Lettera accettazione incarico amministratore Srl – Esempio e Fac simile

In questa pagina è disponibile un modello Word DOC di lettera di accettazione dell’incarico di amministratore di una Srl. Il fac simile può essere utilizzato dalla persona nominata amministratore unico, componente del consiglio di amministrazione o titolare di un’altra forma di amministrazione prevista dall’atto costitutivo per documentare separatamente l’accettazione della carica.

Il modello può essere consultato prima del download e deve essere completato con i dati della società, gli estremi della decisione di nomina, la carica attribuita, la durata e le eventuali condizioni economiche già deliberate. Dopo il download sono riportate indicazioni pratiche sui requisiti dell’amministratore, sui poteri, sull’iscrizione nel Registro delle Imprese e sul domicilio digitale.

Quando utilizzare l’accettazione dell’incarico di amministratore Srl

La lettera è utile quando la nomina è già stata decisa dai soci o dall’organo competente e il soggetto designato deve formalizzare successivamente la propria accettazione. Può essere impiegata, per esempio, quando il nuovo amministratore non era presente alla riunione nella quale è stato nominato oppure quando si preferisce acquisire una dichiarazione separata da conservare nella documentazione societaria.

La lettera non sostituisce la decisione che attribuisce la carica. Nelle Srl occorre verificare l’atto costitutivo e lo statuto per stabilire chi nomina gli amministratori, quale forma assume l’organo amministrativo, quanto dura l’incarico e quali poteri spettano ai soggetti nominati.

Il fac simile è predisposto per una normale Srl. Società operanti in settori regolamentati possono essere soggette a ulteriori requisiti di onorabilità, professionalità, indipendenza o autorizzazione che devono essere verificati separatamente.

Fac simile accettazione incarico amministratore Srl

Il modello seguente deve essere compilato in modo coerente con la decisione di nomina e con lo statuto, mantenendo soltanto le opzioni corrispondenti alla carica effettivamente attribuita.

Scarica il modello Word di accettazione amministratore Srl

Il file disponibile per il download è in formato DOC e può essere modificato con Microsoft Word o con altri programmi compatibili. Devono essere personalizzati soprattutto i dati dell’amministratore e della società, gli estremi della decisione di nomina, la carica, la durata, l’eventuale compenso e le informazioni necessarie per gli adempimenti pubblicitari.

La lettera documenta l’accettazione ma non sostituisce il verbale o la decisione con cui è stata effettuata la nomina, né la successiva pratica telematica per l’iscrizione nel Registro delle Imprese.

Come compilare l’accettazione della nomina

Il primo controllo riguarda l’atto di nomina. La dichiarazione deve riportare la stessa carica indicata nella decisione dei soci: amministratore unico, consigliere di amministrazione oppure altra forma di amministrazione ammessa dallo statuto. Non è corretto trasformare una nomina a consigliere in una nomina ad amministratore delegato attraverso la sola lettera di accettazione.

I dati principali da inserire sono:

• denominazione, sede e codice fiscale della Srl;
• nome, cognome, codice fiscale, luogo e data di nascita dell’amministratore;
• data e tipo di atto con cui è stata deliberata la nomina;
• carica esattamente attribuita;
• durata prevista dalla decisione o dallo statuto;
• eventuale compenso già deliberato o gratuità della carica;
• domicilio e cittadinanza richiesti ai fini della pubblicità nel Registro delle Imprese;
• domicilio digitale personale, soltanto quando l’obbligo è applicabile alla specifica carica.

Se il nuovo amministratore accetta direttamente durante l’assemblea, l’accettazione può essere riportata nello stesso verbale. Se invece la carica viene accettata successivamente, una dichiarazione separata rende più chiaro il momento nel quale il nominato ha avuto conoscenza della nomina e l’ha accettata.

Quali requisiti deve dichiarare l’amministratore

Per una normale Srl non è corretto inserire automaticamente la formula secondo cui l’amministratore possiede generici “requisiti di professionalità e onorabilità previsti dalla legge”. Tali requisiti aggiuntivi possono esistere per particolari società, attività regolamentate o previsioni statutarie, ma non devono essere presentati come una condizione identica per qualsiasi Srl.

Nel modello generale è invece opportuno verificare le cause di ineleggibilità e decadenza previste dall’articolo 2382 del Codice civile, richiamato dalla disciplina delle Srl. Lo statuto può inoltre richiedere specifiche caratteristiche o prevedere ulteriori condizioni compatibili con la legge.

Se la società opera in un settore soggetto ad autorizzazione o vigilanza, il fac simile generico potrebbe non essere sufficiente. In tale situazione devono essere controllati anche i requisiti previsti dalla normativa speciale prima dell’accettazione e dell’iscrizione della carica.

Iscrizione della nomina nel Registro delle Imprese

La Camera di Commercio di Torino indica, per la nomina accettata successivamente, che ciascun amministratore deve richiedere l’iscrizione della propria nomina nel Registro delle Imprese entro 30 giorni dalla notizia della nomina. Nella pratica devono risultare i dati identificativi richiesti e l’eventuale attribuzione della rappresentanza, precisando se esercitata congiuntamente o disgiuntamente.

La vecchia formula con cui l’amministratore si limitava a “consentire il deposito” è quindi poco precisa. La dichiarazione può fornire i dati necessari e documentare l’accettazione, mentre l’adempimento pubblicitario deve essere eseguito attraverso la pratica prevista dal Registro delle Imprese, anche tramite un professionista legittimato quando ne ricorrono le condizioni.

Se l’amministratore era presente alla riunione nella quale è stato nominato, la conoscenza della nomina coincide normalmente con quella riunione. Quando invece l’accettazione avviene successivamente, occorre prestare particolare attenzione alla data dalla quale decorre il termine per l’adempimento.

PEC personale e domicilio digitale dell’amministratore

Dal 31 ottobre 2025 l’obbligo di comunicare il domicilio digitale degli amministratori è stato ridefinito e non riguarda indistintamente ogni componente degli organi amministrativi. Secondo le indicazioni operative della Camera di Commercio di Milano Monza Brianza Lodi, sono interessati l’amministratore unico, l’amministratore o consigliere delegato o con poteri e, in mancanza di queste figure, il presidente del consiglio di amministrazione.

La stessa disciplina prevede che il domicilio digitale del soggetto obbligato non coincida con quello dell’impresa. Per questo il fac simile contiene una sezione opzionale dedicata alla PEC personale, da mantenere soltanto quando la specifica carica rientra tra quelle soggette all’adempimento.

Poteri, rappresentanza, durata e compenso

La dichiarazione di accettazione non deve attribuire autonomamente “poteri di firma e rappresentanza”. Questi devono risultare dalla disciplina societaria applicabile: atto costitutivo, statuto, decisione di nomina e, nel caso di un consiglio di amministrazione, eventuali deliberazioni con cui vengono attribuite deleghe.

Anche la durata deve essere riportata esattamente come stabilita per la carica. Nelle Srl non è opportuno inserire automaticamente un termine standard copiato dai modelli relativi ad altre società: l’incarico può essere configurato diversamente in base all’atto costitutivo e alla decisione adottata.

Lo stesso criterio vale per il compenso. La persona nominata non dovrebbe utilizzare la lettera per attribuirsi unilateralmente un corrispettivo. Se i soci hanno già stabilito importo e modalità, il modello può richiamarli; in caso contrario è preferibile rinviare alla decisione dell’organo competente.

Quando questo fac simile non è sufficiente

La lettera serve ad accettare una nomina già effettuata. Se i soci devono ancora sostituire l’amministratore in carica e nominare il successore, è più pertinente utilizzare il fac simile di verbale per il cambio dell’amministratore Srl.

Se viene nominato un consiglio di amministrazione, la decisione dei soci deve identificare correttamente tutti i componenti e rispettare le previsioni statutarie. Per questa operazione è disponibile anche il fac simile di verbale di assemblea per nomina del CDA di una Srl.

Quando la nomina comporta la sostituzione di un amministratore precedente, l’accettazione non documenta da sola la consegna di libri, contratti, credenziali, documentazione fiscale e altre informazioni societarie. Per questa fase può essere utilizzato il verbale di passaggio di consegne tra amministratori Srl.

Errori da evitare nell’accettazione della carica

• utilizzare un modello per amministratore unico quando la persona è stata nominata semplice componente del CDA;
• confondere la dichiarazione di accettazione con l’atto societario che attribuisce la carica;
• dichiarare genericamente requisiti di professionalità e onorabilità senza verificare se siano realmente richiesti;
• omettere il controllo delle cause di ineleggibilità e decadenza applicabili;
• attribuire nella lettera poteri di firma o rappresentanza diversi da quelli risultanti dagli atti societari;
• indicare una durata diversa da quella prevista dallo statuto o dalla decisione di nomina;
• stabilire autonomamente un compenso non deliberato dall’organo competente;
• limitarsi ad autorizzare genericamente il deposito senza gestire la pratica di iscrizione nel Registro delle Imprese;
• utilizzare il domicilio digitale della società come PEC personale dell’amministratore quando la normativa richiede un domicilio digitale distinto;
• presumere che l’obbligo di domicilio digitale riguardi allo stesso modo qualsiasi componente dell’organo amministrativo.

Domande frequenti sull’accettazione dell’incarico amministratore Srl

Chi deve firmare la lettera di accettazione?

La dichiarazione viene sottoscritta dalla persona che ha ricevuto la nomina e intende accettare la carica. Se l’accettazione è già espressamente verbalizzata durante la riunione dei soci alla presenza dell’interessato, una successiva lettera separata può risultare superflua per documentare lo stesso fatto. Occorre comunque completare gli adempimenti richiesti per rendere pubblica la nomina.

Entro quanto tempo deve essere iscritta la nomina?

Per l’accettazione successiva della carica, le indicazioni del Registro delle Imprese prevedono che ciascun amministratore richieda l’iscrizione entro 30 giorni dalla notizia della nomina. La data concreta deve quindi essere individuata correttamente: se l’amministratore era presente alla decisione, la conoscenza della nomina non può essere fatta coincidere arbitrariamente con una successiva dichiarazione.

La lettera deve essere autenticata da un notaio?

Una normale dichiarazione separata di accettazione della carica non deve essere trasformata automaticamente in un atto notarile. Diverso è il tema della pratica da presentare al Registro delle Imprese, che deve rispettare le regole di sottoscrizione e trasmissione previste per l’adempimento. Se la nomina è collegata anche a una modifica dell’atto costitutivo, possono inoltre essere necessarie formalità ulteriori.

La PEC personale è obbligatoria per tutti gli amministratori?

No. La disciplina vigente dal 31 ottobre 2025 limita l’obbligo a determinate figure, tra cui amministratore unico, amministratore o consigliere delegato o con poteri e, quando queste figure mancano, presidente del consiglio di amministrazione. La posizione deve quindi essere verificata sulla base della forma concreta dell’organo amministrativo e dei poteri attribuiti.

Il modello può essere usato anche da un consigliere di amministrazione?

Sì, purché venga modificata la parte relativa alla carica e siano eliminati i riferimenti propri dell’amministratore unico. Il consigliere deve accettare esattamente la posizione alla quale è stato nominato. Eventuali deleghe o poteri ulteriori attribuiti successivamente dal consiglio di amministrazione devono risultare dai relativi atti e non possono essere creati dalla sola dichiarazione di accettazione.