Invio di assegno circolare – Esempio e Fac Simile

In questa pagina è disponibile un fac simile di lettera per l’invio di un assegno circolare a un creditore, a un fornitore, a un venditore o a un altro beneficiario. Il documento accompagna il titolo originale e specifica importo, banca emittente, causale del pagamento e obbligazione alla quale la somma deve essere imputata.

Il modello può essere utilizzato da privati, professionisti, imprese, associazioni e amministratori. È adatto sia al pagamento integrale di una fattura o di un contratto, sia al versamento di un acconto, di una rata, di una caparra o di una somma concordata in una transazione. La guida spiega quali verifiche eseguire prima della spedizione, come scegliere un servizio che ammetta l’invio di titoli, come provare la ricezione e quando chiedere una quietanza. Sono inoltre indicate le operazioni da compiere se l’assegno non arriva al destinatario, viene sottratto o risulta danneggiato.

Che cos’è la lettera di invio di un assegno circolare

La lettera di invio è una comunicazione che accompagna materialmente l’assegno e permette al destinatario di collegarlo al rapporto economico corretto. Non crea il titolo di credito e non sostituisce l’accordo dal quale nasce il pagamento.

Il suo scopo principale è evitare che il beneficiario riceva un assegno senza sapere a quale fattura, contratto, rata o pratica debba essere imputato. La lettera consente inoltre di chiedere una conferma della consegna e, dopo l’incasso, una quietanza riferita al credito pagato.

Il documento deve essere conservato insieme alla ricevuta della spedizione, alla copia dell’assegno, alla fattura o al contratto e alla risposta del destinatario. Questi elementi permettono di ricostruire separatamente emissione, invio, ricezione e incasso.

Come funziona l’assegno circolare

L’assegno circolare è un titolo di credito emesso da una banca autorizzata a fronte di somme disponibili presso l’istituto al momento dell’emissione. Non viene compilato direttamente dal debitore come un assegno bancario, ma viene richiesto alla banca indicando importo e beneficiario.

Il titolo è pagabile a vista e contiene la promessa della banca emittente di corrispondere la somma al soggetto indicato. Per questa ragione offre al beneficiario una garanzia sulla disponibilità originaria dei fondi maggiore rispetto a un assegno bancario tratto sul conto del debitore.

La guida della Banca d’Italia sull’assegno bancario e circolare chiarisce caratteristiche, incasso e termine di presentazione del titolo. La garanzia della banca non elimina però i rischi di falsificazione, alterazione, smarrimento, prescrizione o errata intestazione.

Quando utilizzare questa lettera

Il modello può essere utilizzato quando le parti hanno concordato il pagamento mediante assegno circolare e il titolo non viene consegnato personalmente. Prima di richiederne l’emissione è opportuno verificare che il creditore accetti questo mezzo e comunicare modalità e tempi di consegna.

La lettera può accompagnare pagamenti relativi a:

• fatture per beni o servizi;
• saldo di una compravendita;
• acconto o caparra previsti da un contratto;
• rata di un debito;
• rimborso di una somma;
• risarcimento concordato;
• pagamento derivante da una transazione;
• restituzione di deposito o cauzione;
• liquidazione di competenze professionali;
• adempimento previsto da un verbale o accordo scritto.

Il modello non deve essere utilizzato per attestare che il destinatario ha già ricevuto o incassato l’assegno. Per questo serve una dichiarazione sottoscritta dal beneficiario, come la ricevuta di consegna dell’assegno.

Quando è preferibile non spedire l’assegno

La consegna personale è preferibile quando il pagamento deve avvenire contestualmente alla firma di un contratto, al trasferimento di un bene o al rilascio di una quietanza. In queste situazioni le parti possono verificare immediatamente identità del beneficiario, integrità del titolo e corrispondenza tra pagamento e prestazione.

La spedizione può essere inadeguata anche quando il termine di pagamento è molto vicino, il destinatario non ha confermato l’indirizzo o il servizio scelto non ammette assegni e titoli di credito. Un ritardo del vettore potrebbe impedire al beneficiario di presentare tempestivamente l’assegno.

Quando il creditore accetta il bonifico, questo può ridurre i rischi legati alla circolazione del documento cartaceo. La scelta deve comunque rispettare gli accordi già assunti e le eventuali formalità previste per l’operazione.

Verifiche da fare prima di richiedere l’emissione

La prima verifica riguarda l’esatta denominazione del beneficiario. Per una persona fisica devono essere utilizzati nome e cognome corretti; per un’impresa o un ente occorre riportare la denominazione legale completa e non soltanto il nome commerciale.

Prima di recarsi in banca è utile ottenere dal creditore una conferma scritta dei dati di intestazione. Un errore può impedire l’incasso e richiedere l’annullamento o la riemissione del titolo.

Bisogna inoltre controllare:

• importo esatto da pagare;
• eventuali interessi, spese o ritenute;
• scadenza dell’obbligazione;
• causale completa;
• natura del pagamento a saldo o in acconto;
• credito residuo dopo il versamento;
• indirizzo al quale inviare l’originale;
• persona o ufficio autorizzato a riceverlo;
• eventuale riferimento di fattura, contratto o pratica;
• accettazione dell’assegno circolare come mezzo di pagamento.

Quali dati controllare sull’assegno

Prima di inserirlo nella busta, il mittente deve controllare che il titolo riporti beneficiario, importo, data e luogo di emissione, denominazione di assegno circolare e sottoscrizione dell’istituto emittente. I dati della lettera devono coincidere con quelli presenti sull’originale.

È opportuno verificare che importo in cifre e in lettere corrispondano e che non siano presenti cancellature, abrasioni o alterazioni. Il mittente non deve correggere personalmente un titolo errato: deve rivolgersi alla banca che lo ha emesso.

È utile conservare una copia leggibile dell’assegno prima della spedizione. La copia serve a documentare numero, importo, beneficiario e banca emittente, ma non può essere presentata all’incasso e non sostituisce l’originale.

Clausola di non trasferibilità

L’assegno circolare deve indicare il beneficiario. Per importi pari o superiori a 1.000 euro deve inoltre riportare la clausola “non trasferibile”, che impedisce il trasferimento mediante girata a soggetti diversi dalla banca incaricata dell’incasso.

Il Dipartimento del Tesoro spiega le regole sulla non trasferibilità degli assegni. Anche per importi inferiori a 1.000 euro, richiedere un assegno non trasferibile costituisce una cautela utile quando il titolo deve essere spedito.

La clausola riduce il rischio che il titolo venga incassato da un soggetto diverso dal beneficiario, ma non elimina la necessità di scegliere un servizio di consegna adeguato. Un assegno sottratto può comunque provocare ritardi, contestazioni e la necessità di avviare una procedura per renderlo inefficace.

Come descrivere la causale del pagamento

La causale deve identificare il debito senza lasciare dubbi. Formule come “per quanto dovuto” o “a saldo dei rapporti” possono essere troppo generiche, soprattutto se tra le parti esistono più fatture o obbligazioni.

È preferibile indicare:

• numero e data della fattura;
• numero e data del contratto;
• numero dell’ordine o della pratica;
• descrizione della fornitura o prestazione;
• scadenza della rata;
• periodo al quale si riferisce il pagamento;
• accordo o verbale che prevede il versamento;
• eventuali interessi o spese compresi;
• importo residuo ancora dovuto.

La causale riportata nella lettera dovrebbe coincidere con quella comunicata alla banca, se presente nella richiesta di emissione. Eventuali differenze devono essere chiarite prima della spedizione.

Pagamento a saldo e pagamento in acconto

Se l’assegno copre l’intero debito, la lettera può indicare che viene trasmesso “a saldo” della specifica obbligazione. Questa espressione non deve essere utilizzata quando restano somme da determinare, contestazioni aperte o altre componenti non comprese.

Se il pagamento è parziale, bisogna scrivere che si tratta di un acconto o di una rata e indicare il residuo. L’accettazione di una somma inferiore non deve essere presentata come rinuncia del creditore alla differenza, salvo che esista un accordo transattivo espresso.

Quando il pagamento serve a chiudere definitivamente una controversia, la lettera non sostituisce l’accordo che disciplina rinunce e reciproche concessioni. L’assegno deve essere collegato al testo sottoscritto dalle parti.

La spedizione equivale al pagamento?

La semplice consegna della busta al vettore non dimostra che il creditore abbia ricevuto il titolo e non deve essere automaticamente considerata come data del pagamento. Gli effetti dipendono dagli accordi tra le parti, dalle caratteristiche dell’obbligazione e dall’effettiva consegna al beneficiario.

La ricevuta di spedizione prova normalmente l’accettazione dell’invio da parte dell’operatore secondo le condizioni del servizio. Non prova necessariamente quale documento fosse contenuto nella busta né l’avvenuto incasso dell’assegno.

Se il rispetto di una scadenza è essenziale, il debitore deve concordare preventivamente con il creditore quale momento sarà considerato rilevante. Non è prudente spedire il titolo l’ultimo giorno presumendo che il pagamento risulti tempestivo.

Come scegliere il servizio di spedizione

Non tutti i servizi postali o di corriere ammettono assegni, titoli di credito o valori. Alcuni prodotti li vietano, mentre altri li accettano soltanto a condizioni specifiche o con una copertura assicurativa.

Prima dell’invio occorre consultare le condizioni aggiornate del servizio e verificare:

• ammissibilità degli assegni circolari;
• tracciamento dell’invio;
• identificazione o firma del destinatario;
• possibilità di assicurare il contenuto;
• limite massimo del valore dichiarabile;
• esclusioni dall’indennizzo;
• tempi indicativi di recapito;
• procedura per reclamo, perdita o manomissione;
• documenti necessari per chiedere un indennizzo.

La raccomandata ordinaria non deve essere scelta senza verificare che il relativo prodotto ammetta il titolo. Anche un servizio assicurato può prevedere limiti o condizioni che non coincidono con il valore nominale dell’assegno.

Sulla busta non è opportuno scrivere indicazioni che rivelino la presenza di un assegno. Il titolo può essere inserito in una seconda busta interna insieme alla lettera, senza piegature o fissaggi che possano danneggiarlo.

Come dimostrare la consegna

La prova più utile è una conferma firmata dal beneficiario o dal suo rappresentante autorizzato. Il documento dovrebbe riportare data, numero dell’assegno, banca emittente, importo e condizioni del titolo al momento della ricezione.

La firma sull’avviso di ricevimento o sul documento del corriere prova il recapito dell’invio secondo il servizio utilizzato. Per collegare la consegna allo specifico assegno è utile allegare alla lettera una dichiarazione da restituire firmata.

Se il destinatario è una società, la consegna materiale può essere eseguita a un dipendente o addetto alla corrispondenza. La quietanza del credito deve però provenire dal soggetto che dispone dei poteri necessari o essere rilasciata secondo le procedure aziendali del beneficiario.

Differenza tra ricevuta del titolo e quietanza di pagamento

Documento	Che cosa attesta	Quando utilizzarlo
Ricevuta della spedizione	Accettazione dell’invio da parte dell’operatore	Al momento della consegna della busta al servizio scelto
Prova di consegna	Recapito dell’involucro al destinatario o a un addetto	Dopo la consegna
Ricevuta dell’assegno	Consegna materiale dello specifico titolo	Quando il beneficiario verifica il contenuto
Quietanza	Pagamento del credito indicato, nei limiti dichiarati	Dopo l’incasso o secondo l’accordo tra le parti

La conferma della ricezione dell’assegno non deve essere confusa con una dichiarazione di integrale soddisfazione del credito. Il beneficiario può attestare di avere ricevuto il titolo e riservarsi di rilasciare la quietanza dopo l’effettivo incasso.

Quando il pagamento è stato completato, può essere richiesto il rilascio di una quietanza di pagamento riferita alla fattura o all’obbligazione estinta. Se l’assegno copre soltanto una parte, la quietanza deve indicare che si tratta di un acconto.

Entro quando deve essere incassato l’assegno circolare

Il beneficiario dovrebbe presentare l’assegno circolare al pagamento entro trenta giorni dalla data di emissione. Decorso tale termine il titolo può ancora essere presentato, ma il possessore perde alcune tutele e il richiedente può domandare alla banca di non eseguire più il pagamento.

La lettera dovrebbe quindi richiamare la data di emissione e invitare il destinatario a presentare tempestivamente il titolo. Non è opportuno inviare un assegno quando sono già trascorsi molti giorni e il recapito potrebbe avvenire vicino alla scadenza del termine.

Il termine di trenta giorni non coincide con la prescrizione dell’azione contro la banca emittente, ma il beneficiario non dovrebbe affidarsi ai termini più lunghi. L’incasso tempestivo riduce i rischi di blocco, smarrimento e contestazione.

Invio anticipato di una copia per email o PEC

Il mittente può anticipare al beneficiario una comunicazione via email o PEC per informarlo che l’originale è stato spedito. La copia digitale dell’assegno non consente però l’incasso e non sostituisce la consegna del titolo cartaceo.

Per ragioni di sicurezza è preferibile non diffondere a destinatari non necessari una scansione completa. Possono essere comunicati importo, banca emittente, data e ultime cifre identificative, conservando la copia integrale nei propri archivi protetti.

Nella comunicazione anticipata si possono indicare codice di tracciamento, data della spedizione e modalità concordata per confermare la ricezione. L’email deve evitare formule che dichiarino già completato il pagamento quando il titolo è ancora in transito.

Cosa fare se il destinatario non conferma la ricezione

Il mittente deve controllare il tracciamento e contattare tempestivamente il beneficiario. Se il servizio indica la consegna, bisogna verificare chi ha firmato e se la busta è stata registrata dall’ufficio corrispondenza.

Se il titolo non viene rinvenuto, è opportuno comunicare per iscritto numero, importo, banca e data, chiedendo di non utilizzare il documento qualora venga ritrovato dopo l’avvio della procedura di blocco. Il mittente deve contemporaneamente contattare l’istituto emittente.

La mancata risposta del beneficiario non equivale a quietanza né a conferma di incasso. Tutte le comunicazioni e le schermate di tracciamento devono essere conservate.

Cosa fare in caso di smarrimento, furto o distruzione

Quando l’assegno non arriva, la busta risulta manomessa oppure il destinatario dichiara che il titolo è stato sottratto, bisogna informare immediatamente la banca emittente. Occorre inoltre presentare denuncia alle autorità indicando tutti i dati disponibili.

Per ottenere un duplicato o il pagamento può essere necessario chiedere l’ammortamento del titolo, cioè il provvedimento che lo rende inefficace verso terzi. Il Tribunale di Milano riepiloga la procedura di ammortamento degli assegni bancari e circolari, che richiede il ricorso al presidente del tribunale e la denuncia dello smarrimento o della sottrazione.

La banca deve fornire le indicazioni relative allo specifico assegno e ai soggetti legittimati ad agire. Non basta chiedere informalmente di annullare il titolo e non bisogna emettere subito un secondo assegno senza coordinarsi con banca e creditore, perché potrebbe sorgere il rischio di un doppio pagamento.

Come inviare un assegno a una società

Il beneficiario deve coincidere con la denominazione indicata sul titolo. La lettera va indirizzata alla sede o all’ufficio comunicato dalla società, specificando amministrazione, contabilità fornitori, ufficio legale o altro referente.

Se il destinatario chiede di intestare l’assegno a una società diversa da quella creditrice, la richiesta deve essere verificata e documentata. Non si dovrebbe cambiare beneficiario sulla base di una telefonata non confermata.

La lettera deve riportare partita IVA o codice fiscale quando serve a distinguere imprese con denominazioni simili. È utile indicare anche codice cliente, numero pratica e riferimenti della persona incaricata.

Come inviare un assegno a un professionista o a un privato

Per una persona fisica bisogna utilizzare nome e cognome completi. Eventuali titoli professionali non sostituiscono l’esatta intestazione anagrafica.

Se il creditore opera tramite uno studio associato, una società tra professionisti o un mandatario, occorre verificare chi sia l’effettivo beneficiario del credito. La fattura e le istruzioni di pagamento devono essere coerenti con l’intestazione del titolo.

La consegna a un familiare, portiere o addetto non prova automaticamente che il beneficiario abbia preso possesso dell’assegno. La conferma firmata dal diretto interessato riduce il rischio di contestazioni.

Documenti da conservare

• richiesta o accordo sulla modalità di pagamento;
• fattura, contratto o documento che identifica il debito;
• ricevuta della banca per l’emissione;
• copia dell’assegno circolare;
• copia firmata della lettera di accompagnamento;
• ricevuta del servizio di spedizione;
• codice e cronologia del tracciamento;
• prova di consegna al destinatario;
• conferma firmata di ricezione del titolo;
• quietanza del pagamento;
• eventuali email o PEC scambiate;
• denuncia e comunicazioni alla banca in caso di smarrimento.

Errori da evitare

• emettere il titolo senza avere verificato l’esatta denominazione del beneficiario;
• utilizzare un assegno privo della clausola obbligatoria di non trasferibilità;
• correggere manualmente un titolo emesso con dati errati;
• scrivere soltanto “pagamento dovuto” senza una causale identificabile;
• indicare “a saldo” quando il pagamento è parziale;
• spedire l’originale senza verificare che il servizio ammetta assegni;
• utilizzare posta non tracciata;
• presumere che l’assicurazione copra sempre il valore nominale;
• scrivere sulla busta che contiene un assegno;
• spedire vicino alla scadenza dei trenta giorni;
• considerare la ricevuta di spedizione come prova dell’incasso;
• confondere la ricevuta del titolo con la quietanza del credito;
• non conservare una copia dell’assegno;
• inviare una scansione completa a destinatari non verificati;
• emettere un secondo titolo senza avere gestito il primo smarrito;
• non informare immediatamente banca e beneficiario in caso di perdita;
• richiedere una dichiarazione di nulla a pretendere per un semplice acconto;
• omettere il credito residuo dopo un pagamento parziale.

Fac simile di lettera per invio assegno circolare

Il modello comprende una lettera di accompagnamento e una conferma di ricezione da restituire al mittente. Le parti non pertinenti devono essere eliminate prima della firma.

Scarica il modello Word della lettera di invio assegno circolare

Il file Word contiene una lettera modificabile con campi per mittente, beneficiario, banca emittente, numero del titolo, importo, causale e credito residuo. Comprende anche una sezione separata che il destinatario può firmare per confermare la ricezione dell’originale e, successivamente, l’avvenuto incasso.

Prima dell’uso occorre sostituire tutti i segnaposto, eliminare le alternative non pertinenti e verificare che i dati coincidano con l’assegno. Il modello non garantisce l’ammissibilità del titolo nel servizio postale o di corriere scelto, che deve essere controllata nelle relative condizioni.

Domande frequenti sull’invio di un assegno circolare

Si può spedire un assegno circolare per posta?

Sì, ma soltanto utilizzando un servizio le cui condizioni ammettano assegni o titoli di credito. Alcuni prodotti postali e di corriere li vietano, mentre altri impongono modalità assicurate o limiti di valore. Prima della spedizione bisogna controllare tracciamento, prova di consegna, esclusioni dall’indennizzo e procedura prevista in caso di perdita o manomissione.

L’assegno circolare deve essere non trasferibile?

Per importi pari o superiori a 1.000 euro la clausola di non trasferibilità è obbligatoria. Anche per somme inferiori è prudente richiederla, soprattutto se il titolo viene spedito. L’assegno deve essere intestato all’esatto beneficiario, che potrà presentarlo direttamente all’incasso oppure versarlo tramite la propria banca secondo le procedure applicabili.

Entro quanto tempo deve essere incassato?

L’assegno circolare dovrebbe essere presentato al pagamento entro trenta giorni dalla data di emissione. Dopo questo termine può essere ancora presentato, ma il possessore perde alcune tutele e il richiedente può domandare alla banca di non pagarlo. Per questo non conviene emettere il titolo molto prima della spedizione o utilizzare servizi con tempi incerti.

La ricevuta della raccomandata prova il pagamento?

No. La ricevuta documenta l’accettazione dell’invio secondo il servizio utilizzato, mentre la prova di consegna documenta il recapito dell’involucro. Nessuno dei due elementi dimostra da solo che nella busta fosse presente lo specifico assegno o che il beneficiario lo abbia incassato. È utile richiedere una conferma firmata del titolo e una successiva quietanza.

Cosa bisogna fare se l’assegno viene smarrito?

Occorre avvisare immediatamente banca emittente, beneficiario e operatore incaricato della consegna, quindi presentare denuncia alle autorità. Per rendere il titolo inefficace e ottenere il pagamento o un duplicato può essere necessaria la procedura di ammortamento davanti al presidente del tribunale competente. Non bisogna emettere un secondo assegno senza avere prima gestito formalmente quello smarrito.