Contratto di deposito merci presso terzi – Esempio e Fac Simile

In questa pagina è disponibile un fac simile di contratto di deposito merci presso terzi in formato Word. Il documento serve a regolare l’affidamento di prodotti, materiali, attrezzature o altre merci a un soggetto esterno che le riceve, le custodisce e deve successivamente restituirle.

Il modello è destinato soprattutto a imprese, commercianti, produttori, professionisti e gestori di magazzini che vogliono definire per iscritto le condizioni dello stoccaggio. Può essere utilizzato per un singolo lotto oppure per consegne successive, purché ogni movimento sia accompagnato da un inventario, un documento di trasporto o un verbale che permetta di identificare la merce. La guida spiega come distinguere il deposito da altri contratti, quali dati inserire, come descrivere quantità e condizioni dei beni, come disciplinare movimentazione, compenso, responsabilità e restituzione. Il fac simile deve essere adattato se riguarda prodotti alimentari, medicinali, rifiuti, sostanze pericolose, merci doganali o beni che richiedono autorizzazioni e condizioni tecniche particolari.

Che cos’è il contratto di deposito merci presso terzi

Il deposito è il contratto con il quale una parte, chiamata depositario, riceve dall’altra, chiamata depositante, una cosa mobile con l’obbligo di custodirla e restituirla in natura. La disciplina generale si trova negli articoli 1766 e seguenti del Codice civile consultabile su Normattiva.

Nel deposito di merci presso terzi, il depositante conserva la titolarità o la disponibilità dei beni, mentre il depositario ne assume la custodia. La consegna non costituisce una vendita e non autorizza il magazziniere a utilizzare, trasformare o trasferire la merce, salvo un accordo espresso compatibile con la natura del rapporto.

Il Codice civile presume il deposito gratuito, a meno che dalla qualità professionale del depositario o dalle altre circostanze emerga una diversa volontà. Quando un’impresa svolge professionalmente attività di custodia o stoccaggio, il rapporto è normalmente oneroso e il contratto deve indicare con precisione il corrispettivo e i servizi compresi.

Quando si usa il deposito presso un magazzino esterno

Il contratto è adatto quando la funzione principale dell’accordo consiste nella custodia di merci individuate. Il depositario prende materialmente in carico i beni, li conserva nel luogo concordato e li restituisce al depositante o a un soggetto da questo autorizzato.

Può essere utilizzato, per esempio, per depositare materie prime, componenti, prodotti finiti, ricambi, imballaggi, macchinari smontati, arredi commerciali e attrezzature. È possibile prevedere consegne e ritiri periodici, purché il contratto stabilisca come aggiornare le giacenze e come documentare ogni movimento.

Se il rapporto è sempre a pagamento ma non riguarda in modo specifico merci aziendali, può risultare utile anche il modello generale di contratto di deposito a titolo oneroso.

Differenza tra deposito, locazione del magazzino e logistica

Rapporto	Prestazione principale	Gestione dei beni
Deposito di merci	Custodia e restituzione delle merci	Il depositario prende in carico beni identificati e ne risponde secondo il contratto e la legge
Locazione di spazio	Messa a disposizione di un locale o di un’area	Il conduttore conserva direttamente i propri beni e gestisce lo spazio ricevuto
Servizio di logistica	Insieme coordinato di deposito, movimentazione, preparazione ordini e altre attività	Il gestore esegue più prestazioni operative, delle quali la custodia può essere solo una parte
Trasporto	Trasferimento delle merci da un luogo a un altro	La custodia è collegata all’esecuzione del viaggio e alla riconsegna
Consignment stock	Stoccaggio presso il cliente in vista di futuri prelievi e acquisti	La proprietà segue le regole stabilite per i successivi prelievi della merce
Magazzini generali	Deposito svolto da un’impresa soggetta alla disciplina speciale del settore	Possono trovare applicazione norme specifiche, anche in materia di fede di deposito e nota di pegno

Se l’impresa esterna si limita a concedere una porzione di capannone senza assumere la custodia delle merci, la qualificazione come deposito può essere impropria. La disponibilità delle chiavi, l’accesso esclusivo del cliente e l’assenza di controlli da parte del gestore sono elementi più vicini alla locazione di uno spazio.

Quando il fornitore riceve gli ordini, preleva gli articoli, prepara gli imballaggi, applica le etichette, organizza le spedizioni e gestisce i resi, è preferibile un contratto di logistica o fulfilment. Per la sola organizzazione del trasferimento può invece essere utilizzato un contratto di spedizione merci.

Il contratto di consignment stock risponde a una finalità ancora diversa, perché le merci vengono collocate presso il potenziale acquirente per essere prelevate secondo il fabbisogno. Il semplice deposito non attribuisce invece al depositario il diritto di acquistare o vendere i beni.

Quali dati deve contenere il contratto

Il documento deve identificare le parti e descrivere la funzione concreta del rapporto. Se una parte è una società, occorre indicare denominazione, sede, codice fiscale, partita IVA, dati del rappresentante e relativo potere di firma. Devono essere riportati anche l’indirizzo del magazzino e i recapiti da utilizzare per ordini di ritiro, avvisi e contestazioni.

Le principali informazioni da inserire sono:

• dati completi del depositante e del depositario;
• indirizzo esatto del luogo di custodia;
• data di inizio e durata del rapporto;
• descrizione, quantità e identificativi delle merci;
• condizioni iniziali dei beni e degli imballaggi;
• modalità di consegna, carico, scarico e movimentazione;
• condizioni ambientali e misure di custodia concordate;
• corrispettivo, unità di calcolo e modalità di pagamento;
• servizi compresi e costi delle attività aggiuntive;
• regole per prelievi, restituzioni parziali e inventari;
• eventuale copertura assicurativa;
• allegati e documenti utilizzati per tracciare i movimenti.

Se sono previste più consegne, non è necessario modificare ogni volta il contratto principale. Le parti possono utilizzare schede di entrata e uscita, inventari periodici e documenti di trasporto collegati all’accordo mediante data, numero o altro riferimento univoco.

Come descrivere le merci nell’inventario

Una definizione generica come “materiale vario” non consente di verificare cosa sia stato effettivamente consegnato. L’inventario deve permettere di confrontare i beni ricevuti con quelli riconsegnati e di distinguere eventuali differenze già presenti all’ingresso.

Per ogni articolo o lotto è utile riportare denominazione commerciale, codice prodotto, quantità, unità di misura, numero di serie o lotto, peso, tipo di imballaggio e condizioni esteriori. Per pallet, casse e contenitori si possono indicare anche dimensioni, sigilli, etichette e numero dei colli.

Il valore dichiarato può essere inserito per esigenze di inventario o assicurazione, ma non determina automaticamente l’ammontare di un eventuale risarcimento. Il contratto deve chiarire la funzione attribuita a tale valore e la sua eventuale relazione con massimali, franchigie o coperture assicurative.

Quando beni dello stesso genere appartengono a clienti diversi, è utile stabilire come saranno separati e identificati. Se le merci fungibili vengono mescolate e il depositario può disporne, il rapporto può assumere caratteristiche diverse dal deposito regolare, nel quale devono essere restituiti gli stessi beni ricevuti.

Come documentare lo stato della merce alla consegna

Al momento dell’ingresso conviene predisporre un verbale di presa in carico firmato da entrambe le parti. Il documento dovrebbe riportare data e ora, riferimenti del trasporto, numero dei colli, condizioni degli imballaggi, anomalie visibili e riserve formulate dal depositario.

Le fotografie possono completare il verbale quando la merce ha un valore significativo, presenta difetti già esistenti o richiede particolari modalità di accatastamento. I file dovrebbero essere collegati al lotto mediante un nome o un codice comprensibile e conservati senza alterazioni insieme agli altri documenti del deposito.

Se la verifica completa non può essere effettuata durante lo scarico, le parti possono stabilire un termine entro il quale il depositario comunica differenze quantitative o danni non immediatamente rilevabili. La clausola deve distinguere il controllo esterno degli imballaggi dall’accertamento del contenuto.

Luogo di custodia e condizioni del magazzino

Il contratto deve indicare il luogo nel quale le merci saranno conservate. Una formula che autorizza il depositario a trasferirle liberamente in qualsiasi struttura riduce la possibilità del depositante di controllare la destinazione dei beni e può creare problemi operativi, assicurativi e fiscali.

Il depositario non può servirsi della cosa né affidarla a un altro soggetto senza il consenso del depositante. In presenza di circostanze urgenti può essere necessario modificare le modalità di custodia per preservare i beni, ma la situazione e le misure adottate devono essere comunicate appena possibile.

Le condizioni tecniche non vanno date per scontate. Temperatura, umidità, protezione dalla luce, altezza massima di impilamento, separazione da altre sostanze, videosorveglianza, sistemi antincendio e controllo degli accessi devono essere indicati soltanto se effettivamente concordati e disponibili.

Il modello proposto riguarda merci ordinarie e non pericolose. Per alimenti, medicinali, sostanze chimiche, prodotti infiammabili, rifiuti o merci soggette a controlli doganali occorre verificare autorizzazioni, requisiti del deposito, tracciabilità e responsabilità previste dalla disciplina di settore.

Obblighi del depositario nella custodia

Il depositario deve custodire i beni con la diligenza richiesta dall’articolo 1768 del Codice civile. Nel valutare la condotta concreta assumono rilievo la natura delle merci, l’attività professionale svolta, le condizioni promesse e le informazioni ricevute dal depositante.

Il contratto può specificare controlli periodici, registrazione degli accessi, segnalazione di infiltrazioni, guasti agli impianti, tentativi di effrazione e altre circostanze che possano compromettere la conservazione. Questi impegni diventano obblighi contrattuali solo se inseriti nell’accordo o nei relativi allegati.

Il depositario deve inoltre mantenere separati e riconoscibili i beni, impedire prelievi non autorizzati e aggiornare le registrazioni di magazzino. Se rileva imballaggi inadeguati, deterioramenti o pericoli non dichiarati, deve darne comunicazione al depositante e adottare le misure urgenti ragionevolmente necessarie.

Obblighi del depositante e dichiarazioni sulle merci

Il depositante deve fornire informazioni corrette sulla natura, quantità e caratteristiche dei beni. Deve inoltre comunicare le istruzioni di conservazione, i rischi connessi alla movimentazione e l’eventuale necessità di autorizzazioni, controlli o attrezzature speciali.

Nel contratto può dichiarare di avere la disponibilità delle merci e di essere autorizzato a consegnarle. Non è invece opportuno inserire garanzie assolute su circostanze che il depositante non può verificare o clausole che trasferiscono al cliente ogni rischio, compreso quello derivante dalla condotta del depositario.

Le merci devono essere imballate in modo coerente con il trasporto, la movimentazione e il periodo di deposito concordato. Se il depositario fornisce anche imballaggio, ricondizionamento o manutenzione, tali prestazioni devono essere descritte separatamente con il relativo compenso.

Corrispettivo, movimentazione e spese aggiuntive

Il prezzo può essere calcolato per giorno, settimana, mese, metro quadrato, metro cubo, pallet, collo, peso o quantità di merce. Il contratto deve chiarire da quale data inizia la fatturazione e se la frazione del periodo viene conteggiata per intero o in proporzione ai giorni effettivi.

Il canone di deposito non comprende automaticamente ogni attività eseguita nel magazzino. È opportuno indicare se sono inclusi scarico, carico, uso di muletti, controlli, inventari, prelievi parziali, imballaggi, smaltimento dei materiali di confezionamento e operazioni fuori orario.

L’articolo 1781 del Codice civile prevede, tra i diritti del depositario, il rimborso delle spese sostenute per conservare la cosa, l’indennizzo delle perdite cagionate dal deposito e il pagamento del compenso pattuito. Il contratto può stabilire che determinate spese ordinarie siano già comprese nel prezzo e che quelle eccezionali richiedano, quando possibile, l’autorizzazione preventiva del depositante.

In caso di pagamento tardivo non deve essere utilizzato il vecchio riferimento al tasso ufficiale di sconto presente nel modello originario. Le parti possono richiamare gli interessi previsti dalla disciplina applicabile oppure concordare un criterio consentito dalla legge, indicando anche scadenze, fatturazione e termini di contestazione.

Responsabilità per perdita, furto e danneggiamento

Una clausola che rende il depositario responsabile di qualsiasi pregiudizio, indipendentemente dalla causa, è troppo generica. Allo stesso modo, non è corretto escludere in anticipo ogni responsabilità per furto, incendio o altro evento soltanto qualificandolo come forza maggiore.

Il contratto dovrebbe descrivere le misure di custodia promesse e rinviare alle regole di legge per la valutazione della responsabilità. Quando si verifica un evento, occorre accertare la causa, la condotta delle parti, l’idoneità degli imballaggi, le condizioni della merce e il rispetto delle istruzioni concordate.

È utile prevedere che il depositario informi tempestivamente il depositante di perdita, sottrazione, avaria o rischio di deterioramento. La comunicazione dovrebbe contenere una descrizione dell’accaduto e, quando disponibili, fotografie, rapporti interni, inventari e riferimenti alle segnalazioni effettuate alle autorità o all’assicuratore.

Il semplice ritiro non deve essere presentato come una liberazione automatica da qualsiasi responsabilità. Il verbale di restituzione documenta quantità e condizioni riscontrabili in quel momento, ma non può cancellare in modo indiscriminato contestazioni relative a differenze o danni non immediatamente riconoscibili.

Assicurazione delle merci depositate

La disciplina generale del deposito non impone sempre al depositario di stipulare una polizza per conto del cliente. L’assicurazione può derivare da un accordo tra le parti, dalle condizioni del servizio o dalle regole applicabili a una specifica attività o categoria di merce.

Se esiste una copertura, il contratto dovrebbe indicare almeno contraente, beni assicurati, rischi coperti, massimale, franchigia e procedura di denuncia. Espressioni come “magazzino assicurato” non chiariscono se la polizza protegga l’immobile, la responsabilità dell’impresa oppure il valore delle merci dei clienti.

Se il depositante mantiene una propria assicurazione, deve verificare che la polizza copra anche la giacenza presso il magazzino esterno. L’indicazione di un valore nell’inventario non sostituisce la copertura assicurativa e non modifica da sola le condizioni previste dalla polizza.

Durata, recesso e restituzione anticipata

Il deposito può avere durata determinata o indeterminata. Nel primo caso vanno indicate data iniziale, scadenza e condizioni dell’eventuale rinnovo. Nel secondo è opportuno stabilire il preavviso con il quale ciascuna parte può interrompere il rapporto.

In base all’articolo 1771 del Codice civile, il depositario deve restituire la cosa quando il depositante la richiede, salvo che sia stato convenuto un termine anche nell’interesse del depositario. Per evitare dubbi, il contratto deve chiarire se il depositante può ritirare anticipatamente la merce e quali corrispettivi restano dovuti.

Il ritiro deve essere richiesto con il preavviso necessario per localizzare, preparare e movimentare le merci. Tale termine è una regola organizzativa concordata tra le parti e deve essere proporzionato alle dimensioni del lotto e alle attività richieste.

Salvo diverso accordo, la restituzione avviene nel luogo in cui la cosa doveva essere custodita e le relative spese sono sostenute dal depositante. Le parti possono però stabilire che il depositario organizzi il trasporto, indicando in tal caso costi, rischi e soggetto incaricato.

Ritiri parziali e aggiornamento delle giacenze

Nei rapporti continuativi il deposito iniziale può essere seguito da nuovi conferimenti e prelievi parziali. Ogni operazione deve essere collegata al contratto e riportare codice della merce, quantità in entrata o uscita, data, destinatario e soggetto che ha autorizzato il movimento.

Il contratto può prevedere un rendiconto periodico delle giacenze e un termine per segnalare discordanze. Questo meccanismo costituisce una prassi organizzativa utile, ma non sostituisce la documentazione dei singoli movimenti richiesta dalla disciplina fiscale o dalle procedure interne delle parti.

Quando il ritiro viene eseguito da un vettore o da un cliente del depositante, il depositario deve ricevere istruzioni sufficienti per identificare il soggetto autorizzato. È utile indicare il numero dell’ordine, la targa del mezzo, il nominativo dell’incaricato e gli eventuali documenti da verificare.

Cosa prevedere se la merce non viene ritirata

Alla scadenza il depositario può invitare il depositante a organizzare il ritiro entro un termine ragionevole. La comunicazione dovrebbe essere inviata con un mezzo che permetta di provarne il contenuto e la ricezione, soprattutto quando la giacenza continua a generare costi.

Il contratto può stabilire il corrispettivo dovuto per la custodia successiva alla scadenza e le spese di movimentazione. Non è invece opportuno attribuire al depositario un potere generico di distruggere, acquisire o vendere autonomamente le merci senza rispettare le condizioni previste dalla legge.

Se il depositante rimane inattivo, può essere utilizzata una lettera di sollecito per il ritiro della merce. Per beni deperibili, pericolosi o soggetti a provvedimenti dell’autorità, la gestione deve seguire le specifiche disposizioni applicabili.

Come provare che le merci si trovano presso terzi

Per le imprese, la documentazione del deposito non ha soltanto una funzione contrattuale. Il DPR 10 novembre 1997, n. 441 disciplina anche la prova della consegna a terzi di beni a titolo non traslativo della proprietà, compreso il deposito.

La consegna può risultare, in alternativa, da libri o registri contenenti natura, qualità, quantità e causale del trasferimento, da un atto registrato oppure da un documento di trasporto integrato con la causale. Sono previste anche specifiche annotazioni nei registri IVA con i dati del destinatario e la causale del passaggio. Il testo del provvedimento è disponibile nella banca dati normativa del Dipartimento delle Finanze.

Il contratto non sostituisce quindi i documenti operativi e contabili utilizzati per ogni movimentazione. Per individuare la modalità adeguata al proprio sistema amministrativo è opportuno coordinare contratto, documenti di trasporto, inventario e registrazioni con il professionista che segue la contabilità dell’impresa.

Il contratto deve essere registrato

La registrazione non è prevista dalla disciplina civilistica come requisito generale per la conclusione del deposito. Gli obblighi tributari dipendono però dalla forma dell’accordo, dal suo contenuto, dalla qualità delle parti e dal trattamento fiscale delle prestazioni.

Inoltre, il DPR n. 441 del 1997 include l’atto registrato tra i mezzi che possono documentare la consegna non traslativa, ma prevede anche modalità alternative, come il documento di trasporto con causale o le registrazioni indicate dalla norma. Non è quindi corretto affermare che ogni contratto di deposito merci debba necessariamente essere registrato soltanto perché redatto per iscritto.

Prima di inserire nel modello una clausola che attribuisce a una parte l’obbligo di registrazione e le relative spese, occorre verificare il caso concreto. Una clausola contrattuale può ripartire i costi tra le parti, ma non modifica gli eventuali obblighi stabiliti dalla normativa tributaria.

Quante copie predisporre e quali allegati conservare

È consigliabile predisporre almeno due copie complete e firmate, una per ogni parte. Ogni copia dovrebbe comprendere gli stessi allegati e riportare la medesima data, evitando che una parte conservi un inventario differente da quello sottoscritto dall’altra.

Tra i documenti da allegare o collegare al contratto possono rientrare:

• inventario iniziale delle merci;
• verbale di consegna e presa in carico;
• documenti di trasporto;
• fotografie degli imballaggi e dei beni;
• planimetria o identificazione dell’area di deposito;
• scheda delle condizioni ambientali richieste;
• tariffario per movimentazioni e servizi aggiuntivi;
• certificato o condizioni della polizza assicurativa, se prevista;
• elenco delle persone autorizzate a ordinare i ritiri;
• verbali di inventario e restituzione.

Il contratto e i documenti successivi devono essere conservati in modo da poter ricostruire l’intero periodo di giacenza. Le regole interne di conservazione devono essere coordinate con gli obblighi civilistici, contabili, fiscali e di settore applicabili alle parti.

Errori da evitare nel contratto

• descrivere la merce con espressioni generiche prive di quantità e codici identificativi;
• confondere la custodia con la semplice locazione di uno spazio;
• non indicare il luogo effettivo nel quale saranno tenuti i beni;
• autorizzare il subdeposito senza limiti o senza informare il depositante;
• omettere lo stato degli imballaggi e le anomalie riscontrate alla consegna;
• non distinguere il canone di custodia dai costi di carico, scarico e prelievo;
• prevedere una responsabilità assoluta o un’esclusione generale di responsabilità;
• dichiarare automaticamente assicurate le merci senza descrivere la polizza;
• considerare il ritiro come rinuncia a qualsiasi contestazione successiva;
• attribuire al depositario il diritto indiscriminato di vendere o distruggere i beni;
• non documentare fiscalmente le merci trasferite presso il terzo;
• utilizzare il modello ordinario per merci pericolose, deperibili o regolamentate.

Il modello originario conteneva anche un’approvazione generica di tutte le clausole ai sensi degli articoli 1341 e 1342 del Codice civile. L’approvazione specifica riguarda determinate condizioni predisposte unilateralmente mediante moduli o condizioni generali e non deve essere trasformata in una formula automatica riferita indistintamente all’intero contratto.

Fac simile contratto di deposito merci presso terzi

Il seguente modello disciplina un deposito oneroso di merci ordinarie presso un magazzino esterno. L’inventario e il verbale di consegna sono inseriti come allegato operativo e devono essere aggiornati in occasione dei successivi movimenti.

Scarica il modello Word del contratto di deposito merci

Il file Word contiene il contratto modificabile, l’inventario delle merci e il verbale di consegna. Il testo può essere aperto con i comuni programmi di videoscrittura compatibili con il formato e personalizzato inserendo dati delle parti, indirizzo del magazzino, durata, tariffe, servizi compresi e modalità di restituzione.

Prima della firma occorre eliminare le alternative non utilizzate, completare tutti i segnaposto e allegare la descrizione effettiva dei beni. Per merci regolamentate o rapporti che comprendono trasporto, lavorazione, fulfilment o attività doganali, il modello deve essere integrato in base ai servizi concretamente affidati.

Domande frequenti sul deposito merci presso terzi

Il depositario può usare o spostare le merci?

Il depositario non può utilizzare le merci né affidarle a un altro soggetto senza il consenso del depositante. Il contratto può autorizzare determinati trasferimenti tra magazzini, specificandone condizioni e comunicazioni. Se una situazione urgente impone di cambiare le modalità di custodia per evitare un danno, il depositario può adottare le misure necessarie e deve informare il depositante appena possibile.

Il depositante può chiedere la restituzione prima della scadenza?

In linea generale, il depositante può chiedere la restituzione, salvo che sia stato concordato un termine anche nell’interesse del depositario. Nel contratto commerciale conviene disciplinare espressamente restituzione anticipata, preavviso, corrispettivo maturato e costi di movimentazione. Un termine organizzativo per preparare le merci non deve rendere impossibile o ingiustificatamente gravoso il ritiro.

Chi risponde se le merci vengono rubate o danneggiate?

La responsabilità non dipende soltanto dal verificarsi del furto o del danno. Occorre valutare la causa dell’evento, la diligenza del depositario, le misure di custodia concordate, le condizioni degli imballaggi e le informazioni fornite dal depositante. Una clausola che esclude ogni responsabilità per furto o incendio non sostituisce questa verifica e può risultare inefficace nei casi previsti dalla legge.

Il contratto deve essere registrato all’Agenzia delle Entrate?

La disciplina civilistica non richiede la registrazione come condizione generale per il deposito. Il trattamento tributario dipende però dalla forma e dal contenuto dell’atto. Per dimostrare che beni aziendali sono stati consegnati a terzi, il DPR n. 441 del 1997 prevede più mezzi alternativi, tra cui documenti di trasporto con causale, registrazioni contabili o fiscali e atti registrati.

Qual è la differenza tra deposito merci e affitto di un magazzino?

Nel deposito il gestore riceve beni determinati, ne assume la custodia e deve restituirli. Nell’affitto o nella locazione viene invece messo a disposizione uno spazio che il cliente utilizza e gestisce direttamente. La denominazione scelta dalle parti non è decisiva: contano le attività effettivamente svolte, la disponibilità dei locali, il controllo degli accessi e l’assunzione dell’obbligo di custodia.