Informativa privacy ASD – Esempio e Fac simile

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”)

Titolare del trattamento
Associazione Sportiva Dilettantistica ________________________________ (“ASD”), con sede in ________________________________, C.F./P.IVA ________________________________, e-mail ________________________________, PEC ________________________________, tel. ________________________________.

Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) (se nominato)
_______________________________, contatti: ________________________________.

Categorie di dati trattati
L’ASD tratta dati personali conferiti dall’interessato e/o, in caso di minori, da chi esercita la responsabilità genitoriale, tra cui: dati anagrafici e di contatto (nome, cognome, data e luogo di nascita, indirizzo, telefono, e-mail), dati amministrativi/contabili (codice fiscale, dati di pagamento, ricevute), dati relativi al tesseramento e alla partecipazione sportiva (numero tessera, disciplina, categoria, presenze, risultati), immagini e riprese foto/video (se autorizzate), nonché, ove necessario, dati particolari ai sensi dell’art. 9 GDPR, in particolare dati relativi all’idoneità sportiva/certificazioni mediche e altri dati strettamente necessari alla tutela della salute e alla partecipazione alle attività (es. attestazioni di idoneità/inidoneità).

Finalità del trattamento e base giuridica

1. Gestione del rapporto associativo (iscrizione a libro soci, convocazioni, comunicazioni istituzionali, gestione diritti associativi, adempimenti statutari): trattamento necessario per l’esecuzione del rapporto associativo e per obblighi legali cui è soggetto il Titolare (art. 6, par. 1, lett. b e c GDPR).
2. Gestione delle attività sportive e organizzative (iscrizione a corsi, allenamenti, gare, stage, trasferte, convocazioni tecniche, gestione certificazioni richieste): trattamento necessario per l’esecuzione di obblighi contrattuali/associativi e per l’organizzazione dell’attività sportiva (art. 6, par. 1, lett. b GDPR).
3. Tesseramento e adempimenti verso organismi sportivi (FSN/DSA/EPS, comitati, enti sportivi competenti) e assicurazione sportiva: trattamento necessario per l’adempimento di obblighi contrattuali/associativi e di obblighi legali/regolamentari connessi al tesseramento e alla partecipazione alle attività (art. 6, par. 1, lett. b e c GDPR).
4. Gestione amministrativa e contabile (quote associative, fatturazione/ricevute, rimborsi, rendicontazione, controlli): trattamento necessario per obblighi legali e fiscali e per la corretta gestione contabile (art. 6, par. 1, lett. c GDPR).
5. Tutela della sicurezza, prevenzione e gestione di incidenti/sinistri connessi alle attività sportive, nonché gestione di eventuali contenziosi: trattamento necessario per perseguire il legittimo interesse del Titolare alla tutela del patrimonio e alla difesa dei propri diritti (art. 6, par. 1, lett. f GDPR).
6. Trattamento di dati particolari (idoneità/certificazioni mediche): trattamento necessario per consentire la partecipazione alle attività sportive e per adempiere obblighi connessi alla tutela della salute e alla sicurezza nell’ambito dell’attività sportiva, nei limiti previsti dalla normativa e dai regolamenti applicabili (art. 9 GDPR, in combinazione con basi giuridiche e presupposti applicabili; il trattamento è limitato ai dati strettamente necessari).
7. Comunicazioni promozionali/newsletter su attività, eventi, campagne di raccolta fondi, merchandising (se presente): trattamento basato sul consenso dell’interessato (art. 6, par. 1, lett. a GDPR).
8. Foto/video e pubblicazione su sito web, canali social, materiale informativo/cronache sportive dell’ASD: trattamento basato sul consenso (art. 6, par. 1, lett. a GDPR), con eventuale ulteriore attenzione per i minori.

Natura del conferimento
Il conferimento dei dati per le finalità 1–4 e, se pertinenti, 6 è necessario: il mancato conferimento può impedire l’iscrizione all’ASD, il tesseramento, la partecipazione alle attività sportive o l’adempimento di obblighi amministrativi. Il conferimento per le finalità 7–8 è facoltativo e il mancato consenso non pregiudica il rapporto associativo o la partecipazione alle attività.

Destinatari dei dati
I dati possono essere comunicati, nei limiti pertinenti alle finalità, a: organismi sportivi per affiliazione/tesseramento e gestione attività (Federazioni Sportive Nazionali, Discipline Sportive Associate, Enti di Promozione Sportiva, comitati territoriali), soggetti che gestiscono piattaforme e adempimenti sportivi e registri/banche dati connessi alle attività dilettantistiche (ove applicabili), compagnie assicurative e intermediari per coperture connesse all’attività sportiva e gestione sinistri, istituti di credito e fornitori di servizi di pagamento, consulenti contabili/fiscali e legali, fornitori ICT (hosting, e-mail, gestionale, conservazione documentale) nominati, se del caso, responsabili del trattamento, nonché autorità pubbliche nei casi previsti dalla legge.

Trasferimenti extra UE
I dati sono trattati prevalentemente all’interno dello Spazio Economico Europeo. Qualora taluni fornitori (es. servizi cloud, e-mail, piattaforme) comportino trasferimenti verso Paesi extra UE, questi avverranno nel rispetto degli artt. 44 ss. GDPR (es. decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard, misure supplementari).

Modalità del trattamento e misure di sicurezza
Il trattamento avviene con strumenti cartacei e informatici, secondo principi di liceità, correttezza, minimizzazione e riservatezza, con misure tecniche e organizzative adeguate a prevenire accessi non autorizzati, perdita o diffusione indebita.

Periodo di conservazione
I dati sono conservati per il tempo necessario alle finalità indicate e, in particolare: dati di iscrizione e tesseramento per la durata del rapporto associativo e per il periodo successivo richiesto da obblighi civilistici/fiscali e regolamentari; documentazione amministrativo-contabile per i termini previsti dalla normativa; dati relativi a sinistri/controversie per il tempo necessario alla gestione e per i termini di prescrizione; foto/video per il periodo coerente con le finalità informative e fino a revoca del consenso, salvo necessità di archiviazione storica ragionevole e compatibile.

Diritti dell’interessato
L’interessato può esercitare i diritti previsti dagli artt. 15–22 GDPR (accesso, rettifica, cancellazione nei limiti, limitazione, portabilità ove applicabile, opposizione, nonché revoca del consenso per trattamenti basati su consenso senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente). Le richieste vanno inviate a: ________________________________. È inoltre possibile proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali.

Minori
Per i minori, i consensi facoltativi (es. marketing e pubblicazione immagini) devono essere prestati da chi esercita la responsabilità genitoriale, secondo le regole applicabili. L’ASD adotta cautele proporzionate per l’utilizzo di immagini e contenuti relativi a minori.

Processi decisionali automatizzati
Non sono effettuati processi decisionali automatizzati né profilazione che producano effetti giuridici o analogamente significativi, salvo quanto eventualmente connesso a piattaforme tecniche utilizzate per servizi strettamente organizzativi (in ogni caso senza effetti significativi e nel rispetto del GDPR).

(Facoltativo) MODULO CONSENSI SEPARATI

Da compilare solo se l’ASD intende raccogliere consensi ulteriori rispetto a ciò che è necessario per il rapporto associativo.

Il/La sottoscritto/a ________________________________ (o genitore/tutore del minore ________________________________), dichiara di aver letto l’Informativa Privacy e:

A) Comunicazioni promozionali/newsletter
[ ] Presto il consenso [ ] Nego il consenso

B) Foto/video e pubblicazione su sito/social e materiale informativo
[ ] Presto il consenso [ ] Nego il consenso

Luogo e data ________________________________
Firma ________________________________