In questa pagina è disponibile un fac simile di diffida a non divulgare informazioni in formato Word, utilizzabile per contestare o prevenire la comunicazione o l’uso non autorizzato di informazioni soggette a un effettivo obbligo di riservatezza. Il modello può essere utilizzato da privati, imprese, professionisti o altri soggetti che abbiano comunicato informazioni nell’ambito di un rapporto contrattuale, lavorativo o professionale oppure che intendano tutelare informazioni protette dalla legge.
Il fac simile può essere consultato prima del download e deve essere completato indicando con precisione quali informazioni devono restare riservate, da quale rapporto deriva l’obbligo di non divulgarle e quale comportamento viene contestato. Dopo il download sono riportate indicazioni per la compilazione, l’invio e la scelta del documento corretto nei casi in cui una semplice diffida non sia sufficiente.
A cosa serve la diffida a non divulgare informazioni
La diffida serve a chiedere formalmente a un destinatario di cessare o evitare la divulgazione, la comunicazione a terzi o l’utilizzo non autorizzato di determinate informazioni. È particolarmente utile quando esiste già una clausola di riservatezza, un accordo di non divulgazione, un obbligo collegato a un incarico professionale o un altro rapporto dal quale deriva il dovere di mantenere riservate le informazioni.
In ambito lavorativo può assumere rilievo anche l’articolo 2105 del Codice civile, che vieta al lavoratore di divulgare notizie relative all’organizzazione e ai metodi di produzione dell’impresa o di utilizzarle in modo da poterle arrecare pregiudizio. Per le informazioni aziendali qualificabili come segreti commerciali, gli articoli 98 e 99 del Codice della proprietà industriale prevedono una tutela specifica quando le informazioni sono segrete, possiedono valore economico proprio perché segrete e sono sottoposte a misure ragionevolmente adeguate a mantenerle tali. Una sintesi istituzionale della disciplina è disponibile sul sito del Ministero della Giustizia sulla tutela dei segreti commerciali.
La semplice qualificazione di un’informazione come “confidenziale” non determina da sola l’esistenza di qualsiasi obbligo giuridico immaginabile. Prima di utilizzare il modello è quindi opportuno individuare il contratto, la clausola, il rapporto o la norma sulla quale si fonda concretamente la richiesta.
Fac simile diffida a non divulgare informazioni
Il modello seguente deve essere completato con i dati reali, descrivendo in modo specifico le informazioni interessate e il fondamento dell’obbligo di riservatezza. Le richieste vanno adattate al rapporto concreto e alle circostanze della divulgazione già avvenuta o del rischio che possa verificarsi.
DIFFIDA A NON DIVULGARE E A NON UTILIZZARE INFORMAZIONI RISERVATE
Mittente:
[NOME E COGNOME O DENOMINAZIONE DEL MITTENTE]
[INDIRIZZO]
[CODICE FISCALE O PARTITA IVA]
[PEC O EMAIL]
Destinatario:
[NOME E COGNOME O DENOMINAZIONE DEL DESTINATARIO]
[INDIRIZZO]
[PEC O EMAIL]
Oggetto: Diffida a non divulgare, comunicare o utilizzare informazioni riservate
Egregio/a [NOME E COGNOME DEL DESTINATARIO],
con riferimento a [DESCRIZIONE DEL RAPPORTO, CONTRATTO, INCARICO, RAPPORTO DI LAVORO O ALTRA CIRCOSTANZA] e, in particolare, a [INDICARE IL TITOLO O IL FONDAMENTO DELL’OBBLIGO DI RISERVATEZZA], Le ricordo che ha avuto accesso alle seguenti informazioni non destinate alla divulgazione:
[DESCRIZIONE PRECISA DELLE INFORMAZIONI RISERVATE].
Tali informazioni Le sono state comunicate o rese accessibili in data o nel periodo [DATA O PERIODO], esclusivamente per [FINALITÀ PER LA QUALE LE INFORMAZIONI SONO STATE COMUNICATE].
La presente diffida viene inviata in relazione alle seguenti circostanze:
[DESCRIVERE I FATTI, LA DIVULGAZIONE EVENTUALMENTE GIÀ AVVENUTA, L’UTILIZZO NON AUTORIZZATO O LE CIRCOSTANZE CONCRETE CHE RENDONO NECESSARIA LA DIFFIDA].
Con la presente La diffido pertanto a cessare immediatamente e ad astenersi per il futuro da qualsiasi divulgazione, comunicazione a terzi, diffusione o utilizzo delle informazioni sopra indicate che non sia espressamente consentito dal rapporto esistente, dal consenso del soggetto legittimato o dalla legge.
Le chiedo inoltre di confermare per iscritto, entro [NUMERO] giorni dal ricevimento della presente:
1. la cessazione di ogni divulgazione o utilizzo non autorizzato;
2. le misure adottate per impedire ulteriori comunicazioni delle informazioni;
3. qualora una divulgazione sia già avvenuta, i destinatari e le modalità della comunicazione, nei limiti in cui tali informazioni siano nella Sua disponibilità e possano essere legittimamente fornite;
4. l’eventuale restituzione o cancellazione delle copie non più legittimamente detenibili, ove ciò sia previsto dal rapporto applicabile e fatti salvi eventuali obblighi di conservazione.
Resta ferma ogni mia facoltà di tutelare i diritti e gli interessi interessati dalla condotta contestata e di richiedere, ove ne ricorrano i presupposti, la cessazione della violazione e il risarcimento dei danni effettivamente subiti.
La invito a trasmettere il riscontro al seguente recapito:
[PEC, EMAIL O INDIRIZZO PER IL RISCONTRO].
Distinti saluti.
[LUOGO], [DATA]
[NOME E COGNOME O DENOMINAZIONE DEL MITTENTE]
[FIRMA]
Allegati, se presenti:
[CONTRATTO O CLAUSOLA DI RISERVATEZZA]
[DOCUMENTI CHE IDENTIFICANO LE INFORMAZIONI]
[DOCUMENTAZIONE RELATIVA ALLA DIVULGAZIONE O ALL’UTILIZZO CONTESTATO]
Scarica il modello Word di diffida a non divulgare informazioni
Il file disponibile per il download contiene il fac simile della diffida in formato Doc, modificabile con Microsoft Word e con altri programmi compatibili. Prima dell’utilizzo devono essere sostituiti i segnaposto con i dati del mittente e del destinatario, la descrizione delle informazioni, il rapporto dal quale deriva l’obbligo di riservatezza e i fatti che rendono necessaria la diffida.
Il modello costituisce una comunicazione privata e non sostituisce eventuali adempimenti specifici previsti dalla legge, dal contratto o da una procedura applicabile al caso concreto.
Come compilare la diffida
La parte più importante della compilazione è l’identificazione delle informazioni. Formule come “tutti i dati riservati” o “qualsiasi informazione aziendale” possono risultare poco utili se non consentono al destinatario di capire concretamente che cosa non deve divulgare o utilizzare.
Nel modello è opportuno indicare almeno:
- i dati del mittente e del destinatario;
- il rapporto nell’ambito del quale le informazioni sono state conosciute;
- la clausola, l’accordo o l’altro fondamento dell’obbligo di riservatezza, quando esistente;
- la descrizione delle informazioni interessate, per esempio documenti tecnici, dati commerciali, listini non pubblici, progetti, procedure o know-how;
- la finalità per la quale il destinatario aveva ricevuto le informazioni;
- la condotta già avvenuta o le circostanze concrete che rendono necessaria la diffida;
- il termine entro il quale viene richiesto un riscontro scritto;
- gli eventuali documenti allegati a sostegno della contestazione.
Se esiste un accordo di riservatezza, conviene richiamarne la data e, se utile, la clausola interessata. Non è invece opportuno attribuire automaticamente alle informazioni la qualifica di segreto commerciale: per questa particolare tutela devono sussistere i requisiti previsti dalla disciplina sulla proprietà industriale.
Come inviare la diffida e provare la ricezione
Non esiste una modalità unica obbligatoria per qualsiasi diffida di questo tipo. Occorre prima verificare se il contratto o l’accordo di riservatezza prevede uno specifico recapito o una determinata forma per le comunicazioni.
Quando è utile poter dimostrare con precisione l’invio e la ricezione, possono essere utilizzati strumenti che lasciano una prova documentale, come la PEC, se entrambe le parti dispongono di indirizzi utilizzabili per la comunicazione, oppure la raccomandata con avviso di ricevimento. Anche la consegna a mano può essere documentata facendo sottoscrivere una copia per ricevuta. Il termine richiesto per il riscontro dovrebbe essere proporzionato alla situazione e non esiste un numero di giorni valido indistintamente per ogni caso.
Quando la diffida non è il documento adatto
La diffida presuppone normalmente che esista già un dovere di non divulgare o un altro fondamento che consenta al mittente di chiedere la cessazione di una condotta. Se le parti stanno invece per iniziare una collaborazione e vogliono stabilire per la prima volta quali informazioni saranno riservate, come potranno essere utilizzate e per quanto tempo, è più appropriato predisporre un accordo di segretezza e non divulgazione.
Una particolare attenzione serve quando le informazioni comprendono dati personali. La divulgazione non autorizzata di dati personali può costituire una violazione dei dati personali, ma gli adempimenti previsti dal GDPR riguardano il titolare e gli altri soggetti coinvolti nel trattamento e non sono sostituiti dall’invio di una diffida. Il Garante per la protezione dei dati personali illustra gli obblighi da valutare in caso di data breach.
Il modello non è inoltre sufficiente quando è necessario ottenere con urgenza un provvedimento giudiziario per impedire una divulgazione imminente, recuperare materiali, bloccare l’utilizzo di segreti commerciali o affrontare una violazione già grave e difficilmente reversibile. In situazioni di questo tipo è opportuno valutare tempestivamente gli strumenti di tutela applicabili al caso concreto.
Errori da evitare nella diffida
- Definire tutto come riservato senza specificazioni: è preferibile identificare informazioni, documenti, progetto e periodo di riferimento.
- Invocare automaticamente il GDPR: la disciplina dei dati personali si applica solo quando sono effettivamente coinvolti dati personali e non coincide con la normale riservatezza commerciale.
- Dichiarare l’esistenza di una violazione contrattuale senza indicare il contratto: se la riservatezza deriva da una clausola, è utile richiamarla con precisione.
- Chiedere la cancellazione indiscriminata di ogni documento: possono esistere obblighi legali o contrattuali di conservazione che devono essere rispettati.
- Usare la diffida per creare retroattivamente un obbligo mai concordato: se manca un obbligo preesistente, può essere necessario stipulare un accordo di riservatezza anziché limitarsi a una comunicazione unilaterale.
Domande frequenti sulla diffida a non divulgare informazioni
La diffida deve essere firmata?
La firma permette di attribuire chiaramente la comunicazione al mittente ed è quindi normalmente opportuna. Può firmare direttamente il soggetto interessato oppure, nel caso di un’impresa o altro ente, il soggetto che ha il potere di rappresentarlo. Se la lettera viene predisposta da un professionista incaricato, forma e sottoscrizione dipendono anche dalle modalità con cui viene effettuata la comunicazione.
È obbligatorio inviarla tramite PEC?
No, non esiste una regola generale che imponga la PEC per qualsiasi diffida a non divulgare informazioni. Bisogna però verificare eventuali clausole del contratto che disciplinano le comunicazioni. PEC e raccomandata sono spesso utilizzate perché facilitano la prova dell’invio e della ricezione, mentre una normale email può offrire elementi probatori diversi a seconda delle circostanze.
La diffida deve essere registrata?
Una normale lettera di diffida di questo tipo non richiede, per il solo fatto di essere inviata, una registrazione preventiva presso un ufficio pubblico. Restano distinti eventuali adempimenti connessi al contratto o alla specifica materia interessata. È invece utile conservare copia della comunicazione, degli allegati e della documentazione che dimostra l’invio e la ricezione.
Si può usare il modello anche se le informazioni sono già state divulgate?
Sì, il modello può essere adattato anche a una divulgazione già avvenuta, descrivendo il fatto e chiedendo la cessazione di ulteriori comunicazioni o utilizzi. La lettera, tuttavia, non elimina gli effetti della divulgazione già verificatasi e non determina automaticamente il diritto al risarcimento. Se il danno è rilevante o la diffusione prosegue, può essere necessario valutare ulteriori rimedi in base al rapporto e alla natura delle informazioni.
Qual è la differenza tra diffida e accordo di riservatezza?
L’accordo di riservatezza disciplina preventivamente gli obblighi delle parti e viene normalmente sottoscritto da entrambe. La diffida è invece una comunicazione con cui un soggetto richiama un obbligo o una tutela già esistente e chiede al destinatario di cessare o evitare una determinata condotta. Per questo una diffida non dovrebbe essere utilizzata come sostituto di un NDA quando l’obiettivo è creare nuovi obblighi per il futuro.