Lettera di invio fattura proforma – Esempio e Fac Simile

In questa pagina è disponibile un fac simile di lettera di invio della fattura proforma, utilizzabile da professionisti, imprese e studi che devono trasmettere al cliente un documento riepilogativo prima dell’emissione della fattura fiscale. La comunicazione serve a identificare con precisione la proforma allegata, richiamare l’ordine o l’incarico, indicare l’importo richiesto e spiegare quale passaggio seguirà dopo il pagamento.

Il modello può essere usato come lettera formale oppure adattato al testo di una mail. Nelle sezioni successive sono illustrate le differenze tra proforma, fattura elettronica e copia di cortesia, i dati da inserire, le modalità di invio e gli errori da evitare. Il fac simile riguarda la trasmissione di una proforma commerciale o professionale destinata al cliente. Non è pensato per le proforma doganali utilizzate nelle spedizioni internazionali, che richiedono informazioni specifiche sulle merci e sulla destinazione.

Che cos’è la lettera di invio della fattura proforma

La lettera di invio è una comunicazione di accompagnamento con cui il mittente informa il cliente che trova in allegato una fattura proforma. La proforma riepiloga normalmente la prestazione o la fornitura, gli importi e le modalità di pagamento, ma non sostituisce la fattura fiscalmente valida.

La legge non impone un testo standard per questa lettera. Si tratta di una prassi commerciale utile per collegare l’allegato al rapporto cui si riferisce, evitare che il documento venga confuso con una fattura definitiva e lasciare al destinatario indicazioni operative chiare. Può essere sottoscritta su carta intestata oppure inserita direttamente nel corpo di un messaggio email.

Quando inviare una fattura proforma al cliente

La comunicazione viene usata soprattutto quando il fornitore o il professionista vuole chiedere il pagamento presentando in anticipo il riepilogo degli importi che confluiranno nella fattura definitiva. È frequente nelle prestazioni professionali, nelle consulenze, negli incarichi continuativi, nei servizi svolti su ordine e nelle forniture per le quali è previsto un pagamento anticipato.

La lettera è utile anche quando il cliente deve verificare prima del pagamento i dati di intestazione, il riferimento all’ordine, la descrizione della prestazione o la ripartizione degli importi. In caso di errore, la proforma può essere corretta e nuovamente inviata senza intervenire su una fattura fiscale già emessa.

Non è invece il modello adatto per trasmettere la copia leggibile di una fattura elettronica già inviata al Sistema di Interscambio. In quel caso occorre specificare che l’allegato è una copia di cortesia e che il documento fiscalmente rilevante è quello trasmesso tramite SdI.

Differenza tra proforma, fattura elettronica e copia di cortesia

Documento	Funzione	Invio al Sistema di Interscambio
Fattura proforma	Anticipa i dati economici dell’operazione e può essere usata per richiedere il pagamento o consentire un controllo preliminare.	No, perché non è la fattura fiscalmente valida.
Fattura elettronica	Documenta fiscalmente l’operazione secondo le regole applicabili.	Sì, nei casi soggetti alla fatturazione elettronica. L’invio al cliente con la sola email non sostituisce la trasmissione tramite SdI.
Copia di cortesia	Rende più leggibile una fattura elettronica già emessa, normalmente in formato PDF.	La copia non viene trasmessa come fattura. Il file fiscalmente rilevante è quello inviato tramite SdI.

La distinzione deve risultare anche dal testo della lettera. Scrivere semplicemente “in allegato la fattura” può indurre il destinatario a considerare la proforma come documento definitivo. È preferibile indicare sempre il termine “fattura proforma” e precisare che la fattura fiscale sarà emessa al verificarsi del presupposto previsto per l’operazione.

Per molte prestazioni di servizi il momento di effettuazione ai fini IVA coincide con il pagamento del corrispettivo, salvo regole particolari. Il riferimento generale è contenuto nell’articolo 6 del DPR 633/1972. La fattura definitiva deve poi rispettare le regole di emissione previste dall’articolo 21 del DPR 633/1972 e le eventuali disposizioni specifiche applicabili al caso concreto.

Quali dati inserire nella lettera di accompagnamento

La lettera deve permettere al destinatario di capire subito chi invia il documento, a quale rapporto si riferisce e quale attività gli viene richiesta. Non occorre ripetere ogni voce della proforma, ma è utile riportare i riferimenti che consentono di identificarla senza aprire l’allegato.

• dati del mittente e del destinatario;
• data della comunicazione;
• oggetto con il riferimento alla fattura proforma;
• numero e data della proforma, se presenti;
• ordine, contratto, incarico, preventivo o periodo di attività cui si riferisce;
• importo complessivo richiesto;
• termine e modalità di pagamento concordati;
• eventuale richiesta di verificare i dati prima del pagamento;
• indicazione dell’allegato;
• recapito da utilizzare per segnalare errori o chiedere chiarimenti.

Le coordinate di pagamento possono essere riportate nella proforma, nella lettera oppure in entrambe. Prima dell’invio conviene verificare che importo, beneficiario, IBAN, scadenza e causale siano coerenti tra i due documenti. Se il pagamento deve contenere un riferimento specifico, la causale va indicata in modo esplicito.

Come scrivere il testo di invio

L’oggetto deve essere riconoscibile anche quando il destinatario gestisce molte pratiche. Una formula come “Invio fattura proforma n. [NUMERO] relativa a [ORDINE O INCARICO]” è più utile di un generico “Invio documento”. Nel corpo della comunicazione è sufficiente richiamare il rapporto, identificare l’allegato e indicare l’azione attesa.

Se la proforma serve a ottenere il pagamento, la richiesta deve essere cortese ma precisa. Occorre riportare la scadenza solo quando deriva dagli accordi già presi, dal preventivo accettato, dall’ordine o dal contratto. La lettera non dovrebbe introdurre unilateralmente penali, interessi, modalità di pagamento o termini diversi da quelli concordati.

Quando il cliente deve controllare l’intestazione o i dati fiscali, è utile chiedergli di comunicare eventuali correzioni prima dell’emissione della fattura definitiva. In questo modo si riduce il rischio di dover rettificare successivamente un documento fiscale. Se l’errore riguarda invece una fattura già emessa, può rendersi necessario valutare una richiesta di nota di credito, mentre la semplice proforma può essere sostituita con una versione corretta.

Come inviare la lettera e conservare la prova della trasmissione

La modalità più comune è l’email con la proforma allegata in PDF. È opportuno usare un nome file comprensibile, per esempio “Proforma_[NUMERO]_[DENOMINAZIONE].pdf”, controllare che l’allegato sia presente e indicare nel messaggio il numero del documento e l’importo. L’invio per posta ordinaria o la consegna a mano restano possibili quando sono coerenti con l’organizzazione delle parti.

Per la normale trasmissione di una fattura proforma si usa spesso l’email ordinaria. La PEC può essere prevista dal contratto, da una procedura specifica o dalle regole del destinatario, oppure scelta quando interessa documentare con maggiore precisione l’invio e la consegna del messaggio. In tal caso vanno conservati il messaggio originale, l’allegato e le ricevute generate dal sistema.

Per l’email ordinaria è utile conservare il messaggio inviato con l’allegato e l’eventuale risposta del cliente. Una richiesta di conferma può essere inserita quando la proforma contiene dati da approvare o quando il pagamento dipende dalla presa in carico del documento. La semplice lettera di accompagnamento, da sola, non dimostra l’avvenuto pagamento né sostituisce la documentazione contabile e contrattuale del rapporto.

Errori da evitare nell’invio della proforma

• chiamare l’allegato “fattura” senza specificare che si tratta di una proforma;
• affermare che la proforma sostituisce la fattura fiscale;
• inviare importi o coordinate di pagamento discordanti tra lettera e allegato;
• omettere il riferimento all’ordine, all’incarico o al periodo fatturato;
• indicare una scadenza diversa da quella concordata;
• dimenticare l’allegato o utilizzare un nome file non identificabile;
• promettere l’emissione della fattura definitiva in un momento incompatibile con le regole fiscali applicabili;
• usare questo modello per una proforma doganale o per la copia di cortesia di una fattura già emessa.

Prima della trasmissione conviene inoltre controllare che la proforma riporti chiaramente la propria natura non fiscale. Le informazioni sulla predisposizione e sull’invio delle fatture elettroniche definitive sono disponibili nella guida dell’Agenzia delle Entrate alla fatturazione elettronica.

Fac simile lettera di invio fattura proforma

Il testo seguente può essere adattato a una lettera su carta intestata oppure utilizzato come corpo di un’email. Prima dell’invio occorre sostituire tutti i segnaposto e verificare che i riferimenti coincidano con quelli riportati nella proforma allegata.

Scarica il modello Word della lettera di invio fattura proforma

Il file Word contiene il fac simile della comunicazione di accompagnamento con gli spazi per i dati delle parti, il riferimento all’ordine o all’incarico, gli estremi della proforma, l’importo, la scadenza, la modalità di pagamento e l’allegato. Il testo può essere modificato con i comuni programmi di videoscrittura.

Prima dell’uso devono essere personalizzati tutti i campi tra parentesi quadre. Occorre inoltre eliminare le parti non pertinenti, controllare la coerenza con la proforma allegata e adattare la frase sull’emissione della fattura definitiva alla natura dell’operazione e alle indicazioni del proprio consulente fiscale.

Domande frequenti sulla lettera di invio della proforma

La fattura proforma deve essere inviata al Sistema di Interscambio?

No. La proforma è un documento preliminare e non è la fattura elettronica fiscalmente valida, quindi viene normalmente inviata direttamente al cliente, per esempio tramite email. Quando deve essere emessa la fattura definitiva, il solo invio di un PDF al cliente non sostituisce la trasmissione del file previsto tramite il Sistema di Interscambio nei casi soggetti alla fatturazione elettronica.

Il cliente può pagare sulla base della fattura proforma?

Sì, la proforma viene spesso utilizzata proprio per comunicare l’importo da versare e le modalità di pagamento. Il pagamento deve però riferirsi a un rapporto già esistente, come un contratto, un ordine, un incarico o un preventivo accettato. La proforma riepiloga i dati economici, ma non crea da sola condizioni diverse da quelle concordate tra le parti.

Quando deve essere emessa la fattura definitiva?

La fattura definitiva deve essere emessa quando si verifica il momento rilevante previsto dalle regole fiscali applicabili all’operazione. Per molte prestazioni di servizi tale momento coincide con il pagamento, ma esistono eccezioni e discipline specifiche. Per questo la lettera dovrebbe evitare formule assolute e indicare che l’emissione avverrà dopo l’incasso o al diverso momento fiscalmente previsto.

Serve la firma sulla lettera di accompagnamento?

In una normale email commerciale si indica di solito il nome del mittente senza apporre una firma autografa. È comunque opportuno riportare ruolo e recapiti del referente. Una firma può essere richiesta da procedure interne, accordi contrattuali o modalità formali scelte dalle parti. Nel modello è quindi previsto uno spazio facoltativo, da mantenere solo quando serve.

Come si corregge una proforma già inviata?

Poiché la proforma non è una fattura fiscale, in genere può essere sostituita con un documento corretto senza emettere una nota di credito. Nella nuova comunicazione conviene indicare chiaramente che la versione precedente è annullata e sostituita, riportando numero e data di entrambe. Se invece l’errore è presente nella fattura definitiva già emessa, occorre applicare le regole previste per la rettifica dei documenti fiscali.