Indice
La lettera di impegno all’assunzione è il documento con cui un datore di lavoro e un candidato definiscono anticipatamente le principali condizioni di un futuro rapporto di lavoro. Viene utilizzata quando la selezione si è conclusa positivamente, ma l’assunzione non può iniziare subito, per esempio perché il candidato deve rispettare il periodo di preavviso presso l’attuale datore di lavoro, trasferirsi oppure completare una verifica professionale o amministrativa.
In questa pagina trovi un fac simile editabile in formato Word e una guida alla compilazione. Il modello permette di indicare la data prevista di ingresso, il tipo di contratto, la mansione, il livello di inquadramento, la retribuzione, la sede di lavoro, l’orario e le eventuali condizioni da soddisfare prima dell’assunzione.
La lettera deve essere redatta con particolare attenzione. In base al suo contenuto e alle firme apposte, può rappresentare una proposta, un impegno del solo datore di lavoro oppure un accordo vincolante per entrambe le parti. Non è quindi consigliabile utilizzare formule generiche o copiare un modello senza adattarlo alla reale volontà dei soggetti coinvolti.
Fac simile di lettera di impegno all’assunzione
Il seguente modello è predisposto come impegno all’assunzione sottoscritto dal datore di lavoro e accettato dal candidato. Le indicazioni tra parentesi quadre devono essere sostituite con i dati del caso concreto. Le clausole alternative e quelle non applicabili devono essere eliminate prima della firma.
LETTERA DI IMPEGNO ALL’ASSUNZIONE
Datore di lavoro
Denominazione o ragione sociale: [denominazione]
Forma giuridica: [forma giuridica]
Sede legale: [indirizzo completo]
Codice fiscale: [codice fiscale]
Partita IVA: [partita IVA]
Rappresentata da: [nome e cognome]
In qualità di: [legale rappresentante, amministratore o procuratore]
PEC: [indirizzo PEC]
Email: [indirizzo email]
di seguito denominato “Datore di lavoro”,
e
Candidato
Nome e cognome: [nome e cognome]
Nato/a a: [luogo]
Data di nascita: [data]
Codice fiscale: [codice fiscale]
Residente in: [indirizzo completo]
Domiciliato/a in: [indirizzo, se diverso]
Email o PEC: [recapito]
Telefono: [numero]
di seguito denominato/a “Candidato” o “Lavoratore”.
Oggetto: impegno alla futura assunzione
PREMESSO CHE
il Datore di lavoro ha avviato una procedura di selezione per la posizione di [denominazione della posizione];
il Candidato ha partecipato alla procedura di selezione e ha manifestato il proprio interesse per la posizione proposta;
le parti hanno discusso le principali condizioni del futuro rapporto di lavoro;
il Candidato ha dichiarato di essere disponibile a iniziare l’attività entro la data indicata nella presente lettera, fatto salvo il rispetto degli obblighi derivanti dall’eventuale rapporto di lavoro attualmente in corso;
LE PARTI CONVENGONO QUANTO SEGUE
1. Impegno all’assunzione
Il Datore di lavoro si impegna ad assumere il Candidato, che accetta l’impegno alle condizioni indicate nella presente lettera, con decorrenza prevista dal [data].
L’inizio effettivo dell’attività lavorativa dovrà avvenire:
[selezionare l’alternativa applicabile]
il giorno [data];
oppure
entro e non oltre il giorno [data], secondo la data concordata per iscritto dalle parti;
oppure
entro [numero] giorni dal verificarsi della seguente condizione: [descrizione precisa].
Il rapporto di lavoro sarà formalizzato mediante lettera o contratto di assunzione e attraverso gli adempimenti previsti dalla normativa applicabile.
2. Tipologia del rapporto
Il rapporto sarà instaurato con:
[selezionare l’alternativa applicabile]
contratto di lavoro subordinato a tempo indeterminato;
contratto di lavoro subordinato a tempo determinato dal [data] al [data];
contratto di apprendistato di [tipologia];
contratto di lavoro subordinato a tempo parziale;
altra tipologia contrattuale: [descrizione].
In caso di contratto a tempo determinato, la durata, le eventuali causali e le ulteriori condizioni saranno definite nel rispetto della normativa e del contratto collettivo applicabile.
3. Contratto collettivo e inquadramento
Al futuro rapporto sarà applicato il seguente contratto collettivo nazionale di lavoro:
[denominazione completa del CCNL].
Il Candidato sarà inquadrato:
livello: [livello];
categoria o qualifica: [categoria o qualifica];
profilo professionale: [profilo];
mansione prevalente: [descrizione della mansione].
Le mansioni potranno comprendere le attività riconducibili al livello e alla qualifica assegnati, secondo il contratto collettivo, l’organizzazione aziendale e la normativa applicabile.
4. Descrizione delle principali attività
Il Lavoratore sarà inizialmente incaricato delle seguenti attività:
1. [attività];
2. [attività];
3. [attività];
4. [attività];
5. [eventuali ulteriori attività].
La descrizione ha lo scopo di identificare il contenuto principale della posizione e dovrà essere coordinata con la classificazione prevista dal CCNL applicato.
5. Sede di lavoro
La sede iniziale di lavoro sarà:
[indirizzo completo o indicazione dell’unità produttiva].
L’attività potrà comportare:
[selezionare e completare]
trasferte occasionali;
spostamenti presso clienti, cantieri o altre sedi;
attività in modalità agile secondo un separato accordo;
attività presso più unità produttive;
nessuna trasferta ordinariamente prevista.
Le eventuali clausole di mobilità, trasferta o lavoro agile saranno disciplinate nella lettera di assunzione o in separati accordi.
6. Orario di lavoro
L’orario sarà:
[selezionare]
a tempo pieno, per n. [numero] ore settimanali;
a tempo parziale, per n. [numero] ore settimanali;
articolato secondo turni;
organizzato secondo la seguente distribuzione: [descrizione].
L’orario ordinario sarà indicativamente distribuito nei seguenti giorni e fasce:
[descrizione].
La distribuzione definitiva, le pause, il lavoro supplementare o straordinario e gli eventuali turni saranno disciplinati dal contratto individuale, dal CCNL e dalle disposizioni aziendali applicabili.
7. Retribuzione
La retribuzione annua lorda concordata sarà pari a € [importo] ([importo in lettere]), da corrispondere in n. [numero] mensilità.
La retribuzione sarà composta da:
minimo tabellare previsto dal livello di inquadramento;
eventuali indennità contrattuali;
eventuale superminimo lordo pari a € [importo] mensili;
[selezionare]
superminimo assorbibile nei limiti consentiti;
superminimo non assorbibile;
eventuale indennità di funzione pari a € [importo];
eventuale elemento variabile secondo il piano allegato;
eventuali ulteriori componenti: [descrizione].
La retribuzione netta non viene garantita, poiché dipende dal regime fiscale, contributivo e personale applicabile al Lavoratore.
8. Retribuzione variabile e incentivi
[Utilizzare soltanto se prevista.]
Oltre alla retribuzione fissa, potrà essere riconosciuto un compenso variabile fino a un massimo lordo di € [importo] oppure pari al [percentuale] per cento della retribuzione annua lorda.
Il riconoscimento sarà subordinato:
al raggiungimento degli obiettivi definiti nel piano aziendale;
alla misurazione dei risultati secondo criteri comunicati per iscritto;
alla permanenza in servizio nelle date previste dal regolamento;
alle ulteriori condizioni indicate nel documento allegato.
Il compenso variabile non deve essere considerato automaticamente maturato o garantito quando dipende da obiettivi futuri.
9. Benefit e strumenti aziendali
A decorrere dall’assunzione potranno essere attribuiti i seguenti benefit o strumenti:
buoni pasto del valore nominale di € [importo], secondo la disciplina aziendale;
telefono aziendale;
computer portatile;
autovettura aziendale secondo la policy applicabile;
assicurazione sanitaria o fondo contrattuale;
contributo welfare;
alloggio temporaneo o contributo al trasferimento;
[ulteriori benefit].
L’attribuzione, l’uso e l’eventuale restituzione saranno regolati dalla normativa, dal CCNL, dalla policy aziendale e dai documenti consegnati al momento dell’assunzione.
10. Periodo di prova
Il futuro contratto:
[selezionare]
prevederà un periodo di prova della durata di [durata], nel rispetto del CCNL e della normativa applicabile;
non prevederà un periodo di prova;
prevederà un periodo di prova da definire nel contratto individuale entro i limiti applicabili.
La clausola di prova dovrà risultare dal contratto sottoscritto prima o al momento dell’inizio della prestazione e dovrà indicare le mansioni oggetto della prova in modo sufficientemente determinato.
11. Data di disponibilità del Candidato
Il Candidato dichiara di essere disponibile a iniziare il rapporto in data [data].
[Se applicabile]
Il Candidato dichiara di essere attualmente impegnato in un altro rapporto di lavoro e di dover rispettare un periodo di preavviso presumibilmente pari a [durata].
Il Candidato si impegna a comunicare tempestivamente eventuali circostanze che possano impedire o ritardare l’inizio del nuovo rapporto.
La presente clausola non impone al Candidato di rassegnare le dimissioni prima che la lettera sia stata sottoscritta da entrambe le parti e siano state chiarite le eventuali condizioni sospensive.
12. Condizioni sospensive
[Eliminare la sezione se l’assunzione non è subordinata ad alcuna condizione.]
L’efficacia dell’impegno all’assunzione è subordinata esclusivamente al verificarsi delle seguenti condizioni:
1. verifica del possesso del titolo o dell’abilitazione professionale [descrizione];
2. disponibilità di un titolo di soggiorno che consenta lo svolgimento dell’attività lavorativa, quando necessario;
3. esito della visita medica preventiva o preventiva in fase preassuntiva, esclusivamente nei casi e nei limiti previsti dalla normativa;
4. verifica della patente, del patentino o dell’abilitazione richiesta per la mansione;
5. consegna entro il [data] della seguente documentazione: [descrizione];
6. [altra condizione specifica, lecita e verificabile].
Il Datore di lavoro dovrà comunicare al Candidato l’esito delle verifiche entro il [data].
Le condizioni non possono essere interpretate come facoltà discrezionale e illimitata del Datore di lavoro di sottrarsi all’impegno. Eventuali verifiche devono essere pertinenti alla mansione, effettuate correttamente e concluse entro il termine indicato.
13. Documenti da consegnare
Il Candidato dovrà fornire, nei limiti della necessità e pertinenza rispetto all’assunzione:
copia di un documento di identità valido;
codice fiscale;
coordinate bancarie per l’accredito della retribuzione;
eventuale titolo di studio o abilitazione richiesta;
eventuale patente o patentino necessario;
eventuale documentazione relativa al diritto di soggiorno e di lavoro;
eventuali attestati pertinenti alla mansione;
[ulteriore documentazione].
Il Datore di lavoro non potrà richiedere documenti o informazioni non necessari rispetto alla futura instaurazione e gestione del rapporto.
14. Obbligo di riservatezza prima dell’assunzione
Il Candidato si impegna a non divulgare le informazioni aziendali riservate ricevute durante la selezione o la fase preparatoria, incluse informazioni commerciali, organizzative, tecniche e relative a clienti o progetti.
L’obbligo non comprende informazioni:
già legittimamente conosciute dal Candidato;
divenute pubbliche senza violazione di obblighi;
ricevute legittimamente da terzi;
la cui comunicazione sia richiesta dalla legge o da un’autorità competente.
La presente clausola non limita il diritto del Candidato di acquisire consulenza professionale o di tutelare i propri diritti.
15. Termine per l’accettazione
La presente lettera dovrà essere restituita firmata per accettazione entro le ore [ora] del [data].
In assenza di accettazione entro tale termine, la proposta:
[selezionare]
perderà efficacia senza necessità di ulteriore comunicazione;
potrà essere prorogata esclusivamente mediante conferma scritta del Datore di lavoro.
L’eventuale accettazione con modifiche o riserve dovrà essere valutata e confermata per iscritto dal Datore di lavoro.
16. Validità dell’impegno
L’impegno rimarrà valido fino alla data prevista per l’assunzione, salvo:
mancato verificarsi di una condizione sospensiva espressamente indicata;
accordo scritto tra le parti;
impossibilità sopravvenuta non imputabile alla parte che la invoca;
grave inadempimento degli obblighi assunti con la presente lettera;
altra causa prevista dalla legge.
Non costituisce valida causa di scioglimento una generica variazione delle esigenze aziendali, salvo che la lettera sia stata espressamente configurata come proposta non vincolante e ciò risulti in modo chiaro dal suo contenuto.
17. Mancata assunzione per responsabilità del Datore di lavoro
Qualora il Datore di lavoro, dopo l’accettazione, non proceda all’assunzione senza una causa prevista dalla presente lettera o dalla legge, il Candidato potrà esercitare i rimedi riconosciuti dall’ordinamento.
[Clausola facoltativa, da valutare professionalmente]
A titolo di predeterminazione convenzionale del danno, il Datore di lavoro corrisponderà al Candidato l’importo lordo di € [importo], fatto salvo [selezionare]:
il diritto al risarcimento dell’eventuale maggior danno;
oppure
l’effetto integralmente sostitutivo della somma, nei limiti consentiti.
La clausola deve essere verificata in relazione al caso concreto e non dovrebbe essere inserita automaticamente.
18. Mancato ingresso per responsabilità del Candidato
Qualora il Candidato, dopo avere accettato la presente lettera, non inizi il rapporto senza una causa prevista dalla legge o dal documento, il Datore di lavoro potrà esercitare i rimedi riconosciuti dall’ordinamento.
[Clausola facoltativa, da valutare professionalmente]
Il Candidato corrisponderà al Datore di lavoro l’importo di € [importo] a titolo di penale, fatto salvo [selezionare]:
il risarcimento dell’eventuale maggior danno;
oppure
l’effetto integralmente sostitutivo della somma, nei limiti consentiti.
La penale deve essere proporzionata, specificamente valutata e non deve essere utilizzata per limitare indebitamente la libertà professionale del Candidato.
19. Spese sostenute dal Candidato
[Utilizzare quando il candidato deve trasferirsi o sostenere costi rilevanti.]
Il Datore di lavoro autorizza preventivamente le seguenti spese:
[trasferimento, viaggio, alloggio temporaneo o altro].
Il rimborso massimo riconoscibile è pari a € [importo] e sarà effettuato dietro presentazione di documenti giustificativi.
In caso di mancata assunzione imputabile al Datore di lavoro, le spese già autorizzate e documentate saranno rimborsate entro [numero] giorni.
20. Trattamento dei dati personali
I dati del Candidato saranno trattati per la gestione della selezione, della presente lettera, degli adempimenti preassuntivi e, in caso di instaurazione del rapporto, per le finalità connesse alla gestione del personale.
Il Datore di lavoro dichiara di avere fornito al Candidato l’informativa sul trattamento dei dati personali:
in data [data];
mediante [email, portale, consegna cartacea o altra modalità].
La sottoscrizione della lettera non costituisce consenso indiscriminato al trattamento di dati non necessari.
21. Comunicazioni tra le parti
Le comunicazioni relative alla presente lettera dovranno essere inviate ai seguenti recapiti:
per il Datore di lavoro: [email o PEC];
per il Candidato: [email o PEC].
Ogni variazione dei recapiti dovrà essere comunicata tempestivamente.
22. Documenti che saranno consegnati al momento dell’assunzione
Al momento dell’instaurazione del rapporto, il Datore di lavoro consegnerà o metterà a disposizione la documentazione prevista dalla normativa e dal contratto applicabile, tra cui:
contratto o lettera di assunzione;
informazioni sulle condizioni del rapporto;
indicazione del CCNL applicato;
informativa sul trattamento dei dati personali;
eventuali regolamenti e policy aziendali;
documentazione relativa alla sicurezza e alla formazione;
eventuale accordo di lavoro agile;
eventuali documenti relativi a benefit e strumenti aziendali.
23. Natura e interpretazione della lettera
La presente lettera contiene gli elementi essenziali dell’impegno alla futura assunzione.
Essa non sostituisce integralmente la successiva lettera di assunzione, ma vincola le parti rispetto alle condizioni espressamente concordate, salvo modifiche sottoscritte da entrambe.
Le condizioni del futuro contratto non potranno essere peggiorate unilateralmente rispetto a quanto indicato nella presente lettera, salvo modifiche imposte dalla legge, dal contratto collettivo o accettate espressamente dalle parti.
24. Modifiche
Qualsiasi modifica alla presente lettera dovrà risultare da atto scritto sottoscritto da entrambe le parti.
Le comunicazioni verbali precedenti devono considerarsi superate nei limiti in cui risultano incompatibili con il contenuto del presente documento.
25. Legge applicabile e controversie
La presente lettera è regolata dalla legge italiana.
Per le controversie si applicano i criteri di competenza previsti dalla normativa processuale e lavoristica vigente. Non devono essere inserite clausole che sottraggano il lavoratore al giudice territorialmente competente quando la competenza è stabilita da norme inderogabili.
26. Allegati
Costituiscono allegati alla presente lettera, se presenti:
1. descrizione della posizione;
2. prospetto della retribuzione;
3. piano di incentivazione;
4. informativa privacy;
5. policy sui benefit;
6. eventuale accordo sul rimborso delle spese di trasferimento;
7. [ulteriori allegati].
Luogo: [luogo]
Data: [data]
Per il Datore di lavoro
Nome e qualifica: [dati]
Firma: ______________________________
ACCETTAZIONE DEL CANDIDATO
Il/La sottoscritto/a [nome e cognome] dichiara:
di avere letto integralmente la presente lettera;
di avere compreso le condizioni proposte;
di accettare l’impegno alla futura instaurazione del rapporto alle condizioni indicate;
di avere ricevuto una copia del documento e degli allegati.
Luogo: [luogo]
Data: [data]
Il Candidato
Firma: ______________________________
APPROVAZIONE SPECIFICA DI CLAUSOLE PARTICOLARI
[Utilizzare soltanto quando effettivamente necessario e dopo una valutazione professionale.]
Il Candidato dichiara di approvare specificamente le clausole relative a:
condizioni sospensive;
termine per l’accettazione;
validità dell’impegno;
eventuale penale;
riservatezza;
rimborso delle spese;
[altre clausole].
Firma del Candidato: ______________________________
Avvertenza: il fac simile è predisposto come accordo sottoscritto da entrambe le parti. Se il datore di lavoro intende inviare soltanto una proposta revocabile o non vincolante, il testo deve essere modificato in modo chiaro. Non è corretto definire il documento “impegno all’assunzione” e inserire contemporaneamente clausole che consentano all’azienda di ritirarsi in qualsiasi momento senza una ragione determinata.
Fac simile lettera di impegno all’assunzione da scaricare
Il modello di lettera di impegno all’assunzione è disponibile in formato Word e può essere aperto e modificato con Microsoft Word o con un altro programma compatibile. Il documento contiene le sezioni necessarie per indicare il futuro datore di lavoro, il candidato, la tipologia contrattuale, il livello, la mansione, la retribuzione e la data prevista di inizio.
Prima dell’utilizzo è necessario eliminare le clausole alternative e compilare tutti i campi pertinenti. Le condizioni sospensive, le penali, i compensi variabili e le clausole relative alle spese devono essere inseriti soltanto quando sono stati realmente concordati e risultano appropriati alla situazione.
La retribuzione dovrebbe essere indicata preferibilmente come importo annuo lordo, precisando il numero delle mensilità e le eventuali componenti aggiuntive. Non è consigliabile promettere una retribuzione netta, perché il netto dipende dalla situazione fiscale e contributiva personale del lavoratore.
Che cos’è la lettera di impegno all’assunzione
La lettera di impegno all’assunzione viene utilizzata nella fase compresa tra la conclusione della selezione e l’inizio del rapporto. Consente alle parti di fissare anticipatamente le condizioni principali della futura assunzione e di programmare le attività necessarie per l’ingresso in azienda.
Il documento è particolarmente utile quando il candidato è già occupato e deve rassegnare le dimissioni rispettando un periodo di preavviso. Può essere impiegato anche quando la futura assunzione richiede un trasferimento, una verifica professionale o il completamento di una procedura amministrativa.
La lettera non ha una disciplina unica e specifica che ne stabilisca un contenuto standard. I suoi effetti dipendono dal testo, dal comportamento delle parti, dal grado di completezza delle condizioni e dall’eventuale accettazione del candidato.
Per questo non basta il titolo attribuito al documento. Una lettera denominata “proposta di assunzione” può essere vincolante se contiene un impegno chiaro e viene accettata; al contrario, un testo chiamato “impegno” può risultare ambiguo quando rinvia ogni decisione a successive approvazioni discrezionali.
Differenza tra proposta, promessa e accordo di assunzione
Una proposta di assunzione contiene le condizioni alle quali l’azienda è disponibile a instaurare il rapporto e può prevedere un termine entro cui il candidato deve accettare. Gli effetti dipendono dalla formulazione e dalla disciplina generale delle proposte contrattuali.
Una promessa o un impegno unilaterale contiene invece una dichiarazione con cui il datore assume un’obbligazione nei confronti del candidato. Anche in questo caso è necessario verificare il contenuto concreto e le condizioni previste.
Quando entrambe le parti sottoscrivono il documento e assumono obblighi reciproci, la lettera può avere caratteristiche simili a un accordo preliminare. Il datore si impegna a procedere all’assunzione e il candidato si impegna a iniziare il rapporto nella data concordata.
La distinzione è importante soprattutto quando una parte cambia decisione. Per comprendere le possibili conseguenze bisogna verificare se esistesse già un accordo vincolante oppure soltanto una trattativa ancora in corso.
Lettera di impegno e responsabilità precontrattuale
Anche quando non è stato ancora concluso un accordo definitivo, le parti devono comportarsi correttamente durante le trattative. Gli articoli 1337 e 1338 del Codice Civile disciplinano, rispettivamente, il dovere di buona fede nelle trattative e la responsabilità della parte che non comunica cause di invalidità conosciute o conoscibili.
Il testo del Codice Civile può essere consultato sul portale istituzionale Normattiva.
Una responsabilità può sorgere, per esempio, quando un datore induce il candidato a confidare ragionevolmente nell’assunzione, gli chiede di lasciare il precedente impiego e poi interrompe la procedura senza una ragione coerente e senza aver chiarito che mancava ancora un’approvazione essenziale.
Allo stesso modo, il candidato deve comunicare correttamente eventuali impedimenti conosciuti e non dovrebbe accettare un impegno già sapendo di non poter iniziare il rapporto nella data concordata.
Quando è utile utilizzare la lettera
La lettera è utile quando il candidato deve lasciare un lavoro precedente. La disponibilità di un impegno scritto riduce il rischio di rassegnare le dimissioni basandosi esclusivamente su conversazioni o promesse verbali.
Può essere utilizzata anche per profili che richiedono un periodo di inserimento programmato, per dirigenti, quadri, tecnici specializzati o lavoratori che devono trasferirsi in un’altra città.
È opportuna quando l’azienda desidera riservarsi il candidato e quando quest’ultimo deve rinunciare ad altre opportunità. In queste situazioni è importante chiarire la durata dell’impegno e gli effetti dell’eventuale ripensamento.
Non è invece necessario utilizzare un documento separato quando il rapporto può iniziare immediatamente e le parti sono già in grado di sottoscrivere direttamente la lettera di assunzione completa.
Quali elementi deve contenere
Una lettera efficace deve identificare datore e candidato e indicare una data di assunzione determinata o determinabile. Formule come “appena possibile” o “non appena saranno completate le procedure” possono risultare troppo vaghe se non viene specificato un termine finale.
Devono essere indicati il tipo di contratto, il CCNL applicato, il livello, la mansione e la sede. Se il lavoro si svolgerà presso più sedi o comporterà trasferte, è opportuno anticiparlo.
La retribuzione dovrebbe essere espressa come importo lordo. Quando viene utilizzata la retribuzione annua lorda, devono essere precisati il numero delle mensilità, l’eventuale superminimo e le componenti variabili.
La lettera dovrebbe stabilire anche il termine entro cui il candidato deve accettare e la modalità con cui l’accettazione deve essere comunicata.
Come indicare la retribuzione
La formulazione più chiara consiste nell’indicare la retribuzione annua lorda, il numero delle mensilità e la composizione dell’importo. Per esempio, si può specificare che la retribuzione annua lorda è pari a € 32.000 distribuiti su 14 mensilità.
Quando è previsto un superminimo, bisogna chiarire se sia assorbibile o non assorbibile nei limiti consentiti. Questa precisazione può incidere sui futuri aumenti previsti dal contratto collettivo.
I premi variabili devono essere distinti dalla retribuzione fissa. Espressioni come “retribuzione fino a € 40.000” sono ambigue quando non spiegano quale quota sia garantita e quale dipenda dagli obiettivi.
È sconsigliabile indicare soltanto il netto mensile. Il risultato netto può cambiare in base a detrazioni, addizionali, conguagli e situazione personale.
Data di assunzione e preavviso presso il precedente datore
Quando il candidato è già occupato, la data di ingresso deve essere concordata considerando il preavviso previsto dal rapporto in corso. Prima di indicare una data definitiva è opportuno che il candidato controlli il proprio CCNL e la propria posizione contrattuale.
La nuova azienda non dovrebbe chiedere al candidato di dimettersi sulla base di un’intesa puramente verbale. È preferibile che la lettera sia già firmata dal soggetto dotato dei poteri necessari e che eventuali condizioni siano state chiarite.
Se la durata esatta del preavviso è incerta, la lettera può prevedere una finestra temporale e richiedere al candidato di comunicare la data confermata entro un termine stabilito.
È opportuno disciplinare anche l’ipotesi in cui il precedente datore esoneri il lavoratore dal preavviso o concordi una cessazione anticipata.
Periodo di prova
Il periodo di prova deve essere indicato con attenzione. Non è sufficiente scrivere genericamente che “sarà previsto un periodo di prova” senza verificarne durata, condizioni e compatibilità con il contratto collettivo.
La clausola deve essere formalizzata per iscritto prima o contestualmente all’inizio della prestazione. È inoltre opportuno che le mansioni oggetto della prova risultino identificabili.
La durata non può essere stabilita liberamente senza considerare il CCNL e la disciplina vigente. Per i contratti a termine deve essere valutata anche la proporzionalità rispetto alla durata del rapporto e alle mansioni.
La lettera di impegno può anticipare la presenza della prova, ma la clausola definitiva deve essere riportata correttamente nella successiva lettera di assunzione.
Condizioni sospensive dell’assunzione
L’azienda può subordinare l’assunzione a condizioni specifiche, purché siano lecite, pertinenti, comprensibili e verificabili. Può trattarsi del possesso di una patente, di un’abilitazione o di un titolo necessario per svolgere la mansione.
Per i lavoratori stranieri può essere necessario verificare il diritto di soggiorno e di lavoro. Per alcune mansioni può essere prevista la visita medica nei limiti stabiliti dalla normativa sulla salute e sicurezza.
Non sono consigliabili formule come “assunzione subordinata all’insindacabile approvazione aziendale” oppure “salvo esito positivo delle verifiche interne” senza indicare quali verifiche debbano essere svolte.
La clausola dovrebbe stabilire chi esegue il controllo, entro quale data e con quale conseguenza. Una condizione completamente rimessa alla volontà di una parte può svuotare il valore dell’impegno.
La lettera può essere revocata?
La possibilità di revoca dipende dalla natura del documento, dalla sua formulazione, dal momento in cui è stata comunicata e dall’eventuale accettazione del candidato.
Se la lettera contiene soltanto una proposta ancora non accettata, devono essere valutate le regole applicabili alle proposte contrattuali. Se invece esiste già un accordo sottoscritto, il semplice ripensamento può configurare un inadempimento.
Una clausola secondo cui il datore può revocare liberamente l’impegno fino al giorno dell’assunzione rende la tutela del candidato molto debole e può risultare incompatibile con il significato attribuito al documento.
Per evitare incertezze è preferibile indicare chiaramente le cause che consentono di non procedere, come il mancato possesso di un requisito essenziale dichiarato nella lettera.
Cosa succede se il datore non procede all’assunzione
Le conseguenze dipendono dalla natura vincolante della lettera, dalla ragione della mancata assunzione e dal danno concretamente subito dal candidato.
Il candidato potrebbe avere sostenuto spese per il trasferimento, avere rifiutato altre offerte o essersi dimesso dal precedente lavoro confidando nell’impegno ricevuto. Questi elementi possono essere rilevanti nella valutazione di un eventuale risarcimento.
Non è possibile stabilire in astratto che ogni mancata assunzione dia diritto alla stessa somma o all’automatica costituzione del rapporto. È necessario esaminare il documento e le circostanze.
Per importi rilevanti o quando il candidato ha già rassegnato le dimissioni, è consigliabile richiedere rapidamente una valutazione professionale e conservare tutte le comunicazioni intercorse.
Cosa succede se il candidato non si presenta
Anche il candidato può assumere un impegno vincolante, soprattutto quando firma per accettazione un documento che stabilisce chiaramente la data di ingresso.
Il datore potrebbe avere sostenuto costi di selezione, rinunciato ad altri candidati o organizzato attività basandosi sull’ingresso concordato. L’eventuale danno deve comunque essere dimostrato oppure regolato da una clausola valida.
Le penali non dovrebbero essere inserite automaticamente. Devono essere proporzionate, formulate chiaramente e valutate rispetto alla posizione delle parti e alla libertà professionale del lavoratore.
Il candidato dovrebbe informare immediatamente l’azienda quando sopraggiunge un impedimento e tentare di concordare una diversa data o una risoluzione consensuale dell’impegno.
Differenza tra lettera di impegno e lettera di assunzione
La lettera di impegno riguarda una futura instaurazione del rapporto e viene normalmente sottoscritta prima della data di ingresso.
La lettera di assunzione disciplina invece il rapporto che sta per iniziare e contiene le condizioni necessarie alla gestione del lavoro. È collegata alla comunicazione obbligatoria e agli obblighi informativi del datore.
La lettera di impegno non dovrebbe essere utilizzata per rinviare indefinitamente la consegna del contratto definitivo. Prima dell’inizio dell’attività, le condizioni devono essere formalizzate secondo la disciplina applicabile.
Per predisporre il successivo documento è possibile consultare il fac simile di lettera di assunzione a tempo indeterminato.
Obblighi informativi al momento dell’assunzione
Al momento dell’instaurazione del rapporto, il lavoratore deve ricevere le informazioni previste dalla normativa sulle condizioni di lavoro. Queste possono essere contenute nel contratto, nella lettera di assunzione, nella comunicazione di instaurazione o negli ulteriori documenti ammessi.
Il Ministero del Lavoro dedica una sezione al lavoro trasparente e al D.Lgs. 104/2022.
Tra le informazioni rilevanti rientrano l’identità delle parti, il luogo di lavoro, la sede del datore, l’inquadramento, la data di inizio, la durata, la prova, la formazione, i congedi, il preavviso, la retribuzione e l’orario.
La lettera di impegno può anticipare una parte di queste informazioni, ma non esonera il datore dal completare correttamente gli adempimenti previsti al momento dell’assunzione.
Comunicazione obbligatoria prima dell’inizio del lavoro
La sottoscrizione della lettera di impegno non sostituisce la comunicazione obbligatoria di instaurazione del rapporto.
Il modello UniLav viene utilizzato dai datori di lavoro o dai soggetti abilitati per comunicare l’instaurazione, la proroga, la trasformazione e la cessazione dei rapporti interessati.
Le informazioni istituzionali sono disponibili nella pagina INPS dedicata al modello UniLav e sul portale delle Comunicazioni Obbligatorie del Ministero del Lavoro.
Il lavoratore non dovrebbe iniziare a prestare attività sulla base della sola lettera di impegno senza che il rapporto sia stato regolarmente formalizzato e comunicato.
Firma e modalità di invio
La lettera dovrebbe essere firmata da una persona dotata del potere di impegnare il datore di lavoro. Una proposta inviata da un selezionatore privo di poteri, senza una successiva conferma autorizzata, può generare incertezza.
Il candidato dovrebbe ricevere il documento completo di tutti gli allegati e restituirlo entro il termine indicato. Eventuali modifiche manoscritte devono essere controfirmate o confermate in una nuova versione.
La firma può essere autografa o elettronica, in base al sistema utilizzato e al livello di certezza richiesto. È opportuno conservare la versione definitiva e le informazioni relative all’invio e all’accettazione.
Email aziendale, PEC e piattaforme di firma consentono di ricostruire la sequenza delle comunicazioni. I messaggi informali possono essere conservati come elementi di contesto, ma non dovrebbero sostituire il documento finale.
Privacy nella fase preassuntiva
Durante la selezione e la preparazione dell’assunzione, l’azienda deve trattare soltanto i dati necessari. La firma della lettera non autorizza la raccolta indiscriminata di informazioni personali.
Documenti di identità, titoli e abilitazioni possono essere richiesti quando pertinenti. Le informazioni sanitarie devono essere gestite secondo la normativa e attraverso i soggetti competenti, evitando di acquisire diagnosi non necessarie.
L’informativa privacy deve spiegare finalità, basi giuridiche, destinatari, tempi di conservazione e diritti del candidato.
Se l’assunzione non si perfeziona, l’azienda deve valutare per quanto tempo sia ancora necessario conservare il documento e gli allegati, tenendo conto delle esigenze di tutela e degli obblighi applicabili.
Collegamenti con altri documenti di assunzione
La lettera di impegno può essere inserita in un percorso documentale che comprende selezione, assunzione e gestione del nuovo dipendente.
Quando il rapporto viene formalizzato, può essere utilizzata una lettera di assunzione a tempo indeterminato oppure il modello corrispondente alla diversa tipologia contrattuale.
Se viene successivamente concordata una modifica dell’inquadramento, può essere utile la lettera di passaggio di livello.
Per documentare gli allegati forniti dal dipendente può essere utilizzata la ricevuta di consegna dei documenti del lavoratore.
Errori da evitare
Il primo errore consiste nell’utilizzare formule vaghe, come “sarà assunto appena possibile”, senza una data o un criterio oggettivo per determinarla.
È inoltre scorretto indicare una mansione senza precisare il livello e il contratto collettivo oppure promettere un livello che non corrisponde alle attività effettivamente richieste.
La retribuzione non deve essere espressa in lire o mediante importi netti privi di spiegazione. Deve essere indicato il lordo e devono essere distinte le componenti fisse da quelle variabili.
Un altro errore è rinviare tutte le condizioni a un futuro contratto, lasciando al datore la facoltà di modificarle. La lettera perde gran parte della propria utilità se non contiene gli elementi sui quali il candidato basa la propria decisione.
Le condizioni sospensive non devono essere generiche o dipendere esclusivamente dalla volontà aziendale. Devono identificare verifiche specifiche e un termine entro cui completarle.
È rischioso chiedere al candidato di dimettersi prima che la lettera sia stata firmata dal datore o dal rappresentante autorizzato.
Infine, non bisogna confondere l’impegno con la vera assunzione: prima dell’inizio devono essere effettuati gli adempimenti amministrativi e consegnata la documentazione prevista.
Domande frequenti
La lettera di impegno all’assunzione è vincolante?
Può esserlo, ma gli effetti dipendono dal contenuto, dalla precisione delle condizioni e dall’accettazione. Il semplice titolo non è sufficiente per stabilire se esista un obbligo definitivo.
La lettera deve essere firmata dal candidato?
La firma è fortemente consigliata quando si vuole documentare un accordo reciproco. Se la firma manca, bisogna valutare se il candidato abbia accettato con altre modalità e quale fosse la volontà espressa dal datore.
Il candidato può dimettersi dopo avere ricevuto la lettera?
Può organizzare la cessazione del rapporto precedente, ma dovrebbe prima verificare che il documento sia completo, firmato dal soggetto autorizzato e privo di condizioni indefinite. Deve inoltre controllare il preavviso applicabile.
Il datore può ritirare la proposta?
Dipende dal tipo di proposta, dal momento della revoca e dall’eventuale accettazione. Quando esiste già un accordo vincolante, il semplice ripensamento può comportare conseguenze risarcitorie.
Si può inserire un periodo di prova?
Sì, ma la clausola definitiva deve essere formalizzata correttamente prima o al momento dell’inizio del rapporto, rispettando la legge e il contratto collettivo applicabile.
È possibile subordinare l’assunzione alla visita medica?
Soltanto nei casi e nei limiti previsti dalla normativa sulla salute e sicurezza. La clausola non deve essere utilizzata per acquisire dati sanitari non pertinenti o effettuare controlli non consentiti.
Come deve essere indicata la retribuzione?
È preferibile indicare la retribuzione annua lorda, il numero delle mensilità, il livello, il superminimo e l’eventuale quota variabile. La retribuzione netta non dovrebbe essere garantita.
È possibile prevedere una penale?
Una penale può essere valutata, ma non deve essere inserita automaticamente. Deve essere proporzionata, chiara e compatibile con la disciplina applicabile. È consigliabile richiedere assistenza professionale.
La lettera sostituisce il contratto di lavoro?
Normalmente no. Anticipa l’impegno e le condizioni principali, ma al momento dell’assunzione devono essere formalizzati il rapporto, gli obblighi informativi e la comunicazione obbligatoria.
Cosa può chiedere il candidato prima di firmare?
Può chiedere chiarimenti su CCNL, livello, mansione, retribuzione fissa e variabile, sede, orario, prova, condizioni sospensive, data di ingresso, benefit e conseguenze dell’eventuale mancato rispetto dell’impegno.
Serve la PEC?
Non è sempre obbligatoria. È però opportuno utilizzare una modalità che consenta di conservare il documento firmato, la data di invio, il termine di accettazione e la versione definitiva concordata.
Nota finale: il fac simile e le informazioni contenute nella pagina hanno carattere generale. Prima della sottoscrizione è necessario verificare il CCNL applicabile, la tipologia contrattuale, i poteri del firmatario, le condizioni sospensive e le conseguenze dell’eventuale mancata assunzione. Nei casi in cui il candidato debba dimettersi, trasferirsi o rinunciare ad altre offerte, è consigliabile sottoporre il documento a un consulente del lavoro o a un avvocato.