In questa pagina è disponibile un modello Word DOC di lettera di incarico per servizi di pulizia, utilizzabile per definire le condizioni di un servizio affidato a un’impresa o a un prestatore autonomo. Il fac simile consente di specificare locali interessati, attività da eseguire, frequenza, orari di accesso, materiali, corrispettivo, durata e principali obblighi delle parti.
Il modello può essere consultato prima del download e deve essere completato con i dati reali del committente e del fornitore, oltre che con una descrizione precisa del servizio richiesto. Dopo il download sono riportate indicazioni per distinguere l’incarico di pulizia da un rapporto di lavoro subordinato e per gestire correttamente sicurezza, personale e prestazioni aggiuntive.
Quando utilizzare una lettera di incarico per pulizie
Il modello è adatto quando un’impresa, un professionista, un’associazione o un altro soggetto affida a un fornitore esterno la pulizia periodica di uffici, studi, negozi o altri locali. La lettera consente di trasformare gli accordi commerciali in condizioni verificabili, evitando che frequenza e contenuto del servizio rimangano indeterminati.
Quando il fornitore assume il servizio con organizzazione dei mezzi necessari e gestione a proprio rischio, il rapporto presenta normalmente le caratteristiche dell’appalto previsto dall’articolo 1655 del Codice civile. L’autonomia deve esistere concretamente e non soltanto essere dichiarata nel documento.
Questo fac simile non è invece predisposto per assumere direttamente una persona come addetto alle pulizie con inserimento stabile nell’organizzazione del committente, soggezione al suo potere direttivo e caratteristiche proprie del lavoro subordinato. Non è neppure il modello specifico per il rapporto di lavoro domestico presso un’abitazione privata.
Fac simile lettera di incarico per pulizie
Il modello seguente deve essere adattato ai locali e alle prestazioni effettivamente concordate, eliminando prima della firma le opzioni che non corrispondono al servizio richiesto.
LETTERA DI INCARICO PER SERVIZI DI PULIZIA
TRA
[NOME E COGNOME / DENOMINAZIONE DEL COMMITTENTE], codice fiscale [CODICE FISCALE], partita IVA [PARTITA IVA, SE PRESENTE], con sede o domicilio in [INDIRIZZO], rappresentato/a da [NOME E COGNOME DEL RAPPRESENTANTE, SE PRESENTE], in qualità di [QUALIFICA], di seguito denominato/a “Committente”,
E
[DENOMINAZIONE / NOME E COGNOME DEL FORNITORE], codice fiscale [CODICE FISCALE], partita IVA [PARTITA IVA], con sede in [INDIRIZZO], rappresentato/a da [NOME E COGNOME DEL RAPPRESENTANTE, SE PRESENTE], di seguito denominato/a “Fornitore”.
Le parti concordano quanto segue.
1. OGGETTO DELL’INCARICO
Il Committente affida al Fornitore il servizio di pulizia dei locali ubicati in [INDIRIZZO DEI LOCALI], per una superficie indicativa di [SUPERFICIE] mq.
Gli ambienti interessati sono:
[UFFICI]
[SERVIZI IGIENICI]
[CORRIDOI E AREE COMUNI]
[SCALE]
[VETRATE]
[MAGAZZINI]
[ALTRI LOCALI].
ELIMINARE LE VOCI NON PERTINENTI.
2. PRESTAZIONI COMPRESE
Il servizio comprende le seguenti attività, secondo le frequenze specificate:
pulizia e lavaggio dei pavimenti: [FREQUENZA];
spolveratura delle superfici e degli arredi accessibili: [FREQUENZA];
pulizia e igienizzazione dei servizi igienici: [FREQUENZA];
svuotamento dei cestini e conferimento dei rifiuti ordinari nei contenitori indicati dal Committente: [FREQUENZA];
pulizia di porte, maniglie e superfici di contatto: [FREQUENZA];
pulizia delle vetrate accessibili: [FREQUENZA];
pulizia di scale e aree comuni: [FREQUENZA];
altre attività: [DESCRIZIONE E FREQUENZA].
3. PRESTAZIONI ESCLUSE
Non sono comprese, salvo successivo accordo scritto:
[PULIZIE STRAORDINARIE]
[PULIZIE DOPO LAVORI EDILI]
[TRATTAMENTI SPECIALI DELLE SUPERFICI]
[SANIFICAZIONE, DISINFESTAZIONE O DERATTIZZAZIONE]
[GESTIONE DI RIFIUTI DIVERSI DA QUELLI ORDINARI INDICATI]
[LAVORI IN QUOTA O CON ATTREZZATURE SPECIALI]
[ALTRE PRESTAZIONI ESCLUSE].
Le attività non espressamente comprese non si intendono automaticamente affidate al Fornitore.
4. FREQUENZA, GIORNI E FASCE DI ACCESSO
Il servizio sarà svolto con la seguente frequenza: [FREQUENZA].
Giorni previsti: [GIORNI].
Fascia oraria nella quale il servizio può essere eseguito: [FASCIA ORARIA].
Eventuali giorni o periodi di sospensione: [GIORNI O PERIODI].
Il Fornitore organizzerà autonomamente il personale e le modalità operative necessarie per completare le prestazioni entro le fasce concordate, nel rispetto delle esigenze di accesso e sicurezza dei locali.
5. ORGANIZZAZIONE DEL SERVIZIO
Il Fornitore eseguirà il servizio con propria organizzazione e sotto la propria responsabilità gestionale, utilizzando personale, mezzi e attrezzature adeguati alle prestazioni affidate.
Il personale impiegato rimane organizzato e diretto esclusivamente dal Fornitore. Il Committente potrà indicare esigenze relative al risultato del servizio, agli accessi, alla sicurezza e al coordinamento delle attività, senza assumere la direzione del personale del Fornitore.
Referente del Fornitore per il servizio: [NOME E RECAPITO DEL REFERENTE].
Referente del Committente: [NOME E RECAPITO DEL REFERENTE].
6. MATERIALI, PRODOTTI E ATTREZZATURE
MANTENERE UNA SOLA DELLE SEGUENTI OPZIONI.
OPZIONE 1: prodotti, materiali di pulizia, macchinari e attrezzature necessari saranno forniti dal Fornitore e sono compresi nel corrispettivo, salvo quanto diversamente indicato nel presente accordo.
OPZIONE 2: i seguenti prodotti o materiali saranno messi a disposizione dal Committente: [ELENCO]. Il Fornitore fornirà autonomamente quanto segue: [ELENCO].
Il Fornitore utilizzerà prodotti e attrezzature appropriati alle superfici e alle attività concordate, nel rispetto delle istruzioni d’uso e delle prescrizioni di sicurezza applicabili.
7. CONSUMABILI
MANTENERE UNA SOLA OPZIONE.
OPZIONE 1: carta igienica, sapone, asciugamani, sacchi e altri materiali di consumo destinati agli utenti dei locali non sono compresi nel servizio.
OPZIONE 2: il Fornitore provvederà anche al reintegro dei seguenti materiali di consumo: [ELENCO], secondo le condizioni economiche indicate in [MODALITÀ O ALLEGATO].
8. SICUREZZA
Quando ricorrono i presupposti previsti dalla normativa sulla salute e sicurezza nei luoghi di lavoro, le parti adempiranno agli obblighi di verifica dell’idoneità tecnico-professionale, informazione sui rischi, cooperazione e coordinamento applicabili al servizio.
Il Committente comunicherà i rischi specifici degli ambienti ai quali il personale del Fornitore può essere esposto e le misure di prevenzione ed emergenza da osservare.
Il Fornitore è responsabile dell’organizzazione in sicurezza delle attività di propria competenza, della formazione e protezione del proprio personale e dell’impiego corretto di prodotti, macchine e attrezzature.
Documentazione per la gestione dei rischi da interferenza, se richiesta nel caso concreto: [DOCUMENTO O RIFERIMENTO].
Costi delle misure di sicurezza connesse alle interferenze, quando devono essere specificamente indicati: euro [IMPORTO].
9. REQUISITI DEL FORNITORE
Il Fornitore dichiara di essere regolarmente costituito e abilitato all’esercizio delle attività effettivamente oggetto dell’incarico secondo la disciplina applicabile e di mantenere per tutta la durata del servizio i requisiti necessari.
Estremi di iscrizione al Registro delle Imprese o all’Albo delle imprese artigiane, se applicabile: [DATI ISCRIZIONE].
10. PERSONALE
Il Fornitore provvede direttamente alla gestione dei rapporti con il proprio personale e agli obblighi retributivi, contributivi, previdenziali, assicurativi e di sicurezza previsti dalla disciplina applicabile.
Quando richiesto dalla normativa o dalle procedure di sicurezza del Committente, il Fornitore comunicherà preventivamente i nominativi delle persone autorizzate ad accedere ai locali e l’eventuale preposto individuato per il servizio.
11. CHIAVI, BADGE E MODALITÀ DI ACCESSO
Per l’esecuzione del servizio saranno consegnati al Fornitore i seguenti strumenti di accesso:
[CHIAVI]
[BADGE]
[CODICI O ALTRO STRUMENTO].
Il Fornitore li utilizzerà esclusivamente per l’esecuzione del servizio, ne impedirà l’uso da parte di persone non autorizzate e li restituirà alla conclusione dell’incarico.
Eventuali smarrimenti o anomalie saranno comunicati tempestivamente al Committente.
12. RISERVATEZZA
Il Fornitore e il personale impiegato manterranno riservate le informazioni di cui vengano incidentalmente a conoscenza durante l’accesso ai locali e non consulteranno, utilizzeranno, fotograferanno o rimuoveranno documenti, dispositivi o altri beni estranei alle attività di pulizia.
Eventuali ulteriori istruzioni relative ad aree ad accesso limitato o a documentazione riservata sono: [ISTRUZIONI].
13. CORRISPETTIVO
Per il servizio è concordato un corrispettivo di euro [IMPORTO] con periodicità [MENSILE / ALTRO PERIODO]. MANTENERE UNA SOLA OPZIONE.
Al corrispettivo saranno applicati esclusivamente gli oneri fiscali effettivamente previsti dal regime del Fornitore.
Il pagamento sarà effettuato entro [NUMERO] giorni dalla ricezione della fattura o del documento fiscalmente previsto, mediante [MODALITÀ DI PAGAMENTO].
14. PRESTAZIONI STRAORDINARIE
Pulizie straordinarie, variazioni rilevanti della superficie, aumento della frequenza o altre attività non comprese saranno preventivamente concordate indicando almeno prestazione, corrispettivo e data di esecuzione.
Il Fornitore non potrà addebitare automaticamente prestazioni ulteriori non richieste o non concordate, fatti salvi eventuali interventi urgenti espressamente autorizzati.
15. VERIFICA DEL SERVIZIO
Il Committente può segnalare al referente del Fornitore eventuali prestazioni omesse o eseguite in modo non conforme alle condizioni concordate.
Quando la natura della prestazione lo consente, il Fornitore provvederà a verificare la segnalazione e, se fondata, a ripetere o completare l’attività entro [TERMINE CONCORDATO], senza pregiudizio degli ulteriori rimedi eventualmente spettanti secondo il contratto e la legge.
16. DANNI
Il Fornitore risponde dei danni a persone o beni imputabili alla propria attività o al personale impiegato, secondo le regole applicabili.
Eventuale polizza di responsabilità civile:
Compagnia [COMPAGNIA]
Polizza n. [NUMERO POLIZZA]
Massimale euro [MASSIMALE].
MANTENERE I DATI DELLA POLIZZA SOLTANTO SE PRESENTE O RICHIESTA DALLE PARTI.
17. SUBAPPALTO
Il Fornitore non potrà affidare a terzi l’intero servizio o parti rilevanti dello stesso senza la preventiva autorizzazione scritta del Committente, quando richiesta dalla disciplina applicabile o dal presente accordo.
Eventuali attività autorizzate a terzi non modificano gli obblighi assunti dal Fornitore nei confronti del Committente.
18. DURATA
Il servizio decorrerà dal [DATA INIZIO] e terminerà il [DATA FINE].
MANTENERE UNA SOLA OPZIONE.
OPZIONE 1: alla scadenza il rapporto terminerà senza rinnovo automatico; un eventuale nuovo periodo dovrà essere concordato dalle parti.
OPZIONE 2: il rapporto si rinnoverà per [PERIODO] salvo comunicazione di disdetta inviata almeno [NUMERO] giorni prima della scadenza mediante [PEC / RACCOMANDATA / ALTRA MODALITÀ CONCORDATA].
19. RECESSO
Ciascuna parte potrà recedere prima della scadenza con un preavviso di [NUMERO] giorni mediante [PEC / RACCOMANDATA / ALTRA MODALITÀ CONCORDATA], se tale facoltà è prevista dall’accordo tra le parti.
Restano fermi i rimedi previsti dalla disciplina applicabile in caso di grave inadempimento.
20. RESTITUZIONE DEGLI STRUMENTI DI ACCESSO
Alla cessazione del servizio il Fornitore restituirà entro [TERMINE] chiavi, badge, dispositivi e ogni altro bene ricevuto dal Committente per l’esecuzione dell’incarico.
21. COMUNICAZIONI
Le comunicazioni relative al servizio saranno inviate ai seguenti recapiti:
Committente: [RECAPITO]
Fornitore: [RECAPITO].
22. DISPOSIZIONI FINALI
Per quanto non espressamente disciplinato dal presente accordo si applicano le disposizioni compatibili con la natura concreta del rapporto.
ALLEGATI, SE PREVISTI
[CAPITOLATO O SCHEDA DELLE PULIZIE]
[PLANIMETRIA O ELENCO DEI LOCALI]
[CALENDARIO DEL SERVIZIO]
[DOCUMENTAZIONE SULLA SICUREZZA, SE APPLICABILE]
[ALTRO ALLEGATO].
[LUOGO], [DATA]
IL COMMITTENTE
[NOME E COGNOME / DENOMINAZIONE]
[FIRMA]
IL FORNITORE
[NOME E COGNOME / DENOMINAZIONE]
[FIRMA]
Scarica il modello Word della lettera di incarico per pulizie
Il download associato alla pagina contiene un unico file in formato DOC, modificabile con Microsoft Word o con altri programmi compatibili. Prima della firma devono essere personalizzati almeno i dati delle parti, gli ambienti interessati, le operazioni comprese, la frequenza, il corrispettivo, la durata, la fornitura dei materiali e le modalità di accesso.
Il modello regola le condizioni del servizio ma non sostituisce gli adempimenti amministrativi, lavoristici o di sicurezza eventualmente applicabili al fornitore e al committente.
Come descrivere le pulizie da eseguire
Una delle principali criticità dei contratti di pulizia è l’utilizzo di formule come “pulizia completa dei locali”. Una descrizione di questo tipo non permette di stabilire se siano compresi, per esempio, vetri, pavimenti, servizi igienici, scale, magazzini o pulizie periodiche approfondite.
Per ciascuna prestazione è preferibile indicare anche la frequenza. Lavare i pavimenti tre volte alla settimana, pulire i vetri una volta al mese e svuotare i cestini a ogni intervento sono obblighi diversi e facilmente verificabili.
Per servizi articolati può essere utile allegare un capitolato o una scheda delle pulizie nella quale riportare:
- locali e superficie interessata;
- operazioni da effettuare in ogni area;
- frequenza di ogni attività;
- giorni e fasce orarie di accesso;
- prodotti e attrezzature forniti dalle parti;
- materiali di consumo eventualmente compresi;
- prestazioni periodiche o straordinarie.
Se il servizio riguarda specificamente locali aziendali, EsempioDoc mette a disposizione anche un contratto per pulizie di uffici con un’impostazione più articolata. Per le parti comuni di un edificio è invece più pertinente il contratto per pulizie condominiali.
Impresa di pulizie e lavoratore addetto alle pulizie non sono la stessa cosa
La denominazione data al documento non determina da sola la natura del rapporto. Un’impresa che organizza autonomamente personale, mezzi e attività e assume il rischio del servizio opera secondo una logica diversa da una persona inserita stabilmente nell’organizzazione del committente e sottoposta alle sue direttive operative.
Nel contratto di appalto è quindi opportuno che il referente del committente controlli il risultato del servizio e comunichi esigenze relative a locali, orari di accesso e sicurezza, mentre la concreta organizzazione e direzione del personale rimangono all’appaltatore. Una clausola che dichiara formalmente l’autonomia non è sufficiente se il rapporto viene poi gestito in modo diverso nella pratica.
Requisiti dell’impresa di pulizie
Le attività imprenditoriali di pulizia sono soggette alla disciplina della Legge 82/1994 sulle imprese di pulizia e alle relative disposizioni attuative. Prima di affidare un servizio professionale è quindi opportuno verificare che l’impresa risulti regolarmente abilitata per le attività che deve effettivamente svolgere.
Pulizia, disinfezione, disinfestazione, derattizzazione e sanificazione non devono essere utilizzate come espressioni intercambiabili. Se il committente richiede attività diverse dalla normale pulizia, occorre verificare che siano state espressamente affidate e che il fornitore disponga dei requisiti richiesti per quella specifica attività.
Sicurezza negli uffici e negli altri luoghi di lavoro
Quando un’impresa di pulizie o un lavoratore autonomo opera all’interno dell’azienda del committente possono trovare applicazione gli obblighi dell’articolo 26 del D.Lgs. 81/2008. Tra questi rientrano, nei casi previsti, la verifica dell’idoneità tecnico-professionale, l’informazione sui rischi specifici presenti nei luoghi e la cooperazione e il coordinamento tra i soggetti coinvolti.
Il documento di valutazione dei rischi da interferenze, comunemente chiamato DUVRI, non deve però essere presentato come obbligatorio per qualsiasi servizio senza eccezioni. L’articolo 26 disciplina anche specifiche ipotesi in cui l’obbligo di redigerlo non trova applicazione. La verifica deve quindi essere svolta sul servizio concreto prima dell’avvio delle attività.
Anche i costi delle misure adottate per eliminare o ridurre i rischi da interferenza devono essere gestiti secondo quanto previsto dalla disciplina applicabile. Per questo il modello contiene un campo dedicato, da compilare quando ricorrono i relativi presupposti.
Materiali, prodotti e pulizie straordinarie
Il contratto dovrebbe indicare chi acquista detergenti, sacchi, panni, macchine e altri materiali necessari al servizio. È utile distinguere questi elementi dai consumabili destinati alle persone che utilizzano i locali, come carta igienica, sapone e asciugamani, che non sono necessariamente compresi nel normale servizio di pulizia.
È altrettanto utile separare la pulizia ordinaria da interventi come lavaggio straordinario delle vetrate, pulizia dopo lavori edili, trattamenti specifici dei pavimenti o attività che richiedono attrezzature particolari. L’espressione “ogni altro intervento necessario” rischia invece di ampliare il servizio senza precisare compenso e modalità di esecuzione.
Come stabilire corrispettivo e durata
Il corrispettivo può essere mensile oppure definito secondo un’altra periodicità concordata. Conviene specificare chiaramente se comprende prodotti, macchinari, trasferte e altre spese, evitando la formula generica “saranno applicate le ritenute di legge”, che può risultare non pertinente al regime fiscale del fornitore.
Anche la durata deve essere scelta consapevolmente. Il modello propone sia la scadenza senza rinnovo automatico sia il rinnovo con disdetta preventiva: prima della sottoscrizione va mantenuta una sola opzione. Se le parti vogliono poter interrompere anticipatamente un rapporto a termine, è preferibile stabilire espressamente la facoltà di recesso e il relativo preavviso.
Errori da evitare nella lettera di incarico per pulizie
- descrivere il servizio come “pulizia completa” senza indicare operazioni e frequenze;
- considerare automaticamente comprese attività straordinarie, sanificazione, disinfestazione o gestione di rifiuti particolari;
- non chiarire chi fornisce detergenti, attrezzature e materiali di consumo;
- impartire direttamente ordini organizzativi quotidiani ai dipendenti dell’impresa appaltatrice come se fossero personale del committente;
- omettere le modalità di gestione di chiavi, badge e accessi ai locali;
- indicare genericamente “ritenute di legge” senza verificare il regime fiscale del fornitore;
- non verificare gli adempimenti di sicurezza quando il personale esterno entra in un luogo di lavoro;
- inserire esoneri generali da ogni responsabilità a favore di una delle parti;
- prevedere prestazioni aggiuntive senza stabilire come devono essere richieste e remunerate;
- utilizzare un contratto di appalto per mascherare un rapporto che nella pratica presenta caratteristiche di lavoro subordinato.
Domande frequenti sulla lettera di incarico per pulizie
La lettera di incarico per pulizie è un contratto di appalto?
Può esserlo quando il fornitore assume il servizio organizzando autonomamente i mezzi necessari e gestendolo a proprio rischio, secondo lo schema dell’articolo 1655 c.c. Se invece la prestazione è resa da una singola persona principalmente con il proprio lavoro, può essere necessario valutare la disciplina del contratto d’opera. La concreta modalità di esecuzione prevale sulla denominazione scelta dalle parti.
Il DUVRI è sempre necessario per un’impresa di pulizie?
No. L’articolo 26 del D.Lgs. 81/2008 prevede obblighi di cooperazione e coordinamento e disciplina il DUVRI, ma contempla anche specifiche ipotesi nelle quali l’obbligo di redazione del documento non si applica. Prima dell’inizio del servizio il datore di lavoro committente deve quindi verificare la situazione concreta, i rischi interferenziali, la durata e le altre condizioni rilevanti.
Chi deve acquistare detergenti e attrezzature?
Lo stabilisce l’accordo. In un servizio organizzato dall’impresa di pulizie è frequente che il fornitore impieghi i propri prodotti e le proprie attrezzature, ma le parti possono concordare una distribuzione diversa. Il contratto dovrebbe indicarlo espressamente e distinguere i prodotti utilizzati per pulire dai consumabili destinati agli utenti dei locali.
Si può prevedere il rinnovo automatico?
Le parti possono disciplinare contrattualmente durata e rinnovo nei limiti consentiti dalla normativa applicabile. Se viene scelto il rinnovo automatico, è opportuno precisare durata del nuovo periodo, termine per la disdetta e modalità di comunicazione. Nel fac simile sono presenti due alternative, rinnovo e cessazione alla scadenza, delle quali deve essere mantenuta soltanto quella concordata.
Questo modello va bene anche per una colf che pulisce un’abitazione?
Non è il modello più adatto quando una persona viene assunta per svolgere attività domestiche nell’abitazione del datore di lavoro nell’ambito di un rapporto di lavoro domestico. Il fac simile della pagina è strutturato soprattutto per l’affidamento autonomo di un servizio di pulizia. Per il lavoro domestico devono essere utilizzati gli strumenti e gli adempimenti previsti per quella specifica tipologia di rapporto.