Lettera per diminuzione prezzi – Esempio e Fac Simile

In questa pagina è disponibile un fac simile di lettera per comunicare una diminuzione dei prezzi a clienti, rivenditori o altre imprese. Il documento può essere utilizzato da produttori, grossisti, fornitori di servizi e attività commerciali che intendono applicare prezzi inferiori rispetto a quelli precedentemente praticati.

La riduzione può essere permanente, perché deriva da un nuovo listino, oppure temporanea, perché collegata a una campagna commerciale o a condizioni favorevoli limitate nel tempo. Il modello permette di indicare la data di decorrenza, i prodotti interessati, i nuovi importi, l’eventuale durata e il trattamento degli ordini già ricevuti.

La guida spiega inoltre come distinguere una diminuzione generale dei prezzi da uno sconto promozionale, quali informazioni fornire ai consumatori e come evitare incongruenze tra lettera, listino, preventivi, punto vendita e sito internet.

Che cos’è una lettera di diminuzione dei prezzi

La lettera di diminuzione dei prezzi è una comunicazione commerciale con cui un venditore informa uno o più clienti che determinati beni o servizi saranno disponibili a un prezzo inferiore. La variazione può riguardare l’intero catalogo, una categoria, singoli articoli o specifiche condizioni di fornitura.

Il documento può accompagnare un nuovo listino oppure limitarsi a segnalare una modifica riferita a prodotti già conosciuti dal destinatario. Nei rapporti tra imprese è utile indicare codici, unità di vendita, quantità minime, IVA, trasporto e condizioni di pagamento, così da rendere il nuovo prezzo immediatamente utilizzabile negli ordini.

Una comunicazione generica come “i prezzi sono diminuiti” non è sufficiente quando il cliente deve capire quali articoli siano interessati e da quando si applichi la variazione. La lettera dovrebbe quindi essere coordinata con un listino o con una tabella analitica allegata.

Quando utilizzare la comunicazione

Il modello può essere utilizzato quando l’impresa riduce i prezzi in seguito a minori costi di acquisto, nuove condizioni con i fornitori, economie produttive, riorganizzazione commerciale o revisione del posizionamento della propria offerta. L’indicazione della causa è facoltativa, salvo che il mittente ritenga utile spiegarla per ragioni commerciali.

La lettera può essere inviata anche per riattivare clienti che non acquistano da tempo oppure per presentare condizioni più competitive a rivenditori e distributori. In questi casi è preferibile concentrarsi sui nuovi prezzi e sui vantaggi concreti, evitando riferimenti polemici alla riduzione degli ordini precedenti.

Il documento non è adatto quando il cliente chiede una riduzione relativa a un singolo preventivo. In quella situazione è più coerente utilizzare il modello di richiesta di sconto su preventivo e attendere una nuova offerta del fornitore.

Differenza tra diminuzione del prezzo e sconto promozionale

Tipo di variazione	Caratteristiche	Documento più adatto
Diminuzione stabile	Il nuovo prezzo sostituisce quello precedente senza una scadenza programmata	Comunicazione di diminuzione e nuovo listino
Riduzione temporanea	Il prezzo inferiore vale entro un periodo o per determinati ordini	Lettera promozionale con durata e condizioni
Sconto percentuale	Viene applicata una percentuale su un prezzo di riferimento	Lettera commerciale di offerta sconti
Prezzo personalizzato	La condizione è riservata a uno specifico cliente	Offerta o accordo commerciale individuale
Riduzione su un preventivo	Viene modificato il prezzo di una specifica proposta	Preventivo aggiornato

La distinzione incide sul modo in cui la comunicazione deve essere scritta. Se il nuovo prezzo è permanente, non serve creare urgenza o indicare una scadenza artificiale. Se invece la diminuzione è temporanea, il cliente deve conoscere il periodo, le quantità disponibili e l’operazione che deve completare entro il termine.

Una diminuzione stabile può essere accompagnata da una lettera commerciale per l’invio del nuovo listino prezzi. Se il vantaggio consiste in una promozione riservata, può essere utile il modello di lettera per comunicare uno sconto.

Quali dati deve contenere la lettera

La comunicazione deve consentire al destinatario di individuare senza incertezze il nuovo prezzo e il momento dal quale verrà applicato. Se la variazione riguarda molte referenze, i dati analitici possono essere inseriti in un allegato richiamato nel testo.

È opportuno indicare:

• denominazione, sede e recapiti del mittente;
• nome o denominazione del destinatario;
• numero e data della comunicazione;
• prodotti, servizi o categorie interessati;
• codici articolo e unità di vendita;
• prezzo precedente, quando utile o richiesto;
• nuovo prezzo unitario;
• percentuale di diminuzione, se comunicata;
• indicazione dell’IVA;
• costi di trasporto, imballaggio e servizi accessori;
• data di decorrenza;
• durata, se la riduzione è temporanea;
• ordini ai quali si applica il nuovo prezzo;
• trattamento degli ordini già confermati;
• quantità minime o soglie commerciali;
• eventuali prodotti esclusi;
• condizioni di pagamento e consegna;
• numero e data del listino aggiornato;
• recapito del referente commerciale;
• allegati trasmessi.

Come indicare il vecchio e il nuovo prezzo

Nei rapporti tra imprese il venditore può riportare una tabella con il precedente prezzo unitario e quello applicabile dalla nuova decorrenza. Deve essere specificato se gli importi sono al netto o al lordo dell’IVA e se riguardano la singola unità, la confezione, il collo o un’altra unità commerciale.

Se viene comunicata una percentuale di diminuzione, il destinatario deve poter identificare il prezzo sul quale è stata calcolata. Per esempio, la formula “riduzione del 10 per cento sul listino n. [NUMERO] del [DATA]” è più precisa di una generica dichiarazione di maggiore convenienza.

Quando i prezzi cambiano in misura diversa per ogni articolo, non è opportuno mettere in evidenza soltanto la riduzione più elevata. È preferibile indicare “riduzioni fino al [PERCENTUALE] per cento” e allegare una tabella che riporti il dato effettivo per ciascuna referenza.

Come calcolare la percentuale di diminuzione

La percentuale di riduzione si calcola confrontando la differenza tra il prezzo precedente e quello nuovo con il prezzo precedente. Il risultato deve essere coerente con gli importi effettivamente indicati nella lettera o nel listino.

Se il prezzo precedente era pari a euro [PREZZO PRECEDENTE] e quello nuovo è pari a euro [NUOVO PREZZO], la riduzione in valore assoluto è data dalla differenza tra i due importi. La percentuale si ottiene dividendo tale differenza per il prezzo precedente e moltiplicando il risultato per cento.

Nei rapporti B2B il calcolo dovrebbe essere effettuato su valori omogenei, per esempio entrambi al netto dell’IVA e riferiti alla stessa quantità. Confrontare il prezzo di una confezione con quello della singola unità potrebbe produrre una percentuale priva di significato.

Riduzione permanente o temporanea

La lettera deve dichiarare se il nuovo prezzo sostituisce stabilmente il precedente oppure se viene applicato soltanto per un periodo. Una formula ambigua come “la situazione potrà modificarsi col tempo” non permette al cliente di programmare gli ordini.

Se la diminuzione è stabile, è sufficiente indicare la data di entrata in vigore e l’eventuale sostituzione del vecchio listino. Il venditore potrà modificare nuovamente i prezzi in futuro secondo le condizioni contrattuali e commerciali applicabili, ma non dovrebbe presentare la diminuzione come definitiva o irrevocabile.

Se la riduzione è temporanea, occorre indicare la data finale e chiarire se entro quel termine debba essere inviato l’ordine, ricevuta la conferma, effettuato il pagamento o eseguita la consegna. Deve inoltre risultare cosa accadrà dopo la scadenza.

Da quale data si applicano i nuovi prezzi

La decorrenza può coincidere con la data della comunicazione oppure con un giorno successivo. Nei rapporti commerciali è preferibile collegare il nuovo prezzo agli ordini ricevuti o confermati a partire da una data precisa.

La formula scelta deve evitare dubbi sugli ordini trasmessi prima della decorrenza ma non ancora confermati. Il venditore può stabilire che il prezzo dipenda dalla data dell’ordine, della conferma o della consegna, purché il criterio venga comunicato chiaramente.

Per le forniture periodiche può essere necessario coordinare la diminuzione con il ciclo di fatturazione. Il cliente dovrebbe sapere se il nuovo importo si applica all’intera fattura, alle consegne effettuate dopo una determinata data oppure a un nuovo periodo contrattuale.

Come gestire preventivi e ordini già confermati

La riduzione dei prezzi non dovrebbe essere applicata in modo ambiguo alle operazioni già concluse. La lettera deve specificare se gli ordini confermati continueranno a essere eseguiti alle condizioni originarie oppure se il fornitore intende estendere spontaneamente il vantaggio anche a tali forniture.

Se il nuovo prezzo viene applicato a un ordine già accettato, è utile identificare il numero dell’ordine o del preventivo e inviare una conferma aggiornata. In questo modo cliente, amministrazione e fatturazione dispongono dello stesso dato economico.

Una riduzione comunicata per i nuovi ordini non modifica automaticamente fatture già emesse, prestazioni già eseguite o corrispettivi già maturati. Qualsiasi applicazione retroattiva deve essere gestita espressamente attraverso la documentazione commerciale e contabile pertinente.

Rapporti continuativi e contratti in corso

Nei rapporti continuativi il prezzo può essere stabilito dal contratto, da un listino richiamato, da un meccanismo di revisione o da successivi ordini. Prima dell’invio della lettera occorre quindi verificare come il rapporto disciplina le variazioni economiche.

Una diminuzione favorevole al cliente può essere proposta anche durante il contratto, ma il documento dovrebbe indicare durata, decorrenza e prestazioni interessate. Se la riduzione è subordinata a nuove quantità, rinnovi, pagamento anticipato o altri impegni del cliente, tali condizioni devono essere accettate prima di considerarle operative.

Il mittente non dovrebbe utilizzare una breve comunicazione commerciale per modificare contestualmente clausole non collegate al prezzo. Eventuali variazioni relative a durata, minimi d’acquisto, esclusiva o recesso richiedono un testo separato e coerente con il contratto.

Prezzi, IVA e costi accessori

Una riduzione del prezzo di vendita non implica necessariamente una diminuzione di tutti i costi dell’operazione. Trasporto, montaggio, imballaggio, assicurazione, personalizzazione e servizi accessori possono restare invariati.

La lettera deve precisare se il nuovo prezzo comprende tali voci. Nei rapporti tra imprese è frequente indicare importi al netto dell’IVA, mentre nelle comunicazioni rivolte ai consumatori il costo complessivo deve risultare comprensibile prima della decisione di acquisto.

Se il trasporto gratuito o un altro vantaggio viene eliminato contestualmente alla diminuzione del prezzo, l’informazione deve essere resa visibile. Non sarebbe corretto presentare come risparmio una variazione compensata da nuovi costi inevitabili.

Regole per le diminuzioni annunciate ai consumatori

Quando la comunicazione annuncia ai consumatori una riduzione temporanea del prezzo di un bene, può trovare applicazione l’articolo 17-bis del Codice del consumo. Il prezzo precedente da utilizzare come riferimento è normalmente il prezzo più basso applicato alla generalità dei consumatori nei trenta giorni antecedenti l’annuncio.

Le FAQ del Ministero delle Imprese e del Made in Italy sugli annunci di riduzione di prezzo precisano che la disciplina riguarda i beni e gli annunci che presentano un vantaggio economico riferito a uno specifico periodo. Non si applica nello stesso modo ai servizi e ad alcune promozioni personalizzate o subordinate a condizioni particolari.

La lettera destinata ai consumatori deve essere coordinata con i cartellini del punto vendita e con la pagina del prodotto online. Il prezzo precedente, il prezzo nuovo e la percentuale eventualmente comunicata non dovrebbero risultare diversi a seconda del canale.

Quando la variazione costituisce un abbassamento stabile del prezzo ordinario e non viene presentata come promozione temporanea, la comunicazione deve comunque essere corretta e non ingannevole. Non dovrebbe quindi utilizzare false scadenze o creare l’impressione di un’occasione limitata che non esiste.

Pubblicità corretta e non ingannevole

Il messaggio non dovrebbe attribuire alla diminuzione un’entità superiore a quella reale. Anche la disponibilità dei prodotti, i costi accessori e le condizioni necessarie per acquistare al nuovo prezzo devono essere descritti in modo preciso.

L’Autorità Garante della Concorrenza e del Mercato sulle pratiche commerciali scorrette e sulla pubblicità ingannevole indica che l’induzione in errore può riguardare prezzo, disponibilità e condizioni di fornitura. La tutela si estende anche alla pubblicità ingannevole rivolta alle imprese.

Non è opportuno dichiarare che il nuovo prezzo è il più basso del mercato senza un confronto aggiornato, oggettivo e verificabile. Allo stesso modo, formule come “riduzione eccezionale” dovrebbero essere evitate quando si tratta semplicemente del nuovo prezzo ordinario.

Aggiornamento del listino e dei canali di vendita

Prima della decorrenza occorre aggiornare listini, preventivi standard, cataloghi, configuratori, sito internet e sistemi utilizzati dal personale commerciale. La lettera non dovrebbe riportare prezzi diversi da quelli applicati al momento dell’ordine.

Se alcuni rivenditori sono liberi di determinare autonomamente il prezzo al pubblico, il produttore o grossista dovrebbe evitare di presentare la diminuzione del proprio prezzo di fornitura come riduzione certa del prezzo finale. Può invece comunicare che le nuove condizioni sono destinate ai clienti professionali.

I documenti superati dovrebbero essere identificati come non più applicabili. La semplice sostituzione di un file online non consente di ricostruire quale listino fosse stato inviato al cliente in una determinata data.

Come inviare la comunicazione ai clienti

La lettera può essere inviata tramite email, consegnata dal rappresentante o allegata al nuovo listino. Nei rapporti già avviati è utile mantenere lo stesso canale impiegato per ordini, preventivi e aggiornamenti commerciali.

L’oggetto dovrebbe indicare subito la natura della variazione, per esempio “Nuovi prezzi in vigore dal [DATA]” oppure “Riduzione prezzi linea [NOME]”. Formule generiche come “comunicazione importante” rendono più difficile individuare il contenuto.

Se il messaggio ha finalità promozionale, l’impresa deve verificare la legittimità dell’utilizzo dell’indirizzo. Le linee guida del Garante per la protezione dei dati personali sulle attività promozionali chiariscono che la semplice reperibilità online di un recapito non autorizza l’invio di comunicazioni automatizzate.

Come conservare la lettera e il nuovo listino

Il mittente dovrebbe conservare la lettera inviata, l’elenco dei destinatari, il listino allegato e le eventuali risposte. Nei rapporti B2B è utile archiviare anche ordini e conferme che applicano per la prima volta i nuovi prezzi.

Le diverse versioni del listino dovrebbero riportare numero, data di emissione e decorrenza. Questo accorgimento facilita la verifica dei prezzi utilizzati e riduce il rischio di fatturare secondo condizioni superate.

Non esiste un unico termine di conservazione valido per ogni comunicazione commerciale. I documenti devono essere gestiti in base alla loro funzione contrattuale, amministrativa, contabile e probatoria.

Errori da evitare nella comunicazione

• non indicare da quale data si applicano i nuovi prezzi;
• non distinguere una diminuzione permanente da una promozione temporanea;
• omettere prodotti, codici o categorie interessati;
• indicare soltanto una percentuale senza la relativa base di calcolo;
• confrontare prezzi riferiti a quantità o confezioni diverse;
• non precisare se gli importi comprendono l’IVA;
• omettere trasporto, imballaggio e altri costi inevitabili;
• non spiegare il trattamento degli ordini già confermati;
• applicare retroattivamente i nuovi prezzi senza una comunicazione specifica;
• lasciare in circolazione listini differenti privi di data;
• presentare come temporanea una riduzione destinata a restare stabile;
• utilizzare un prezzo precedente non effettivamente praticato;
• dichiarare una maggiore convenienza senza dati verificabili;
• non aggiornare sito, punto vendita e sistemi di ordine;
• inviare comunicazioni promozionali a recapiti raccolti senza una base adeguata;
• chiedere genericamente una risposta senza indicare quale azione debba compiere il cliente.

Fac simile di lettera per diminuzione prezzi

Il modello seguente può essere utilizzato per comunicare una riduzione stabile oppure temporanea. Prima dell’invio occorre scegliere una sola opzione per decorrenza, durata e trattamento degli ordini già confermati.

Scarica il modello Word della lettera per diminuzione prezzi

Il file Word contiene un fac simile modificabile per comunicare a clienti e rivenditori l’applicazione di prezzi inferiori. Il modello prevede campi per prodotti interessati, vecchi e nuovi importi, percentuale di diminuzione, decorrenza, durata, IVA, costi accessori e trattamento degli ordini già confermati.

Prima dell’invio devono essere personalizzati tutti i dati e deve essere scelta una sola opzione tra diminuzione permanente e temporanea. Le istruzioni tra parentesi e le alternative non applicabili devono essere eliminate con un comune programma di videoscrittura.

Domande frequenti sulla diminuzione dei prezzi

Come comunicare ai clienti una diminuzione dei prezzi?

La lettera dovrebbe indicare prodotti interessati, prezzo precedente, nuovo prezzo, decorrenza e trattamento dell’IVA. Se la riduzione è temporanea, occorre aggiungere la scadenza e l’azione da completare entro tale termine. È utile allegare un listino aggiornato e precisare quali condizioni di pagamento e consegna restano invariate.

È necessario spiegare perché i prezzi diminuiscono?

Non esiste un obbligo generale di comunicare la motivazione commerciale di una diminuzione. L’impresa può comunque richiamare minori costi, nuovi accordi di fornitura o una revisione organizzativa, purché l’informazione sia corretta. La spiegazione non dovrebbe sostituire i dati essenziali relativi a importi, prodotti e decorrenza.

I nuovi prezzi si applicano anche agli ordini già confermati?

Dipende da quanto comunica il fornitore e dagli accordi già conclusi. La lettera dovrebbe precisare se gli ordini confermati restano soggetti ai prezzi originari oppure se la riduzione viene estesa anche a determinate forniture. In quest’ultimo caso è utile aggiornare la conferma d’ordine e coordinare la variazione con la fatturazione.

La regola del prezzo più basso degli ultimi trenta giorni vale sempre?

No. La disciplina specifica riguarda gli annunci di riduzione del prezzo dei beni rivolti ai consumatori. Non si applica nello stesso modo ai servizi, alle trattative individuali B2B e ad alcune promozioni personalizzate o condizionate. Anche fuori da tale disciplina, prezzi e vantaggi comunicati non devono essere falsi o ingannevoli.

Una diminuzione permanente deve avere una scadenza?

No. Se il nuovo prezzo sostituisce stabilmente quello precedente, è sufficiente indicare la data di decorrenza e il listino applicabile. Non dovrebbe essere utilizzata una falsa scadenza per presentare come promozionale una variazione ordinaria. L’impresa potrà modificare nuovamente i prezzi in futuro secondo gli accordi e le regole applicabili.