In questa pagina è disponibile un fac simile di contestazione di fattura non dovuta in formato Word (DOC). Il modello può essere utilizzato da privati, imprese, professionisti e altri destinatari che abbiano ricevuto una richiesta di pagamento riferita a un’operazione, un servizio o una fornitura che ritengono priva di giustificazione.
Il fac simile può essere consultato prima del download e deve essere completato indicando gli estremi della fattura, la ragione precisa della contestazione e i documenti che la dimostrano. Dopo il modello sono disponibili indicazioni per distinguere una fattura interamente non dovuta da un errore parziale, chiedere la rettifica corretta e gestire il caso in cui la somma sia già stata pagata.
Quando utilizzare la contestazione di fattura non dovuta
Il modello è adatto quando si contesta l’esistenza, totale o parziale, del credito riportato nella fattura. Può accadere, per esempio, se il documento riguarda un bene o un servizio mai richiesto, un rapporto già cessato, un’operazione mai avvenuta, una fatturazione duplicata oppure una somma già corrisposta e nuovamente richiesta.
Prima dell’invio è necessario verificare contratto, ordine, preventivo, condizioni di servizio, eventuali disdette e pagamenti. La fattura potrebbe infatti derivare da un rapporto realmente esistente e contenere soltanto un importo errato o una voce contestabile. In questo caso è preferibile contestare la parte specifica anziché dichiarare genericamente che l’intero documento non è dovuto.
Se il problema consiste in lavori pattuiti ma mai eseguiti, in lavori realizzati male oppure in dati fiscali o commerciali sbagliati, sono disponibili modelli più specifici indicati nelle sezioni successive.
Fac simile contestazione fattura non dovuta
Il modello seguente deve essere completato con i dati reali e mantenendo soltanto la motivazione coerente con il proprio caso. Se viene contestata solo una parte della fattura, occorre indicare separatamente l’importo contestato e quello che non viene messo in discussione.
[NOME E COGNOME O DENOMINAZIONE DEL MITTENTE]
[INDIRIZZO O SEDE]
[CODICE FISCALE O PARTITA IVA]
[PEC O EMAIL]
Spett.le
[DENOMINAZIONE O NOME DELL’EMITTENTE]
[INDIRIZZO O SEDE]
[PEC O EMAIL]
[LUOGO], [DATA]
Oggetto: contestazione fattura n. [NUMERO FATTURA] del [DATA FATTURA]
Con la presente contesto la fattura n. [NUMERO FATTURA] del [DATA FATTURA], dell’importo complessivo di euro [IMPORTO FATTURA], ricevuta in data [DATA RICEZIONE], in quanto ritengo che la relativa richiesta di pagamento non sia dovuta, in tutto o in parte, per le ragioni indicate di seguito.
[MANTENERE UNA SOLA DELLE SEGUENTI MOTIVAZIONI O SOSTITUIRLA CON LA DESCRIZIONE DEL CASO REALE]
OPZIONE 1 – BENE O SERVIZIO NON RICHIESTO
La fattura si riferisce a [DESCRIZIONE DEL BENE O SERVIZIO], che non risulta da me ordinato, commissionato o accettato. Non risulta pertanto un accordo corrispondente alla prestazione fatturata.
OPZIONE 2 – PRESTAZIONE O FORNITURA NON EFFETTUATA
La fattura si riferisce a [DESCRIZIONE DELLA PRESTAZIONE O FORNITURA], che alla data della presente non risulta effettuata nelle condizioni dalle quali, secondo gli accordi intercorsi, deriverebbe il diritto al pagamento.
OPZIONE 3 – FATTURA DUPLICATA O IMPORTO GIÀ CORRISPOSTO
La somma richiesta risulta già fatturata o pagata in relazione al documento [NUMERO DOCUMENTO O FATTURA] del [DATA], mediante pagamento eseguito in data [DATA PAGAMENTO]. Allego la documentazione disponibile a dimostrazione del precedente adempimento.
OPZIONE 4 – RAPPORTO CESSATO O PRESTAZIONE SUCCESSIVA ALLA CESSAZIONE
La fattura riguarda il periodo o la prestazione [DESCRIZIONE], successivi alla cessazione del rapporto comunicata o intervenuta in data [DATA], come risulta da [DISDETTA, RECESSO, COMUNICAZIONE O ALTRO DOCUMENTO].
OPZIONE 5 – DESTINATARIO O RAPPORTO NON CORRISPONDENTE
La fattura risulta riferita a un rapporto, ordine o prestazione che non mi appartiene oppure contiene elementi che non consentono di ricondurla a un’obbligazione effettivamente assunta nei confronti dell’emittente. In particolare: [DESCRIZIONE PRECISA].
[MANTENERE UNA SOLA DELLE DUE FORMULAZIONI SEGUENTI]
FATTURA CONTESTATA INTERAMENTE
Per le ragioni sopra esposte contesto l’intero importo di euro [IMPORTO CONTESTATO].
FATTURA CONTESTATA SOLO IN PARTE
Contesto esclusivamente l’importo di euro [IMPORTO CONTESTATO], riferito a [DESCRIZIONE DELLE VOCI CONTESTATE]. Non forma oggetto della presente contestazione l’importo di euro [IMPORTO NON CONTESTATO], relativo a [DESCRIZIONE].
Vi chiedo pertanto di verificare la situazione e di comunicarmi per iscritto i documenti, il contratto, l’ordine o gli altri elementi sui quali ritenete fondata la somma richiesta.
Qualora la contestazione risulti fondata, Vi chiedo di rettificare o stornare l’importo non dovuto e di adottare gli eventuali adempimenti contabili e fiscali necessari, trasmettendomi la relativa documentazione.
[SE LA SOMMA È GIÀ STATA PAGATA, MANTENERE IL PARAGRAFO SEGUENTE. IN CASO CONTRARIO ELIMINARLO]
Poiché l’importo di euro [IMPORTO PAGATO] è stato da me già corrisposto in data [DATA PAGAMENTO], Vi chiedo inoltre la restituzione della somma risultata non dovuta, con modalità da concordare, nonché la conseguente regolarizzazione della documentazione contabile e fiscale.
Vi invito a fornire un riscontro scritto entro [NUMERO] giorni dal ricevimento della presente.
Resta impregiudicata ogni ulteriore valutazione relativa ai diritti e ai rimedi spettanti in relazione alla richiesta di pagamento contestata.
Distinti saluti.
[NOME E COGNOME O DENOMINAZIONE]
[FIRMA]
Allegati:
[COPIA DELLA FATTURA]
[CONTRATTO, ORDINE O PREVENTIVO, SE PRESENTE]
[DISDETTA O COMUNICAZIONE DI CESSAZIONE, SE PERTINENTE]
[PROVA DEL PAGAMENTO, SE PERTINENTE]
[ALTRA DOCUMENTAZIONE]
Scarica il modello Word di contestazione fattura non dovuta
Il fac simile è disponibile in formato DOC e può essere modificato con Microsoft Word o altri programmi compatibili. Prima dell’invio devono essere inseriti numero e data della fattura, importo, ragione della contestazione, eventuale rapporto contrattuale e documenti che consentono di verificare perché la somma non sarebbe dovuta.
Il modello formalizza la contestazione nei confronti dell’emittente, ma non modifica autonomamente una fattura già emessa. L’eventuale rettifica fiscale deve essere effettuata dall’emittente attraverso la procedura appropriata alla natura dell’operazione.
Come motivare correttamente la contestazione
Scrivere soltanto “la fattura non è dovuta” rende difficile comprendere e verificare la richiesta. La lettera dovrebbe ricostruire in poche righe perché manca il presupposto del pagamento e indicare i documenti che permettono di confermare la versione del destinatario.
Prima dell’invio conviene controllare:
- numero, data e importo della fattura;
- contratto, ordine o preventivo eventualmente richiamato dall’emittente;
- periodo al quale si riferisce la richiesta;
- eventuale disdetta, recesso o cessazione del rapporto;
- beni o servizi effettivamente ordinati e ricevuti;
- pagamenti già eseguiti;
- eventuali fatture precedenti relative alla stessa operazione;
- email, PEC e altre comunicazioni con il fornitore.
Se l’emittente richiama un contratto che il destinatario non riconosce, è utile chiedere espressamente copia del documento, dell’ordine o dell’adesione sui quali viene fondata la pretesa. La contestazione deve descrivere i fatti senza attribuire automaticamente alla controparte comportamenti fraudolenti che non siano stati accertati.
Fattura interamente non dovuta o importo errato
Una fattura può derivare da un’operazione effettivamente avvenuta ma riportare un prezzo, una quantità, uno sconto o un totale diverso da quello concordato. In questa situazione non è necessariamente corretto contestare l’intero credito: il problema può riguardare soltanto la differenza tra la somma fatturata e quella realmente pattuita.
Per questi casi EsempioDoc mette a disposizione uno specifico fac simile di contestazione dell’importo della fattura. Se invece l’operazione è corretta ma il documento contiene dati anagrafici, fiscali o commerciali inesatti, può essere utilizzata la lettera di richiesta di correzione della fattura errata.
Fattura relativa a lavori o servizi non eseguiti
Se esiste un incarico valido ma vengono fatturate attività che avrebbero dovuto essere effettuate e risultano invece mancanti, la contestazione riguarda l’esecuzione del rapporto. Occorre verificare anche se la fattura rappresenta un acconto, una rata anticipata o uno stato di avanzamento già previsto dal contratto, perché la mancata conclusione dell’intera opera non rende automaticamente ingiustificata ogni richiesta precedente.
Per questo caso è disponibile il modello di contestazione fattura per lavori non eseguiti, che permette di distinguere le prestazioni mancanti da quelle già completate.
La contestazione annulla automaticamente la fattura?
No. La contestazione comunica che il destinatario non riconosce, in tutto o in parte, la pretesa economica, ma non cancella materialmente il documento fiscale. Se l’emittente riconosce che l’importo deve essere eliminato o ridotto, dovrà adottare la corretta procedura contabile e fiscale.
Per le fatture elettroniche l’Agenzia delle Entrate contempla, tra i tipi di documento, la nota di credito TD04. Ciò non significa che ogni contestazione richieda automaticamente una nota di credito: la rettifica concreta dipende dalla ragione per cui la fattura deve essere modificata o stornata.
Cosa fare se la fattura non dovuta è già stata pagata
Il pagamento già effettuato non impedisce di contestare successivamente la somma se si accerta che mancava il relativo debito. L’articolo 2033 del Codice civile prevede che chi ha eseguito un pagamento non dovuto possa chiedere la restituzione di quanto pagato.
Nella lettera conviene indicare la data, l’importo e la modalità con cui è stato effettuato il versamento, allegando la prova disponibile. Prima di richiedere una restituzione totale occorre comunque verificare che l’intera somma sia realmente priva di causa e non esista una parte del corrispettivo legittimamente maturata.
Come inviare la contestazione e documentare la ricezione
Non esiste una modalità unica obbligatoria per ogni contestazione di fattura. Se però è necessario poter provare la data e il contenuto della comunicazione, PEC e raccomandata con avviso di ricevimento costituiscono modalità comunemente utilizzate. Anche una consegna diretta può essere documentata facendosi restituire una copia firmata e datata per ricevuta.
Quando la controparte ha già trasmesso una formale diffida di pagamento, affidato il credito a un recuperatore o avviato un procedimento giudiziario, la semplice lettera può non essere sufficiente. In questi casi occorre valutare l’atto ricevuto e rispettare gli eventuali termini specifici per rispondere o proporre opposizione.
Errori da evitare nella contestazione di una fattura
- Contestare genericamente la fattura senza indicare perché il credito non sarebbe dovuto.
- Chiedere l’annullamento totale quando solo alcune voci sono oggetto di contestazione.
- Confondere una fattura non dovuta con una fattura corretta nell’operazione ma sbagliata nei dati o nell’importo.
- Dimenticare di verificare se la richiesta riguarda un acconto o una rata prevista dal contratto.
- Chiedere sempre e comunque una nota di credito senza conoscere la rettifica fiscale effettivamente necessaria.
- Non allegare la prova di una disdetta, di un precedente pagamento o di un altro fatto posto a base della contestazione.
- Attribuire alla controparte condotte illecite non dimostrate.
- Affidarsi esclusivamente a telefonate quando può essere necessario provare la contestazione.
Domande frequenti sulla contestazione fattura non dovuta
Posso contestare una fattura relativa a un servizio mai richiesto?
Sì, se non riconosci il rapporto o l’ordine dal quale deriverebbe la richiesta, la lettera può essere utilizzata per contestare il credito e chiedere all’emittente di indicare il contratto, l’adesione o la documentazione su cui si basa. Conviene evitare formule generiche e precisare quale servizio risulta estraneo ai propri ordini o rapporti contrattuali.
La contestazione mi permette automaticamente di non pagare?
La sola spedizione della lettera non crea una regola generale per cui qualsiasi pagamento diventa automaticamente sospeso. La condotta da seguire dipende dalla ragione della contestazione, dal contratto, dalla scadenza e dall’eventuale parte del credito che non viene contestata. Se la controversia riguarda solo alcune voci, è utile identificarle separatamente nel modello.
Serve sempre una nota di credito?
No. Se l’emittente riconosce che una fattura deve essere ridotta o stornata può essere necessario un documento di variazione, ma non tutte le inesattezze vengono corrette nello stesso modo. Per questo il fac simile chiede una regolarizzazione contabile e fiscale appropriata senza imporre al fornitore un documento specifico prima che sia stata verificata la causa della rettifica.
Posso contestare la fattura dopo averla pagata?
Sì. Se emerge che una somma è stata versata senza essere dovuta, può essere richiesta la restituzione secondo la disciplina applicabile. Nella lettera devono essere indicati il pagamento, la data, l’importo e la ragione per cui si ritiene mancante il debito, allegando possibilmente ricevuta, bonifico o altra documentazione che consenta di ricostruire l’operazione.
Devo firmare la contestazione?
È opportuno che la comunicazione permetta di identificare chiaramente il soggetto che contesta la fattura. Se viene inviata come lettera cartacea, il fac simile prevede la firma del mittente. Con altri strumenti di comunicazione l’identificazione può dipendere anche dalla modalità utilizzata, ma il documento dovrebbe comunque riportare nome o denominazione e gli estremi necessari per individuare senza dubbi la fattura contestata.