In questa pagina è disponibile un fac simile di lettera di accettazione preventivo in formato Word. Il modello può essere utilizzato da privati, professionisti e imprese che intendono comunicare al fornitore l’accettazione di un preventivo già ricevuto, identificando con precisione l’offerta, l’importo e le condizioni accettate.
Il fac simile può essere visualizzato prima del download e deve essere completato con i dati reali delle parti e del preventivo. Nelle sezioni successive sono indicate le informazioni da riportare, come gestire l’invio e cosa fare se si vogliono modificare prezzo, tempi, quantità o altre condizioni proposte dal fornitore.
A cosa serve la lettera di accettazione preventivo
La lettera serve a comunicare in modo chiaro che il cliente intende accettare il preventivo ricevuto. È particolarmente utile quando il preventivo deve essere richiamato mediante numero, data o versione oppure quando si vuole conservare una prova separata della dichiarazione di accettazione.
Il valore concreto della comunicazione dipende dal contenuto del preventivo e dagli scambi tra le parti. Un preventivo sufficientemente preciso può assumere la funzione di proposta contrattuale, mentre altri documenti hanno soltanto carattere indicativo oppure prevedono espressamente una successiva conferma del fornitore.
L’articolo 1326 del Codice civile prevede, secondo la regola generale, che il contratto si concluda quando chi ha formulato la proposta viene a conoscenza dell’accettazione. Per questo la lettera deve corrispondere al preventivo che si intende accettare e non dovrebbe contenere modifiche presentate come se fossero già concordate.
Fac simile lettera di accettazione preventivo
Il modello seguente è predisposto per l’accettazione integrale di un preventivo senza modifiche. Se si vogliono proporre condizioni diverse, è preferibile inviare una distinta proposta di modifica e attendere l’accettazione del fornitore.
LETTERA DI ACCETTAZIONE PREVENTIVO
Mittente:
[NOME E COGNOME / DENOMINAZIONE]
[INDIRIZZO / SEDE]
[CODICE FISCALE / PARTITA IVA]
[EMAIL / PEC / TELEFONO]
Destinatario:
Spett.le [NOME E COGNOME / DENOMINAZIONE DEL FORNITORE]
[INDIRIZZO / SEDE]
[EMAIL / PEC]
[LUOGO], [DATA]
Oggetto: accettazione del preventivo n. [NUMERO PREVENTIVO] del [DATA PREVENTIVO]
Spett.le [DENOMINAZIONE / NOME DEL FORNITORE],
con riferimento al Vostro preventivo n. [NUMERO PREVENTIVO] del [DATA PREVENTIVO], relativo a [OGGETTO DEL PREVENTIVO], ricevuto in data [DATA DI RICEZIONE, SE UTILE], con la presente dichiaro/dichiariamo di accettarlo integralmente e senza modifiche, nella versione e con gli allegati identificati di seguito.
Preventivo accettato:
Numero: [NUMERO PREVENTIVO]
Data: [DATA PREVENTIVO]
Versione o revisione: [VERSIONE / NON APPLICABILE]
Oggetto: [DESCRIZIONE SINTETICA DI BENI, LAVORI O SERVIZI]
Condizioni economiche:
Importo: EURO [IMPORTO]
IVA, oneri e spese: [COME INDICATI NEL PREVENTIVO]
Modalità e termini di pagamento: [MODALITÀ E SCADENZE PREVISTE NEL PREVENTIVO]
Tempi e modalità di esecuzione:
Data o termine di consegna / esecuzione: [DATA O TERMINE]
Luogo di consegna / esecuzione, se pertinente: [LUOGO / INDIRIZZO]
Ulteriori condizioni operative già previste nel preventivo: [DESCRIZIONE / NON APPLICABILE]
Documenti compresi nell’accettazione:
[PREVENTIVO N. E DATA]
[CONDIZIONI GENERALI IDENTIFICATE CON DATA O VERSIONE / NON APPLICABILE]
[CAPITOLATO / SCHEDA TECNICA / ALLEGATO IDENTIFICATO / NON APPLICABILE]
Confermo/confermiamo di accettare le condizioni economiche, tecniche e operative contenute nel preventivo e nei soli documenti sopra identificati, nella misura in cui siano stati messi a disposizione prima della presente accettazione.
La presente non introduce variazioni rispetto al preventivo. Qualora sia necessario modificare prezzo, quantità, oggetto, tempi, modalità di pagamento o altre condizioni, la modifica dovrà essere formulata separatamente e sottoposta all’accettazione dell’altra parte.
Vi chiediamo di confermare la ricezione della presente e di comunicarci gli eventuali riferimenti operativi necessari per l’avvio della fornitura o della prestazione, senza modifica delle condizioni accettate.
Allegati alla presente, se utilizzati:
[COPIA DEL PREVENTIVO SOTTOSCRITTO / PROVA DELL’ACCONTO / ALTRO / NESSUNO]
Distinti saluti.
[NOME E COGNOME DEL FIRMATARIO]
[QUALIFICA, SE PERTINENTE]
[FIRMA]
Scarica la lettera di accettazione preventivo Word
Il file disponibile contiene il fac simile in formato Doc e può essere modificato con Word o con altri programmi compatibili. Prima dell’invio devono essere sostituiti i segnaposto con i dati del cliente, del fornitore e del preventivo effettivamente accettato.
Conviene controllare soprattutto numero e data del preventivo, eventuale revisione, importo, allegati, termini di pagamento e tempi di esecuzione. Il modello non sostituisce eventuali forme, procedure o ulteriori documenti espressamente richiesti dal preventivo o dalla particolare operazione.
Come compilare la lettera di accettazione
La parte più importante della compilazione è l’identificazione esatta dell’offerta. Se il fornitore ha inviato più versioni dello stesso preventivo, non basta indicarne genericamente l’oggetto: occorre specificare numero, data e, quando disponibile, revisione o versione accettata.
- Dati delle parti: inserire il nominativo o la denominazione del cliente e del fornitore con i recapiti necessari.
- Riferimento del preventivo: riportare numero, data ed eventuale versione.
- Oggetto: descrivere in poche parole i beni, i lavori o i servizi cui si riferisce l’offerta.
- Importo: riportare il valore previsto dal preventivo senza modificare autonomamente IVA, spese o altri oneri.
- Pagamento: riprendere modalità, acconti e scadenze già indicati nell’offerta.
- Tempi: indicare il termine di consegna o esecuzione esattamente come concordato.
- Allegati: identificare condizioni generali, capitolati, schede tecniche o altri documenti che fanno parte dell’offerta.
Se non è necessario riepilogare tutte le condizioni, è possibile mantenere il riferimento al preventivo e limitare il testo ai dati indispensabili. Ripetere nel corpo della lettera importi o date differenti da quelli dell’offerta può invece creare un contrasto tra i documenti.
Cosa succede se si modifica una condizione del preventivo
Una lettera che accetta l’offerta ma modifica contemporaneamente il prezzo, la quantità, il termine di consegna o un’altra condizione non dovrebbe essere formulata come semplice accettazione. L’articolo 1326 del Codice civile stabilisce infatti che un’accettazione non conforme alla proposta equivale a una nuova proposta.
Se, per esempio, il preventivo prevede consegna entro sessanta giorni e il cliente scrive di accettare soltanto a condizione che la consegna avvenga entro trenta giorni, il fornitore deve poter valutare la nuova condizione. In questo caso è preferibile scrivere chiaramente che si propone una modifica e attendere un riscontro prima di considerarla concordata.
Come rispettare termine e modalità di accettazione
Prima di inviare la lettera bisogna controllare se il preventivo indica una data di validità oppure una modalità precisa di accettazione. L’articolo 1326 prevede che l’accettazione debba arrivare nel termine fissato dal proponente e che, se quest’ultimo richiede una forma determinata, una risposta effettuata in forma diversa non produce l’effetto previsto dalla regola generale.
Se il preventivo chiede, per esempio, la restituzione di una copia firmata, l’utilizzo di un portale oppure l’invio a uno specifico indirizzo, conviene seguire quella procedura. Se il termine di validità è già scaduto, non è prudente presumere che le vecchie condizioni siano ancora disponibili: è preferibile chiedere al fornitore di confermare la validità dell’offerta.
Per ragioni probatorie è utile conservare la lettera inviata, il preventivo accettato, gli allegati e la prova della trasmissione o ricezione. Questa è una precauzione pratica e non significa che per ogni preventivo sia obbligatorio utilizzare PEC, raccomandata o firma digitale.
Quali documenti richiamare nella lettera
La formula generica “accetto tutte le condizioni” può essere poco chiara quando il preventivo rimanda ad altri documenti. Se l’offerta richiama condizioni generali, capitolati, disegni, schede tecniche o specifiche, è utile indicare esattamente quali documenti sono stati ricevuti e vengono accettati.
Questo accorgimento è particolarmente utile quando esistono versioni diverse dello stesso allegato. La data o il numero di revisione consente di ricostruire in seguito quale testo faceva parte dell’accordo senza affidarsi a file non identificati o a scambi verbali.
Quando questa lettera non è sufficiente
Per operazioni semplici la lettera può essere sufficiente a documentare l’accettazione del preventivo. Per forniture articolate o rapporti che richiedono clausole su consegna, garanzie, collaudo, responsabilità, variazioni e inadempimento può essere più adatto un contratto di vendita con preventivo.
La lettera non va inoltre confusa con la conferma inviata dal venditore dopo aver ricevuto un ordine. Quando è il fornitore a dover confermare l’accettazione della richiesta del cliente, può essere utilizzato il modulo conferma d’ordine.
Se la legge o il particolare contratto richiedono una forma specifica, un’autorizzazione, un atto separato o altri adempimenti, la semplice accettazione del preventivo non li sostituisce. Lo stesso vale quando l’offerta contiene condizioni che richiedono un esame più approfondito prima dell’accettazione.
Errori da evitare nell’accettazione del preventivo
- indicare soltanto l’oggetto senza numero e data del preventivo;
- accettare una versione precedente quando ne è stata inviata una successiva;
- modificare una condizione continuando a definire la risposta come accettazione integrale;
- richiamare condizioni generali o allegati che non sono stati ricevuti o identificati;
- inserire importi o date diversi da quelli riportati nel preventivo;
- inviare l’accettazione dopo la scadenza senza verificare che l’offerta sia ancora valida;
- ignorare una modalità di accettazione espressamente richiesta dal fornitore;
- non conservare la versione del preventivo effettivamente accettata.
Domande frequenti sulla lettera di accettazione preventivo
Basta firmare direttamente il preventivo?
Spesso il fornitore prevede uno spazio “per accettazione” e consente di restituire il preventivo firmato. In questo caso può non essere necessaria una lettera separata. Il fac simile è utile quando si vuole accompagnare la firma con una comunicazione formale, identificare gli allegati oppure quando la procedura del fornitore prevede un documento distinto.
La lettera può essere inviata tramite email o PEC?
È possibile utilizzare il canale ammesso dal rapporto concreto, ma va prima controllato il preventivo. Se il fornitore ha richiesto una specifica forma di accettazione, occorre rispettarla. In assenza di indicazioni particolari, la scelta del canale deve consentire di identificare chiaramente il mittente, il preventivo accettato e il contenuto della dichiarazione.
Posso accettare il preventivo chiedendo contemporaneamente uno sconto?
Se lo sconto costituisce una condizione per procedere, la risposta non coincide con l’accettazione integrale del preventivo. Si tratta di una proposta diversa che deve essere valutata dal fornitore. È quindi preferibile formulare separatamente la richiesta di modifica e attendere una nuova conferma, evitando di far apparire come già concordata una condizione che non lo è.
Deve firmare anche il fornitore?
Non necessariamente. Se il preventivo costituisce una proposta e il cliente lo accetta validamente secondo le modalità previste, può non essere necessaria una seconda firma del fornitore. La situazione cambia se l’offerta specifica che l’ordine è soggetto a successiva conferma, se viene modificata una condizione oppure se il particolare rapporto richiede ulteriori formalità.
Il modello Word può essere modificato?
Sì. Il file disponibile è in formato Doc e può essere personalizzato eliminando le parti non pertinenti e inserendo i dati effettivi. Prima dell’invio conviene confrontare il testo finale con il preventivo originale per verificare che numero, importi, termini, allegati e condizioni riportati nella lettera coincidano con quelli che si intendono realmente accettare.