Lettera accettazione incarico collegio sindacale – Esempio e Fac simile

In questa pagina è disponibile un modello Word DOC di lettera di accettazione dell’incarico nel collegio sindacale. Il fac simile può essere utilizzato dalla persona nominata sindaco effettivo, sindaco supplente o, quando previsto dalla deliberazione, presidente del collegio per documentare l’accettazione della carica.

Il modello può essere consultato prima del download e deve essere completato con i dati della società, gli estremi della nomina, la qualifica professionale, gli altri incarichi societari ricoperti e il compenso deliberato. Dopo il fac simile sono riportate indicazioni pratiche su composizione del collegio, indipendenza, durata, Registro delle Imprese e differenza rispetto all’incarico di revisione legale.

A cosa serve l’accettazione dell’incarico nel collegio sindacale

La dichiarazione serve a documentare che il soggetto nominato accetta la carica attribuita dall’assemblea o dall’altro organo competente. La lettera non sostituisce quindi la deliberazione di nomina, ma può essere utilizzata quando l’accettazione non è già contenuta nel verbale assembleare oppure quando si vuole conservarne una dichiarazione separata.

Prima dell’accettazione assume particolare rilievo l’informazione sugli altri incarichi societari. L’articolo 2400 c.c. prevede che, al momento della nomina e prima di accettare, i candidati rendano noti all’assemblea gli incarichi di amministrazione e controllo ricoperti presso altre società.

Il modello è impostato per una società di capitali soggetta alla disciplina ordinaria del collegio sindacale. Per società quotate, banche, assicurazioni, intermediari vigilati e altri soggetti disciplinati da norme speciali occorre verificare requisiti e dichiarazioni ulteriori prima di utilizzarlo.

Fac simile accettazione incarico collegio sindacale

Il testo seguente deve essere completato sulla base della deliberazione di nomina e della posizione effettiva del candidato, mantenendo una sola delle opzioni alternative indicate.

Scarica il modello Word di accettazione del collegio sindacale

Il download disponibile nella pagina contiene un modello in formato DOC, modificabile con Microsoft Word o altri programmi compatibili. Prima della firma devono essere inseriti i dati della società e del sindaco, il ruolo attribuito, gli estremi della deliberazione, la qualificazione professionale, gli altri incarichi societari e il compenso deliberato.

Il documento serve a formalizzare l’accettazione della carica ma non sostituisce la deliberazione di nomina, la pratica presso il Registro delle Imprese o gli eventuali ulteriori adempimenti richiesti per società soggette a discipline speciali.

Come compilare l’accettazione della carica di sindaco

La prima informazione da controllare è la qualifica esatta attribuita dalla deliberazione. Il candidato può essere nominato sindaco effettivo o supplente; se l’assemblea gli attribuisce anche la presidenza del collegio, questa circostanza deve risultare dalla documentazione societaria e può essere riportata nella dichiarazione.

I principali dati da inserire sono:

• denominazione, forma societaria, sede e codice fiscale della società;
• nome, cognome, codice fiscale e dati del sindaco nominato;
• data e riferimenti della deliberazione di nomina;
• carica di sindaco effettivo, presidente o sindaco supplente;
• qualificazione professionale posseduta;
• numero di iscrizione nel Registro dei revisori legali o nell’albo professionale, quando pertinente;
• incarichi di amministrazione e controllo già ricoperti presso altre società;
• esercizi interessati dalla nomina;
• compenso annuale stabilito dall’assemblea;
• eventuali requisiti aggiuntivi previsti dallo statuto o da norme speciali.

La formula “dichiara la propria disponibilità ad accettare” non equivale alla formulazione più netta “accetta la nomina”. Se il documento deve formalizzare l’assunzione della carica, è preferibile che la volontà di accettare emerga in modo inequivoco.

Requisiti professionali e composizione del collegio sindacale

Secondo l’articolo 2397 c.c., il collegio sindacale ordinario è composto da tre o cinque membri effettivi e da due supplenti. Almeno un sindaco effettivo e un supplente devono essere scelti tra gli iscritti nel Registro dei revisori legali; gli altri componenti, se non iscritti nel registro, devono appartenere alle categorie professionali o accademiche ammesse dalla legge.

Non è quindi corretto inserire in ogni dichiarazione la frase secondo cui tutti i componenti devono necessariamente essere revisori legali. La qualifica del singolo candidato deve essere verificata insieme alla composizione complessiva dell’organo.

Dal 29 aprile 2026 il quadro delle cause di ineleggibilità e decadenza è stato modificato dal D.Lgs. 47/2026 sulla disciplina delle società di capitali. La riforma ha introdotto l’articolo 2396-septies c.c., che disciplina le principali situazioni incompatibili con l’appartenenza all’organo di controllo, e ha abrogato il primo comma dell’articolo 2399.

Quali altri incarichi devono essere comunicati

L’articolo 2400 c.c. richiede che i candidati, al momento della nomina e prima dell’accettazione, rendano noti all’assemblea gli incarichi di amministrazione e controllo ricoperti presso altre società. Questa informazione non dovrebbe quindi essere rinviata a un momento successivo all’assunzione della carica.

Se gli incarichi sono numerosi, può essere predisposto un allegato indicando per ciascuna società almeno denominazione e carica ricoperta. Se non esistono altri incarichi, il modello consente di dichiararlo espressamente evitando di lasciare il campo vuoto.

L’elenco degli incarichi non sostituisce la verifica dell’indipendenza. Rapporti professionali, di lavoro o patrimoniali e determinate relazioni personali con gli amministratori possono assumere rilevanza autonoma secondo la disciplina vigente e devono essere valutati prima dell’accettazione.

Durata e compenso dei sindaci

I sindaci restano in carica per tre esercizi e scadono alla data dell’assemblea convocata per l’approvazione del bilancio relativo al terzo esercizio. La cessazione per scadenza produce effetto secondo le regole previste per la ricostituzione dell’organo, quindi nel modello è preferibile indicare gli esercizi interessati anziché inserire una data finale arbitraria.

L’articolo 2402 c.c. stabilisce inoltre che la retribuzione annuale dei sindaci, se non prevista dallo statuto, sia determinata dall’assemblea all’atto della nomina per l’intero periodo di durata dell’ufficio. La dichiarazione di accettazione deve quindi riprodurre o richiamare il compenso già deliberato, senza consentire al sindaco di fissarlo unilateralmente.

La polizza di responsabilità civile presente nel precedente modello non costituisce invece, nella disciplina generale del collegio sindacale, uno dei requisiti civilistici da dichiarare necessariamente per accettare la carica. Può naturalmente essere pertinente per la professione esercitata dal sindaco, per disposizioni speciali o per specifiche richieste della società.

Come funziona l’iscrizione nel Registro delle Imprese

La nomina e la cessazione dei sindaci devono essere iscritte nel Registro delle Imprese dagli amministratori entro il termine previsto dall’articolo 2400 c.c. La lettera di accettazione può essere utilizzata come documentazione della volontà del soggetto nominato, ma non sostituisce la pratica telematica.

Le modalità concrete con cui viene documentata l’accettazione possono dipendere dalla pratica e dalle istruzioni dell’ufficio competente. La Camera di Commercio di Torino, per esempio, dedica una specifica procedura alla nomina con accettazione della carica successiva.

Per questo è preferibile evitare formule come “il sindaco autorizza il deposito” che possono far pensare che la dichiarazione, da sola, esegua l’adempimento pubblicitario. La responsabilità della pratica deve essere individuata secondo le regole applicabili alla società.

Collegio sindacale e revisione legale sono incarichi diversi

La carica di sindaco riguarda la funzione di controllo societario. La revisione legale dei conti ha invece una disciplina specifica e richiede la verifica dei relativi presupposti, del soggetto incaricato e dei requisiti professionali. Le due funzioni non devono essere sovrapposte automaticamente all’interno della dichiarazione di accettazione.

Se l’esigenza riguarda specificamente il conferimento della revisione dei conti, è più pertinente utilizzare la lettera di incarico del revisore legale. Se il collegio esercita anche ulteriori funzioni nei casi consentiti dalla legge, il documento deve essere adattato alla situazione societaria concreta.

Quando questo fac simile non è sufficiente

Il modello è pensato per una società soggetta alla disciplina civilistica ordinaria. Non dovrebbe essere utilizzato senza ulteriori verifiche per società quotate, enti di interesse pubblico, intermediari finanziari, banche, assicurazioni o altre società sottoposte a norme settoriali che prevedano requisiti specifici di professionalità, onorabilità, indipendenza o limiti agli incarichi.

Occorre inoltre utilizzare un documento diverso quando la nomina non è ancora stata deliberata. La dichiarazione di accettazione presuppone infatti che esista già un atto societario che individua il soggetto e la carica attribuita.

Errori da evitare nell’accettazione dell’incarico

• lasciare contemporaneamente le alternative sindaco effettivo e sindaco supplente;
• scrivere soltanto che il candidato è disponibile ad accettare quando si vuole formalizzare una vera accettazione;
• omettere la comunicazione degli incarichi di amministrazione e controllo ricoperti presso altre società;
• utilizzare ancora le vecchie formulazioni dell’articolo 2399 senza considerare la riforma entrata in vigore nel 2026;
• dichiarare genericamente requisiti di professionalità e onorabilità senza specificare la qualificazione effettivamente posseduta;
• ritenere che ogni componente del collegio debba necessariamente essere iscritto nel Registro dei revisori legali;
• indicare una durata diversa da quella risultante dalla disciplina e dalla nomina;
• modificare nella lettera il compenso determinato dall’assemblea;
• presentare la polizza professionale come requisito generale obbligatorio per la nomina;
• confondere l’accettazione della carica con la pratica di iscrizione nel Registro delle Imprese;
• confondere automaticamente la funzione del collegio sindacale con l’incarico di revisione legale.

Domande frequenti sull’accettazione dell’incarico nel collegio sindacale

Chi deve firmare la dichiarazione di accettazione?

La dichiarazione deve essere sottoscritta dal soggetto nominato alla carica di sindaco effettivo, presidente o supplente. Se l’accettazione è già chiaramente riportata nel verbale assembleare alla presenza dell’interessato, una seconda lettera può non essere necessaria per documentare lo stesso fatto. Rimangono comunque da eseguire gli adempimenti societari e pubblicitari previsti.

È obbligatorio comunicare gli altri incarichi societari?

Sì. L’articolo 2400 c.c. prevede che, al momento della nomina e prima dell’accettazione, il candidato renda noti all’assemblea gli incarichi di amministrazione e controllo ricoperti presso altre società. Se non ne ricopre, può dichiararlo espressamente; se sono numerosi, può allegare un elenco alla dichiarazione.

Un sindaco deve essere sempre iscritto nel Registro dei revisori legali?

Non necessariamente ogni componente. Nel collegio ordinario almeno un membro effettivo e un supplente devono essere scelti tra gli iscritti nel Registro dei revisori legali. Gli altri possono appartenere alle ulteriori categorie professionali o accademiche ammesse dall’articolo 2397 c.c. Occorre quindi controllare la composizione complessiva del collegio e non soltanto la posizione del singolo candidato.

La polizza professionale deve essere indicata nella lettera?

Non è un requisito generale dell’accettazione previsto dalle norme civilistiche sul collegio sindacale. Una copertura assicurativa può comunque essere obbligatoria o rilevante in relazione alla professione esercitata dal sindaco, a norme di settore o a specifiche condizioni previste dalla società. Per questo non è opportuno inserirla automaticamente in ogni fac simile.

L’accettazione deve essere depositata personalmente dal sindaco?

La dichiarazione può essere utilizzata per documentare l’accettazione, ma l’articolo 2400 c.c. pone sugli amministratori l’adempimento relativo all’iscrizione della nomina e della cessazione nel Registro delle Imprese. Le modalità di sottoscrizione e allegazione della dichiarazione dipendono dalla pratica applicabile e dalle istruzioni dell’ufficio competente.