia nei casi previsti dal Codice, ma ciò è distinto dalla restituzione dei documenti ricevuti.
Posso chiedere anche copia delle dichiarazioni e degli atti relativi all’incarico?
Sì. Il Codice deontologico stabilisce che, quando ne viene richiesto, il professionista deve fornire al cliente e alla parte assistita copia degli atti e documenti, anche provenienti da terzi, concernenti l’oggetto del mandato e la sua esecuzione. Nella lettera è utile identificare gli anni, le dichiarazioni o le pratiche che interessano per rendere la richiesta facilmente verificabile.
Serve revocare prima il mandato per riavere i documenti?
La richiesta della documentazione e la cessazione dell’incarico rispondono a esigenze diverse. La disciplina deontologica contempla la richiesta del cliente senza subordinare in termini generali la restituzione alla preventiva revoca dell’incarico. Se però si intende cambiare commercialista, è opportuno disciplinare separatamente anche la cessazione del rapporto e stabilire quali adempimenti restano eventualmente da completare.
La richiesta può essere inviata tramite PEC?
Sì, la PEC può essere utilizzata per trasmettere una richiesta scritta e offre elementi utili per documentarne invio e ricezione. Non esiste però una regola generale che imponga la PEC per ogni richiesta di restituzione dei documenti. Occorre verificare se la lettera di incarico o specifici accordi tra cliente e professionista prevedono una particolare modalità per le comunicazioni.
Cosa fare se alcuni documenti richiesti non risultano presso lo studio?
È utile chiedere al professionista di indicare quali documenti sono effettivamente nella sua disponibilità e quali non risultano presenti. La responsabilità per una mancata restituzione presuppone anche che la documentazione richiesta fosse realmente detenuta dal professionista, aspetto che assume particolare rilievo nelle contestazioni successive. Un elenco preciso dei documenti originariamente consegnati rende più semplice ricostruire la situazione.