Comunicazione metodi di pagamento – Esempio e Fac Simile

In questa pagina è disponibile un fac simile di comunicazione dei metodi di pagamento che un’impresa, un professionista, un ente o un’associazione può inviare ai propri clienti. La lettera serve a indicare con precisione quali strumenti possono essere utilizzati per saldare fatture, rate, canoni o altri importi dovuti e quali dati devono essere riportati nell’operazione.

Il modello può essere utilizzato all’inizio di un rapporto commerciale, in occasione dell’introduzione di nuove modalità di incasso oppure per riepilogare procedure già concordate. Può anche essere accompagnato da un modulo con cui il cliente comunica la propria preferenza, quando il fornitore mette a disposizione più opzioni. La guida spiega quali informazioni inserire, come descrivere bonifico, addebito diretto SEPA, Ri.Ba., carta e altri strumenti, quali cautele adottare nella trasmissione dell’IBAN e quando è necessario ottenere un’autorizzazione separata. Il testo va adattato alle condizioni contrattuali e ai servizi di pagamento realmente disponibili.

Che cos’è una comunicazione dei metodi di pagamento

La comunicazione dei metodi di pagamento è una lettera commerciale con cui il creditore informa il cliente sulle procedure accettate per eseguire i pagamenti. Può indicare coordinate bancarie, causali, scadenze, portali online, modalità di attivazione degli addebiti ricorrenti e recapiti dell’ufficio amministrativo.

Il documento ha soprattutto una funzione informativa e organizzativa. Riduce gli errori nella disposizione dei bonifici, facilita l’abbinamento tra incasso e fattura e permette al cliente di conoscere in anticipo le opzioni disponibili.

La comunicazione non sostituisce la fattura, il contratto, l’ordine o le condizioni generali di vendita. Non certifica neppure l’avvenuto pagamento, che deve essere provato attraverso la registrazione dell’incasso, la contabile bancaria, la ricevuta del prestatore di servizi di pagamento o un’eventuale quietanza.

Le modalità indicate devono corrispondere agli strumenti che il mittente è effettivamente in grado di gestire. Non è utile elencare carte, addebiti o portali che non sono ancora attivi o che possono essere impiegati soltanto da alcune categorie di clienti.

Quando inviare la comunicazione al cliente

La lettera può essere inviata insieme alla conferma d’ordine, al contratto, alla prima fattura o alla documentazione di apertura del rapporto. In questi casi permette alle parti di definire fin dall’inizio il processo amministrativo e i riferimenti da utilizzare.

Può essere trasmessa anche quando l’impresa introduce un nuovo strumento, come un portale clienti, un link di pagamento, il bonifico istantaneo o l’addebito diretto SEPA. Se il nuovo metodo è facoltativo, la comunicazione deve specificare che il cliente può continuare a utilizzare le altre opzioni previste.

Quando cambiano le coordinate bancarie del creditore è preferibile inviare una specifica comunicazione di variazione delle coordinate bancarie. La separazione rende il messaggio più riconoscibile e consente di applicare controlli più rigorosi contro i tentativi di sostituzione fraudolenta dell’IBAN.

La comunicazione può infine rispondere alla richiesta di un cliente che desidera utilizzare uno strumento diverso da quello previsto. Se il metodo proposto non è disponibile, il creditore può utilizzare un’apposita risposta relativa al pagamento alternativo.

Quando il fac simile non è adatto

Il modello non è adatto a sollecitare una fattura già scaduta. In quella situazione occorre una lettera che identifichi il credito, indichi il ritardo, richieda il saldo e assegni eventualmente un nuovo termine.

Non deve essere utilizzato come mandato di addebito diretto. Per attivare un SDD il cliente deve rilasciare l’autorizzazione prevista, contenente i dati richiesti dallo schema applicato. La semplice ricezione della lettera informativa non permette al creditore di prelevare somme dal conto.

Non è sufficiente neppure per modificare unilateralmente una modalità di pagamento già stabilita dal contratto. Se le parti hanno concordato uno specifico strumento, una scadenza o una dilazione, la variazione deve rispettare le clausole esistenti e, quando necessario, essere accettata dal cliente.

Per gli incassi a favore della Pubblica Amministrazione possono essere previste procedure specifiche, come avvisi pagoPA o indicazioni dell’ente creditore. Il modello commerciale generale non sostituisce la modulistica e i canali stabiliti dall’amministrazione.

Quali metodi di pagamento può indicare l’impresa

Bonifici, addebiti diretti, carte, assegni e moneta elettronica appartengono alle principali categorie di strumenti di pagamento descritte dalla Banca d’Italia. Ogni impresa deve selezionare soltanto quelli compatibili con il contratto, il tipo di clientela e i servizi messi a disposizione dalla propria banca o dal proprio intermediario.

Metodo	Utilizzo più comune	Dati da comunicare
Bonifico SEPA ordinario	Fatture singole, acconti, saldi e pagamenti programmati dal cliente	Intestatario, IBAN, eventuale BIC, causale e scadenza
Bonifico istantaneo	Pagamenti urgenti o per i quali è utile una rapida disponibilità delle somme	Gli stessi dati del bonifico ordinario e l’eventuale disponibilità del servizio
Addebito diretto SEPA	Canoni, rate e fatture ricorrenti	Tipo di schema, procedura per il mandato, identificativo del creditore e prenotifica
Ricevuta bancaria Ri.Ba.	Incassi commerciali con scadenza, soprattutto nei rapporti tra imprese	Banca di appoggio del cliente, scadenze, riferimenti e possibili costi
Carta di pagamento	Pagamenti in sede, a distanza o attraverso un portale	Canale sicuro, circuiti accettati ed eventuali limiti operativi
Link di pagamento	Pagamento remoto di una specifica fattura o di un ordine	Indirizzo generato dal prestatore, durata del link e riferimento dell’operazione
Portafoglio elettronico	Pagamenti online attraverso un account o un’applicazione	Servizio accettato e procedura di accesso
Assegno	Rapporti in cui il creditore accetta espressamente questo strumento	Intestazione, clausole richieste, luogo e modalità di consegna
Contanti	Pagamenti effettuati presso la sede o un punto autorizzato	Limiti accettati, orari, soggetto autorizzato e rilascio della ricevuta

Non esiste un metodo adatto a ogni rapporto. Il bonifico è pratico per pagamenti non ricorrenti, mentre l’addebito diretto può ridurre le attività manuali in presenza di scadenze periodiche. Carte e link di pagamento possono agevolare gli incassi a distanza, ma richiedono un’infrastruttura sicura e condizioni definite con il prestatore del servizio.

La comunicazione non dovrebbe dichiarare che una modalità è sempre gratuita. Commissioni, costi di incasso e spese applicate al pagatore o al beneficiario dipendono dai rispettivi contratti bancari, dal servizio utilizzato e dalle norme applicabili.

Come indicare il pagamento tramite bonifico

Per il bonifico devono essere riportati la denominazione esatta dell’intestatario del conto e il codice IBAN completo. Il BIC può essere aggiunto quando richiesto per il pagamento interessato, ma non va presentato come dato necessario in ogni bonifico SEPA.

La causale dovrebbe contenere un riferimento che consenta di associare rapidamente l’incasso. Possono essere richiesti il numero e la data della fattura, il codice cliente, il numero d’ordine, la rata oppure un altro identificativo univoco.

Una formula come pagamento fattura è troppo generica quando lo stesso cliente ha più documenti aperti. Una causale più utile è costituita da numero fattura, data e codice cliente, senza inserire dati estranei alla riconciliazione.

Il mittente può indicare sia il bonifico ordinario sia quello istantaneo, se il conto può riceverli. La disponibilità del servizio per il pagatore dipende dal suo prestatore di servizi di pagamento e dalle condizioni del relativo conto.

Se l’IBAN è già riportato nelle fatture, la lettera deve contenere coordinate identiche. Differenze nella denominazione dell’intestatario, spazi mancanti o errori nella sequenza alfanumerica possono generare dubbi e ritardare il pagamento.

Verifica tra nome del beneficiario e IBAN

Dal 9 ottobre 2025 i prestatori di servizi di pagamento interessati devono offrire per i bonifici ordinari e istantanei la verifica del beneficiario, conosciuta come Verification of Payee. Il sistema confronta l’IBAN con il nome o l’identificativo comunicato dal pagatore e segnala una corrispondenza completa, parziale, assente o non verificabile.

La Banca d’Italia spiega il funzionamento della verifica del beneficiario. Per favorire un esito corretto, la comunicazione aziendale dovrebbe indicare la denominazione associata al conto senza abbreviazioni arbitrarie.

Un avviso di mancata corrispondenza non deve essere ignorato automaticamente. Il cliente dovrebbe ricontrollare i dati e chiedere conferma utilizzando un recapito aziendale già noto, soprattutto quando l’IBAN è stato comunicato come nuovo o diverso da quello impiegato in precedenza.

Come funziona l’addebito diretto SEPA

L’addebito diretto SEPA, indicato anche come SDD, permette al creditore di disporre l’incasso sul conto del cliente sulla base di un mandato preventivamente rilasciato. Può essere utilizzato per pagamenti singoli o ricorrenti e ha sostituito le precedenti procedure nazionali comunemente indicate come RID.

La comunicazione dovrebbe evitare il termine RID come se identificasse il servizio attualmente utilizzato. Può eventualmente spiegare che la domiciliazione viene oggi gestita attraverso l’addebito diretto SEPA.

Lo schema SDD Core può essere utilizzato nei confronti di consumatori e soggetti non consumatori. Lo schema SDD B2B è riservato ai rapporti in cui il pagatore non è un consumatore e segue regole differenti, anche per la verifica del mandato e il rimborso di operazioni autorizzate.

Per attivare il servizio, il cliente deve compilare e sottoscrivere un mandato. Il documento contiene normalmente i dati del debitore, l’IBAN, la denominazione del creditore, l’identificativo del creditore, il riferimento del mandato e l’indicazione della natura ricorrente o singola degli addebiti.

Prima dell’incasso, il creditore deve fornire la prenotifica con importo e data di scadenza. Secondo le regole SEPA richiamate dalla Banca d’Italia, il termine ordinario è di almeno quattordici giorni prima del regolamento, salvo un diverso accordo tra le parti. La fattura può assolvere questa funzione se contiene le informazioni necessarie.

La comunicazione può rinviare alla pagina della Banca d’Italia dedicata all’addebito diretto SEPA per una spiegazione generale del servizio. Le condizioni applicate al singolo rapporto devono però risultare dal mandato e dal contratto.

Rimborsi e revoca dell’addebito diretto

Il vecchio fac simile indicava la possibilità di ottenere lo storno nei sei giorni successivi alla scadenza. Questa informazione non corrisponde alla disciplina dell’addebito diretto SEPA e non deve essere riproposta.

Per lo schema Core, il pagatore può opporsi all’operazione entro il giorno precedente la data prevista per il regolamento. Dopo l’esecuzione, può chiedere entro otto settimane il rimborso di un’operazione autorizzata quando ricorrono le condizioni previste. Un addebito non autorizzato può essere contestato entro il termine applicabile, che in via generale arriva a tredici mesi.

Nello schema B2B il debitore non dispone del diritto al rimborso previsto per un’operazione Core autorizzata. La comunicazione commerciale non dovrebbe riassumere queste differenze con formule eccessivamente semplici, soprattutto quando il mittente offre entrambi gli schemi.

È preferibile indicare il tipo di SDD utilizzato e rinviare al mandato, al contratto e alle condizioni del prestatore di servizi di pagamento. Il cliente deve poter comprendere quale autorizzazione sta rilasciando prima di sottoscriverla.

Come presentare il pagamento tramite Ri.Ba.

La ricevuta bancaria, o Ri.Ba., viene impiegata soprattutto nei rapporti commerciali tra imprese. Il creditore trasmette alla propria banca le informazioni relative al credito e alla scadenza, mentre il debitore riceve l’avviso attraverso la propria banca e provvede al pagamento.

La Ri.Ba. non deve essere descritta come un addebito automatico identico al SDD. Il cliente deve seguire la procedura comunicata dal proprio intermediario e verificare l’esito del pagamento.

La lettera dovrebbe indicare se il cliente deve fornire preventivamente la banca di appoggio, quali scadenze verranno utilizzate e come verrà comunicato l’avviso. Non va dichiarato che la procedura è priva di oneri, perché possono essere applicate spese in base ai rapporti bancari delle parti.

Se il mancato pagamento della Ri.Ba. comporta spese di insoluto o altre conseguenze contrattuali, queste devono essere previste nelle condizioni del rapporto e non introdotte in modo generico nella sola comunicazione informativa.

Carte, portali e link di pagamento

Quando il cliente può pagare con carta, la comunicazione deve indicare il canale autorizzato. Può trattarsi di un terminale presso la sede, di un’area riservata, di una pagina gestita da un prestatore di servizi di pagamento o di un link associato alla singola fattura.

Il mittente non dovrebbe chiedere al cliente di inviare per posta elettronica il numero completo della carta, il codice di sicurezza o le credenziali di accesso. I dati devono essere inseriti esclusivamente nell’ambiente sicuro predisposto dal soggetto che gestisce il pagamento.

Un link deve provenire da un dominio o da un mittente riconoscibile e deve permettere di controllare beneficiario, importo e causale prima della conferma. Se il collegamento ha una scadenza, questa informazione va riportata nel messaggio.

Quando il servizio prevede un pagamento rateale o un finanziamento, la lettera non deve descriverlo come una semplice modalità di pagamento immediato. Condizioni, costi, approvazione e soggetto finanziatore devono risultare dalla documentazione specifica.

La comunicazione può modificare le condizioni concordate?

Una lettera che riepiloga le opzioni già previste ha natura informativa. Può spiegare come eseguire il pagamento, ma non modifica da sola scadenze, dilazioni, interessi, costi o strumenti stabiliti nel contratto o nell’ordine.

Se il creditore intende eliminare un metodo precedentemente ammesso oppure rendere obbligatoria una nuova procedura, deve verificare quanto previsto dagli accordi esistenti. Una modifica può richiedere un preavviso, una specifica accettazione o la sottoscrizione di un nuovo modulo.

La comunicazione dovrebbe quindi distinguere tra opzioni facoltative e condizioni vincolanti. Espressioni come può scegliere, è disponibile o in alternativa indicano una facoltà. Formule come dovrà utilizzare o a decorrere dalla data seguente devono essere usate soltanto se il cambiamento è legittimamente applicabile al rapporto.

Se viene chiesto al cliente di selezionare un metodo, la lettera deve spiegare se la scelta è revocabile, da quale data produce effetto e quale modalità verrà utilizzata fino al completamento della procedura.

Dati da inserire nella comunicazione

• Denominazione, sede, codice fiscale e partita IVA del mittente.
• Nome o denominazione del cliente e relativo codice identificativo.
• Oggetto chiaro, come comunicazione modalità di pagamento delle fatture.
• Contratto, ordine, servizio o rapporto commerciale interessato.
• Data dalla quale le opzioni risultano disponibili.
• Elenco dei metodi effettivamente accettati.
• Coordinate e istruzioni specifiche per ogni metodo.
• Causale da utilizzare per consentire la riconciliazione.
• Termini e scadenze già concordati, senza modificarli in modo implicito.
• Eventuali costi, solo se confermati e applicabili.
• Procedura per sottoscrivere il mandato SDD.
• Recapiti dell’ufficio amministrativo per richieste e verifiche.
• Modalità e termine per comunicare la scelta.
• Nome e qualifica del soggetto che firma per il mittente.

Se la comunicazione riguarda più rapporti, occorre chiarire se la preferenza scelta dal cliente si applica a tutte le fatture oppure soltanto a uno specifico contratto. In presenza di più sedi o codici cliente può essere necessario compilare un modulo distinto per ogni posizione amministrativa.

Come scrivere causali e riferimenti di pagamento

La causale deve permettere al creditore di identificare il debito senza dover contattare nuovamente il cliente. Il riferimento più efficace è normalmente il numero della fattura accompagnato dal codice cliente o dal numero d’ordine.

Per un acconto può essere indicata la formula acconto ordine seguita dal relativo numero. Per una rata sono utili il numero della rata, il contratto e il periodo di competenza. Nei pagamenti cumulativi devono essere elencate le fatture comprese oppure allegato un prospetto di dettaglio.

Non è opportuno inserire nella causale dati personali non necessari. La descrizione deve essere abbastanza precisa per la contabilità, ma proporzionata alla funzione del pagamento.

Il fac simile prevede una causale standard che il mittente può personalizzare. Se ogni fattura utilizza un riferimento diverso generato automaticamente, la comunicazione deve invitare il cliente a riportare quello presente nel documento da saldare.

Come inviare la comunicazione

Una comunicazione puramente informativa può essere trasmessa tramite posta elettronica, area clienti, posta ordinaria oppure consegnata insieme alla fattura o al contratto. Il canale dovrebbe essere coerente con quelli normalmente utilizzati dalle parti.

Se il documento modifica una condizione rilevante o richiede di provare la ricezione, possono essere utilizzati PEC, raccomandata o altro sistema che permetta di documentare invio, contenuto e consegna. La scelta dipende dal contratto e dalla funzione concreta della comunicazione.

Per ridurre il rischio di frode, una variazione di IBAN non dovrebbe essere comunicata soltanto all’interno di una conversazione inattesa o da un indirizzo appena creato. È utile invitare il cliente a verificare il cambiamento attraverso un recapito già conosciuto.

Il mittente dovrebbe conservare una copia della versione inviata, l’elenco dei destinatari e le eventuali risposte. Se il cliente compila il modulo di scelta, il documento va collegato alla relativa anagrafica amministrativa.

Chi deve firmare la lettera

La comunicazione può essere firmata dal legale rappresentante, dal responsabile amministrativo, dall’ufficio crediti o da un altro soggetto autorizzato. La qualifica del firmatario aiuta il cliente a individuare il referente responsabile delle istruzioni.

Per una semplice informativa inviata attraverso un canale aziendale verificato, la firma autografa non è sempre necessaria. Può comunque essere utile nei documenti allegati in formato PDF, nelle comunicazioni postali e nei casi in cui il cliente debba restituire il modulo sottoscritto.

Il modulo di scelta deve essere firmato dal cliente o da una persona autorizzata a operare per suo conto. Se viene richiesto un mandato SDD, la sottoscrizione deve rispettare la procedura prevista dal creditore e dal servizio utilizzato.

Quali allegati possono servire

• Modulo di scelta della modalità di pagamento.
• Mandato di addebito diretto SEPA Core o B2B.
• Istruzioni per l’accesso all’area clienti.
• Prospetto delle fatture o delle scadenze interessate.
• Informazioni sui canali di assistenza.
• Documento separato di variazione dell’IBAN, se pertinente.
• Informativa relativa al trattamento dei dati raccolti nel modulo, quando necessaria.

Gli allegati devono essere richiamati nella lettera con il loro nome. Se il cliente deve restituirne uno, è utile precisare il termine, il recapito e la modalità di trasmissione.

Errori da evitare

• Continuare a indicare il RID come procedura bancaria corrente senza riferirsi all’addebito diretto SEPA.
• Affermare che bonifico, Ri.Ba., SDD o altri strumenti non comportano mai costi.
• Indicare un termine di sei giorni per lo storno degli addebiti.
• Confondere la lettera informativa con il mandato necessario per attivare un SDD.
• Non distinguere tra SDD Core e SDD B2B.
• Modificare implicitamente condizioni già concordate senza verificarne l’efficacia.
• Comunicare un IBAN senza l’esatta denominazione dell’intestatario.
• Usare causali troppo generiche per identificare fatture e ordini.
• Chiedere l’invio dei dati completi della carta tramite email.
• Elencare metodi che l’impresa non è ancora in grado di accettare.
• Omettere la data dalla quale la nuova procedura deve essere utilizzata.
• Non specificare se la scelta del cliente riguarda uno o tutti i rapporti.
• Inviare una variazione bancaria da un recapito non riconoscibile senza prevedere una verifica.
• Dimenticare di allegare il modulo o il mandato richiamato nella comunicazione.

Fac simile comunicazione metodi di pagamento

Il modello seguente permette di comunicare più opzioni di pagamento e di raccogliere la preferenza del cliente. Nel testo definitivo devono essere mantenuti soltanto i metodi realmente offerti e le condizioni applicabili al rapporto.

Scarica il modello Word della comunicazione metodi di pagamento

Il file Word contiene il fac simile modificabile della lettera, con sezioni dedicate a bonifico ordinario e istantaneo, addebito diretto SEPA, Ri.Ba., carte, link di pagamento e ulteriori opzioni. Comprende anche il modulo attraverso cui il cliente può indicare il metodo prescelto.

Prima dell’invio devono essere eliminate le modalità non disponibili e completati intestatario, IBAN, causali, decorrenza, recapiti e condizioni operative. Se viene offerto l’addebito diretto, alla comunicazione deve essere affiancato il mandato previsto per lo schema SDD utilizzato.

Domande frequenti sulla comunicazione dei metodi di pagamento

Il RID può ancora essere indicato nella lettera?

Il termine RID appartiene alla precedente procedura nazionale. Per gli addebiti in euro viene oggi utilizzato l’addebito diretto SEPA, denominato SDD. Nella comunicazione è quindi preferibile indicare SDD Core o SDD B2B e allegare il relativo mandato, evitando di riprodurre vecchie regole su autorizzazioni e storni.

La lettera può obbligare il cliente a cambiare metodo?

Una semplice comunicazione informativa non modifica automaticamente quanto già previsto dal contratto, dall’ordine o dalle condizioni accettate. Se il nuovo metodo è facoltativo, il cliente può selezionarlo attraverso il modulo. Se il creditore intende renderlo obbligatorio, deve verificare le clausole esistenti e ottenere l’accettazione quando richiesta.

Per attivare l’addebito SEPA basta la firma della comunicazione?

No. L’autorizzazione all’addebito richiede uno specifico mandato SDD contenente i dati del debitore, del creditore, del conto e dello schema utilizzato. La firma della sola lettera può confermare una preferenza, ma non sostituisce il mandato necessario per presentare gli incassi sul conto del cliente.

È sicuro comunicare l’IBAN tramite email?

L’IBAN può essere trasmesso attraverso i normali canali aziendali, ma una variazione inattesa richiede particolare cautela. La lettera deve indicare la denominazione esatta dell’intestatario e recapiti già conosciuti per la verifica. Il cliente non dovrebbe autorizzare il bonifico ignorando un avviso di mancata corrispondenza tra nome e IBAN.

Ri.Ba. e addebito SEPA sono sempre gratuiti?

No. Le spese dipendono dai contratti che creditore e cliente hanno sottoscritto con le rispettive banche o con altri prestatori di servizi di pagamento. La comunicazione non dovrebbe promettere l’assenza di costi senza una conferma specifica. Eventuali oneri addebitati dal creditore devono inoltre risultare compatibili con il contratto e con la disciplina applicabile.