In questa pagina è disponibile un fac simile di contratto di concessione di spazi pubblicitari in formato DOC, modificabile con Word o con altri programmi compatibili. Il modello è pensato per il rapporto tra il soggetto che dispone di mezzi, canali o superfici pubblicitarie e una concessionaria incaricata di commercializzarli presso inserzionisti, agenzie e centri media.
Il contratto può essere consultato integralmente prima del download. Prima della firma occorre definire quali spazi rientrano nell’incarico, se la raccolta è esclusiva, chi conclude i contratti con gli inserzionisti, chi fattura, come vengono calcolati i ricavi, quali materiali possono essere rifiutati e cosa accade in caso di mancata pubblicazione.
A cosa serve il contratto di concessione di spazi pubblicitari
Il contratto serve a organizzare una collaborazione continuativa per la vendita di inventario pubblicitario. Il titolare degli spazi mette a disposizione determinati mezzi e formati, mentre la concessionaria svolge l’attività commerciale necessaria per individuare gli inserzionisti, negoziare le campagne e coordinare gli ordini.
Il modello può essere utilizzato per siti internet, newsletter, pubblicazioni cartacee, circuiti digitali, eventi, canali audio o video e altri mezzi nei quali siano disponibili spazi commercializzabili. Nell’Allegato dedicato all’inventario devono essere identificati con precisione supporto, formato, posizione, durata o dimensione, periodo e specifiche tecniche.
Il documento non coincide con il contratto relativo alla singola campagna pubblicitaria. Quest’ultimo, normalmente formalizzato mediante ordine, conferma o piano mezzi, stabilisce invece i dettagli di uno specifico inserzionista, come periodo, numero di uscite, formato, prezzo e materiali da pubblicare.
Fac simile contratto concessione spazi pubblicitari
Il modello seguente prevede due modalità alternative di organizzazione della raccolta pubblicitaria. Deve essere mantenuta soltanto quella effettivamente scelta dalle parti e devono essere compilati gli allegati richiamati nel contratto.
CONTRATTO DI CONCESSIONE E COMMERCIALIZZAZIONE DI SPAZI PUBBLICITARI
TRA
[DENOMINAZIONE DEL TITOLARE DEGLI SPAZI], con sede in [INDIRIZZO], codice fiscale [CODICE FISCALE], partita IVA [PARTITA IVA], in persona di [NOME E COGNOME], in qualità di [QUALIFICA], PEC [PEC], di seguito “Concedente”;
E
[DENOMINAZIONE DELLA CONCESSIONARIA], con sede in [INDIRIZZO], codice fiscale [CODICE FISCALE], partita IVA [PARTITA IVA], in persona di [NOME E COGNOME], in qualità di [QUALIFICA], PEC [PEC], di seguito “Concessionaria”.
Il Concedente e la Concessionaria sono di seguito indicati singolarmente come “Parte” e congiuntamente come “Parti”.
PREMESSE
Il Concedente dispone dei mezzi, canali o superfici pubblicitarie indicati nell’Allegato 1 e intende affidarne la commercializzazione alla Concessionaria secondo le condizioni del presente contratto.
La Concessionaria dichiara di disporre di un’organizzazione idonea alla ricerca degli inserzionisti, alla negoziazione degli ordini, alla gestione dei materiali e alla rendicontazione commerciale.
Le Premesse e gli Allegati costituiscono parte integrante del contratto.
ARTICOLO 1 – DEFINIZIONI
Per “Spazi” si intendono esclusivamente gli spazi, tempi, formati, posizionamenti e altri elementi pubblicitari descritti nell’Allegato 1.
Per “Inserzionista” si intende il soggetto che acquista una campagna pubblicitaria.
Per “Ordine” si intende la singola campagna approvata secondo la procedura prevista dal presente contratto e dall’Allegato 3.
ARTICOLO 2 – OGGETTO DEL CONTRATTO
Il Concedente affida alla Concessionaria la promozione e la commercializzazione degli Spazi individuati nell’Allegato 1.
La Concessionaria svolge l’attività con propria organizzazione, personale e mezzi e non dispone di poteri di rappresentanza del Concedente oltre quelli eventualmente attribuiti mediante specifico atto scritto.
ARTICOLO 3 – MODELLO OPERATIVO
MANTENERE UNA SOLA DELLE SEGUENTI OPZIONI.
OPZIONE A – COMMERCIALIZZAZIONE IN NOME PROPRIO
La Concessionaria conclude in nome proprio i contratti con gli Inserzionisti, emette le relative fatture, incassa i corrispettivi e assume il rischio di credito, salvo quanto diversamente stabilito nell’Allegato 5. Il Concedente resta responsabile delle attività di pubblicazione o diffusione che dipendono direttamente dai mezzi da esso gestiti.
OPZIONE B – ATTIVITÀ DI INTERMEDIAZIONE
La Concessionaria ricerca e procura gli Ordini per conto del Concedente. I contratti pubblicitari vengono conclusi dal Concedente, che emette le fatture e incassa i relativi corrispettivi. Alla Concessionaria spetta la commissione stabilita nell’Allegato 5.
ARTICOLO 4 – SPAZI, FORMATI E DISPONIBILITÀ
L’Allegato 1 identifica i mezzi interessati, quali [SITO / NEWSLETTER / PUBBLICAZIONE CARTACEA / CANALE AUDIO / CANALE VIDEO / EVENTO / CIRCUITO / ALTRO], nonché formati, dimensioni o durate, posizioni, quantità, periodi e specifiche tecniche.
Il Concedente comunica alla Concessionaria l’inventario disponibile e gli eventuali limiti tecnici o editoriali. La Concessionaria non può garantire a un Inserzionista uno Spazio non confermato secondo la procedura concordata.
Le variazioni sostanziali e permanenti dell’inventario che incidono sull’equilibrio economico del rapporto sono comunicate con [NUMERO] giorni di preavviso, salvo esigenze normative, tecniche o eventi non prevedibili.
ARTICOLO 5 – ESCLUSIVA E CLIENTI RISERVATI
MANTENERE UNA SOLA DELLE SEGUENTI OPZIONI.
OPZIONE A – INCARICO NON ESCLUSIVO
Il Concedente può commercializzare direttamente gli Spazi e incaricare altri operatori.
OPZIONE B – INCARICO ESCLUSIVO
Il Concedente non incarica altri soggetti della commercializzazione degli Spazi compresi nell’Allegato 2, fatte salve le esclusioni espressamente indicate.
Clienti, categorie, territori, canali o iniziative riservati al Concedente: [ELENCO / NESSUNO].
Le richieste ricevute direttamente dal Concedente vengono gestite secondo la procedura e l’eventuale riconoscimento economico previsti dall’Allegato 2.
Autopromozione, comunicazioni istituzionali, messaggi imposti dalla legge e iniziative gratuite sono [INCLUSI / ESCLUSI] dall’esclusiva e dalla base di calcolo dei ricavi secondo l’Allegato 2.
ARTICOLO 6 – OFFERTE, ORDINI E CONFERMA DELLE CAMPAGNE
Prima di assumere impegni vincolanti verso un Inserzionista, la Concessionaria verifica disponibilità, formato, periodo e condizioni dello Spazio secondo la procedura prevista nell’Allegato 3.
Ogni Ordine deve riportare almeno: Inserzionista, prodotto o servizio promosso, mezzo, formato, periodo, quantità o numero di uscite o passaggi, prezzo, eventuali sconti, termine di consegna dei materiali e condizioni particolari.
Una proposta commerciale della Concessionaria non vincola il Concedente alla pubblicazione finché la disponibilità non sia stata confermata nei casi in cui tale conferma è prevista.
ARTICOLO 7 – CONTENUTI PUBBLICITARI E APPROVAZIONE
La Concessionaria richiede agli Inserzionisti materiali leciti, veritieri e conformi alla disciplina applicabile al prodotto, al servizio e al mezzo utilizzato.
L’Inserzionista deve garantire, nelle condizioni dell’Ordine, la veridicità e dimostrabilità delle affermazioni pubblicitarie e la disponibilità dei diritti necessari su marchi, fotografie, immagini, musica, opere, registrazioni, voci, riprese e altri contenuti forniti.
La Concessionaria effettua un controllo preliminare coerente con il proprio ruolo. Il Concedente conserva il controllo finale sulla pubblicazione e può rifiutare o sospendere un materiale quando risulti contrario alla legge, a provvedimenti dell’autorità, alle regole applicabili al mezzo, ai diritti di terzi, alle specifiche tecniche o ai criteri editoriali preventivamente comunicati.
Se il rifiuto dipende da un vizio del materiale o da informazioni imputabili all’Inserzionista o alla Concessionaria, i relativi costi restano a carico del soggetto responsabile.
ARTICOLO 8 – CONSEGNA DEI MATERIALI E DIRITTI DI UTILIZZO
I materiali devono essere consegnati entro [NUMERO] giorni lavorativi prima della data prevista per la pubblicazione e devono rispettare le specifiche contenute nell’Allegato 4.
Il materiale incompleto, tardivo o tecnicamente inutilizzabile può comportare la ripianificazione della campagna secondo le condizioni concordate con l’Inserzionista.
Eventuali attività di adattamento, montaggio, conversione, produzione grafica o tecnica non comprese nell’incarico sono autorizzate e remunerate separatamente.
La licenza di utilizzo dei materiali è limitata ai mezzi, territori, modalità e periodi necessari all’esecuzione dell’Ordine.
ARTICOLO 9 – PUBBLICAZIONE, VARIAZIONI E PRESTAZIONI NON ESEGUITE
Il Concedente esegue gli Ordini conformemente alle conferme ricevute, fermo il diritto di apportare modifiche ragionevoli per esigenze tecniche, editoriali, normative o per eventi non programmabili.
Quando una modifica incide in modo sostanziale su periodo, posizione, formato, quantità o valore della campagna, il Concedente informa tempestivamente la Concessionaria affinché venga concordata una soluzione con l’Inserzionista.
In caso di mancata pubblicazione, errore rilevante o prestazione difforme imputabile al Concedente, il primo rimedio è, ove utile, la pubblicazione compensativa in condizioni comparabili.
Se il recupero non è possibile o non è più utile per la campagna, si applica lo storno, la nota di credito o il rimborso della parte del corrispettivo riferita alla prestazione non eseguita, secondo il modello operativo scelto.
Salvo accordo espresso, non sono garantiti risultati di vendita, conversioni, audience, traffico, visualizzazioni o altri indicatori di performance.
ARTICOLO 10 – REPORT E MISURAZIONE
Il Concedente mette a disposizione i dati di esecuzione pertinenti al mezzo, quali date di pubblicazione, uscite, passaggi, impression, visualizzazioni o altri indicatori effettivamente disponibili, secondo quanto previsto nell’Allegato 6.
La fonte e il metodo di misurazione di eventuali dati di audience, traffico o performance sono indicati nell’Ordine o nell’Allegato 6.
Le previsioni commerciali e le stime non costituiscono garanzia di risultato se non espressamente pattuito.
Le contestazioni relative all’esecuzione devono essere comunicate entro [NUMERO] giorni dalla disponibilità del report o dalla conoscenza dell’evento, senza pregiudicare eventuali diritti inderogabili applicabili.
ARTICOLO 11 – CORRISPETTIVO E RIPARTIZIONE DEI RICAVI
MANTENERE LA PARTE COERENTE CON IL MODELLO OPERATIVO SCELTO.
MODELLO A – QUOTA DEI RICAVI
Al Concedente spetta il [PERCENTUALE]% dei Ricavi Netti relativi agli Spazi.
Per “Ricavi Netti” si intendono gli importi effettivamente [FATTURATI / INCASSATI – MANTENERE UNA SOLA OPZIONE], al netto di IVA, note di credito, rimborsi, passaggi gratuiti, sconti autorizzati e delle ulteriori voci espressamente indicate nell’Allegato 5.
La quota residua remunera l’attività della Concessionaria e i costi a suo carico indicati nell’Allegato 5.
MODELLO B – COMMISSIONE
Sugli Ordini conclusi dal Concedente grazie all’attività della Concessionaria spetta a quest’ultima una commissione pari al [PERCENTUALE]% della base di calcolo definita nell’Allegato 5.
L’Allegato 5 indica anche il momento di maturazione della commissione e il trattamento di storni, insoluti, cancellazioni e rimborsi.
ARTICOLO 12 – MINIMO GARANTITO, SE PREVISTO
CLAUSOLA FACOLTATIVA.
La Concessionaria garantisce al Concedente un importo minimo di euro [IMPORTO] per [ANNO / PERIODO], da versare con cadenza [PERIODICITÀ].
Il minimo garantito costituisce [ANTICIPO CON CONGUAGLIO / IMPORTO MINIMO DEFINITIVO] rispetto alla quota maturata.
Eventuali riduzioni rilevanti e prolungate dell’inventario imputabili al Concedente sono gestite mediante il meccanismo di revisione indicato nell’Allegato 5.
ARTICOLO 13 – FATTURAZIONE, INCASSI E INSOLUTI
Le fatture verso gli Inserzionisti sono emesse dal soggetto individuato nell’Articolo 3.
Nel modello in cui la Concessionaria incassa in nome proprio, essa gestisce il recupero degli insoluti e non concede dilazioni, transazioni, storni o rinunce che incidano significativamente sulla quota del Concedente oltre i limiti stabiliti nell’Allegato 5.
Con cadenza [MENSILE / TRIMESTRALE] la Concessionaria trasmette un rendiconto che indica almeno Ordini, fatture, incassi, insoluti, sconti, note di credito, somme escluse dalla base di calcolo e quota spettante alle Parti.
ARTICOLO 14 – VERIFICA DEI RENDICONTI
Il Concedente può verificare i dati relativi alla propria raccolta pubblicitaria con un preavviso di [NUMERO] giorni, accedendo esclusivamente ai documenti pertinenti al rapporto e nel rispetto delle informazioni riservate relative ad altri clienti o mezzi.
Modalità, frequenza e costi dell’eventuale verifica sono disciplinati nell’Allegato 5.
ARTICOLO 15 – DATI PERSONALI E PORTAFOGLIO COMMERCIALE
Ciascuna Parte tratta i dati personali dei referenti, degli Inserzionisti e dei collaboratori secondo il ruolo effettivamente assunto e nel rispetto della normativa applicabile.
Se una Parte tratta dati esclusivamente per conto dell’altra, viene stipulato l’eventuale accordo necessario in base alla disciplina sulla protezione dei dati personali.
La cessazione del rapporto non trasferisce automaticamente la titolarità dei dati personali o dell’intero portafoglio degli Inserzionisti.
ARTICOLO 16 – RISERVATEZZA
Le Parti mantengono riservate le informazioni commerciali, tecniche e organizzative non pubbliche ricevute nell’esecuzione del contratto, salvo quanto necessario per l’esecuzione degli Ordini, obblighi di legge o richieste dell’autorità.
ARTICOLO 17 – DURATA, RINNOVO E RECESSO
MANTENERE UNA SOLA DELLE SEGUENTI OPZIONI.
OPZIONE A – Il contratto decorre dal [DATA] e termina il [DATA]. Si rinnova per ulteriori periodi di [PERIODO] salvo disdetta inviata almeno [NUMERO] mesi prima della scadenza.
OPZIONE B – Il contratto è stipulato a tempo indeterminato e ciascuna Parte può recedere con un preavviso di [NUMERO] mesi.
Le comunicazioni di disdetta o recesso devono essere inviate mediante [PEC / RACCOMANDATA A/R / ALTRO MEZZO CONCORDATO].
L’eventuale recesso anticipato da un contratto a tempo determinato è consentito esclusivamente alle seguenti condizioni: [CONDIZIONI / NON PREVISTO].
ARTICOLO 18 – RISOLUZIONE PER INADEMPIMENTO
Ove le Parti intendano prevedere una clausola risolutiva espressa, la Parte interessata può dichiarare per iscritto di volersene avvalere in caso dei seguenti specifici inadempimenti: mancato pagamento oltre [NUMERO] giorni; utilizzo reiterato di materiale pubblicitario illecito dopo formale contestazione; grave violazione degli obblighi di rendicontazione; violazione dell’esclusiva; uso non autorizzato dei segni distintivi; grave violazione della riservatezza.
Per gli inadempimenti rimediabili, la Parte non inadempiente assegna, ove compatibile con la natura della violazione, un termine di [NUMERO] giorni per porre rimedio.
Restano salvi gli ulteriori rimedi previsti dalla legge e il diritto al risarcimento del danno quando ne ricorrono i presupposti.
ARTICOLO 19 – EFFETTI DELLA CESSAZIONE
Alla cessazione la Concessionaria cessa di presentarsi come concessionaria degli Spazi e interrompe l’uso dei segni distintivi del Concedente, salvo quanto necessario per completare gli Ordini che le Parti decidono espressamente di mantenere in essere.
Gli Ordini già confermati sono [COMPLETATI / TRASFERITI / ANNULLATI] secondo i criteri contenuti nell’Allegato 7.
L’Allegato 7 stabilisce anche chi comunica con l’Inserzionista, chi emette eventuali note di credito e come vengono ripartiti i ricavi relativi agli Ordini pendenti.
Restano dovuti gli importi maturati, i conguagli, le restituzioni e gli obblighi destinati a sopravvivere alla cessazione.
ARTICOLO 20 – IMPEDIMENTI E FORZA MAGGIORE
La Parte che non può eseguire una prestazione a causa di un evento fuori dal proprio ragionevole controllo informa tempestivamente l’altra Parte, indicando gli effetti prevedibili e le misure adottate per limitarli.
Le Parti coordinano la riprogrammazione delle campagne e gli eventuali conguagli relativi alle prestazioni non eseguite.
Se l’impedimento si protrae oltre [NUMERO] giorni e incide in modo sostanziale sull’oggetto del rapporto, si applicano i rimedi previsti nell’Allegato 7.
ARTICOLO 21 – CESSIONE E SUBINCARICHI
La Concessionaria può avvalersi di subfornitori per attività operative restando responsabile verso il Concedente, salvo che l’Allegato 8 richieda una preventiva autorizzazione per determinate attività.
La cessione del contratto richiede il consenso scritto dell’altra Parte, salvo le eventuali eccezioni espressamente previste nell’Allegato 8.
ARTICOLO 22 – LEGGE APPLICABILE E CONTROVERSIE
Il contratto è regolato dalla legge italiana, ferme le disposizioni imperative e le discipline specifiche applicabili ai singoli mezzi e contenuti pubblicitari.
MANTENERE UNA SOLA DELLE SEGUENTI OPZIONI.
OPZIONE A – Per le controversie è competente il Foro di [LUOGO], ove la clausola sia validamente pattuita.
OPZIONE B – Le controversie sono devolute ad arbitrato secondo una clausola compromissoria predisposta separatamente.
ARTICOLO 23 – COMUNICAZIONI
Le comunicazioni formali sono inviate ai seguenti recapiti:
Concedente: [PEC / INDIRIZZO]
Concessionaria: [PEC / INDIRIZZO]
ARTICOLO 24 – ALLEGATI
Allegato 1 – Mezzi, Spazi, formati, posizioni e specifiche tecniche
Allegato 2 – Esclusiva, clienti e canali riservati, esclusioni
Allegato 3 – Procedura di prenotazione e conferma degli Ordini
Allegato 4 – Consegna e requisiti tecnici dei materiali
Allegato 5 – Condizioni economiche, Ricavi Netti, commissioni, minimo garantito e insoluti
Allegato 6 – Report, metriche e criteri di misurazione
Allegato 7 – Mancata esecuzione, sopravvenienze, cessazione e Ordini pendenti
Allegato 8 – Subfornitori, cessione e ulteriori condizioni operative
Il presente contratto sostituisce gli eventuali accordi precedenti sul medesimo oggetto. Le modifiche devono risultare per iscritto, salvo i meccanismi di aggiornamento espressamente previsti negli Allegati.
[LUOGO], [DATA]
Il Concedente
[DENOMINAZIONE]
[NOME E QUALIFICA]
Firma: [FIRMA]
La Concessionaria
[DENOMINAZIONE]
[NOME E QUALIFICA]
Firma: [FIRMA]
APPROVAZIONE SPECIFICA, OVE APPLICABILE
Se il contratto costituisce condizioni generali predisposte da una Parte o è utilizzato mediante modulo o formulario, la Parte aderente approva specificamente, dopo averle esaminate, le clausole che nel testo effettivamente utilizzato rientrano negli articoli 1341 e 1342 c.c.: [NUMERI E TITOLI DELLE CLAUSOLE].
Firma specifica della Parte aderente: [FIRMA]
Scarica il contratto concessione spazi pubblicitari Word
Il file disponibile per il download contiene il contratto completo in formato DOC. Il modello comprende clausole su mezzi e formati, esclusiva, ordini, approvazione degli annunci, consegna dei materiali, pubblicazione, report, ripartizione dei ricavi, minimo garantito, insoluti, durata, recesso e gestione delle campagne pendenti.
Prima della firma devono essere eliminate le opzioni non utilizzate e completati gli allegati. Il modello non sostituisce le specifiche autorizzazioni, procedure o regole settoriali eventualmente applicabili al mezzo pubblicitario utilizzato.
Come definire gli spazi concessi alla concessionaria
La prima parte da completare con attenzione è l’Allegato 1. Un riferimento generico a “tutti gli spazi pubblicitari” può generare dubbi su quali mezzi siano effettivamente compresi nel rapporto. Se il Concedente dispone di un sito, una newsletter, una rivista, un podcast e un circuito video, il contratto dovrebbe specificare singolarmente quali asset vengono commercializzati.
Per ogni mezzo conviene indicare anche i formati. Nel digitale possono rilevare posizione, dimensione, impression o periodo di permanenza; nella stampa pagina, formato, numero dell’edizione e posizione; per audio e video durata, numero di passaggi e fasce. Il modello non presume quindi che tutti gli spazi abbiano la stessa unità di misura.
Se l’oggetto riguarda specificamente un’emittente televisiva o radiofonica, è preferibile utilizzare il contratto di concessione pubblicitaria per spazi televisivi, che disciplina palinsesto, passaggi, report di messa in onda e peculiarità del settore audiovisivo.
Concessionaria in nome proprio o semplice intermediaria
Una delle lacune più rilevanti nei contratti di raccolta pubblicitaria riguarda il soggetto che conclude il contratto con l’inserzionista. Se la concessionaria agisce in nome proprio, normalmente è lei a negoziare e sottoscrivere gli ordini, emettere fattura al cliente, gestire l’incasso e affrontare il rischio dell’insoluto secondo quanto stabilito dalle parti.
Se invece la concessionaria svolge soltanto attività di intermediazione, il cliente conclude l’ordine direttamente con il titolare degli spazi. In questo secondo modello il Concedente fattura all’inserzionista e riconosce alla concessionaria una commissione. Le due soluzioni non dovrebbero convivere nello stesso contratto senza una distinzione chiara, perché modificano responsabilità, fatturazione, rischio di credito e calcolo del compenso.
Esclusiva e clienti riservati
L’esclusiva non deve essere presunta. Il contratto dovrebbe indicare se riguarda tutti gli spazi, soltanto determinati mezzi, specifici territori o particolari categorie di inserzionisti. Il Concedente può inoltre riservarsi alcuni clienti strategici o canali che continuerà a gestire direttamente.
È utile stabilire cosa accade quando un inserzionista contatta direttamente il Concedente. Le parti possono prevedere che la richiesta venga inoltrata alla concessionaria, che venga gestita direttamente con riconoscimento di una percentuale oppure che rimanga totalmente esclusa quando il cliente è inserito tra quelli riservati.
Autopromozione, comunicazioni istituzionali e campagne gratuite dovrebbero essere definite separatamente, soprattutto se la remunerazione della concessionaria è calcolata sul fatturato o se esiste un minimo garantito.
Chi deve controllare il contenuto della pubblicità
Il D.Lgs. 145/2007 sulla pubblicità ingannevole e comparativa stabilisce, tra l’altro, che la pubblicità debba essere palese, veritiera e corretta. Quando i messaggi sono rivolti ai consumatori assumono rilievo anche le disposizioni del Codice del consumo sulle pratiche commerciali scorrette, la cui applicazione è affidata all’AGCM.
Il contratto dovrebbe distribuire i controlli senza fingere di eliminare le responsabilità previste dalla legge. La concessionaria può verificare preliminarmente il materiale e richiedere all’inserzionista dichiarazioni su prezzi, prestazioni, diritti d’autore, immagini e marchi. Il titolare del mezzo conserva invece il controllo finale sulla pubblicazione quando dispone tecnicamente o editorialmente dello spazio.
Le informazioni istituzionali sulle pratiche commerciali scorrette e sulla pubblicità ingannevole sono disponibili nella pagina dell’Autorità Garante della Concorrenza e del Mercato.
Quando il Concedente può rifiutare un annuncio
La formula del vecchio modello che consentiva un rifiuto “a insindacabile giudizio” è poco precisa. È preferibile stabilire criteri verificabili: violazione di norme, provvedimenti dell’autorità, diritti di terzi, regole tecniche del mezzo, restrizioni merceologiche o criteri editoriali preventivamente comunicati.
Occorre inoltre distinguere chi ha causato il problema. Se l’inserzionista consegna uno spot privo delle necessarie autorizzazioni o una creatività tecnicamente inutilizzabile, la mancata pubblicazione non dovrebbe avere le stesse conseguenze di una cancellazione decisa dal titolare dopo avere già confermato una campagna perfettamente conforme.
Cosa prevedere se la pubblicità non viene pubblicata
Una rinuncia preventiva a qualsiasi pretesa, anche quando l’inadempimento dipende dal Concedente, non è una soluzione equilibrata per un modello generale. È più utile stabilire una sequenza di rimedi proporzionati.
Se una pubblicazione o un passaggio salta per un problema imputabile al mezzo, il primo rimedio può essere una ripetizione o un posizionamento compensativo di valore comparabile. Quando il recupero non è possibile, perché la campagna era legata a una data precisa o a un evento ormai trascorso, può essere necessario effettuare uno storno o restituire la parte del corrispettivo riferita alla prestazione non eseguita.
Il contratto dovrebbe anche chiarire che dati come audience, impression, traffico o vendite non rappresentano automaticamente risultati garantiti. Se un inserzionista acquista invece una campagna con KPI contrattuali, metodo di misurazione e rimedio devono essere specificati nell’Ordine.
Come calcolare la quota sui ricavi
Indicare soltanto una percentuale non è sufficiente. Prima di applicarla bisogna definire la base di calcolo. Le parti devono chiarire se rilevano gli importi fatturati o quelli realmente incassati e come vengono trattati IVA, sconti, commissioni riconosciute alle agenzie, bonus, campagne gratuite, rimborsi e note di credito.
Se la percentuale viene calcolata sugli incassi, una parte del rischio relativo ai clienti insolventi incide anche sulla somma spettante al Concedente. Se viene calcolata sul fatturato, il rischio rimane maggiormente sulla concessionaria. Nessuna delle due impostazioni deve essere scelta automaticamente: il modello permette di selezionare quella concordata.
Il rendiconto periodico dovrebbe consentire di ricostruire la base utilizzata. Per questo è utile separare ordini, fatture, somme riscosse, insoluti, sconti e note di credito invece di comunicare al Concedente soltanto un totale finale.
Minimo garantito e disponibilità degli spazi
Il minimo garantito è facoltativo. Consiste nell’impegno della concessionaria ad assicurare al Concedente un importo minimo per un determinato periodo anche quando la raccolta effettiva produce una quota inferiore.
Se viene utilizzato, il contratto deve precisare se si tratta di una somma minima definitiva oppure di anticipi periodici da conguagliare con quanto effettivamente maturato. È utile disciplinare anche il caso opposto, cioè una riduzione rilevante degli spazi disponibili dovuta al Concedente, perché la concessionaria potrebbe non essere materialmente in grado di raggiungere i risultati sui quali il minimo era stato costruito.
Quando utilizzare un contratto diverso
Il modello è pensato per affidare a una concessionaria la commercializzazione continuativa di diversi spazi o campagne. Se un’impresa vuole soltanto acquistare uno spazio per una singola inserzione, è sufficiente un ordine pubblicitario o un contratto relativo alla specifica campagna.
Se invece si concede materialmente a un’altra impresa l’utilizzo di un impianto o di una superficie fisica, come un cartellone, il rapporto presenta caratteristiche differenti. In questo caso può essere più pertinente il fac simile di contratto di noleggio di cartelloni pubblicitari, nel quale assumono rilievo impianto, manutenzione, autorizzazioni e riconsegna.
Per pubblicità televisiva e radiofonica trovano inoltre applicazione regole specifiche sulle comunicazioni commerciali, sulla collocazione e sull’affollamento. L’AGCOM raccoglie i principali riferimenti in materia di comunicazioni commerciali audiovisive e radiofoniche.
Durata, recesso e campagne già vendute
Il contratto deve stabilire se è a tempo determinato o indeterminato. Nel primo caso vanno coordinati scadenza, eventuale rinnovo e disdetta; nel secondo conviene stabilire il preavviso necessario per il recesso.
La cessazione del contratto non risolve automaticamente gli Ordini già venduti agli inserzionisti. Il modello prevede quindi un allegato dedicato alle campagne pendenti, nel quale indicare quali vengono completate, quali trasferite al Concedente e quali eventualmente annullate, nonché chi gestisce i rapporti con il cliente e le note di credito.
Se invece occorre comunicare la cessazione di un contratto già esistente, su EsempioDoc.com è disponibile anche il fac simile di disdetta del contratto pubblicitario.
Approvazione specifica delle clausole
La seconda sottoscrizione ai sensi degli artt. 1341 e 1342 c.c. non dovrebbe essere inserita come formula automatica con un elenco standard. Assume rilievo quando una parte utilizza condizioni generali predisposte unilateralmente o un modulo o formulario e il testo contiene clausole appartenenti alle categorie previste dalla legge.
Nel fac simile è quindi lasciato uno spazio nel quale indicare soltanto le clausole effettivamente interessate nel testo finale. Se il contratto è stato realmente negoziato tra le parti, la valutazione può essere differente.
Errori da evitare nel contratto di concessione pubblicitaria
- non identificare con precisione i mezzi, i formati e gli spazi compresi nell’incarico;
- non chiarire se la concessionaria conclude i contratti con gli inserzionisti in nome proprio oppure opera soltanto come intermediaria;
- considerare l’esclusiva automatica senza definire clienti e canali riservati;
- consentire il rifiuto di qualsiasi campagna senza criteri o conseguenze contrattuali;
- attribuire al Concedente il diritto di spostare o cancellare una campagna confermata senza prevedere rimedi;
- calcolare una percentuale sui ricavi senza definire cosa si intende per Ricavi Netti;
- inserire un minimo garantito senza regolare il caso in cui gli spazi disponibili vengano ridotti;
- omettere il trattamento degli insoluti e delle note di credito;
- considerare automaticamente acquisito da una Parte l’intero portafoglio clienti e i relativi dati personali;
- lasciare senza disciplina le campagne già vendute alla data di cessazione del contratto.
Domande frequenti sul contratto concessione spazi pubblicitari
Chi fattura agli inserzionisti?
Dipende dal modello operativo scelto. Se la concessionaria conclude gli ordini in nome proprio, può essere lei a fatturare e incassare dagli inserzionisti, regolando poi i rapporti economici con il Concedente. Se invece svolge soltanto attività di intermediazione, il contratto pubblicitario viene concluso e fatturato direttamente dal Concedente e alla concessionaria spetta la commissione concordata.
L’esclusiva è obbligatoria?
No. La concessione può essere esclusiva o non esclusiva. Se viene prevista un’esclusiva, devono essere identificati gli spazi, i mezzi e le eventuali categorie di inserzionisti alle quali si applica. È inoltre utile elencare i clienti che il Concedente continuerà a gestire direttamente e stabilire come vengono trattate le richieste commerciali ricevute senza l’intervento della concessionaria.
Il Concedente può rifiutare una pubblicità già venduta?
Può essere previsto un controllo finale, soprattutto per verificare liceità, requisiti tecnici e compatibilità con il mezzo. Il contratto dovrebbe però indicare le ragioni che consentono il rifiuto e distinguere un materiale illecito o difettoso da una decisione del Concedente successiva alla conferma. Nel secondo caso possono rendersi necessari un passaggio sostitutivo, uno storno o un diverso rimedio previsto dal contratto.
È necessario prevedere un minimo garantito?
No. Il minimo garantito è una clausola commerciale facoltativa. Può essere utile quando il Concedente vuole assicurarsi un ricavo minimo indipendentemente dall’andamento della raccolta, ma devono essere definiti importo, scadenze e rapporto con la percentuale sui ricavi. Il modello consente quindi di eliminare integralmente questa clausola quando le parti vogliono utilizzare soltanto una ripartizione percentuale.
Questo modello può essere utilizzato anche per la pubblicità televisiva?
Può offrire una base generale, ma per un’emittente televisiva o radiofonica è preferibile utilizzare un modello specifico. In quel settore occorre disciplinare con maggiore precisione palinsesto, passaggi, fasce, affollamento, comunicazioni commerciali audiovisive, report di messa in onda e altre regole proprie del mezzo. EsempioDoc.com dispone infatti di un modello dedicato alla concessione pubblicitaria per spazi televisivi.