In questa pagina è disponibile un fac simile di accordo di riservatezza per dipendenti in formato Word. Il modello può essere utilizzato dal datore di lavoro per definire con precisione quali informazioni aziendali il lavoratore deve mantenere riservate e per quali finalità può utilizzarle durante lo svolgimento delle proprie mansioni.
Il fac simile può essere consultato prima del download e deve essere completato con i dati dell’azienda, del dipendente, le categorie di informazioni protette, le eventuali misure di sicurezza e la durata degli obblighi successivi alla cessazione. Dopo il modello sono spiegati anche il rapporto con l’articolo 2105 c.c., la tutela dei segreti commerciali e la differenza rispetto al patto di non concorrenza.
A cosa serve l’accordo di riservatezza per dipendenti
Il lavoratore subordinato è già soggetto all’obbligo di fedeltà previsto dall’articolo 2105 del Codice civile. La norma vieta, durante il rapporto, di trattare affari in concorrenza con l’imprenditore e di divulgare o utilizzare informazioni sull’organizzazione e sui metodi produttivi dell’impresa in modo potenzialmente pregiudizievole.
Un accordo scritto non sostituisce questo obbligo, ma può renderlo più concreto. Può identificare progetti, dati commerciali, listini riservati, informazioni tecniche, procedure, codici sorgente, strategie, offerte, documenti interni e altre categorie che il lavoratore incontra realmente nello svolgimento delle proprie mansioni.
L’accordo non dovrebbe invece qualificare come segreta qualsiasi informazione conosciuta dal dipendente né impedirgli di utilizzare esperienza professionale, capacità personali e conoscenze generali acquisite nel corso della propria attività.
Fac simile accordo di riservatezza dipendenti
Il modello seguente deve essere adattato alle informazioni effettivamente trattate dal lavoratore. Le opzioni non pertinenti devono essere eliminate e gli obblighi successivi alla cessazione devono essere mantenuti entro un perimetro coerente con la natura delle informazioni da proteggere.
ACCORDO DI RISERVATEZZA PER LAVORATORE DIPENDENTE
TRA
[DENOMINAZIONE DEL DATORE DI LAVORO], con sede in [INDIRIZZO], codice fiscale [CODICE FISCALE], partita IVA [PARTITA IVA], rappresentata da [NOME E COGNOME], in qualità di [QUALIFICA], di seguito denominata “Azienda”;
E
[NOME E COGNOME DEL LAVORATORE], nato/a a [LUOGO] il [DATA], codice fiscale [CODICE FISCALE], residente in [INDIRIZZO], dipendente dell’Azienda dal [DATA], con qualifica [QUALIFICA], livello [LIVELLO] e mansione [MANSIONE], di seguito denominato/a “Lavoratore”.
PREMESSE
Nello svolgimento delle proprie mansioni il Lavoratore può avere accesso a informazioni tecniche, commerciali, organizzative o strategiche non destinate alla diffusione al pubblico.
Le Parti intendono individuare le modalità con cui tali informazioni possono essere utilizzate e protette nell’ambito del rapporto di lavoro.
Il presente accordo integra gli obblighi derivanti dal rapporto di lavoro e non costituisce un patto di non concorrenza successivo alla cessazione.
Articolo 1 – Informazioni riservate
Ai fini del presente accordo sono considerate Informazioni Riservate, nei limiti in cui non siano pubbliche o altrimenti escluse dal successivo articolo, le seguenti categorie:
[PROGETTI E DISEGNI TECNICI]
[PROCESSI PRODUTTIVI E PROCEDURE]
[FORMULE, METODI E KNOW-HOW]
[CODICE SORGENTE, CONFIGURAZIONI E DOCUMENTAZIONE SOFTWARE]
[BUSINESS PLAN E STRATEGIE AZIENDALI]
[LISTINI, SCONTI E CONDIZIONI COMMERCIALI NON PUBBLICHE]
[OFFERTE E PREVENTIVI RISERVATI]
[INFORMAZIONI SU CLIENTI E FORNITORI NON PUBBLICHE]
[DATI FINANZIARI E GESTIONALI NON PUBBLICI]
[PIANI DI MARKETING E SVILUPPO PRODOTTO]
[INFORMAZIONI RICEVUTE DA TERZI SOGGETTE A OBBLIGO DI RISERVATEZZA]
[ULTERIORI CATEGORIE SPECIFICHE].
Le Informazioni Riservate possono essere contenute in documenti cartacei o digitali oppure comunicate verbalmente, purché la loro natura riservata sia riconoscibile in base alle circostanze o venga comunicata al Lavoratore.
Articolo 2 – Informazioni escluse
Non sono considerate Informazioni Riservate ai fini del presente accordo le informazioni che:
sono divenute di pubblico dominio senza violazione del presente accordo o di altri obblighi;
erano legittimamente conosciute dal Lavoratore prima della relativa comunicazione da parte dell’Azienda, quando ciò sia dimostrabile;
sono state legittimamente ottenute da terzi non soggetti a obblighi di riservatezza;
sono state sviluppate autonomamente senza utilizzo di Informazioni Riservate dell’Azienda;
corrispondono a competenze, esperienza e conoscenze professionali generali del Lavoratore;
devono essere comunicate nei casi consentiti o imposti dalla legge.
Articolo 3 – Utilizzo consentito
Il Lavoratore utilizzerà le Informazioni Riservate esclusivamente nella misura necessaria allo svolgimento delle mansioni e delle attività legittimamente assegnate nell’ambito del rapporto di lavoro.
È vietato utilizzare tali informazioni per finalità personali, per conto di terzi o per attività estranee alle mansioni lavorative, salvo preventiva autorizzazione dell’Azienda o altro titolo legittimo.
Articolo 4 – Divieto di divulgazione
Il Lavoratore non comunicherà Informazioni Riservate a soggetti esterni all’Azienda senza autorizzazione, salvo quanto previsto dal presente accordo o dalla legge.
All’interno dell’organizzazione le informazioni saranno condivise soltanto con persone autorizzate che abbiano effettiva necessità di conoscerle per ragioni di lavoro.
Articolo 5 – Misure di protezione
Il Lavoratore si impegna a rispettare le procedure aziendali di sicurezza applicabili alle Informazioni Riservate e, in particolare, a:
utilizzare esclusivamente account, sistemi e supporti autorizzati per le attività per le quali ciò sia richiesto;
proteggere password, credenziali e dispositivi affidati;
evitare la conservazione non autorizzata di documenti aziendali su dispositivi personali;
non inoltrare documenti riservati a indirizzi personali salvo autorizzazione;
non caricare Informazioni Riservate su servizi cloud, piattaforme esterne o strumenti di intelligenza artificiale non autorizzati dall’Azienda;
adottare le cautele previste per documenti cartacei e supporti rimovibili.
Articolo 6 – Dati personali
Quando le Informazioni Riservate contengono dati personali, il Lavoratore li tratterà esclusivamente secondo le istruzioni ricevute, le autorizzazioni attribuite nell’ambito delle proprie mansioni e le procedure aziendali applicabili.
Il presente accordo non sostituisce le informative, le istruzioni o gli altri adempimenti richiesti dalla normativa sulla protezione dei dati personali.
Articolo 7 – Informazioni appartenenti a terzi
Gli obblighi previsti dal presente accordo si applicano anche alle informazioni riservate che clienti, fornitori, partner o altri soggetti abbiano affidato all’Azienda imponendole obblighi di confidenzialità, nella misura in cui il Lavoratore venga informato della loro natura o questa risulti riconoscibile.
Il Lavoratore non è tenuto a conoscere obblighi contrattuali con terzi che non gli siano stati comunicati e che non risultino comunque conoscibili nell’ambito delle proprie mansioni.
Articolo 8 – Comunicazioni consentite dalla legge
Il presente accordo non impedisce al Lavoratore di fornire informazioni quando la comunicazione sia richiesta dalla legge, da un’autorità competente o nell’ambito dell’esercizio o della difesa di un proprio diritto.
Non sono inoltre vietate le segnalazioni o divulgazioni effettuate nelle condizioni previste dalla normativa applicabile in materia di whistleblowing.
Quando sia possibile e lecito farlo, il Lavoratore informerà preventivamente l’Azienda di una richiesta proveniente da un’autorità, senza che tale previsione possa ostacolare una segnalazione protetta o una comunicazione per la quale la legge imponga riservatezza.
Articolo 9 – Comunicazione di incidenti
Il Lavoratore informerà tempestivamente il referente aziendale indicato di seguito qualora venga a conoscenza di smarrimento, accesso non autorizzato, invio errato, divulgazione o altra compromissione delle Informazioni Riservate:
[REFERENTE O FUNZIONE AZIENDALE].
La comunicazione sarà effettuata attraverso [CANALE INTERNO].
Articolo 10 – Restituzione dei documenti e dei dispositivi
Alla cessazione del rapporto di lavoro o quando richiesto per esigenze organizzative legittime, il Lavoratore restituirà i documenti, dispositivi, supporti, badge, credenziali e altri materiali aziendali in proprio possesso.
Il Lavoratore non conserverà copie personali delle Informazioni Riservate salvo quanto necessario per esercitare o difendere un diritto o nei casi altrimenti consentiti dalla legge.
La cancellazione dei dati dai sistemi aziendali, backup e archivi gestiti dall’Azienda resta di competenza di quest’ultima secondo le proprie procedure e gli obblighi di conservazione applicabili.
Articolo 11 – Durata durante il rapporto
Gli obblighi previsti dal presente accordo si applicano per tutta la durata del rapporto di lavoro.
Articolo 12 – Durata successiva alla cessazione
MANTENERE E COMPLETARE LA FORMULA COERENTE CON LE INFORMAZIONI EFFETTIVAMENTE PROTETTE.
Per le normali Informazioni Riservate che non costituiscono segreti commerciali, l’obbligo contrattuale prosegue per [NUMERO] anni dalla cessazione del rapporto, salvo che l’informazione divenga prima legittimamente pubblica o perda comunque il proprio carattere riservato.
Per le informazioni che possiedono i requisiti previsti dalla legge per essere tutelate come segreti commerciali, gli obblighi di non divulgazione e non uso proseguono finché permangono tali requisiti, nei limiti della disciplina applicabile.
Articolo 13 – Libertà professionale dopo la cessazione
Il presente accordo non vieta al Lavoratore, dopo la cessazione del rapporto, di svolgere attività lavorativa per altri datori di lavoro o in proprio.
Restano vietati esclusivamente l’uso e la divulgazione delle Informazioni Riservate nei limiti previsti dal presente accordo e dalla legge.
Un eventuale divieto di svolgere attività concorrente successivamente alla cessazione dovrà essere disciplinato mediante un distinto patto conforme ai requisiti previsti dalla legge.
Articolo 14 – Proprietà dei documenti e delle informazioni
I documenti, archivi e materiali aziendali messi a disposizione del Lavoratore restano nella disponibilità dell’Azienda secondo la disciplina applicabile.
Il presente accordo non disciplina né trasferisce automaticamente diritti di proprietà intellettuale o industriale su invenzioni, opere, software, banche dati o altri risultati dell’attività lavorativa, che restano soggetti alla disciplina e agli accordi specificamente applicabili.
Articolo 15 – Violazione degli obblighi
L’eventuale violazione degli obblighi di riservatezza sarà valutata in relazione alla condotta concreta, alla gravità dell’evento, alla disciplina del rapporto di lavoro, al CCNL applicabile e alle altre norme pertinenti.
Restano fermi gli eventuali rimedi risarcitori e le misure previste dalla legge quando ne ricorrano i presupposti.
Il presente accordo non stabilisce automaticamente che qualsiasi violazione costituisca causa di licenziamento né introduce sanzioni disciplinari diverse da quelle consentite dalla disciplina applicabile.
Articolo 16 – Rapporti con altre procedure aziendali
Restano applicabili, se consegnate o comunque rese conoscibili al Lavoratore, le procedure aziendali relative a sicurezza informatica, utilizzo dei dispositivi, classificazione dei documenti, protezione dei dati e gestione degli accessi, nei limiti in cui risultino compatibili con il rapporto di lavoro e con la legge.
Articolo 17 – Modifiche
Eventuali modifiche sostanziali del presente accordo saranno formalizzate per iscritto.
[LUOGO], [DATA]
Per l’Azienda
[NOME E COGNOME]
[QUALIFICA]
[FIRMA]
Il Lavoratore
[NOME E COGNOME]
[FIRMA]
Scarica l’accordo di riservatezza dipendenti Word
Il file disponibile contiene il fac simile dell’accordo di riservatezza per dipendenti in formato Word. Devono essere personalizzati i dati delle parti, le mansioni del lavoratore, le categorie di informazioni protette, le misure di sicurezza applicabili e la durata dell’obbligo successivo alla cessazione.
Il formato Word consente di eliminare le clausole non pertinenti e adattare il testo al ruolo effettivamente svolto. Il modello non sostituisce regolamenti aziendali, informative privacy, istruzioni per il trattamento dei dati o un eventuale patto di non concorrenza.
Quali informazioni possono essere considerate riservate
Non tutte le informazioni presenti in azienda devono essere automaticamente qualificate come confidenziali. Il modello dovrebbe concentrarsi sulle categorie alle quali il dipendente può realmente accedere e la cui diffusione non autorizzata potrebbe compromettere interessi aziendali meritevoli di tutela.
Possono rientrare, a seconda dell’attività, disegni tecnici, processi produttivi, software, formule, strategie commerciali, prezzi non pubblici, progetti in sviluppo, offerte, business plan e informazioni ricevute da clienti o fornitori sotto vincolo di riservatezza.
È preferibile evitare formule come “qualsiasi informazione relativa all’azienda”. Una definizione troppo ampia non aiuta il dipendente a capire ciò che deve concretamente proteggere e rischia di includere dati già pubblici o normali conoscenze professionali.
Informazione riservata e segreto commerciale non sono la stessa cosa
Un accordo può proteggere contrattualmente informazioni che l’azienda considera riservate anche quando non possiedono tutti i requisiti del segreto commerciale. La tutela prevista dagli articoli 98 e 99 del Codice della proprietà industriale è invece più specifica.
L’articolo 98 del Codice della proprietà industriale richiede che le informazioni siano segrete, abbiano valore economico proprio perché segrete e siano sottoposte a misure ragionevolmente adeguate a mantenerle tali.
Un NDA può costituire una delle misure utilizzate dall’impresa per proteggere il proprio patrimonio informativo, ma non trasforma automaticamente qualsiasi documento interno in un segreto commerciale.
Quanto dura la riservatezza dopo la cessazione del rapporto
È utile distinguere gli obblighi durante il rapporto da quelli successivi. Per le informazioni aziendali ordinarie il contratto può stabilire un periodo determinato, coerente con la loro effettiva utilità e sensibilità.
Per i segreti commerciali la tutela può invece avere senso finché l’informazione continua a possedere i requisiti previsti dalla legge. Una formula che imponga riservatezza perpetua su qualsiasi informazione conosciuta dal dipendente, comprese conoscenze ormai pubbliche o normali competenze professionali, è eccessivamente generica.
Alla scadenza del periodo contrattuale restano naturalmente ferme le tutele che derivano direttamente dalla legge per le informazioni che continuano a possederne i relativi requisiti.
Riservatezza e patto di non concorrenza sono diversi
Un accordo di riservatezza può impedire a un ex dipendente di utilizzare segreti o informazioni confidenziali, ma non dovrebbe impedirgli semplicemente di lavorare per un concorrente. Un simile limite riguarda il diverso patto di non concorrenza.
L’articolo 2125 c.c. prevede per il patto post contrattuale requisiti specifici, tra cui forma scritta, corrispettivo e limiti di oggetto, tempo e luogo. Il vincolo non può superare cinque anni per i dirigenti e tre anni negli altri casi.
Quando l’azienda vuole limitare l’attività concorrente dopo la cessazione è quindi più appropriato utilizzare lo specifico fac simile di patto di non concorrenza per dipendente, anziché trasformare l’NDA in un divieto professionale mascherato.
Segnalazioni, autorità e whistleblowing
L’obbligo di riservatezza non dovrebbe impedire al dipendente di rivolgersi alle autorità, esercitare o difendere un proprio diritto oppure effettuare una segnalazione protetta quando ricorrono le condizioni previste dalla legge.
La disciplina del whistleblowing prevede specifiche tutele e, in determinate condizioni, limitazioni della responsabilità per la rivelazione o diffusione di informazioni necessarie a far emergere una violazione. Le Linee guida ANAC sul whistleblowing illustrano le tutele previste dal D.Lgs. 24/2023.
Per questo non è opportuno inserire una clausola secondo cui il lavoratore non può in nessuna circostanza comunicare informazioni senza il preventivo consenso aziendale. Le eccezioni previste dalla legge devono rimanere espressamente salve.
Restituzione di documenti, file e dispositivi
Alla cessazione del rapporto è utile predisporre una procedura chiara per la restituzione di computer, telefoni, supporti, documenti cartacei, badge e altri beni aziendali. Il dipendente non dovrebbe conservare archivi riservati su dispositivi o account personali.
L’accordo può vietare copie non autorizzate e prevedere la cancellazione dai supporti personali nei casi in cui tali copie siano state legittimamente create per esigenze lavorative. Non dovrebbe però imporre al dipendente di distruggere documenti necessari per far valere un proprio diritto o cancellare dati da backup e sistemi che restano sotto il controllo dell’azienda.
Per ruoli che accedono a grandi quantità di informazioni può essere utile predisporre, al termine del rapporto, una vera checklist di restituzione delle dotazioni e revoca degli accessi.
Uso di cloud, email personali e strumenti di intelligenza artificiale
Molte divulgazioni involontarie non derivano dalla consegna intenzionale di un documento a un concorrente, ma dall’utilizzo di strumenti esterni non autorizzati. Per questo l’accordo può richiamare espressamente le procedure aziendali relative a cloud personali, email private e applicazioni online.
Lo stesso criterio può essere applicato agli strumenti di intelligenza artificiale generativa. Se l’azienda non autorizza l’inserimento di codice sorgente, contratti, dati di clienti, procedure o altri contenuti riservati in determinati servizi esterni, il divieto dovrebbe essere comunicato chiaramente e coordinato con le policy informatiche aziendali.
Non si tratta di una regola identica per qualsiasi impresa: la clausola deve riflettere gli strumenti realmente utilizzati e le autorizzazioni effettivamente stabilite dal datore di lavoro.
L’accordo deve prevedere una penale?
Una penale non è un elemento necessario dell’accordo di riservatezza. Nel rapporto di lavoro occorre inoltre distinguere eventuali conseguenze risarcitorie dalle sanzioni disciplinari, che restano soggette alla disciplina lavoristica, al CCNL applicabile e ai principi relativi alla proporzionalità della sanzione.
È quindi poco prudente utilizzare formule automatiche secondo cui ogni violazione comporta una determinata penale e il licenziamento immediato. Una divulgazione intenzionale di un segreto strategico e un invio accidentale immediatamente segnalato presentano caratteristiche molto diverse e devono essere valutati nella situazione concreta.
Quando utilizzare un NDA diverso
Il modello di questa pagina è costruito sul rapporto di lavoro subordinato. Non è necessariamente adatto per consulenti, fornitori, potenziali investitori o imprese che si scambiano informazioni durante una trattativa.
In questi rapporti il soggetto destinatario delle informazioni non è assoggettato all’articolo 2105 c.c. come un dipendente e il contratto deve disciplinare in modo più autonomo scopo della comunicazione, soggetti autorizzati, restituzione, responsabilità e durata.
Per questi casi può essere utilizzato il distinto fac simile di accordo di segretezza NDA.
Errori da evitare nell’accordo di riservatezza dipendenti
- definire riservata qualsiasi informazione aziendale senza delimitare le categorie protette;
- non escludere le informazioni già pubbliche o legittimamente conosciute;
- vietare al lavoratore l’uso delle proprie competenze ed esperienze professionali generali;
- trasformare indirettamente la riservatezza in un divieto di lavorare per concorrenti;
- prevedere una durata perpetua per ogni informazione indipendentemente dalla sua natura;
- non distinguere le informazioni riservate dai segreti commerciali tutelati dalla legge;
- vietare comunicazioni obbligatorie alle autorità o segnalazioni protette;
- non disciplinare copie conservate su account, dispositivi o servizi personali;
- consentire indistintamente l’inserimento di dati aziendali in servizi cloud o strumenti esterni;
- utilizzare l’NDA come sostituto delle istruzioni sul trattamento dei dati personali;
- inserire automaticamente una penale o il licenziamento per qualsiasi violazione;
- includere cessioni di invenzioni, software o altri diritti di proprietà intellettuale senza una disciplina specifica.
Domande frequenti sull’accordo di riservatezza dipendenti
Il dipendente è già obbligato alla riservatezza senza firmare un NDA?
Sì, durante il rapporto di lavoro opera già l’articolo 2105 del Codice civile, che disciplina l’obbligo di fedeltà e vieta determinate forme di divulgazione e utilizzo delle informazioni aziendali. Un accordo scritto resta utile per specificare quali informazioni il lavoratore incontra nel proprio ruolo, quali misure deve adottare e quali obblighi devono proseguire dopo la cessazione.
Serve un compenso per firmare l’accordo di riservatezza?
Non esiste il requisito del corrispettivo previsto invece per il patto di non concorrenza post contrattuale. L’accordo di riservatezza disciplina l’uso e la divulgazione delle informazioni e non dovrebbe limitare in generale l’attività lavorativa futura. Se il testo impedisce al dipendente di lavorare in un determinato settore dopo la cessazione, occorre verificare i requisiti specifici dell’articolo 2125 c.c.
L’obbligo di riservatezza può continuare dopo le dimissioni?
Sì, l’accordo può prevedere obblighi successivi alla cessazione, ma è opportuno delimitarli in base alla natura delle informazioni. Per informazioni riservate ordinarie può essere indicato un periodo determinato. Per i segreti commerciali la tutela può invece proseguire finché sussistono i requisiti previsti dalla legge. Non dovrebbe essere impedito l’uso di competenze professionali generali.
Il dipendente può segnalare un illecito se ha firmato l’accordo?
La firma di un NDA non elimina le tutele previste dalla legge per le segnalazioni effettuate nelle condizioni stabilite dalla disciplina sul whistleblowing. L’accordo dovrebbe quindi contenere un’espressa eccezione per comunicazioni obbligatorie, esercizio o difesa di diritti e segnalazioni protette, evitando un divieto assoluto di parlare con autorità o organismi competenti.
L’accordo deve essere registrato?
Un normale accordo di riservatezza accessorio al rapporto di lavoro non deve essere presentato come documento soggetto automaticamente a registrazione per acquistare efficacia tra le parti. Eventuali conseguenze fiscali o obblighi di registrazione possono dipendere da contenuti ulteriori inseriti nel documento o dal suo utilizzo concreto. Il fac simile non prevede quindi una procedura di registrazione obbligatoria.