Contratto di domiciliazione – Esempio e Fac Simile

In questa pagina è disponibile un fac simile di contratto di domiciliazione destinato a società, imprese, professionisti, associazioni e altri enti che intendono utilizzare l’indirizzo di un business center, di uno studio professionale o di un diverso fornitore autorizzato.

Il contratto può riguardare la domiciliazione della sede legale, il semplice recapito della corrispondenza oppure servizi accessori come custodia, avviso di ricezione, scansione e inoltro. L’utilizzo dell’indirizzo come sede operativa, ufficio accessibile al pubblico o spazio per riunioni richiede invece un accordo espresso e può comportare ulteriori adempimenti. La guida spiega come scegliere la tipologia corretta, quali documenti deve acquisire il fornitore, come gestire raccomandate e atti notificati e che cosa accade alla cessazione del servizio. Il fac simile deve essere completato eliminando tutte le opzioni non comprese nel servizio acquistato.

Che cos’è un contratto di domiciliazione

Il contratto di domiciliazione è l’accordo con cui un soggetto mette a disposizione di un cliente un indirizzo da utilizzare per una finalità determinata. Il servizio può comprendere la ricezione e la custodia della corrispondenza, l’avviso al destinatario, la digitalizzazione dei documenti e il loro inoltro.

Si tratta normalmente di un contratto di servizi. Se il cliente non riceve il godimento esclusivo di locali o spazi, il rapporto non coincide con una locazione commerciale e non attribuisce automaticamente il diritto di entrare, lavorare o ricevere il pubblico presso l’indirizzo.

Il contenuto concreto dipende dalle prestazioni pattuite. La parola “domiciliazione” non permette, da sola, di stabilire se l’indirizzo possa essere iscritto come sede legale, utilizzato soltanto sulla carta intestata oppure destinato anche allo svolgimento effettivo dell’attività.

Domiciliazione legale, postale e operativa: differenze

Il contratto deve selezionare una o più tipologie senza sovrapporle. Autorizzare l’utilizzo dell’indirizzo come recapito postale non equivale ad autorizzare l’iscrizione della sede legale o l’apertura di un’unità locale.

Allo stesso modo, la domiciliazione legale non attribuisce necessariamente una postazione di lavoro, un archivio, una sala riunioni o il diritto di esporre insegne. Questi servizi devono risultare da una clausola specifica o da un distinto contratto.

Domiciliazione della sede legale

La sede legale è l’indirizzo ufficiale della società o dell’ente e viene riportata negli atti costitutivi, negli statuti, nel Registro delle imprese e negli altri archivi applicabili. I dati della sede e delle eventuali unità locali sono consultabili attraverso il portale ufficiale del Registro delle imprese.

Il fornitore deve disporre dell’indirizzo e avere il potere di concederne l’uso per la finalità concordata. Nel contratto dovrebbe dichiarare il titolo in base al quale occupa o gestisce i locali, senza che ciò comporti la consegna al cliente di una parte dell’immobile.

L’autorizzazione contrattuale non modifica da sola i dati della società. Il cliente deve adottare la decisione societaria eventualmente necessaria e presentare la pratica al Registro delle imprese attraverso il soggetto abilitato.

Il contratto dovrebbe indicare da quale momento l’indirizzo può essere utilizzato. Per una società già costituita può essere opportuno subordinare l’inizio della domiciliazione alla sottoscrizione, al pagamento, al completamento dei controlli sul cliente e alla consegna della visura aggiornata.

Sede legale e svolgimento effettivo dell’attività

Una sede legale domiciliata può avere una funzione esclusivamente formale e di recapito. Il cliente non può dichiarare che presso l’indirizzo operano personale, magazzino, uffici o attività aperte al pubblico se il contratto non gli attribuisce una reale disponibilità degli spazi.

Quando il cliente intende lavorare stabilmente nei locali, ricevere clienti, tenere merci o utilizzare attrezzature, deve essere predisposto un accordo coerente con l’uso effettivo. Possono inoltre essere necessari adempimenti presso Registro delle imprese, Comune, SUAP, enti previdenziali o amministrazioni di settore.

Il contratto di domiciliazione non sostituisce quindi un contratto di locazione a uso ufficio, un contratto di coworking o un accordo per l’utilizzo temporaneo di una sala.

Domicilio postale e indirizzo commerciale

La domiciliazione postale permette di utilizzare l’indirizzo per ricevere lettere, documenti e, se previsto, pacchi. Il contratto deve indicare esattamente il nome o la denominazione che il cliente deve comunicare ai mittenti.

Il fornitore può assegnare un codice interno, una casella o una dicitura aggiuntiva necessaria per identificare il destinatario. La corrispondenza che riporta una denominazione diversa può essere accettata, respinta o trattata come servizio extra secondo quanto pattuito.

Il domicilio postale non deve essere presentato come sede legale quando il cliente non ha ottenuto tale autorizzazione. Non dovrebbe neppure essere utilizzato per far credere che l’impresa disponga di uffici o personale stabilmente presenti presso la struttura.

Il domicilio digitale PEC è un servizio diverso

La sede fisica e il domicilio digitale sono informazioni distinte. Il domicilio digitale dell’impresa è normalmente un indirizzo PEC iscritto nel Registro delle imprese e utilizzabile per comunicazioni elettroniche con valore legale.

Le caratteristiche della posta elettronica certificata sono illustrate nella pagina dell’Agenzia per l’Italia Digitale dedicata alla PEC. Un contratto di domiciliazione fisica non attribuisce automaticamente al fornitore l’incarico di gestire la casella del cliente.

Se la struttura deve monitorare o gestire una PEC, occorre un incarico separato che disciplini credenziali, accessi, autorizzazioni, sicurezza, tempi di avviso, conservazione dei messaggi e responsabilità. La casella dovrebbe restare riferibile in modo univoco all’impresa titolare.

Ricezione di raccomandate, atti giudiziari e cartelle

Il contratto deve indicare quali categorie di corrispondenza il fornitore accetta. Non è sufficiente scrivere genericamente che verrà gestita “tutta la posta”, perché raccomandate, atti giudiziari, cartelle, notifiche amministrative e pacchi seguono procedure differenti.

Quando l’indirizzo è iscritto come sede legale, determinati atti possono essere notificati presso tale sede secondo le norme applicabili. Il contratto tra cliente e fornitore non può garantire o escludere in modo assoluto la validità di una notificazione nei confronti di terzi.

Il fornitore dovrebbe registrare almeno data di ricezione, mittente, destinatario, tipologia dell’invio e persona che lo ha materialmente ricevuto. Per gli atti che possono far decorrere termini è opportuno prevedere un avviso rapido e tracciabile.

Se il servizio non comprende la ricezione di determinate categorie, il cliente deve esserne informato chiaramente prima di utilizzare l’indirizzo. La semplice restituzione al mittente non elimina necessariamente gli effetti che una consegna o un tentativo di notifica possono produrre in base alla legge.

Elezione di domicilio presso il fornitore

L’elezione di domicilio per specifici atti o rapporti deve risultare da una dichiarazione espressa e avere un oggetto determinato. L’articolo 47 c.c. richiede la forma scritta quando viene eletto un domicilio speciale.

La domiciliazione generale della sede non equivale sempre alla nomina del fornitore come domiciliatario autorizzato a ricevere qualsiasi atto ai sensi dell’articolo 141 c.p.c. Se il cliente vuole conferire questo specifico incarico, devono essere definiti ambito, durata e soggetto incaricato della ricezione.

È preferibile evitare formule secondo cui tutte le comunicazioni risultano automaticamente valide per il solo arrivo presso la struttura. Gli effetti verso il destinatario dipendono dalla legge, dalla natura dell’atto e dalla modalità concreta della consegna.

Identificazione del cliente e antiriciclaggio

Chi fornisce professionalmente a terzi una sede legale o un indirizzo commerciale, amministrativo o postale a favore di società, associazioni o altri enti rientra tra i prestatori di servizi relativi a società e trust individuati dal D.Lgs. n. 231 del 2007.

Il prestatore è compreso tra i soggetti obbligati dalla disciplina antiriciclaggio quando non vi rientra già come professionista o per un’altra qualifica. La normativa vigente può essere consultata nel D.Lgs. n. 231 del 2007.

Prima dell’attivazione il fornitore può quindi dover acquisire e verificare:

• identità del cliente e del legale rappresentante;
• visura, statuto o atto costitutivo;
• poteri del soggetto che firma;
• identità del titolare effettivo;
• attività esercitata;
• scopo e natura del rapporto;
• origine delle risorse utilizzate, quando richiesta dalla valutazione del rischio;
• eventuali autorizzazioni necessarie per l’attività;
• recapiti effettivi e luogo nel quale viene svolta l’attività;
• informazioni necessarie all’aggiornamento periodico del profilo.

Questi controlli non rappresentano una formalità facoltativa inserita dal business center. Quando la disciplina si applica, il cliente deve collaborare e fornire informazioni corrette e aggiornate.

Se non è possibile completare l’adeguata verifica, il fornitore può essere tenuto a non instaurare il rapporto o a interromperlo. Il contratto dovrebbe disciplinare questa eventualità senza descrivere le attività di controllo riservate o le eventuali segnalazioni previste dalla legge.

Documenti da chiedere prima dell’attivazione

La documentazione varia in base alla natura del cliente. Una società già esistente dovrebbe normalmente fornire una visura aggiornata, l’atto dal quale risultano i poteri del firmatario e i dati del titolare effettivo.

Per una società in corso di costituzione possono essere acquisiti i documenti dei soci e degli amministratori, la bozza dell’atto costitutivo e le informazioni sull’attività prevista. Il contratto può stabilire che l’autorizzazione definitiva all’uso della sede venga rilasciata dopo la costituzione e la consegna della visura.

Un professionista o un’impresa individuale dovrebbe comunicare iscrizioni, partita IVA, attività e domicilio digitale. Associazioni e fondazioni devono produrre statuto, codice fiscale, composizione degli organi e poteri del rappresentante.

Servizi che possono essere inclusi

• utilizzo dell’indirizzo come sede legale;
• utilizzo come recapito postale o commerciale;
• ricezione della posta ordinaria;
• ricezione di raccomandate;
• ricezione di atti giudiziari o amministrativi nei limiti applicabili;
• ricezione di pacchi entro dimensioni e peso stabiliti;
• registrazione degli invii ricevuti;
• avviso tramite email, SMS o portale;
• custodia per un determinato periodo;
• ritiro da parte di persone autorizzate;
• apertura della corrispondenza espressamente autorizzata;
• scansione e invio digitale;
• inoltro periodico tramite posta o corriere;
• smaltimento sicuro della documentazione autorizzata;
• utilizzo occasionale di uffici o sale con prenotazione separata;
• servizi telefonici o di segreteria;
• esposizione della denominazione nei limiti concordati.

Ogni servizio dovrebbe avere un livello misurabile. Per esempio, “avviso tempestivo” può essere sostituito con l’impegno a inviare la comunicazione entro un determinato numero di ore lavorative dalla registrazione della posta.

Come definire il livello di servizio

Il contratto può prevedere pacchetti diversi, ma deve evitare espressioni pubblicitarie prive di contenuto. Il cliente deve sapere con quale frequenza verrà controllata la corrispondenza e attraverso quale canale riceverà gli avvisi.

Il fornitore dovrebbe indicare le festività, i periodi di chiusura e le modalità previste per le urgenze. Se non viene garantito un presidio continuativo, il cliente non dovrebbe fare affidamento sulla struttura per scadenze che richiedono un controllo quotidiano.

Apertura e scansione della corrispondenza

La ricezione di una busta non autorizza automaticamente il fornitore ad aprirla. L’apertura, la lettura e la scansione devono essere previste dal servizio e autorizzate dal cliente con istruzioni sufficientemente precise.

Il contratto dovrebbe distinguere tra:

• posta intestata alla società o all’ente;
• posta indirizzata nominativamente a un amministratore o dipendente;
• buste con diciture come “personale”, “riservata” o equivalenti;
• raccomandate e atti notificati;
• documenti contenenti dati particolari o informazioni soggette a segreto;
• pacchi o plichi che non possono essere digitalizzati.

Una delega generale ad aprire anche la corrispondenza personale non dovrebbe essere inserita automaticamente. Per tali invii è preferibile prevedere il ritiro chiuso oppure una specifica autorizzazione del destinatario.

La scansione deve avvenire attraverso sistemi adeguatamente protetti. Il semplice invio a un indirizzo email generico può risultare inadatto per documenti riservati, dati finanziari, informazioni sanitarie o credenziali.

Privacy e ruoli delle parti

Il fornitore tratta i dati del cliente per gestire il contratto, fatturare, effettuare controlli e adempiere agli obblighi di legge. Per tali attività deve rendere la propria informativa e individuare una base giuridica adeguata, senza richiedere un consenso generico.

Quando il fornitore apre, digitalizza, archivia o inoltra documenti seguendo le istruzioni del cliente, deve essere valutato se agisca come responsabile del trattamento ai sensi dell’articolo 28 del Regolamento UE 2016/679. In tal caso è necessario un accordo o un allegato che disciplini istruzioni, sicurezza, riservatezza, subfornitori e cancellazione dei dati.

Il cliente resta responsabile delle istruzioni che impartisce e deve evitare di far trattare alla struttura dati non necessari o in violazione degli obblighi verso dipendenti, clienti e altri interessati.

Il contratto non dovrebbe stabilire che la struttura può divulgare liberamente la corrispondenza o accedere senza limiti al suo contenuto. Devono essere autorizzate soltanto le operazioni necessarie al servizio selezionato.

Ritiro da parte di incaricati

Il cliente dovrebbe comunicare per iscritto i nominativi delle persone autorizzate al ritiro. Il fornitore deve poter identificare chi si presenta e registrare la consegna degli invii più rilevanti.

Non è prudente prevedere che il possesso di un codice o di una chiave sia sempre sufficiente a ritirare qualsiasi documento. Per raccomandate, atti o corrispondenza riservata possono essere necessari documento di identità, delega e firma della ricevuta.

L’elenco degli incaricati deve essere aggiornato quando cambiano amministratori, dipendenti, consulenti o collaboratori. Il cliente risponde delle conseguenze derivanti dalla mancata revoca di un’autorizzazione della quale il fornitore non è stato informato.

Custodia della posta e dei pacchi

La struttura deve custodire la corrispondenza con diligenza per il periodo compreso nel servizio. Non è corretto escludere in via generale qualsiasi obbligo di custodia dopo aver assunto l’incarico di ricevere e conservare gli invii.

Il contratto può stabilire limiti ragionevoli di spazio, peso e durata. Deve inoltre escludere sostanze pericolose, beni deperibili, denaro, titoli, oggetti di valore e materiali illeciti, salvo un servizio specificamente organizzato e autorizzato.

Se un pacco supera i limiti, il fornitore può rifiutarlo oppure chiedere un costo aggiuntivo, ma la regola deve essere comunicata preventivamente. Non dovrebbe accettare l’invio e successivamente addebitare importi non previsti dal listino.

Per la custodia autonoma di beni o documenti può risultare più appropriato un contratto di deposito a titolo oneroso.

Responsabilità del fornitore

Il contratto può escludere la responsabilità per ritardi o disservizi non imputabili al fornitore, come errori del mittente, scioperi del vettore, indisponibilità delle reti o recapiti errati comunicati dal cliente. Non può però eliminare preventivamente ogni responsabilità per una gestione negligente della corrispondenza.

Una clausola di limitazione dovrebbe distinguere il danno diretto documentato dalle conseguenze indirette difficilmente prevedibili. Non può coprire il dolo o la colpa grave e deve essere coordinata con gli obblighi di riservatezza, sicurezza e custodia.

Il cliente deve controllare gli avvisi ricevuti e ritirare tempestivamente gli invii. Il fornitore non può essere considerato responsabile di una scadenza ignorata dal cliente dopo avere inviato correttamente la comunicazione pattuita.

Quando il servizio è essenziale per termini giudiziari, fiscali o amministrativi, le parti possono concordare avvisi multipli, un recapito di emergenza e un registro consultabile dal cliente.

Obblighi del cliente

• fornire dati e documenti veritieri e aggiornati;
• comunicare il titolare effettivo e le relative variazioni;
• utilizzare l’indirizzo soltanto per le finalità autorizzate;
• non dichiarare attività operative non svolte presso la struttura;
• non utilizzare il servizio per attività illecite o ingannevoli;
• comunicare ai mittenti la denominazione e l’indirizzo esatti;
• mantenere aggiornati email, PEC, telefono e indirizzo alternativo;
• controllare gli avvisi e ritirare la corrispondenza;
• pagare canone, spese di inoltro e servizi aggiuntivi;
• aggiornare tempestivamente il Registro delle imprese alla cessazione;
• non inviare beni esclusi o pericolosi;
• revocare le autorizzazioni degli incaricati non più abilitati.

Il cliente dovrebbe inoltre indicare dove svolge realmente l’attività e dove conserva documenti contabili, libri sociali o altri archivi, se tali elementi non si trovano presso l’indirizzo domiciliato.

Canone, IVA e costi aggiuntivi

Il corrispettivo può essere mensile, trimestrale o annuale e viene normalmente assoggettato a IVA secondo la disciplina applicabile. Il contratto deve chiarire se il prezzo indicato è netto o comprensivo dell’imposta.

Il canone dovrebbe elencare i servizi inclusi e quelli addebitati separatamente. Possono essere previsti costi per:

• attivazione e controlli iniziali;
• ricezione di raccomandate o atti;
• scansioni oltre il numero incluso;
• stampe e fotocopie;
• inoltro postale o tramite corriere;
• materiali di imballaggio;
• custodia oltre il periodo gratuito;
• pacchi fuori formato;
• variazioni della denominazione;
• utilizzo di uffici e sale;
• attività amministrative richieste dal cliente.

Le spese anticipate per conto del cliente devono essere documentate. Il fornitore può chiedere un fondo spese, ma deve distinguere il deposito dalle somme acquisite come corrispettivo.

Durata, rinnovo e disdetta

Il contratto può avere durata determinata oppure indeterminata. Se viene previsto il rinnovo tacito, devono essere indicati periodo di rinnovo, termine di disdetta e modalità della comunicazione.

La disdetta impedisce il rinnovo alla scadenza, mentre il recesso interrompe il rapporto prima di tale momento. Il contratto dovrebbe usare i due termini in modo coerente e specificare gli importi eventualmente dovuti fino alla cessazione.

È possibile riconoscere al cliente il recesso anticipato con preavviso. Non è opportuno dichiarare che il cliente può recedere in qualsiasi momento e, nello stesso tempo, obbligarlo automaticamente a pagare l’intero corrispettivo residuo senza spiegare la funzione della clausola.

La comunicazione può essere inviata tramite PEC o raccomandata. Se le parti ammettono anche email o portale, devono indicare quando la comunicazione si considera ricevuta.

Sospensione e risoluzione per inadempimento

Il fornitore può sospendere alcuni servizi in caso di mancato pagamento, documentazione scaduta, impossibilità di completare i controlli obbligatori o uso non autorizzato dell’indirizzo. La sospensione deve essere compatibile con la natura della prestazione e non dovrebbe compromettere arbitrariamente la gestione di posta già ricevuta.

La risoluzione può essere prevista per inadempimenti specifici, come:

• mancato pagamento protratto oltre il termine assegnato;
• documenti falsi o informazioni non veritiere;
• rifiuto di fornire dati necessari all’adeguata verifica;
• utilizzo dell’indirizzo per attività illecite;
• iscrizione di soggetti non autorizzati;
• uso dei locali non compreso nel servizio;
• ricezione abituale di beni vietati o pericolosi;
• mancato trasferimento della sede dopo la cessazione;
• violazioni gravi o reiterate delle regole di sicurezza.

Quando l’inadempimento è sanabile, può essere prevista una diffida con un termine per rimediare. Per contestare un mancato pagamento è disponibile anche il modello di risoluzione del contratto per mancato pagamento.

Cosa succede alla cessazione del servizio

Il cliente deve smettere di utilizzare l’indirizzo dalla data di cessazione e rimuoverlo da sito, carta intestata, fatture, registri, pubblicità e comunicazioni commerciali. Se l’indirizzo è la sede legale, deve inoltre presentare la pratica necessaria per il trasferimento.

Il contratto può prevedere che il cliente consegni al fornitore una visura o altra prova dell’avvenuto aggiornamento. Finché l’indirizzo continua a risultare pubblicamente associato al cliente, la struttura può dover gestire ulteriore corrispondenza e può applicare il compenso espressamente stabilito per tale fase.

Il fornitore non può modificare autonomamente la sede del cliente nel Registro delle imprese. Può però comunicare agli uffici competenti la cessazione del titolo o intraprendere le iniziative consentite dalla disciplina applicabile.

La cessione del contratto a un nuovo fornitore non avviene automaticamente. Se cambia il soggetto che gestisce la struttura, devono essere rispettate le regole sulla cessione del contratto e sul trattamento dei dati. Può essere utile una specifica cessione del contratto di servizi.

Come gestire la posta rimasta in giacenza

Alla cessazione il cliente deve ritirare la corrispondenza entro il termine concordato. Il fornitore dovrebbe inviare un avviso finale utilizzando più recapiti disponibili.

Per la posta ordinaria non ritirata può essere prevista la restituzione al mittente oppure la distruzione sicura dopo un periodo definito, quando tale operazione è lecita e il cliente l’ha autorizzata. Non dovrebbe essere prevista una distruzione immediata e indiscriminata.

Raccomandate, atti notificati, documenti originali e beni di valore richiedono una gestione differenziata. Il contratto deve evitare di assimilare qualsiasi plico a normale materiale cartaceo eliminabile.

Gli invii ricevuti dopo la cessazione possono essere respinti o restituiti al mittente, salvo un servizio temporaneo di inoltro. Durata e prezzo di tale servizio devono essere concordati per iscritto.

Registrazione del contratto

Non esiste un obbligo generale di registrare entro un termine fisso ogni contratto di domiciliazione sottoscritto tra imprese. Il trattamento dipende dalla forma dell’atto, dalle clausole contenute, dal regime IVA e dall’eventuale utilizzo del documento.

Una scrittura privata non autenticata relativa a prestazioni soggette a IVA può essere soggetta a registrazione in caso d’uso, mentre le parti possono chiedere una registrazione volontaria. La presenza di clausole aventi diversa natura può modificare il trattamento.

Il contratto dovrebbe quindi limitarsi a stabilire chi sostiene imposte e spese se la registrazione diventa necessaria o viene richiesta. Non è corretto inserire automaticamente un termine previsto per locazioni o altri atti soggetti a una disciplina differente.

Quando questo modello non è adatto

Il fac simile non è adatto a concedere il godimento esclusivo di un ufficio, di un deposito o di un locale commerciale. In questi casi devono essere valutati un contratto di locazione, un contratto di coworking o un diverso accordo relativo agli spazi.

Non deve essere utilizzato senza modifiche per la domiciliazione professionale presso un ordine, per l’elezione di domicilio processuale presso un avvocato, per il domicilio digitale PEC o per un incarico fiduciario.

Richiedono clausole specifiche anche la gestione di documentazione sanitaria, corrispondenza bancaria, dati giudiziari, archivi contabili, pacchi di valore, notifiche in procedimenti particolari e servizi prestati a soggetti esteri.

Il modello presuppone un rapporto tra operatori economici. Se il cliente agisce come consumatore, devono essere verificate le disposizioni inderogabili previste per i contratti con i consumatori.

Errori da evitare

• non distinguere sede legale, domicilio postale e sede operativa;
• autorizzare l’iscrizione della sede senza verificare il cliente;
• far credere che il servizio comprenda il godimento di un ufficio;
• confondere l’indirizzo fisico con il domicilio digitale PEC;
• non specificare quali invii vengono accettati;
• garantire in modo assoluto la validità o l’inefficacia delle notifiche;
• non prevedere un registro per raccomandate e atti;
• utilizzare formule generiche come “avviso tempestivo”;
• aprire e scansionare la corrispondenza senza autorizzazione;
• comprendere automaticamente la posta personale o riservata;
• non valutare gli obblighi antiriciclaggio;
• omettere l’identificazione del titolare effettivo;
• non aggiornare documenti e recapiti del cliente;
• escludere ogni responsabilità del fornitore;
• limitare la responsabilità anche per dolo o colpa grave;
• non indicare durata e costi della custodia;
• accettare pacchi senza definire peso e dimensioni;
• non distinguere canone e servizi extra;
• prevedere il rinnovo tacito senza termine di disdetta;
• confondere disdetta, recesso e risoluzione;
• cessare il servizio senza regolare la posta già ricevuta;
• distruggere indiscriminatamente gli invii non ritirati;
• non obbligare il cliente a trasferire la sede alla cessazione;
• inserire un obbligo generale di registrazione non verificato;
• richiamare tutti gli articoli per l’approvazione specifica senza individuare le clausole effettivamente onerose;
• lasciare nel modello opzioni incompatibili tra loro.

Fac simile contratto di domiciliazione

Il modello seguente può regolare la domiciliazione della sede legale oppure il solo recapito postale. Le opzioni relative a ricezione di atti, apertura, scansione, inoltro e utilizzo degli spazi devono essere mantenute soltanto se comprese nel servizio.

Scarica il modello Word del contratto di domiciliazione

Il file Word contiene un contratto modificabile per la domiciliazione della sede legale o per il semplice recapito postale. Il modello comprende clausole su ricezione e registrazione degli invii, apertura, scansione, inoltro, custodia, pacchi, verifiche del cliente, costi e cessazione.

Prima dell’utilizzo occorre sostituire tutti i segnaposto, selezionare la tipologia di domiciliazione ed eliminare i servizi non acquistati. Devono inoltre essere completati il listino, i tempi di avviso, i limiti dei pacchi, gli incaricati al ritiro e gli eventuali allegati privacy.

Scarica il modello Word del contratto di domiciliazione

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Domande frequenti sul contratto di domiciliazione

La domiciliazione consente di iscrivere la sede legale?

Sì, quando il fornitore autorizza espressamente questo utilizzo e dispone legittimamente dell’indirizzo. La firma del contratto non aggiorna però automaticamente il Registro delle imprese. Il cliente deve adottare gli eventuali atti societari e depositare la pratica necessaria, consegnando poi al fornitore una visura aggiornata.

Il cliente può lavorare presso l’indirizzo domiciliato?

Non automaticamente. La sola domiciliazione permette di utilizzare l’indirizzo per le finalità indicate e di ricevere la corrispondenza. Postazioni, riunioni, ricevimento del pubblico, magazzino e presenza stabile di personale richiedono un accordo specifico. Lo svolgimento effettivo dell’attività può inoltre comportare l’iscrizione di un’unità locale e altri adempimenti.

Il fornitore deve accettare raccomandate e atti giudiziari?

Il contratto deve specificare quali invii rientrano nel servizio. Se l’indirizzo è la sede legale, alcuni atti possono essere validamente notificati secondo le regole applicabili, indipendentemente dalle formule utilizzate nel contratto. Il fornitore dovrebbe registrare la ricezione e avvisare rapidamente il cliente, senza promettere che qualsiasi consegna sia sempre valida o inefficace.

La struttura può aprire e scansionare la posta?

Può farlo soltanto se il servizio lo prevede e il cliente ha impartito istruzioni chiare. Posta aziendale, corrispondenza nominativa e buste riservate devono essere trattate in modo distinto. Quando la struttura opera sui documenti per conto del cliente, può essere necessario disciplinare il trattamento dei dati con un accordo ai sensi dell’articolo 28 del GDPR.

Cosa accade se la società non trasferisce la sede alla scadenza?

La cessazione del contratto obbliga il cliente a interrompere l’uso dell’indirizzo e a presentare la pratica di trasferimento. Il contratto può prevedere un compenso per le attività residue finché la sede continua a risultare pubblicamente iscritta, ma tale pagamento non rinnova automaticamente il servizio. Il fornitore può inoltre adottare le iniziative consentite per segnalare la cessazione del titolo.