Compensazione volontaria occasionale di crediti e debiti – Esempio e Fac Simile

In questa pagina è disponibile un fac simile di compensazione volontaria occasionale di crediti e debiti. Il documento serve a formalizzare l’accordo con cui due soggetti, reciprocamente creditori e debitori, estinguono le rispettive posizioni fino all’importo concordato, evitando due distinti trasferimenti di denaro.

Il modello può essere utilizzato da imprese, professionisti, enti o privati che hanno rapporti obbligatori reciproci. È particolarmente adatto alla compensazione di fatture cliente e fornitore, purché siano identificati con precisione i documenti, gli importi, la data dell’operazione e l’eventuale saldo ancora dovuto. La guida spiega la differenza tra compensazione volontaria e legale, come calcolare l’importo compensabile e quali effetti produce su fatture, IVA, ritenute e contabilità. Il fac simile riguarda una singola operazione e deve essere adattato se le parti vogliono regolare compensazioni periodiche, crediti contestati o rapporti che coinvolgono più di due soggetti.

Che cos’è la compensazione volontaria di crediti e debiti

La compensazione volontaria è l’accordo con cui due soggetti, ciascuno contemporaneamente creditore e debitore dell’altro, decidono di estinguere le obbligazioni reciproche fino all’importo stabilito. Se i crediti hanno valore diverso, il credito minore viene estinto integralmente e quello maggiore rimane dovuto per la differenza, salvo un diverso accordo valido.

La compensazione è uno dei modi di estinzione delle obbligazioni diversi dal pagamento. L’articolo 1241 del Codice civile stabilisce il principio dell’estinzione dei debiti reciproci per le quantità corrispondenti, mentre l’articolo 1252 consente alle parti di concordare una compensazione volontaria anche in mancanza di alcune condizioni richieste per quella legale.

La disciplina è consultabile negli articoli 1241 e seguenti del Codice civile. Per l’accordo volontario resta essenziale che le obbligazioni facciano capo agli stessi due soggetti in posizioni contrapposte.

Differenza tra compensazione legale e volontaria

Tipo di compensazione	Presupposti	Effetto
Legale	Debiti reciproci aventi per oggetto denaro o cose fungibili dello stesso genere, liquidi ed esigibili	Opera dal momento della coesistenza dei presupposti, ma deve essere eccepita dalla parte interessata
Giudiziale	Uno dei crediti non è liquido, ma risulta di facile e pronta liquidazione	Viene dichiarata dal giudice nei limiti dell’importo accertato
Volontaria	Accordo delle parti, che possono stabilire condizioni diverse da quelle previste per la compensazione legale	Opera secondo la data, l’importo e le condizioni indicati nell’accordo

Un accordo scritto non trasforma la compensazione volontaria in compensazione legale. Nella prima l’effetto estintivo deriva dalla volontà comune; nella seconda deriva dalla legge quando coesistono reciprocità, omogeneità, liquidità ed esigibilità.

Il modello di questa pagina è destinato a crediti monetari determinati, perché si tratta della situazione più semplice da documentare. Sul sito sono disponibili anche un accordo generale di compensazione volontaria e un distinto fac simile relativo alla compensazione legale.

Quando utilizzare una compensazione occasionale

L’accordo occasionale è adatto quando le parti vogliono chiudere una o più partite reciproche in una data determinata, senza istituire un sistema continuativo di compensazione. Può essere utilizzato, per esempio, quando due imprese si forniscono reciprocamente beni o servizi e risultano entrambe titolari di fatture ancora aperte.

Il documento permette di stabilire quali crediti vengono compensati e in quale ordine. Questo aspetto è utile se una parte ha emesso più fatture, alcune già scadute e altre non ancora esigibili, oppure se sono presenti interessi, note di credito, acconti o contestazioni limitate a singole voci.

Per comunicare una semplice proposta, senza concludere contestualmente un accordo bilaterale, può essere più appropriata una lettera di compensazione delle fatture. L’effetto volontario si produce soltanto quando risulta il consenso di entrambe le parti.

Quando il modello non è adatto

Questo fac simile presuppone due parti reciprocamente debitrici. Non è sufficiente quando il credito appartiene a un terzo, quando il debitore è un soggetto diverso o quando si vuole realizzare una compensazione tra tre o più imprese. In tali casi possono servire una cessione del credito, una delegazione, un accollo o un accordo plurilaterale specifico.

Il modello non sostituisce una transazione se i crediti sono contestati e le parti intendono chiudere una controversia mediante reciproche concessioni. Non equivale neppure a una remissione del debito, nella quale un creditore rinuncia al proprio credito senza estinguere una corrispondente obbligazione reciproca.

Non va utilizzato per compensare autonomamente imposte, contributi o altri debiti verso amministrazioni pubbliche. La compensazione tributaria segue regole proprie e viene eseguita, nei casi ammessi, tramite i modelli e le procedure previsti dalla normativa fiscale.

Occorre inoltre verificare separatamente le operazioni soggette a obblighi di tracciabilità o a modalità di pagamento necessarie per accedere a detrazioni, agevolazioni, contributi o regimi speciali. Un accordo civilistico di compensazione non sostituisce automaticamente il mezzo di pagamento richiesto da una disciplina settoriale.

Quali dati deve contenere l’accordo

L’accordo deve consentire di ricostruire senza ambiguità entrambe le posizioni creditorie. Non basta indicare il saldo complessivo risultante dalla contabilità, soprattutto se esistono più fatture, scadenze differenti o importi soggetti a ritenuta.

• Dati anagrafici, fiscali e recapiti delle parti.
• Generalità e poteri dei rappresentanti che sottoscrivono per società o enti.
• Titolo di ciascun credito, come contratto, ordine, fattura o altro documento.
• Numero, data, scadenza e importo di ogni fattura interessata.
• Eventuali note di credito, acconti, ritenute, interessi o somme già pagate.
• Importo disponibile per ciascuna posizione alla data dell’accordo.
• Somma esatta che le parti intendono compensare.
• Fatture o quote di fattura alle quali imputare la compensazione.
• Data dalla quale si produce l’effetto estintivo.
• Importo, debitore, scadenza e modalità di pagamento dell’eventuale residuo.
• Dichiarazione sull’eventuale cessione, pignoramento o vincolo dei crediti.
• Elenco degli allegati e firme di entrambe le parti.

Come calcolare l’importo da compensare

Per prima cosa occorre ricostruire il valore effettivamente dovuto per ogni documento. Dall’importo originario vanno sottratti pagamenti già ricevuti, note di credito e altre rettifiche valide. Gli interessi possono essere inclusi soltanto se dovuti e quantificati oppure se le parti ne concordano espressamente l’ammontare.

Se la Parte A vanta 8.000 euro e la Parte B ne vanta 5.000, la compensazione può estinguere entrambe le posizioni fino a 5.000 euro. Dopo l’accordo, la Parte A conserva un credito residuo di 3.000 euro. Il documento dovrebbe precisare a quale fattura o quota di fattura viene imputato ciascun importo.

La compensazione può essere anche parziale per scelta delle parti. Due crediti di 10.000 euro ciascuno possono, per esempio, essere compensati soltanto per 6.000 euro, lasciando aperti due saldi distinti di 4.000 euro. In questo caso è necessario indicare chiaramente che la quietanza riguarda esclusivamente la parte compensata.

Fatture, IVA e ritenute fiscali

La compensazione estingue il credito e il debito, ma non cancella le operazioni economiche che li hanno originati. Le fatture restano valide e devono essere emesse, registrate e conservate secondo le regole applicabili. L’accordo non trasforma due prestazioni reciproche in una sola operazione né autorizza a emettere fatture soltanto per la differenza.

Gli importi da confrontare sono normalmente quelli ancora dovuti in base ai documenti contabili. Se le fatture comprendono IVA, la compensazione del totale non elimina gli obblighi di liquidazione e versamento dell’imposta derivanti dalle singole operazioni.

Quando un compenso è soggetto a ritenuta, l’estinzione mediante compensazione può assumere rilievo come pagamento ai fini degli obblighi del sostituto d’imposta. Prima di sottoscrivere l’accordo occorre quindi determinare separatamente importo lordo, ritenuta e credito netto utilizzabile, affidando al consulente la verifica del momento e delle modalità di versamento.

La frase generica “al lordo dell’IVA e al netto delle ritenute” non è sufficiente se non viene accompagnata da un prospetto numerico. Il modello prevede perciò un allegato nel quale riconciliare valore delle fatture, imposte, ritenute, pagamenti precedenti e saldo compensabile.

Come registrare l’operazione in contabilità

Ogni impresa deve rilevare separatamente le fatture attive e passive e i relativi componenti economici e fiscali. Dopo la sottoscrizione, la compensazione viene registrata come estinzione delle corrispondenti posizioni di credito e debito, nei limiti dell’importo indicato nell’accordo.

La compensazione finanziaria non autorizza a occultare o sommare impropriamente ricavi, costi, IVA e altre voci. Il Codice civile vieta i compensi di partite nella rappresentazione del bilancio, mentre i principi OIC 15 sulla rilevazione dei crediti e OIC 19 disciplinano classificazione e valutazione delle rispettive posizioni.

Una copia firmata dell’accordo e il prospetto di riconciliazione dovrebbero essere consegnati a chi cura la contabilità di ciascuna parte. È una cautela organizzativa utile per evitare che una fattura già compensata venga sollecitata o pagata una seconda volta.

Effetti sul credito residuo e sulle garanzie

La compensazione estingue le obbligazioni soltanto nella misura indicata. Se una posizione è maggiore dell’altra, il saldo rimane dovuto dal debitore originario e conserva il proprio titolo, la scadenza e le condizioni già applicabili, salvo che le parti stabiliscano espressamente qualcosa di diverso.

Il documento non dovrebbe dichiarare che ogni rapporto tra le parti è definitivamente chiuso quando restano fatture o altre partite aperte. Una rinuncia generale potrebbe estendersi oltre l’operazione voluta. È più preciso rilasciare quietanza limitatamente all’importo e ai documenti indicati.

La compensazione non produce automaticamente una novazione. Le garanzie e gli accessori relativi al residuo richiedono una verifica specifica, soprattutto se sono presenti fideiussioni, pegni, cessioni, interessi o accordi con terzi.

Firma, copie e conservazione dell’accordo

La compensazione volontaria deriva dall’accordo e non richiede normalmente l’autenticazione delle firme. La forma scritta offre però una prova chiara del consenso, dell’importo estinto, dell’imputazione alle fatture e della data dell’operazione.

È opportuno predisporre una copia firmata per ciascuna parte e conservarla con fatture, note di credito, estratti conto e prospetto di riconciliazione. Le parti possono sottoscrivere lo stesso documento oppure scambiarsi copie firmate con modalità che consentano di ricostruire provenienza e ricezione.

Il trattamento ai fini dell’imposta di registro dipende dalla forma, dal contenuto e dall’eventuale collegamento con altri atti. Non è quindi corretto inserire automaticamente una clausola che imponga registrazione o autentica. Prima di registrare volontariamente o utilizzare l’accordo in un procedimento occorre verificare il caso concreto secondo il Testo unico dell’imposta di registro.

Errori da evitare nella compensazione delle fatture

• Compensare crediti che non appartengono agli stessi due soggetti senza un accordo giuridico ulteriore.
• Indicare soltanto il saldo complessivo senza identificare fatture, scadenze e rettifiche.
• Confondere la compensazione civile con quella fiscale tramite modello F24.
• Emettere fatture soltanto per la differenza anziché documentare separatamente le operazioni.
• Dimenticare IVA, ritenute, note di credito o pagamenti già eseguiti.
• Rilasciare una quietanza generale quando l’estinzione è soltanto parziale.
• Omettere la disciplina del credito residuo e della sua scadenza.
• Definire l’accordo come cessione, remissione, novazione o transazione senza che ne ricorrano gli elementi.
• Compensare un credito già ceduto, pignorato o vincolato senza verificare gli effetti del vincolo.
• Utilizzare il fac simile per un accordo continuativo o plurilaterale senza adattarlo.
• Non trasmettere il documento firmato a chi gestisce la contabilità.

Fac simile di compensazione volontaria occasionale

Il modello seguente riguarda due posizioni monetarie reciproche e consente una compensazione totale o parziale. I prospetti devono riportare gli importi effettivamente risultanti dai documenti e dalle scritture delle parti.

Scarica il modello Word della compensazione volontaria

Il file Word contiene il fac simile completo per una compensazione occasionale totale o parziale, con campi modificabili per dati delle parti, fatture, importi, imputazione, data di efficacia e credito residuo. Comprende inoltre spazi per il prospetto fiscale, gli allegati e le firme.

Prima dell’uso occorre eliminare le alternative non applicabili e riconciliare gli importi con fatture, note di credito, pagamenti e contabilità. Se sono presenti ritenute, crediti ceduti, garanzie o contestazioni, il testo e i calcoli devono essere verificati in relazione al caso concreto.

Domande frequenti sulla compensazione volontaria

Si possono compensare due fatture di importo diverso?

Sì. La compensazione può operare fino all’importo del credito minore oppure per una somma inferiore concordata dalle parti. Il credito maggiore rimane dovuto per la differenza. L’accordo dovrebbe indicare il documento sul quale resta il saldo, il soggetto debitore, la nuova o precedente scadenza e la modalità con cui sarà effettuato il pagamento residuo.

Per compensare le fatture basta una dichiarazione unilaterale?

La compensazione volontaria richiede il consenso di entrambe le parti, che può risultare anche da uno scambio inequivoco di comunicazioni. Una proposta inviata da una sola impresa non produce l’effetto volontario finché l’altra non l’accetta. Se ricorrono tutti i presupposti della compensazione legale, la situazione segue invece la diversa disciplina prevista dagli articoli 1242 e 1243 del Codice civile.

La compensazione evita di emettere o registrare le fatture?

No. Le operazioni reciproche devono essere fatturate e registrate separatamente secondo la rispettiva disciplina. La compensazione interviene sul successivo pagamento o sull’estinzione delle posizioni, non sulla documentazione dei ricavi, dei costi e dell’IVA. Anche in contabilità occorre prima rilevare i singoli crediti e debiti e poi registrarne l’estinzione per l’importo concordato.

Come si gestisce una fattura soggetta a ritenuta d’acconto?

Occorre separare compenso lordo, ritenuta e credito netto. Poiché l’estinzione per compensazione può rilevare come pagamento del compenso, il sostituto d’imposta deve verificare l’obbligo di operare e versare la ritenuta. Il prospetto allegato dovrebbe mostrare il calcolo utilizzato, evitando di compensare due importi lordi senza considerare somme che devono essere versate all’Erario.

L’accordo di compensazione deve essere registrato?

Non esiste una risposta unica per qualsiasi accordo. Il trattamento dipende dalla forma utilizzata, dal contenuto patrimoniale, dall’eventuale scambio per corrispondenza e dal collegamento con altri atti. La semplice autenticazione delle firme non è normalmente necessaria per documentare una compensazione commerciale, mentre l’eventuale obbligo o convenienza della registrazione deve essere verificato sul testo concreto.