Delega consegna documenti Word e PDF – Esempio e Fac simile

In questa pagina sono disponibili un modello Word e un PDF editabile di delega per la consegna di documenti. Il fac simile può essere utilizzato da chi non può presentare personalmente una documentazione e vuole incaricare un’altra persona di consegnarla a un ufficio, un’azienda, un professionista o un altro destinatario.

Il modello può essere consultato prima del download e deve essere completato con i dati di delegante e delegato, l’indicazione precisa dei documenti da consegnare e, quando utile, il riferimento alla pratica o al destinatario. Prima dell’utilizzo è opportuno verificare se l’ufficio interessato richiede un proprio modulo o specifici documenti di identificazione.

Quando utilizzare la delega per consegna documenti

La delega serve ad autorizzare un’altra persona a effettuare materialmente una consegna per conto del delegante. È adatta, per esempio, quando occorre presentare documentazione già predisposta e il titolare della pratica non può recarsi personalmente presso il destinatario.

Il modello attribuisce soltanto il potere indicato nella delega. Se il delegato deve anche sottoscrivere dichiarazioni, presentare un’istanza in nome dell’interessato, modificare dati, ritirare documenti, ricevere somme o compiere altre operazioni, è necessario verificare se occorre una delega più ampia o uno specifico modulo previsto dalla procedura.

Per gli enti pubblici e per alcune organizzazioni private possono esistere moduli dedicati con requisiti propri. In questi casi il fac simile generico va utilizzato soltanto se la procedura lo consente.

Fac simile delega consegna documenti

Il modello seguente può essere completato con i dati reali e adattato indicando in modo preciso cosa il delegato è autorizzato a consegnare e a quale destinatario.

Scarica la delega consegna documenti Word e PDF

Il modello è disponibile sia in formato DOC, modificabile con Microsoft Word o programmi compatibili, sia in PDF editabile. Prima dell’utilizzo devono essere completati i dati delle persone coinvolte, il destinatario e soprattutto l’elenco della documentazione che il delegato è incaricato di consegnare.

I file sono fac simile generici e non sostituiscono eventuali moduli ufficiali predisposti dall’ente o dall’organizzazione destinataria. Se la procedura stabilisce un proprio modello, specifici allegati o particolari modalità di identificazione, occorre seguire quelle indicazioni.

Come compilare la delega

La parte più importante è la descrizione dell’incarico. La formula non dovrebbe limitarsi a indicare genericamente “consegna documenti”, soprattutto se presso lo stesso ufficio sono in corso più pratiche. È preferibile specificare quali documenti vengono consegnati e, se disponibile, il numero della pratica o del procedimento cui si riferiscono.

Nel modello devono essere inseriti:

• nome, cognome e dati identificativi del delegante;
• nome, cognome e dati identificativi del delegato;
• ufficio, ente, azienda o altro destinatario della consegna;
• descrizione dei documenti affidati al delegato;
• eventuale numero di pratica, protocollo o altro riferimento;
• luogo e data della delega;
• firma del delegante;
• eventuali allegati richiesti dalla procedura.

Se i documenti sono numerosi, è possibile indicarli uno per uno oppure richiamare un elenco allegato, purché sia sufficientemente preciso da permettere di capire cosa è stato affidato al delegato.

Serve la copia del documento di identità?

Molti uffici chiedono che alla delega sia allegata la copia del documento di identità del delegante e che il delegato si presenti con un proprio documento valido. Questo requisito è frequente perché consente al destinatario di verificare l’identità dei soggetti coinvolti, ma non deve essere considerato identico per qualsiasi tipo di consegna.

Prima di presentarsi è quindi consigliabile controllare le istruzioni del destinatario. Alcune procedure possono richiedere la copia del documento di entrambe le persone, altre soltanto quella del delegante, mentre in determinati casi può essere previsto un modulo specifico con allegati propri.

Nel fac simile lo spazio relativo agli allegati è volutamente modificabile: vanno indicati soltanto i documenti effettivamente richiesti e consegnati.

Quando questo modello non è sufficiente

Una delega generica per la consegna non è necessariamente adatta quando il delegato deve rappresentare l’interessato in una procedura più ampia. Se, oltre a consegnare materiale già predisposto, deve firmare istanze, rilasciare dichiarazioni, scegliere tra diverse opzioni o effettuare altri atti per conto del delegante, occorre verificare la forma di delega richiesta dal destinatario.

Un esempio è la presentazione di documentazione presso l’Agenzia delle Entrate, per la quale può essere più pertinente utilizzare il fac simile di delega per la presentazione di documenti all’Agenzia delle Entrate.

Anche consegna e ritiro sono operazioni differenti. Se la persona incaricata deve prelevare documenti o beni anziché depositarli, conviene utilizzare un modello costruito espressamente per il ritiro e verificare le condizioni previste dal soggetto che li custodisce.

Come documentare l’avvenuta consegna

La delega dimostra l’incarico conferito, ma non prova automaticamente che i documenti siano stati effettivamente consegnati al destinatario. Se è necessario conservare prova della presentazione, è utile chiedere una ricevuta, una copia protocollata o altra attestazione prevista dall’ufficio.

Per una consegna diretta a una persona o a un’organizzazione che non utilizza un sistema di protocollazione può essere utile predisporre separatamente una ricevuta di consegna documenti a mano, indicando data, documenti ricevuti e soggetto che ne attesta la ricezione.

Il delegato dovrebbe conservare la ricevuta e restituirla al delegante insieme a eventuali originali o copie rimaste dopo la consegna.

Errori da evitare nella delega

• non indicare a quale ufficio o destinatario devono essere consegnati i documenti;
• descrivere l’incarico in modo tanto generico da non permettere di capire quali documenti riguardi;
• omettere il riferimento alla pratica quando è necessario per identificare la consegna;
• attribuire involontariamente al delegato poteri ulteriori rispetto alla semplice consegna;
• presentarsi senza avere verificato gli eventuali documenti di identità e allegati richiesti dal destinatario;
• utilizzare il fac simile generico quando l’ente mette a disposizione un proprio modulo obbligatorio per quella procedura;
• confondere la delega con la ricevuta che serve invece a provare che la consegna è effettivamente avvenuta.

Domande frequenti sulla delega per consegna documenti

Chi deve firmare la delega?

La delega deve essere sottoscritta dal delegante, cioè dalla persona che conferisce a un’altra l’incarico di consegnare la documentazione. La firma del delegato può essere richiesta da uno specifico modulo o dal destinatario, ma non va inserita come requisito universale. Prima della consegna conviene verificare le istruzioni della procedura interessata.

Il delegato deve avere con sé un documento di identità?

È frequente che l’ufficio chieda al delegato di esibire un documento di identità valido per verificarne la corrispondenza con la persona indicata nella delega. I requisiti concreti possono però cambiare in base al destinatario. Per questo il modello include i dati identificativi del delegato, ma è necessario controllare preventivamente cosa richiede l’ufficio che riceverà la documentazione.

Bisogna sempre allegare il documento del delegante?

No, non è corretto formulare questa regola in modo assoluto per qualsiasi consegna. Molte amministrazioni e organizzazioni richiedono la copia del documento del delegante, ma ogni procedura può stabilire condizioni proprie. Nel modello l’allegato deve quindi essere indicato quando richiesto o quando viene effettivamente utilizzato per consentire l’identificazione.

La delega permette anche di firmare documenti al posto del delegante?

Non automaticamente. Il fac simile presente in questa pagina è limitato alla consegna materiale della documentazione indicata. Se il delegato deve sottoscrivere un’istanza, rilasciare dichiarazioni, effettuare scelte o compiere altri atti in nome del delegante, occorre verificare se la procedura ammette la delega e quale contenuto o forma deve avere.

Come si dimostra che i documenti sono stati consegnati?

La firma della delega dimostra che una persona è stata incaricata di effettuare la consegna, non che il destinatario abbia effettivamente ricevuto i documenti. Per avere prova della consegna si può utilizzare la ricevuta rilasciata dall’ufficio, una copia protocollata o un’attestazione sottoscritta dal ricevente, secondo il sistema utilizzato dal destinatario.