In questa pagina è disponibile un fac simile Word/Doc per documentare la consegna delle chiavi dell’ufficio a un dipendente o ad altro personale autorizzato. Il modello può essere utilizzato dall’azienda per registrare quali chiavi vengono affidate, a quali locali consentono l’accesso e chi ne assume materialmente la custodia per esigenze di servizio.
Il fac simile può essere consultato prima del download e deve essere completato con i dati dell’azienda e del dipendente, la data della consegna, il numero e il tipo di chiavi e le eventuali regole interne applicabili. Dopo il modello sono riportate indicazioni pratiche su duplicazione, smarrimento, utilizzo da parte di altri soggetti e restituzione.
A cosa serve il verbale di consegna delle chiavi dell’ufficio
Il verbale rende verificabile la consegna materiale delle chiavi e collega ciascun accesso a un determinato assegnatario. È utile quando il dipendente riceve chiavi del portone, di singoli uffici, archivi, magazzini, armadi, cancelli o altri locali ai quali deve accedere per ragioni di lavoro.
Le regole su uso, custodia, duplicazione e restituzione devono essere coerenti con l’organizzazione effettiva e con le istruzioni impartite dal datore di lavoro. L’articolo 2104 del Codice civile prevede, in termini generali, il dovere di diligenza del lavoratore e l’osservanza delle disposizioni impartite per l’esecuzione e la disciplina del lavoro. La firma del verbale non rende però automaticamente il dipendente responsabile di qualsiasi perdita o costo di sostituzione.
Fac simile consegna chiavi ufficio ai dipendenti
Il modello seguente deve essere compilato con i dati effettivi e mantenendo soltanto le regole realmente adottate dall’azienda. Se vengono assegnati anche badge, telecomandi o altri beni aziendali, è preferibile identificarli separatamente oppure utilizzare un verbale generale di consegna dei beni.
VERBALE DI CONSEGNA E PRESA IN CARICO DELLE CHIAVI DELL’UFFICIO
DATI DELL’AZIENDA
Denominazione: [DENOMINAZIONE]
Sede: [INDIRIZZO]
Referente incaricato della consegna: [NOME E COGNOME]
Ruolo del referente: [RUOLO]
DATI DEL DIPENDENTE / ASSEGNATARIO
Nome e cognome: [NOME E COGNOME]
Codice fiscale: [CODICE FISCALE]
Mansione o ruolo: [MANSIONE O RUOLO]
Ufficio / reparto / sede di assegnazione: [UFFICIO, REPARTO O SEDE]
CONSEGNA
In data [DATA], alle ore [ORA], presso [LUOGO], l’Azienda consegna al dipendente, che dichiara di riceverle e prenderle in carico per esigenze di servizio, le chiavi e gli eventuali dispositivi di accesso di seguito indicati.
Chiave / dispositivo n. 1
Accesso o locale: [PORTA / CANCELLO / UFFICIO / ARMADIO / ALTRO]
Quantità: [NUMERO]
Codice o identificativo, se presente: [CODICE O NON APPLICABILE]
Note: [NOTE]
Chiave / dispositivo n. 2
Accesso o locale: [PORTA / CANCELLO / UFFICIO / ARMADIO / ALTRO]
Quantità: [NUMERO]
Codice o identificativo, se presente: [CODICE O NON APPLICABILE]
Note: [NOTE]
Chiave / dispositivo n. 3
Accesso o locale: [PORTA / CANCELLO / UFFICIO / ARMADIO / ALTRO]
Quantità: [NUMERO]
Codice o identificativo, se presente: [CODICE O NON APPLICABILE]
Note: [NOTE]
Chiave / dispositivo n. 4
Accesso o locale: [PORTA / CANCELLO / UFFICIO / ARMADIO / ALTRO]
Quantità: [NUMERO]
Codice o identificativo, se presente: [CODICE O NON APPLICABILE]
Note: [NOTE]
AREE E LIMITI DI ACCESSO
Aree o locali autorizzati: [AREE O LOCALI]
Eventuali giorni o fasce orarie di accesso: [LIMITI O NESSUNO]
Regolamento o procedura aziendale richiamata: [TITOLO, DATA O NESSUNO]
REGOLE DI CUSTODIA E UTILIZZO
Il dipendente prende atto delle seguenti istruzioni aziendali, nei limiti in cui risultano applicabili alle chiavi ricevute:
custodire le chiavi con diligenza e utilizzarle esclusivamente per esigenze di servizio e per gli accessi autorizzati;
non cedere le chiavi a terzi o ad altri colleghi, neppure temporaneamente, salvo autorizzazione dell’Azienda;
non effettuare duplicati senza preventiva autorizzazione dell’Azienda;
segnalare tempestivamente smarrimento, furto, danneggiamento o sospetto uso non autorizzato;
restituire le chiavi alla richiesta dell’Azienda, quando non siano più necessarie e, in ogni caso, alla cessazione del rapporto o dell’assegnazione.
In caso di smarrimento o furto il dipendente deve informare senza ritardo il seguente referente aziendale: [NOME / UFFICIO / RECAPITO]. L’Azienda valuterà le misure da adottare in relazione all’accesso interessato, compresa l’eventuale sostituzione della chiave, modifica della serratura o disattivazione del dispositivo.
La presa in carico delle chiavi non comporta un’assunzione automatica di responsabilità per qualsiasi perdita, danno o costo di sostituzione. Eventuali responsabilità saranno valutate sulla base delle circostanze concrete, delle istruzioni impartite e della disciplina applicabile.
Con la firma del presente verbale il dipendente conferma la ricezione delle chiavi sopra elencate e la presa visione delle istruzioni riportate.
[LUOGO], [DATA]
Per l’Azienda
[NOME E COGNOME]
[FIRMA]
Il dipendente / assegnatario
[NOME E COGNOME]
[FIRMA]
SEZIONE FACOLTATIVA DA COMPILARE ALLA RESTITUZIONE
Data e ora della restituzione: [DATA] – [ORA]
Chiavi / dispositivi restituiti: [ELENCO O RIFERIMENTO ALLE VOCI SOPRA INDICATE]
Elementi mancanti o anomalie rilevate: [NESSUNO O DESCRIZIONE]
Ricevente per l’Azienda: [NOME E COGNOME] – [FIRMA]
Dipendente / assegnatario: [NOME E COGNOME] – [FIRMA]
Scarica il modello Word per la consegna delle chiavi ai dipendenti
Il file disponibile contiene il fac simile in formato Word/Doc ed è modificabile prima della firma. Devono essere inseriti i dati dell’azienda e dell’assegnatario, l’elenco effettivo delle chiavi, gli accessi corrispondenti, la data di consegna e le eventuali regole aziendali richiamate.
Il modello documenta la presa in carico, ma non sostituisce un regolamento aziendale o una procedura di sicurezza. Se vengono consegnati anche computer, telefoni, badge o altre dotazioni, può essere più adatto il modulo generale di consegna dei beni aziendali.
Come indicare le chiavi consegnate
L’elenco dovrebbe consentire di capire quale accesso apre ciascuna chiave. Scrivere soltanto “un mazzo di chiavi” è meno utile rispetto a indicare separatamente ingresso principale, ufficio, archivio, cancello, magazzino o armadio. Se esistono codici interni o targhette numerate, possono essere riportati insieme alla quantità consegnata.
Quando vengono consegnate più copie della stessa chiave, il numero deve risultare nel verbale. Alla restituzione sarà così possibile confrontare ciò che era stato affidato con ciò che viene effettivamente riconsegnato.
Duplicazione, cessione e accessi autorizzati
Il divieto di duplicare o cedere le chiavi è una regola organizzativa che l’azienda può adottare per controllare gli accessi e deve essere comunicata con chiarezza. Se alcune chiavi sono invece condivise tra più addetti o custodite in reception, il modello va adattato e non deve descriverle come personali e non cedibili.
È utile indicare anche le aree autorizzate e, quando realmente previsto dalla procedura interna, eventuali limiti di giorni o fasce orarie. Il verbale non deve però creare divieti o autorizzazioni che non corrispondono all’organizzazione effettiva.
Cosa fare in caso di smarrimento o furto
La segnalazione tempestiva al referente aziendale consente di valutare il rischio collegato all’accesso interessato. In base al caso concreto può essere sufficiente sostituire la chiave oppure può rendersi necessario intervenire sulla serratura o disattivare un dispositivo elettronico.
Non è opportuno stabilire nel fac simile che il dipendente debba sempre sostenere automaticamente ogni costo. La responsabilità deve essere valutata considerando le circostanze della perdita, le istruzioni ricevute e il comportamento effettivamente tenuto.
Restituzione delle chiavi
Le chiavi dovrebbero essere restituite quando viene meno la ragione dell’assegnazione, per esempio alla cessazione del rapporto, al trasferimento ad altra sede o quando il dipendente non ha più necessità di accedere ai locali. La sezione finale del modello permette di registrare data, chiavi riconsegnate ed eventuali anomalie.
Se insieme alle chiavi devono essere restituiti numerosi altri beni, è preferibile utilizzare un inventario complessivo. Su EsempioDoc è disponibile anche la lettera di restituzione dei beni aziendali dopo il licenziamento.
Quando utilizzare un modello diverso
Questo fac simile è pensato per chiavi e semplici dispositivi di accesso. Per badge elettronici che registrano accessi, strumenti informatici, veicoli, attrezzature di lavoro o dispositivi di protezione possono servire campi, regole e informative ulteriori; il verbale delle chiavi non deve essere utilizzato come documento sostitutivo di procedure specifiche.
Errori da evitare nel verbale di consegna chiavi
- indicare soltanto “mazzo di chiavi” senza specificare quantità e accessi;
- non identificare il dipendente, il reparto o la sede di assegnazione;
- inserire regole di cessione o duplicazione diverse dalla procedura effettivamente adottata;
- attribuire automaticamente al dipendente ogni costo derivante da smarrimento o furto;
- non indicare a chi segnalare la perdita delle chiavi;
- omettere la restituzione quando termina l’esigenza di accesso;
- considerare il verbale equivalente a una policy completa sulla sicurezza aziendale.
Domande frequenti sulla consegna delle chiavi ai dipendenti
Il verbale di consegna delle chiavi è obbligatorio?
Non esiste un unico modello generale da utilizzare per ogni consegna di chiavi a un dipendente. Il verbale è comunque utile sul piano organizzativo e probatorio perché registra quali accessi sono stati affidati, la data della consegna e le istruzioni comunicate. Procedure ulteriori possono derivare dal regolamento interno o dalle caratteristiche dei locali.
Chi deve firmare il modello?
È opportuno che firmino il dipendente che riceve le chiavi e il soggetto incaricato della consegna per conto dell’azienda, per esempio un responsabile della sede, delle risorse umane o dei servizi generali. Le firme consentono di documentare sia la consegna sia la presa in carico.
Il dipendente può fare una copia delle chiavi?
Dipende dalle regole aziendali. Se la duplicazione è vietata senza autorizzazione, il divieto deve risultare chiaramente dal verbale o dal regolamento richiamato. Il dipendente non dovrebbe presumere di poter creare copie quando l’azienda gestisce gli accessi mediante chiavi numerate o assegnate individualmente.
Il dipendente deve pagare la serratura se perde una chiave?
Non automaticamente. Il verbale dimostra che la chiave era stata affidata al lavoratore, ma non stabilisce da solo una responsabilità economica per ogni evento. Devono essere valutati le circostanze dello smarrimento, le istruzioni impartite, la diligenza tenuta e le conseguenze effettivamente provocate.