Convocazione assemblea condominiale mista – Esempio e Fac simile

In questa pagina è disponibile un fac simile Word di convocazione di assemblea condominiale mista, cioè organizzata con una sede fisica e con la possibilità di partecipare anche in videoconferenza. Il modello può essere utilizzato dall’amministratore, o dagli altri soggetti legittimati alla convocazione nei casi previsti dalla legge, per comunicare date, orari, ordine del giorno e modalità di partecipazione.

Il fac simile può essere visualizzato prima del download e deve essere completato con i dati del condominio, le date delle due convocazioni, il luogo fisico, la piattaforma telematica e gli argomenti effettivamente da discutere. Prima dell’invio occorre inoltre verificare che siano rispettati i presupposti previsti dall’art. 66 disp. att. c.c. per consentire la partecipazione in videoconferenza.

Quando utilizzare la convocazione di assemblea condominiale mista

Per assemblea condominiale mista si intende, nella pratica, una riunione alla quale alcuni aventi diritto partecipano fisicamente nel luogo indicato nell’avviso e altri intervengono attraverso un collegamento in videoconferenza. L’art. 66 disp. att. c.c. disciplina la partecipazione in videoconferenza, anche se non utilizza espressamente l’espressione “assemblea mista”.

La possibilità di collegarsi a distanza non dovrebbe essere introdotta unilateralmente nell’avviso. La norma stabilisce che, anche quando il regolamento condominiale non prevede espressamente la videoconferenza, la partecipazione con questa modalità è ammessa previo consenso della maggioranza dei condomini.

Se il regolamento disciplina già le assemblee telematiche, occorre rispettarne le disposizioni. In caso contrario, il consenso richiesto deve essere acquisito prima di organizzare la riunione con partecipazione da remoto.

Fac simile convocazione assemblea condominiale mista

Il modello seguente è predisposto per una riunione con partecipazione sia fisica sia a distanza. Devono essere eliminate le alternative non pertinenti e l’ordine del giorno deve essere sostituito con gli argomenti che saranno realmente sottoposti all’assemblea.

Scarica il modello Word della convocazione assemblea condominiale mista

Il file disponibile contiene il fac simile in formato Doc e può essere modificato con Word o con altri programmi compatibili. Prima dell’invio devono essere inseriti date, orari, sede fisica, piattaforma, modalità di accesso, ordine del giorno e il riferimento al presupposto che consente la partecipazione in videoconferenza.

Il modello non sostituisce la verifica del regolamento condominiale, del consenso necessario per la modalità telematica e delle regole applicabili alla specifica assemblea. Devono inoltre essere rimossi tutti i punti dell’ordine del giorno e le alternative che non corrispondono alla riunione effettivamente convocata.

Quali dati deve contenere la convocazione

L’art. 66 disp. att. c.c. richiede che l’avviso contenga una specifica indicazione dell’ordine del giorno e venga comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per la prima convocazione. Le modalità previste dalla norma sono posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax o consegna a mano.

In una convocazione mista è opportuno rendere immediatamente comprensibili entrambe le modalità di partecipazione. Nel documento devono quindi risultare:

• identificazione del condominio;
• soggetto che effettua la convocazione;
• data e ora della prima convocazione;
• data e ora della seconda convocazione;
• luogo fisico della riunione;
• piattaforma utilizzata per la videoconferenza;
• link, ID o altre istruzioni necessarie per collegarsi;
• ordine del giorno formulato in modo specifico;
• eventuale documentazione allegata o resa disponibile;
• indicazioni per il conferimento della delega.

Il termine dei cinque giorni è riferito alla prima convocazione. Per evitare contestazioni è necessario organizzare la trasmissione dell’avviso in modo che gli aventi diritto lo ricevano tempestivamente e conservarne la prova quando il mezzo utilizzato la produce.

Consenso per la partecipazione in videoconferenza

La disciplina della videoconferenza è stata inserita nell’art. 66 disp. att. c.c. nel 2020. La successiva legge 27 novembre 2020, n. 159 ha sostituito il precedente requisito del consenso di tutti i condomini con quello del previo consenso della maggioranza dei condomini. La modifica può essere verificata nella legge 159/2020 pubblicata in Gazzetta Ufficiale.

Non è quindi necessario inserire automaticamente nell’ordine del giorno una modifica del regolamento per poter utilizzare la videoconferenza. Se questa modalità non è già disciplinata dal regolamento, il dato essenziale è che il consenso richiesto sia stato acquisito preventivamente.

Il modello contiene per questo due alternative: una per il caso in cui la partecipazione telematica sia già prevista dal regolamento e una per il caso in cui sia stata consentita preventivamente dalla maggioranza dei condomini. Non devono essere lasciate entrambe nel documento finale.

Come indicare prima e seconda convocazione

L’avviso può riportare nello stesso documento sia la prima sia la seconda convocazione. L’art. 66 stabilisce però che la seconda non possa tenersi nello stesso giorno solare della prima.

Data e ora devono essere indicate chiaramente, senza formule come “il giorno successivo alla stessa ora”. Per una riunione mista è opportuno confermare anche se luogo fisico e piattaforma rimangono gli stessi in entrambe le convocazioni oppure riportare separatamente le informazioni quando cambiano.

La seconda convocazione non rappresenta una prosecuzione automatica della prima: è la riunione destinata a svolgersi qualora la prima non possa validamente costituirsi. Le eventuali ulteriori date di prosecuzione di un’assemblea validamente costituita costituiscono invece una fattispecie distinta disciplinata dallo stesso art. 66.

Come scrivere correttamente l’ordine del giorno

L’ordine del giorno deve permettere agli aventi diritto di conoscere in anticipo le questioni sulle quali saranno chiamati a discutere e deliberare. Per questo è preferibile indicare concretamente l’oggetto della decisione, evitando espressioni eccessivamente generiche.

Se devono essere approvati rendiconto e preventivo, vanno indicati l’esercizio o il periodo di riferimento. Se si deve scegliere un’impresa per lavori condominiali, il punto dovrebbe specificare almeno la natura dell’intervento e che sarà sottoposta all’assemblea la decisione sul relativo affidamento.

La tradizionale voce “varie ed eventuali” può essere utilizzata, nella pratica, per comunicazioni o questioni marginali che non richiedono una deliberazione autonoma. Non è invece opportuno utilizzarla per assumere decisioni sostanziali che non siano state specificamente portate a conoscenza degli aventi diritto con l’avviso.

Come indicare piattaforma e modalità di accesso

Scrivere soltanto “possibilità di collegarsi online” non è sufficiente per una convocazione realmente utilizzabile. Occorre identificare la piattaforma e fornire le informazioni necessarie per accedere alla riunione, direttamente nell’avviso oppure in un allegato trasmesso insieme ad esso.

Dal punto di vista operativo il sistema utilizzato deve permettere di identificare i partecipanti e di gestire discussione e votazioni. Durante la seduta occorre inoltre poter ricostruire chi è collegato, eventuali ingressi o uscite e l’espressione dei voti, perché questi elementi incidono sulla verifica dei quorum.

Le credenziali di accesso non dovrebbero essere pubblicate su una pagina web liberamente accessibile. È preferibile trasmetterle direttamente agli aventi diritto insieme alla convocazione o attraverso una procedura riservata predisposta dall’amministratore.

Come funziona la delega nell’assemblea mista

La videoconferenza non elimina la possibilità di essere rappresentati. L’art. 67 disp. att. c.c. stabilisce che ogni condomino possa intervenire all’assemblea mediante un rappresentante munito di delega scritta.

Quando i condomini sono più di venti, il singolo delegato non può rappresentare più di un quinto dei condomini e del valore proporzionale. La stessa norma vieta inoltre di conferire deleghe all’amministratore per partecipare all’assemblea.

Non è necessario suggerire automaticamente la delega a chi non possiede strumenti informatici, perché l’assemblea mista permette proprio di scegliere tra presenza fisica e collegamento remoto. La delega resta un’opzione autonoma dell’avente diritto.

Convocazione e verbale dell’assemblea sono documenti diversi

La convocazione informa preventivamente gli aventi diritto su riunione e argomenti da trattare. Il verbale viene invece redatto durante l’assemblea e deve documentare partecipanti, deleghe, millesimi, discussione, votazioni e decisioni assunte.

Per predisporre il documento successivo alla riunione è disponibile su EsempioDoc.com il fac simile di verbale dell’assemblea di condominio, che comprende anche le parti dedicate alla partecipazione in videoconferenza e alla modalità mista.

L’art. 66 prevede inoltre, per l’assemblea con partecipazione in videoconferenza, che il verbale redatto dal segretario e sottoscritto dal presidente sia trasmesso all’amministratore e a tutti i condomini con le stesse formalità previste per la convocazione.

Errori da evitare nella convocazione

• prevedere la videoconferenza senza verificare il regolamento o il previo consenso richiesto dall’art. 66 disp. att. c.c.;
• acquisire il consenso alla modalità telematica soltanto durante l’assemblea che dovrebbe già svolgersi con quella modalità;
• omettere la piattaforma o le istruzioni necessarie per il collegamento;
• inviare l’avviso senza rispettare il termine minimo riferito alla prima convocazione;
• fissare prima e seconda convocazione nello stesso giorno solare;
• utilizzare un ordine del giorno troppo generico;
• usare “varie ed eventuali” per assumere decisioni sostanziali non specificamente indicate;
• prevedere automaticamente la modifica del regolamento come condizione per utilizzare la videoconferenza;
• pubblicare liberamente password o credenziali destinate ai partecipanti;
• inserire una delega che consenta di nominare l’amministratore come rappresentante;
• ignorare i limiti quantitativi delle deleghe quando il condominio ha più di venti condomini.

Domande frequenti sulla convocazione assemblea condominiale mista

Serve il consenso di tutti i condomini per fare un’assemblea in videoconferenza?

No. La formulazione vigente dell’art. 66 disp. att. c.c. prevede, anche quando la videoconferenza non è espressamente contemplata dal regolamento, il previo consenso della maggioranza dei condomini. Il requisito dell’unanimità era contenuto nella prima formulazione introdotta nel 2020, ma è stato sostituito dalla legge 27 novembre 2020, n. 159.

Quanto tempo prima deve essere inviata la convocazione?

L’avviso deve essere comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per l’assemblea in prima convocazione. L’art. 66 indica come mezzi raccomandata, PEC, fax e consegna a mano. È opportuno programmare l’invio tenendo conto dei tempi necessari affinché l’avviso giunga agli aventi diritto e conservare la documentazione relativa alla comunicazione.

Prima e seconda convocazione possono essere nello stesso giorno?

No. L’art. 66 disp. att. c.c. stabilisce espressamente che la seconda convocazione non possa tenersi nel medesimo giorno solare della prima. Nel fac simile sono quindi previsti due campi distinti per data e ora. Se luogo fisico o modalità di collegamento cambiano tra le due riunioni, anche queste informazioni devono essere indicate chiaramente.

Un condomino collegato online può votare?

Sì, la partecipazione in videoconferenza prevista dall’art. 66 è partecipazione all’assemblea e comprende quindi la possibilità di intervenire e concorrere alle deliberazioni secondo le regole applicabili. La piattaforma e l’organizzazione della riunione devono consentire di identificare il partecipante, seguire la discussione e registrare correttamente la sua espressione di voto.

È possibile delegare l’amministratore?

No. L’art. 67 disp. att. c.c. stabilisce che all’amministratore non possano essere conferite deleghe per la partecipazione a qualunque assemblea. La delega deve inoltre essere scritta e, nei condomini con più di venti condomini, il delegato non può rappresentare più di un quinto dei condomini e del valore proporzionale.