In questa pagina è disponibile un fac simile di comunicazione di chiusura temporanea di un’attività commerciale in formato Doc, modificabile con Microsoft Word o con altri programmi compatibili. Il modello può essere utilizzato da negozi, imprese, studi, laboratori e altre attività per avvisare clienti, fornitori o partner che una sede o un punto vendita non sarà operativo per un periodo determinato.
Il fac simile può essere consultato prima del download e deve essere completato con i dati dell’attività, le date di chiusura e riapertura, la sede interessata e le indicazioni operative per i destinatari. Dopo il download trovi istruzioni per gestire ordini, consegne e contatti durante la chiusura e per distinguere questo semplice avviso da eventuali pratiche amministrative.
A cosa serve la comunicazione di chiusura temporanea
La comunicazione serve a informare in anticipo i soggetti che potrebbero contattare l’attività, recarsi presso la sede, effettuare ordini o attendere consegne. Può essere usata per ferie, inventario, manutenzione, lavori, esigenze organizzative o altre interruzioni di durata limitata.
Questo modello è pensato come avviso rivolto a clienti, fornitori, partner o pubblico. Non è invece un modulo amministrativo di sospensione dell’attività e non sostituisce eventuali adempimenti richiesti dal SUAP, da altre autorità o da procedure specifiche applicabili al settore esercitato.
Fac simile comunicazione chiusura temporanea attività commerciale
Il modello seguente deve essere completato con i dati reali e adattato alle modalità con cui l’attività gestirà il periodo di chiusura. Le indicazioni non pertinenti possono essere eliminate prima dell’invio o della stampa.
COMUNICAZIONE DI CHIUSURA TEMPORANEA DELL’ATTIVITÀ COMMERCIALE
MITTENTE
[DENOMINAZIONE ATTIVITÀ]
[INDIRIZZO DELLA SEDE O DEL PUNTO VENDITA]
[TELEFONO]
[EMAIL O PEC, SE PERTINENTE]
[NOME E RUOLO DEL REFERENTE, SE PERTINENTE]
DESTINATARIO
[CLIENTI / FORNITORI / PARTNER / ALTRO DESTINATARIO]
Oggetto: comunicazione di chiusura temporanea dal [DATA INIZIO] al [DATA FINE]
[FORMULA DI APERTURA E DESTINATARIO],
con la presente comunichiamo la chiusura temporanea di [DENOMINAZIONE ATTIVITÀ / SEDE / PUNTO VENDITA] dal [DATA INIZIO] alle [ORA, SE UTILE] fino al [DATA FINE] alle [ORA, SE UTILE], per [MOTIVO DELLA CHIUSURA, SE SI DESIDERA INDICARLO].
La riapertura e la ripresa ordinaria dell’attività sono previste per [DATA RIAPERTURA] alle [ORA, SE UTILE].
Durante il periodo di chiusura: [INDICARE EVENTUALI SERVIZI SOSPESI, CANALI CHE RESTANO ATTIVI, MODALITÀ PER ORDINI, ASSISTENZA, PRENOTAZIONI O CONSEGNE].
Per ordini, appuntamenti, consegne o attività già programmati: [INDICARE LE ISTRUZIONI O LE NUOVE TEMPISTICHE, SE PERTINENTE].
Per eventuali comunicazioni durante la chiusura è possibile utilizzare [EMAIL / TELEFONO / ALTRO CANALE], secondo i seguenti orari o modalità: [INDICAZIONI].
Ringraziamo per l’attenzione e ci scusiamo per eventuali disagi.
Cordiali saluti.
[LUOGO], [DATA]
[DENOMINAZIONE ATTIVITÀ]
[NOME E COGNOME]
[RUOLO]
[FIRMA, SE UTILIZZATA]
Scarica il modello Word della comunicazione di chiusura
Il file disponibile è in formato Doc e contiene un fac simile modificabile dell’avviso di chiusura temporanea. Prima dell’utilizzo devono essere personalizzati almeno la sede interessata, il periodo di chiusura, la data di riapertura e le informazioni necessarie a chi ha ordini, consegne, prenotazioni o richieste in corso.
Il documento serve alla comunicazione verso i propri contatti e non sostituisce eventuali moduli o procedure previsti per la sospensione amministrativa dell’attività.
Cosa indicare nell’avviso di chiusura
Le date devono essere immediatamente riconoscibili. Se l’impresa dispone di più sedi o punti vendita, conviene indicare con precisione quale struttura resterà chiusa, evitando formule che possano far pensare alla sospensione di tutta l’azienda.
- denominazione dell’attività e sede interessata;
- data iniziale e data finale della chiusura;
- giorno e, se utile, orario previsto per la riapertura;
- motivo della chiusura soltanto se si desidera comunicarlo;
- servizi che resteranno eventualmente disponibili;
- modalità di gestione di ordini, appuntamenti, consegne o prenotazioni già fissati;
- recapito utilizzabile durante la chiusura, se previsto.
Se la data di riapertura non è ancora certa, è preferibile non indicarne una come definitiva. In questo caso il testo può specificare che la ripresa dell’attività sarà comunicata successivamente attraverso i canali abituali, purché tale informazione corrisponda realmente all’organizzazione prevista.
Come gestire ordini, consegne e contatti durante la chiusura
Un avviso efficace non dovrebbe limitarsi alla frase “chiuso dal… al…”. Se clienti o fornitori hanno rapporti già in corso, è utile chiarire cosa accadrà alle richieste ricevute prima della chiusura, alle consegne programmate e agli appuntamenti fissati nel periodo interessato.
L’azienda può indicare un indirizzo email monitorato, un numero telefonico, un servizio di assistenza o una data entro la quale inviare gli ordini. Se durante la chiusura nessun canale sarà presidiato, è meglio dirlo chiaramente e indicare da quando le richieste torneranno a essere gestite. Le informazioni devono essere coerenti su lettera, email, sito, messaggi automatici e cartelli esposti presso la sede.
Quando verificare una pratica di sospensione al SUAP
Una chiusura comunicata al pubblico non coincide necessariamente con una sospensione amministrativa dell’attività. Per alcune attività, in base al settore, alla durata, alla normativa regionale o locale e al tipo di titolo abilitativo, possono esistere comunicazioni o pratiche specifiche. Non è quindi corretto utilizzare questo fac simile come modulo da inviare automaticamente al Comune.
Se la chiusura comporta una vera sospensione dell’esercizio, occorre verificare il procedimento applicabile presso il SUAP competente. Il portale ufficiale Impresa in un Giorno consente di individuare lo Sportello Unico del Comune e accedere ai servizi disponibili per l’attività interessata.
Quale modello usare per ferie, lavori o cessazione definitiva
Se il motivo è esclusivamente la pausa estiva o un altro periodo di ferie, può essere più adatto l’avviso di chiusura per ferie ai clienti, che utilizza una formulazione più specifica. Per la chiusura di un bar dovuta a interventi sulla sede è disponibile anche il fac simile di avviso chiusura bar per lavori.
Quando l’attività termina in modo permanente non va invece utilizzata una comunicazione di chiusura temporanea. In quel caso è più coerente il modello di comunicazione ai clienti di cessata attività, fermo restando che anche la cessazione amministrativa segue le procedure previste per il settore interessato.
Errori da evitare nella comunicazione
- omettere la data di riapertura quando è già definita;
- non specificare quale sede chiude quando l’impresa ne possiede più di una;
- indicare come disponibile un recapito che durante la chiusura non sarà presidiato;
- lasciare senza istruzioni clienti con appuntamenti, ordini o consegne già programmati;
- usare il fac simile come se fosse una pratica SUAP o un modulo previsto da un ente;
- mantenere online orari e indicazioni in contrasto con l’avviso di chiusura.
Domande frequenti sulla chiusura temporanea dell’attività
La comunicazione ai clienti è obbligatoria?
Questo fac simile è un avviso informativo e non deriva da un obbligo generale di inviare una lettera a ogni cliente. Comunicare la chiusura è però utile quando può incidere su accesso alla sede, ordini, consegne, prenotazioni o assistenza. Eventuali obblighi amministrativi relativi alla sospensione dell’attività sono una questione distinta e devono essere verificati per il settore e il Comune interessati.
È necessario indicare il motivo della chiusura?
In un normale avviso a clienti o fornitori il motivo può essere indicato quando aiuta a comprendere la situazione, ma non deve essere inserito per forza nel fac simile. Può bastare comunicare con precisione il periodo di chiusura e la data di riapertura. Se si decide di specificare la causa, è preferibile usare una formula breve e coerente con la situazione reale.
Il modello può essere inviato tramite email?
Sì, il contenuto può essere utilizzato anche come comunicazione email, adattando intestazione e firma. Per una chiusura ordinaria rivolta alla clientela non occorre trasformare automaticamente il messaggio in una PEC. Se un contratto con un cliente o fornitore impone invece uno specifico canale per comunicazioni che incidono sulle prestazioni concordate, deve essere rispettata quella previsione.
Serve inviare questo fac simile al Comune?
No, non come regola generale. Il modello disponibile in questa pagina è destinato a clienti, fornitori e altri contatti dell’attività. Se la chiusura integra una sospensione amministrativa soggetta a comunicazione, deve essere utilizzata la procedura prevista dal SUAP o dall’autorità competente, non una semplice lettera commerciale predisposta per il pubblico.
Il modello Word può essere modificato?
Sì. Il file Doc può essere aperto con Word o con programmi compatibili e adattato alla sede, alle date e ai servizi effettivamente interessati. Prima dell’invio conviene eliminare i campi non utilizzati e verificare che date, orari, recapiti e istruzioni coincidano con le informazioni pubblicate sugli altri canali dell’attività.