Lettera di contestazione inadempimento contrattuale – Esempio e Fac simile

In questa pagina è disponibile un modello Word di lettera di contestazione per inadempimento contrattuale. Il fac simile può essere utilizzato da una parte di un contratto per contestare alla controparte un’obbligazione non eseguita o eseguita in modo inesatto e, quando ne ricorrono i presupposti, per intimarne formalmente l’adempimento.

Il modello completo può essere consultato prima del download e deve essere personalizzato indicando contratto, obbligazione violata, fatti contestati, termine richiesto e risultato che si intende ottenere. Dopo il download trovi le indicazioni per distinguere una semplice contestazione o messa in mora dalla diffida ad adempiere che può condurre alla risoluzione del contratto.

A cosa serve la lettera di contestazione per inadempimento contrattuale

La lettera serve a comunicare formalmente alla controparte che una determinata obbligazione contrattuale non risulta adempiuta correttamente. Può riguardare, per esempio, un pagamento non effettuato, una consegna omessa o tardiva, una prestazione incompleta oppure un’attività eseguita in modo difforme rispetto agli accordi.

Non tutte le contestazioni hanno però lo stesso effetto. Una richiesta scritta di adempiere può avere funzione di contestazione e, quando ne ricorrono i presupposti, di costituzione in mora ai sensi dell’articolo 1219 del Codice civile. La diffida ad adempiere disciplinata dall’articolo 1454 ha invece una funzione più specifica: intima l’adempimento entro un termine congruo e dichiara che, se il termine decorre inutilmente, il contratto si intenderà risolto.

Prima di scegliere la seconda formulazione occorre quindi valutare se si vuole realmente ottenere la risoluzione del contratto in caso di ulteriore inadempimento. Se l’obiettivo è soltanto ottenere la prestazione senza collegare alla scadenza del termine la risoluzione, è preferibile utilizzare la prima opzione prevista nel fac simile.

Fac simile lettera di contestazione inadempimento contrattuale

Il modello seguente prevede due formulazioni alternative nella parte finale. Deve essere mantenuta soltanto quella coerente con l’effetto che si vuole ottenere, adattando il testo al contratto e ai fatti realmente verificatisi.

Scarica il modello Word della lettera di contestazione

Il file disponibile contiene il fac simile della lettera di contestazione dell’inadempimento contrattuale in formato Word. Il documento può essere modificato inserendo i dati delle parti, gli estremi del contratto, l’obbligazione non rispettata, i fatti contestati, l’adempimento richiesto e il termine assegnato.

Il modello contiene formulazioni alternative che devono essere selezionate in base all’obiettivo concreto. In particolare, non deve essere utilizzata automaticamente la clausola di risoluzione prevista per la diffida ad adempiere se si intende soltanto sollecitare l’esecuzione del contratto.

Come descrivere correttamente l’inadempimento

Una contestazione efficace deve permettere al destinatario di comprendere con precisione quale obbligazione viene ritenuta violata. Formule generiche come “non avete rispettato il contratto” sono poco utili se non vengono accompagnate dall’indicazione della prestazione dovuta, del termine previsto e del comportamento concretamente contestato.

Prima della compilazione conviene quindi individuare:

• data ed eventuale numero o denominazione del contratto;
• clausola, ordine, preventivo o accordo dal quale deriva l’obbligazione;
• prestazione che la controparte avrebbe dovuto eseguire;
• termine contrattualmente previsto;
• prestazione effettivamente eseguita, se parziale o inesatta;
• eventuali precedenti solleciti o contestazioni;
• adempimento che viene concretamente richiesto;
• documenti che dimostrano i fatti contestati.

Se si contestano più violazioni, è preferibile descriverle separatamente e indicare per ciascuna il relativo obbligo contrattuale. In questo modo si evita che il destinatario possa avere dubbi su ciò che deve fare per adempiere.

Contestazione, messa in mora e diffida ad adempiere: differenze

La semplice contestazione segnala l’inadempimento e può contenere una richiesta di porvi rimedio. L’articolo 1219 del Codice civile stabilisce, come regola generale, che il debitore viene costituito in mora mediante intimazione o richiesta scritta, ferme le ipotesi in cui la costituzione in mora non è necessaria. Il testo ufficiale dell’articolo 1219 del Codice civile precisa anche le relative eccezioni.

La diffida ad adempiere ha un contenuto ulteriore. Ai sensi dell’articolo 1454 del Codice civile, la parte adempiente intima per iscritto alla controparte di eseguire la prestazione entro un termine congruo e dichiara che, decorso inutilmente quel termine, il contratto si intenderà risolto.

Per questo motivo non è corretto inserire l’avvertimento sulla risoluzione soltanto per rendere la lettera più incisiva. Chi utilizza una diffida ai sensi dell’articolo 1454 deve essere consapevole dell’effetto che intende collegare al mancato adempimento.

EsempioDoc mette a disposizione anche un fac simile di atto di diffida per chi cerca specificamente un modello impostato sulla diffida ad adempiere.

Quanto tempo concedere per adempiere

L’articolo 1454 stabilisce che, nella diffida ad adempiere, il termine non può essere inferiore a quindici giorni. La stessa norma ammette però un termine minore quando ciò deriva da una diversa pattuizione delle parti oppure quando, per la natura del contratto o secondo gli usi, un termine più breve risulta congruo.

Quindici giorni non costituiscono quindi un termine obbligatorio per qualsiasi lettera di contestazione. La regola riguarda specificamente la diffida ad adempiere prevista dall’articolo 1454. In una semplice richiesta di adempimento il termine deve essere scelto in modo coerente con il contratto, con la prestazione richiesta e con le circostanze concrete.

È preferibile indicare con chiarezza anche il momento dal quale il termine decorre, per esempio dal ricevimento della comunicazione. Un termine impossibile da rispettare o manifestamente incompatibile con la prestazione richiesta può creare ulteriori contestazioni.

Quando la diffida ad adempiere può non essere adatta

La diffida ex articolo 1454 è pensata per il caso in cui si voglia ancora ottenere l’adempimento, ma si intenda collegare al suo mancato compimento entro il termine la risoluzione del contratto. Non è quindi necessariamente la scelta corretta quando si desidera mantenere il rapporto anche dopo la scadenza oppure quando l’obiettivo consiste esclusivamente nel documentare una contestazione.

Occorre inoltre considerare l’importanza dell’inadempimento. L’articolo 1455 del Codice civile prevede che il contratto non possa essere risolto se l’inadempimento ha scarsa importanza avuto riguardo all’interesse dell’altra parte. Non ogni difformità o ritardo consente quindi di attribuire automaticamente all’inadempimento conseguenze risolutive.

Il fac simile generico può inoltre essere insufficiente quando il contratto contiene una clausola risolutiva espressa, un termine essenziale, procedure di contestazione specifiche oppure discipline settoriali particolari. In questi casi occorre coordinare la comunicazione con il testo contrattuale e con le norme applicabili a quella specifica operazione.

Come inviare la contestazione e provare la ricezione

Per la diffida ad adempiere l’articolo 1454 richiede una intimazione scritta. La norma non impone come regola generale un singolo mezzo di trasmissione, ma nella pratica è utile scegliere una modalità che permetta di dimostrare contenuto, invio e ricezione della comunicazione.

In base alle circostanze possono essere utilizzati, per esempio:

• PEC, quando utilizzabile nei rapporti con il destinatario e correttamente indirizzata;
• raccomandata con avviso di ricevimento;
• consegna a mano con sottoscrizione di una copia per ricevuta.

Conservare la lettera inviata insieme alla documentazione che prova la ricezione costituisce una cautela probatoria, non una formalità da aggiungere indiscriminatamente a ogni comunicazione. Se esistono nel contratto modalità specifiche per le contestazioni, occorre verificare anche quelle prima dell’invio.

Quali documenti allegare

Non è necessario allegare qualsiasi documento relativo al rapporto contrattuale. Sono utili soprattutto gli elementi che consentono alla controparte di identificare la contestazione e verificare ciò che viene richiesto.

A seconda del caso possono essere allegati:

• copia del contratto o delle clausole rilevanti;
• ordine, preventivo o conferma d’ordine;
• fatture o documenti di pagamento pertinenti;
• precedenti solleciti e risposte ricevute;
• verbali di consegna o documenti che attestano ritardi;
• fotografie, rapporti tecnici o altra documentazione relativa a prestazioni inesatte, se pertinente.

Nella lettera è preferibile richiamare gli allegati in modo riconoscibile, soprattutto quando la contestazione si fonda su dati, date o circostanze che risultano da tali documenti.

Errori da evitare nella contestazione dell’inadempimento

• descrivere l’inadempimento in modo generico senza indicare l’obbligazione violata;
• utilizzare la diffida ad adempiere senza voler realmente collegare al mancato adempimento la risoluzione del contratto;
• assegnare nella diffida ex articolo 1454 un termine inferiore a quindici giorni senza avere verificato se ricorre una delle eccezioni previste dalla norma;
• confondere una semplice messa in mora con una diffida ad adempiere avente effetto risolutivo;
• affermare automaticamente che qualsiasi inadempimento determina la risoluzione, senza considerare anche la sua importanza;
• chiedere un adempimento diverso da quello effettivamente previsto dal contratto;
• richiedere genericamente “tutti i danni” come se il loro risarcimento fosse automatico;
• omettere di conservare una prova attendibile dell’invio e della ricezione quando questa può essere rilevante;
• ignorare eventuali procedure di contestazione già stabilite nel contratto.

Domande frequenti sulla contestazione per inadempimento contrattuale

La lettera di contestazione risolve automaticamente il contratto?

No. Una normale lettera che contesta un inadempimento e chiede alla controparte di porvi rimedio non determina automaticamente la risoluzione del contratto. Un effetto diverso può derivare, ricorrendone i presupposti, da una vera diffida ad adempiere ai sensi dell’articolo 1454, nella quale deve essere espressamente dichiarato che il contratto si intenderà risolto se l’adempimento non avviene entro il termine assegnato.

Il termine deve essere sempre di quindici giorni?

No. Il limite dei quindici giorni riguarda la diffida ad adempiere prevista dall’articolo 1454 del Codice civile. Anche in quel caso la norma consente un termine minore se le parti hanno pattuito diversamente oppure se, per la natura del contratto o secondo gli usi, un termine più breve risulta congruo. Per una semplice contestazione il termine deve invece essere scelto in relazione alla prestazione richiesta.

Posso inviare la contestazione tramite PEC?

Sì, quando la PEC è utilizzabile per il destinatario e l’indirizzo è corretto. La PEC consente normalmente di conservare ricevute relative all’invio e alla consegna del messaggio. Anche la raccomandata con avviso di ricevimento o una consegna a mano documentata possono essere utilizzate per disporre di una prova della ricezione. Prima dell’invio va verificato se il contratto prescrive specifiche modalità di comunicazione.

La diffida ad adempiere può essere utilizzata per qualsiasi violazione?

Non automaticamente. Oltre a verificare che esista un effettivo inadempimento, occorre considerare la natura del contratto, l’obbligazione violata e l’importanza della violazione. L’articolo 1455 del Codice civile esclude la risoluzione quando l’inadempimento è di scarsa importanza rispetto all’interesse dell’altra parte. Nei casi dubbi il modello generico non sostituisce la valutazione della specifica situazione contrattuale.

Devo allegare il contratto alla lettera?

Non esiste una regola generale che imponga di allegare sempre l’intero contratto. È però utile identificarlo con precisione e richiamare la clausola o l’obbligazione contestata. Se l’allegato facilita la comprensione dei fatti oppure il destinatario potrebbe non disporre della documentazione necessaria, può essere opportuno unire copia del contratto o delle sole parti pertinenti insieme agli altri documenti che dimostrano l’inadempimento.