Atto di diffida – Esempio e Fac Simile

In questa pagina è disponibile un fac simile di atto di diffida da compilare e scaricare in formato Word. Il modello riguarda, più precisamente, la diffida ad adempiere utilizzata nei rapporti contrattuali per chiedere alla controparte di eseguire una prestazione rimasta inadempiuta entro un termine definito.

Il documento può essere utilizzato da privati, professionisti, imprese e altri soggetti che siano parte di un contratto e intendano contestare formalmente un inadempimento. Nei paragrafi seguenti sono spiegati i requisiti della comunicazione, la differenza rispetto alla messa in mora, il termine da assegnare, le modalità di invio e gli elementi da personalizzare prima della firma. Il fac simile costituisce una base da adattare al contratto, alla prestazione richiesta e alle circostanze concrete.

Che cos’è un atto di diffida

La diffida è una comunicazione formale con la quale una persona chiede a un altro soggetto di tenere un determinato comportamento, eseguire una prestazione oppure cessare una condotta contestata. Il termine viene quindi impiegato per documenti con contenuti ed effetti diversi, che non devono essere confusi tra loro.

Il modello presente in questa pagina è una diffida ad adempiere. Si utilizza quando esiste un contratto e una delle parti non ha eseguito, ha eseguito in ritardo oppure ha eseguito in modo inesatto una delle obbligazioni assunte. L’altra parte le assegna un ultimo termine per adempiere e dichiara espressamente che, in mancanza, il contratto si intenderà risolto.

Questa specifica funzione è disciplinata dall’articolo 1454 del Codice civile consultabile su Normattiva. La norma richiede la forma scritta, un termine congruo e la dichiarazione che il contratto si risolverà qualora l’adempimento non avvenga entro il termine assegnato.

Quando si usa la diffida ad adempiere

La diffida ad adempiere si usa in presenza di un’obbligazione contrattuale non rispettata, quando la parte interessata vuole ancora concedere alla controparte la possibilità di eseguire la prestazione ma non intende mantenere indefinitamente in vita il rapporto. Il documento deve indicare con precisione cosa deve essere fatto e cosa accadrà in caso di ulteriore inadempimento.

Può essere utilizzata, per esempio, per chiedere la consegna di un bene già acquistato, il completamento di lavori previsti da un appalto, l’esecuzione di un servizio, il pagamento di un corrispettivo contrattuale o il rispetto di altri impegni chiaramente individuati nell’accordo.

Prima dell’invio occorre controllare che l’obbligazione sia effettivamente scaduta o esigibile e che il mittente abbia adempiuto, oppure sia pronto ad adempiere, quanto previsto a proprio carico. Devono inoltre essere verificati eventuali termini, procedure di contestazione o clausole risolutive contenuti nel contratto.

Quando questo modello non è adatto

Il fac simile non è adatto a ogni comunicazione comunemente chiamata diffida. Non va utilizzato senza modifiche per contestare rumori, molestie, occupazioni, pubblicazioni illecite, violazioni della privacy o altri comportamenti che non costituiscono l’inadempimento di una prestazione derivante da un contratto.

In tali casi può servire una diffida a cessare una condotta, ma non è corretto inserire automaticamente la formula secondo cui un contratto si risolverà ai sensi dell’articolo 1454 del Codice civile. Anche una semplice richiesta di pagamento può richiedere una lettera di messa in mora anziché una diffida ad adempiere con effetto risolutivo.

Il modello deve essere valutato con particolare cautela quando l’inadempimento è contestato, riguarda solo una parte marginale della prestazione, coinvolge importi elevati oppure si inserisce in un contratto complesso. La risoluzione non può essere fondata su un inadempimento di scarsa importanza rispetto all’interesse dell’altra parte, secondo quanto stabilito dall’articolo 1455 del Codice civile.

Differenza tra diffida ad adempiere, messa in mora e sollecito

Documento	Funzione principale	Conseguenza indicata
Diffida ad adempiere	Intima l’esecuzione di un’obbligazione contrattuale entro un termine congruo	Risoluzione del contratto se il termine decorre inutilmente e ricorrono i presupposti
Messa in mora	Richiede formalmente l’adempimento e documenta il ritardo del debitore	Produce gli effetti previsti dalla disciplina della mora, senza comportare necessariamente la risoluzione del contratto
Sollecito	Ricorda una scadenza o invita a regolarizzare una posizione	Dipende dal contenuto della comunicazione e non coincide automaticamente con una diffida o una costituzione in mora

La differenza non dipende dal titolo assegnato alla lettera, ma dalle dichiarazioni che contiene. Scrivere nell’oggetto “diffida” non basta a produrre l’effetto previsto dall’articolo 1454 se mancano l’intimazione ad adempiere, il termine congruo e l’avvertimento espresso relativo alla risoluzione.

Per crediti non ancora oggetto di una contestazione definitiva può essere sufficiente un sollecito ultimativo di pagamento. La scelta va compiuta considerando l’obiettivo perseguito e gli effetti che il mittente intende ottenere.

Cosa deve contenere l’atto di diffida

Una diffida ad adempiere deve permettere al destinatario di identificare senza incertezze il rapporto contrattuale, la prestazione contestata e il comportamento richiesto. Formule generiche come “adempiere a tutti gli obblighi” possono risultare insufficienti se non chiariscono concretamente cosa deve fare la controparte.

Nel documento è opportuno inserire:

• nome, cognome o denominazione e recapito del mittente;
• dati identificativi e indirizzo del destinatario;
• data, oggetto ed eventuale numero del contratto;
• clausola o obbligazione rimasta inadempiuta;
• scadenza originariamente prevista;
• descrizione dell’inadempimento o dell’adempimento inesatto;
• prestazione richiesta e relative modalità di esecuzione;
• termine calcolato dalla ricezione della diffida;
• dichiarazione espressa relativa alla risoluzione del contratto;
• elenco degli allegati, luogo, data e firma.

Se sono stati inviati precedenti solleciti, possono essere richiamati indicando la data e il mezzo utilizzato. Non è però necessario riempire la lettera di formule solenni o minacce generiche. Il testo deve concentrarsi sui fatti verificabili e sul contenuto dell’obbligazione.

Come descrivere l’inadempimento

La parte dedicata ai fatti dovrebbe seguire un ordine cronologico. Si parte dalla conclusione del contratto, si indica la prestazione dovuta e si riporta la data entro cui avrebbe dovuto essere eseguita. Si descrive poi cosa è accaduto dopo la scadenza e perché, alla data della diffida, l’obbligazione risulta ancora inadempiuta.

Se l’adempimento è stato solo parziale o inesatto, occorre specificare ciò che è stato eseguito e ciò che manca. Per lavori o forniture possono essere indicati quantità, caratteristiche concordate, difetti rilevati, fasi non completate e riferimenti a preventivi, ordini, capitolati o verbali di consegna.

La contestazione deve evitare giudizi non dimostrabili, accuse penali o affermazioni sulla volontà del destinatario. È preferibile scrivere, per esempio, che il bene non risulta consegnato entro la data pattuita, anziché attribuire alla controparte intenzioni fraudolente non accertate.

Quale termine indicare nella diffida

L’articolo 1454 del Codice civile stabilisce che il termine assegnato deve essere congruo e, come regola generale, non può essere inferiore a quindici giorni. Il periodo decorre dalla ricezione della comunicazione, non dalla data riportata sulla lettera o dal giorno in cui viene consegnata al servizio postale.

Un termine inferiore può essere previsto da un accordo tra le parti oppure risultare congruo in relazione alla natura del contratto o agli usi. Non si tratta quindi di una riduzione da applicare liberamente: chi assegna meno di quindici giorni deve poter giustificare la scelta in base alle caratteristiche del rapporto.

Il termine deve inoltre consentire concretamente di eseguire la prestazione. Il pagamento di una somma già determinata può richiedere tempi diversi rispetto al completamento di lavori articolati, alla produzione di beni o alla consegna di materiali non immediatamente disponibili.

Chi può scrivere e firmare la diffida

La parte interessata può predisporre e firmare direttamente la diffida. La legge non richiede in via generale che la lettera sia redatta o sottoscritta da un avvocato. L’intervento di un professionista può però risultare opportuno quando la controparte ha già contestato l’obbligazione, il contratto contiene clausole complesse o la risoluzione può produrre conseguenze economiche rilevanti.

Se il mittente è una società o un altro ente, la comunicazione deve essere firmata da un soggetto autorizzato a rappresentarlo. Nel testo vanno indicati la denominazione, i dati dell’organizzazione e la qualifica del firmatario.

Quando la diffida viene trasmessa da un rappresentante per conto della parte contrattuale, occorre verificare che il potere conferito e la forma utilizzata siano adeguati all’atto. In presenza di dubbi su rappresentanza, procura o titolarità del rapporto, è prudente richiedere una valutazione professionale.

Come inviare la diffida e dimostrare la ricezione

La forma scritta è richiesta per la diffida ad adempiere. La norma non impone in via generale un unico servizio di spedizione, ma il mittente deve scegliere una modalità che consenta di documentare la ricezione e la data dalla quale decorre il termine.

Le modalità più utilizzate sono la raccomandata con avviso di ricevimento e la PEC inviata da una casella certificata a un’altra casella certificata. Secondo le informazioni pubblicate dall’Agenzia per l’Italia Digitale sulla PEC, il sistema genera ricevute che attestano l’invio e l’avvenuta consegna del messaggio.

In caso di raccomandata, conviene conservare una copia identica e firmata della lettera, la ricevuta di spedizione e l’avviso di ricevimento. In caso di PEC, vanno conservati il messaggio originale, il documento allegato e le ricevute di accettazione e consegna. Riportare il testo anche nel corpo del messaggio costituisce un accorgimento utile, ma non sostituisce la corretta predisposizione dell’allegato.

La consegna a mano può essere documentata predisponendo una seconda copia sulla quale il destinatario appone data e firma per ricevuta. Una comune email o un messaggio tramite applicazione possono lasciare traccia della comunicazione, ma offrono garanzie probatorie diverse e non equivalgono automaticamente a una PEC.

Allegati da unire alla lettera

Gli allegati non sono sempre necessari, ma possono rendere più chiara la contestazione. È utile includere soltanto documenti pertinenti e già disponibili, evitando di trasmettere informazioni personali non necessarie.

• copia del contratto, dell’ordine o del preventivo accettato;
• fatture, ricevute o prove dei pagamenti eseguiti;
• precedenti solleciti e risposte ricevute;
• verbali di consegna, rapporti tecnici o contestazioni dei difetti;
• fotografie datate, quando servono a documentare lavori o beni;
• prospetti di calcolo relativi agli importi richiesti.

Ogni allegato dovrebbe essere numerato o indicato con un titolo riconoscibile. Nel corpo della lettera è opportuno richiamare il documento nel punto in cui si descrive il fatto che esso dimostra.

Errori da evitare nella lettera di diffida

• richiamare l’articolo 1454 senza indicare quale contratto dovrebbe risolversi;
• assegnare meno di quindici giorni senza una ragione coerente con la norma;
• omettere la dichiarazione espressa relativa alla risoluzione;
• descrivere l’obbligazione in modo generico o contraddittorio;
• chiedere una prestazione diversa da quella prevista dal contratto;
• calcolare il termine dalla data di spedizione anziché dalla ricezione;
• confondere la diffida ad adempiere con una generica minaccia di azione legale;
• inviare il documento senza conservarne copia e prova della consegna;
• utilizzare il modello per controversie non contrattuali senza eliminare le clausole non pertinenti.

Prima dell’invio conviene inoltre verificare che la controparte sia identificata correttamente e che il recapito utilizzato sia aggiornato. Per imprese e professionisti può essere utile controllare il domicilio digitale risultante dagli elenchi pubblici previsti per la specifica categoria.

Fac simile di atto di diffida ad adempiere

Il modello seguente contiene gli elementi principali della diffida prevista dall’articolo 1454 del Codice civile. Le parti tra parentesi quadre devono essere sostituite con dati precisi e coerenti con il contratto.

Scarica il modello Word dell’atto di diffida

Il file Word contiene un modello modificabile di diffida ad adempiere, con spazi dedicati ai dati delle parti, al contratto, alla descrizione dell’inadempimento, al termine assegnato, agli allegati e alla firma. Può essere aperto e personalizzato con un comune programma di videoscrittura che supporti il formato del documento.

Prima dell’uso occorre sostituire tutti i segnaposto, eliminare i paragrafi non pertinenti e controllare che la prestazione richiesta corrisponda esattamente agli obblighi contrattuali. Il numero di giorni deve essere scelto rispettando la disciplina dell’articolo 1454 e considerando il tempo concretamente necessario per adempiere.

Domande frequenti sull’atto di diffida

Serve un avvocato per inviare una diffida?

La parte interessata può redigere, firmare e inviare direttamente una diffida ad adempiere. L’assistenza di un avvocato non è obbligatoria in via generale, ma può essere opportuna se l’inadempimento è contestato, il contratto ha un valore elevato o la risoluzione potrebbe generare ulteriori richieste economiche. Un professionista può inoltre verificare se la diffida sia lo strumento corretto rispetto alla messa in mora o ad altre iniziative.

Il termine deve essere sempre di quindici giorni?

La regola prevista dall’articolo 1454 stabilisce un termine non inferiore a quindici giorni. Un periodo più breve può essere utilizzato se è stato concordato dalle parti oppure se risulta congruo in base alla natura del contratto o agli usi. Anche un termine superiore può essere necessario quando la prestazione richiede attività complesse. Il calcolo deve iniziare dalla ricezione della diffida.

È meglio inviare la diffida con raccomandata o PEC?

Entrambe le modalità possono documentare il recapito della comunicazione. Con la raccomandata occorre conservare la copia firmata, la ricevuta di spedizione e l’avviso di ricevimento. La PEC, quando il messaggio viene trasmesso tra caselle certificate, genera ricevute di accettazione e consegna e consente di conservare anche il messaggio e gli allegati nella loro forma digitale.

Cosa succede se il destinatario non adempie?

Se il termine decorre inutilmente e la diffida contiene tutti gli elementi richiesti, il contratto si intende risolto di diritto, purché ricorrano i presupposti applicabili, compresa la rilevanza dell’inadempimento. Possono comunque nascere contestazioni sulla validità della diffida, sulla gravità dell’inadempimento o sull’esecuzione della prestazione. Per ottenere restituzioni, pagamenti o risarcimenti potrebbe quindi essere necessaria un’ulteriore iniziativa.

La diffida può essere usata per fare cessare un comportamento?

Una diffida generica può chiedere a un soggetto di cessare una condotta ritenuta lesiva, come un’interferenza, un uso non autorizzato o un comportamento contrario agli accordi. In assenza di un inadempimento contrattuale, però, non va utilizzata automaticamente la clausola di risoluzione prevista dall’articolo 1454. Il testo deve essere costruito in base al diritto contestato e al risultato concretamente richiesto.